✅Den Check-in optimieren
Das ewige Warten bei Konferenzen ist mittlerweile zur Norm geworden. Lange Warteschlangen machen die Hektik, um pünktlich bei der Konferenz teilzunehmen, nur größer. Auch wenn Fragen bestehen, ist das Personal mit den eincheckenden Teilnehmenden beschäftigt und für anderes nicht verfügbar.

Hierbei kommt der Self-Service ins Spiel, welcher nicht nur den Stress und die Wartezeit der Teilnehmer:innen mindert, sondern auch das Personal stark entlastet. Mit Self-Service-Stationen können Teilnehmer:innen eigenständig einchecken, was Warteschlangen reduziert und die Organisation verbessert. Benötigt werden Geräte wie Scanner und Displays, wobei man aber aufmerksam sein sollte, was die passende Auswahl der Geräte angeht.
Ebenfalls das Drucken der Namensschilder kann mit dem Self-Service vor Ort ermöglicht werden. Durch die Integration von Self-Service-Lösungen können Teilnehmende ihre eigenen Namensschilder drucken, was den Check-In-Prozess effizienter macht und die Interaktion mit dem Personal minimiert.
Die Checkliste für den Konferenz-Check-in gibt Organisatoren eine umfassende Anleitung, um den Check-in-Prozess zu optimieren. Die verschiedenen Schritte zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Check-ins, einschließlich der technischen Anforderungen und die Schulung des Personals führen zu einem reibungslosen und effizienten Ablauf.
Wenn die Zeit nicht vorhanden war um sich im Voraus für eine Konferenz anzumelden, ermöglicht es die Vor-Ort-Anmeldung auch spontanen Teilnehmer:innen sich zu registrieren. Der Anmeldeprozess unterscheidet sich nicht wesentlich von der gewöhnlichen Online-Registrierung. Vorteile der Vor-Ort-Anmeldung sind beispielsweise die Integration von Zahlungssystemen und der sofortigen Erstellung von Namensschildern. Dies sorgt für Flexibilität und erhöht die Teilnehmerzahlen.
🗓️Erfolgreiche Konferenzen: Effektive Q&A-Sessions und ein ansprechendes Rahmenprogramm
Wann haben Teilnehmer:innen einer Konferenz denn schon mal die Chance, so viele Fragen zu stellen wie bei einer Frage-und-Antwort-Session? Doch es ist nicht nur wichtig, dass die Teilnehmenden Lösungen für ihre Fragen und Probleme finden, sondern es kommt auch auf die Vorbereitung der Moderator:innen, klare Regeln für die Teilnehmenden, die Nutzung von Technologien, die Ermutigung zu offenen Diskussionen und die Nachbereitung der Sessions zur kontinuierlichen Verbesserung an. Ziel ist es, interaktive und produktive Q&A-Sessions zu gestalten, die den Teilnehmern Mehrwert bieten.
Damit die Teilnehmenden Fragen stellen und eine offene Diskussion stattfinden kann, ist eine gründliche Vorbereitung wichtig.
Denken Sie hier an die Personen, die die Session moderieren, aber auch an die Technik, die Sie einsetzen, um die Fragen der Teilnehmenden zu verwalten.

Ein Rahmenprogramm kann viele mögliche Ziele und Aktivitäten beinhalten. Doch bevor die Planung beginnt, müssen Sie sich im Klaren sein, welches Ziel Sie mit dem Rahmenprogramm erreichen wollen und wer Ihre Zielgruppe ist. Ein Rahmenprogramm mit einer Networking-Funktion könnte beispielsweise eine Bootsfahrt sein, hierbei sollte für Freiraum für Gespräche gesorgt werden. Vielleicht wollen Sie auch die Destination vorstellen, dann bieten Sie möglichst viele, unterschiedliche Programme an. Nicht zu vergessen ist das Budget. Die Frage, wie viel man ausgeben kann und auch will, muss vorher geklärt und berücksichtigt werden. Denken Sie dabei auch immer an Ihre Zielgruppe.
Das Rahmenprogramm kann den Teilnehmenden helfen, sich gegenseitig besser kennenzulernen. Bauen Sie Programmpunkte mit Networking-Charakter ein.
Welche Altersgruppen sind auf Ihrer Veranstaltung? Bieten Sie etwas für unterschiedliche Interessen und Fitnesslevel etwas an.
Noch mehr Tipps stehen hier.
🪧Konferenzen optimal gestalten: Wegfindung und Barrierefreiheit
Dass Konferenzen digitaler werden, ist kein Geheimnis mehr. Das zeigt sich an vielen Möglichkeiten, die mittlerweile auch online funktionieren. Inzwischen werden aber beispielsweise auch Wegweiser durch Displays ersetzt. Analoge Schilder werden mit den Jahren nicht unbedingt besser. Digitalen Displays hingegen kann die Zeit nichts anhaben.
Was gibt es sonst noch bei der Wegfindung vor Ort zu beachten?

Wegweiser oder auch Hinweisschilder können ebenfalls beim Thema Barrierefreiheit nützlich sein. Treppen gehören auf jeden Fall nicht zur Barrierefreiheit. Also muss nicht nur bei der Location für die Konferenz Rücksicht genommen werden, sondern Veranstaltende müssen auch Hotels oder andere Aktivitäten bei einem möglichen Rahmenprogramm in ihre Überlegungen einbeziehen.
Barrierefreiheit fängt allerdings schon viel früher an als die Veranstaltung, schließlich müssen die benötigten Voraussetzungen am Ort der Konferenz erst einmal geschaffen werden. Hierbei helfen auch klar lesbare Hinweisschilder immens. Ebenfalls muss auf den Weg zur möglichen Location oder des Hotels geachtet werden. Damit entweder die Möglichkeit auf ein Taxi besteht, in dem Personen im Rollstuhl mit transportiert werden können, oder, dass die Orte nah beieinander sind, sodass der Weg nicht zu einer zu großen Herausforderung wird.
🍏Wohlbefinden und Nachhaltigkeit auf Konferenzen

Konferenzen sind allgemein nicht dafür bekannt, den gesunden Lebensstil zu fördern. Geht es um Ernährung bei Konferenzen, denkt man meist zuerst an ungesunde Snacks, die man in den viel zu kurzen Pausen zu sich nimmt. Genau dieses Thema wächst gewinnt immer mehr an Bedeutung, doch bis wir von einer gesunden und nachhaltigen Konferenz sprechen können, ist es noch ein langer Weg. Eine gesunde Ernährung und mehr Bewegung haben außerdem Auswirkungen auf die allgemeine Aufnahmefähigkeit der Teilnehmenden. Sind Nerven und Gehirn mit ausreichend Nährstoffen versorgt, steigert das die Konzentration und Produktivität gleichermaßen.
Nicht nur die richtige Ernährung hat einen Einfluss auf den eignen Körper und die Konferenzen, sondern ebenfalls sportliche Aktivitäten. Maßnahmen für mehr Bewegung während der Konferenz lassen sich auf andere Weise in den Ablauf einbauen: Beispielsweise könnten Fahrräder angeboten werden, um zum Veranstaltungsort zu kommen. Aber auch Exkursionen und Ausflüge an der frischen Luft im Rahmenprogramm sind eine gute Möglichkeit, um Abwechslung reinzubringen und fit zu bleiben.
Ersetzen Sie die normalen Tische mit Stühlen doch mal durch Stehtische, da das ständige Sitzen nicht vorteilhaft ist.
Eine gute Möglichkeit, um mehr über die Meinungen der Teilnehmenden zu erfahren, ist eine Umfrage, die Sie vor der Konferenz durchführen können.