Ist es besser, die Konferenz-Management-Software im eigenen Rechenzentrum zu hosten, weil nur dort die Daten wirklich sicher aufgehoben sind, oder ist die Cloud die einfachere und sogar vertrauenswürdigere Option? Wo liegen die Stärken, wo die Schwächen jeder Methode und welche Faktoren sollten Sie in Ihre Entscheidung einbeziehen?
Vor kurzem kam bei uns im Team die Diskussion auf, ob sich Personen-Icons in Converia geschlechtsneutral darstellen lassen. Hinterfragt hatten wir unser derzeitiges Piktogramm-„Männchen“(!) bisher nie, aber vielleicht liegt genau da das Problem? Eine vollständig neutrale Variante haben wir zwar (noch) nicht gefunden, aber einen Grund mehr, uns dem Thema ausführlicher zu widmen, denn die ein oder andere Anfrage unserer Kunden – und natürlich Kundinnen – zu gendergerechten Optionen hat uns schon erreicht. Gar nicht mal so leicht, müssen wir doch gestehen, dass wir auf diesem Gebiet sicher noch nicht perfekt agieren. Wie aber gestalten wir eine Konferenz-Software, die keine Person ausschließt?
Auf der Straße ist es meist ganz einfach: Da gibt es überall Schilder, die den Weg zum Ziel weisen und wenn diese ihren Zweck erfüllen, kommt man dort auch an. So sollte es auch bei einer Konferenz sein. Statt viel zu lange damit beschäftigt zu sein, die richtigen Räume zu finden, ist das dank einer guten Wegführung bestenfalls eine Aufgabe, die wortwörtlich im Vorbeigehen erledigt wird. Können Displays das besser als analoge Hinweise?
Von einer Aufzeichnung des Vortrags war vorher nie die Rede und dass die Präsentation hochgeladen werden sollte, hört der Speaker auch zum ersten Mal. Dann steht zumindest eines fest: Dass die Vorstellungen auf Referenten- und Veranstalterseite manches Mal ziemlich weit auseinandergehen. Mit einer Referentenvereinbarung beugen Sie gleich von Anfang an sämtlichen Missverständnissen vor. Was sollte drinstehen und wie sorgen Sie dafür, dass alle die Infos erhalten?
Absagen sind nie die erhoffte Antwort auf eine Einladung, bei Konferenzen wegen zahlreicher anderer Verpflichtungen der Speaker aber gar nicht mal so ungewöhnlich. Damit die Enttäuschung darüber nicht allzu tief sitzt, hilft es, rechtzeitig vorauszuplanen. Wer schon vorher an mögliche Alternativen denkt, geht gleich zu Plan B über und versendet die nächste Einladung ohne erst überlegen zu müssen, was nach einer Absage passieren soll.
Der weite Weg zur eigenen Konferenz besteht aus vielen kleinen Schritten. Um effektiv mit dem Team zu kommunizieren, den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten und überwachen zu können, wofür wieviel Zeit aufgewendet wird, begleiten Sie auf diesem Weg einige Programme. Software wie Asana, Toggl und Converia können Ihnen das Leben erleichtern und ersparen Ihnen unnötige Arbeit. Wir benutzen diese Werkzeuge jeden Tag – hier berichten wir von unseren guten Erfahrungen und erklären, warum sie perfekt geeignet sind, um Konferenzen zu planen.
