Vor Ort alles im Griff: Tipps fĂŒr beeindruckende Konferenzen

Das ewige Warten bei Konferenzen ist mittlerweile zur Norm geworden. Lange Warteschlangen machen die Hektik, um pĂŒnktlich bei der Konferenz teilzunehmen, nur grĂ¶ĂŸer. Auch wenn Fragen bestehen, ist das Personal mit den eincheckenden Teilnehmenden beschĂ€ftigt und fĂŒr anderes nicht verfĂŒgbar.

Schneller einchecken bei Konferenzen
Schneller einchecken per Scan

Hierbei kommt der Self-Service ins Spiel, welcher nicht nur den Stress und die Wartezeit der Teilnehmer:innen mindert, sondern auch das Personal stark entlastet. Mit Self-Service-Stationen können Teilnehmer:innen eigenstÀndig einchecken, was Warteschlangen reduziert und die Organisation verbessert. Benötigt werden GerÀte wie Scanner und Displays, wobei man aber aufmerksam sein sollte, was die passende Auswahl der GerÀte angeht.

Ebenfalls das Drucken der Namensschilder kann mit dem Self-Service vor Ort ermöglicht werden. Durch die Integration von Self-Service-Lösungen können Teilnehmende ihre eigenen Namensschilder drucken, was den Check-In-Prozess effizienter macht und die Interaktion mit dem Personal minimiert.

Die Checkliste fĂŒr den Konferenz-Check-in gibt Organisatoren eine umfassende Anleitung, um den Check-in-Prozess zu optimieren. Die verschiedenen Schritte zur Vorbereitung, DurchfĂŒhrung und Nachbereitung des Check-ins, einschließlich der technischen Anforderungen und die Schulung des Personals fĂŒhren zu einem reibungslosen und effizienten Ablauf.

Wenn die Zeit nicht vorhanden war um sich im Voraus fĂŒr eine Konferenz anzumelden, ermöglicht es die Vor-Ort-Anmeldung auch spontanen Teilnehmer:innen sich zu registrieren. Der Anmeldeprozess unterscheidet sich nicht wesentlich von der gewöhnlichen Online-Registrierung. Vorteile der Vor-Ort-Anmeldung sind beispielsweise die Integration von Zahlungssystemen und der sofortigen Erstellung von Namensschildern. Dies sorgt fĂŒr FlexibilitĂ€t und erhöht die Teilnehmerzahlen.

đŸ—“ïžErfolgreiche Konferenzen: Effektive Q&A-Sessions und ein ansprechendes Rahmenprogramm

Wann haben Teilnehmer:innen einer Konferenz denn schon mal die Chance, so viele Fragen zu stellen wie bei einer Frage-und-Antwort-Session? Doch es ist nicht nur wichtig, dass die Teilnehmenden Lösungen fĂŒr ihre Fragen und Probleme finden, sondern es kommt auch auf die Vorbereitung der Moderator:innen, klare Regeln fĂŒr die Teilnehmenden, die Nutzung von Technologien, die Ermutigung zu offenen Diskussionen und die Nachbereitung der Sessions zur kontinuierlichen Verbesserung an. Ziel ist es, interaktive und produktive Q&A-Sessions zu gestalten, die den Teilnehmern Mehrwert bieten.

❗Wichtig:

Damit die Teilnehmenden Fragen stellen und eine offene Diskussion stattfinden kann, ist eine grĂŒndliche Vorbereitung wichtig.

Denken Sie hier an die Personen, die die Session moderieren, aber auch an die Technik, die Sie einsetzen, um die Fragen der Teilnehmenden zu verwalten.

Weitere Tipps finden Sie hier.

Q-and-A-Session Konferenz
Ein Merkmal gut geplanter Q-and-A-Sessions: viele Fragen aus dem Publikum

Ein Rahmenprogramm kann viele mögliche Ziele und AktivitĂ€ten beinhalten. Doch bevor die Planung beginnt, mĂŒssen Sie sich im Klaren sein, welches Ziel Sie mit dem Rahmenprogramm erreichen wollen und wer Ihre Zielgruppe ist. Ein Rahmenprogramm mit einer Networking-Funktion könnte beispielsweise eine Bootsfahrt sein, hierbei sollte fĂŒr Freiraum fĂŒr GesprĂ€che gesorgt werden. Vielleicht wollen Sie auch die Destination vorstellen, dann bieten Sie möglichst viele, unterschiedliche Programme an. Nicht zu vergessen ist das Budget. Die Frage, wie viel man ausgeben kann und auch will, muss vorher geklĂ€rt und berĂŒcksichtigt werden. Denken Sie dabei auch immer an Ihre Zielgruppe.

💡Schnelle Tipps:
Das Rahmenprogramm kann den Teilnehmenden helfen, sich gegenseitig besser kennenzulernen. Bauen Sie Programmpunkte mit Networking-Charakter ein.

Welche Altersgruppen sind auf Ihrer Veranstaltung? Bieten Sie etwas fĂŒr unterschiedliche Interessen und Fitnesslevel etwas an.

Noch mehr Tipps stehen hier.

đŸȘ§Konferenzen optimal gestalten: Wegfindung und Barrierefreiheit

Dass Konferenzen digitaler werden, ist kein Geheimnis mehr. Das zeigt sich an vielen Möglichkeiten, die mittlerweile auch online funktionieren. Inzwischen werden aber beispielsweise auch Wegweiser durch Displays ersetzt. Analoge Schilder werden mit den Jahren nicht unbedingt besser. Digitalen Displays hingegen kann die Zeit nichts anhaben.

âžĄïžWegweiser befindet sich also möglichst immer dort, wo jemand Hilfe gebrauchen könnte. Das sind zum einen zentrale Punkte wie der Eingangsbereich, aber auch Flure, Kreuzungen und immer da, wo jemand die Option hat, mehr als einen Weg einzuschlagen.

Was gibt es sonst noch bei der Wegfindung vor Ort zu beachten?
Barrierefreiheit Konferenz
Gute Konferenzen haben wenig Barrieren

Wegweiser oder auch Hinweisschilder können ebenfalls beim Thema Barrierefreiheit nĂŒtzlich sein. Treppen gehören auf jeden Fall nicht zur Barrierefreiheit. Also muss nicht nur bei der Location fĂŒr die Konferenz RĂŒcksicht genommen werden, sondern Veranstaltende mĂŒssen auch Hotels oder andere AktivitĂ€ten bei einem möglichen Rahmenprogramm in ihre Überlegungen einbeziehen.

Barrierefreiheit fĂ€ngt allerdings schon viel frĂŒher an als die Veranstaltung, schließlich mĂŒssen die benötigten Voraussetzungen am Ort der Konferenz erst einmal geschaffen werden. Hierbei helfen auch klar lesbare Hinweisschilder immens. Ebenfalls muss auf den Weg zur möglichen Location oder des Hotels geachtet werden. Damit entweder die Möglichkeit auf ein Taxi besteht, in dem Personen im Rollstuhl mit transportiert werden können, oder, dass die Orte nah beieinander sind, sodass der Weg nicht zu einer zu großen Herausforderung wird.

Gesunde Konferenzen planen
Auch bei Konferenzen unverzichtbar: Obst

Konferenzen sind allgemein nicht dafĂŒr bekannt, den gesunden Lebensstil zu fördern. Geht es um ErnĂ€hrung bei Konferenzen, denkt man meist zuerst an ungesunde Snacks, die man in den viel zu kurzen Pausen zu sich nimmt. Genau dieses Thema wĂ€chst gewinnt immer mehr an Bedeutung, doch bis wir von einer gesunden und nachhaltigen Konferenz sprechen können, ist es noch ein langer Weg. Eine gesunde ErnĂ€hrung und mehr Bewegung haben außerdem Auswirkungen auf die allgemeine AufnahmefĂ€higkeit der Teilnehmenden. Sind Nerven und Gehirn mit ausreichend NĂ€hrstoffen versorgt, steigert das die Konzentration und ProduktivitĂ€t gleichermaßen.

Nicht nur die richtige ErnĂ€hrung hat einen Einfluss auf den eignen Körper und die Konferenzen, sondern ebenfalls sportliche AktivitĂ€ten. Maßnahmen fĂŒr mehr Bewegung wĂ€hrend der Konferenz lassen sich auf andere Weise in den Ablauf einbauen: Beispielsweise könnten FahrrĂ€der angeboten werden, um zum Veranstaltungsort zu kommen. Aber auch Exkursionen und AusflĂŒge an der frischen Luft im Rahmenprogramm sind eine gute Möglichkeit, um Abwechslung reinzubringen und fit zu bleiben.

💡Schnelle Tipps:

Ersetzen Sie die normalen Tische mit StĂŒhlen doch mal durch Stehtische, da das stĂ€ndige Sitzen nicht vorteilhaft ist.

Eine gute Möglichkeit, um mehr ĂŒber die Meinungen der Teilnehmenden zu erfahren, ist eine Umfrage, die Sie vor der Konferenz durchfĂŒhren können.

Noch mehr Tipps stehen hier.