Schritt für Schritt zum perfekten Rahmenprogramm für Ihre Konferenz

Ein Gastbeitrag von Katrin Taepke, Bloggerin und Eventprofi.

Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe

Klären Sie als Erstes, welches Ziel Sie mit dem Rahmenprogramm erreichen wollen und wer Ihre Zielgruppe ist.

Vielleicht möchten Sie die Teilnehmer besser untereinander vernetzen. Ein Rahmenprogramm mit einer Networking-Funktion könnte beispielsweise eine Bootsfahrt von Location A zur Location B sein. Auf dieser Fahrt passiert inhaltlich nichts. Sie lassen Freiraum für Gespräche. Sollen sich möglichst viele Teilnehmer überhaupt erst einmal kennenlernen, eignen sich besonders gut Speeddating-Formate. Gern an ungewöhnlichen Orten wie im Riesenrad oder im Autohaus (in den Autos).

Weitere Ziele könnten sein:
Sie wollen die Destination vorstellen. Dann bieten sich möglichst viele, unterschiedliche Programme an.

Sie wollen Abwechslung und Bewegung ins Konferenzprogramm bringen. Dann könnten Sie einen Konferenzlauf, eine gemeinsame Yoga-Session am Morgen, eine Besichtigungstour oder Geh-Spräche von A nach B anbieten.

Denken Sie dabei auch immer an Ihre Zielgruppe:

  • Wie gut kennt die Zielgruppe die Destination? Können und wollen sie allein zum Ausgangspunkt der Tour kommen?
  • Welche Altersgruppen sind auf Ihrer Veranstaltung? Bieten Sie etwas für unterschiedliche Interessen und Fitnesslevel etwas an.
  • Richtet sich Ihr Rahmenprogramm an die Begleitpersonen Ihrer Teilnehmer? Sind es die Partner oder wollen Sie die Kinder betreuen?

Bedienen Sie die Klassiker:

Bin ich in Frankfurt auf einer Konferenz, möchte ich auf einen Tower rauf. Bin ich in Berlin, muss ich wenigstens einmal das Brandenburger Tor oder den Reichstag gesehen haben. Bin ich in den Alpen, will ich auch einmal auf einen Berg. Denken Sie bei Letzterem auch an die sportliche und an die leichte Variante des “Aufstiegs”.

Auch bei der Gestaltung eines Side-Events gilt: “Kurz schlägt lang und Abwechslung erfreut.” Mit anderen Worten: Bieten Sie mehr als nur ein Abendessen in einer angesagten Location an. Erst recht, wenn Ihre Teilnehmer den ganzen Tag lang stillsaßen und zugehört haben.

Wie sehen Ihre Rahmenbedingungen aus?

Sie haben nun Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe definiert. Schauen Sie jetzt einmal genau auf die Ausgangssituation. Welche Konferenz organisieren Sie? Mit welchem Thema? Wie lange dauert diese? Haben Sie drei Tage zur Verfügung oder reisen die Teilnehmer am Vorabend an und sind nach einem Tag wieder weg? Wann genau findet die Konferenz statt? Zu welcher Jahreszeit? Am Wochenende oder ist ein Feiertag enthalten? Gibt es besondere Anlässe? Das alles beeinflusst die Wahl des passenden Rahmenprogramms. Denken Sie – zumindest in Deutschland – an eine Schlecht-Wetter-Alternative. Oder teilen Sie Regenschirme und -jacken aus und bleiben Sie flexibel. Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie völlig durchnässt jetzt noch den 2-stündigen Outdoor-Pflichtrundgang beenden müssen, weil es halt so im Programm stand? Gönnen Sie den Teilnehmern auch ein wenig Auszeit. Lassen Sie Zeit zum Umziehen oder für den individuellen Stadtbummel.

Die Preisgestaltung

Wie sieht Ihr Budget aus? Was können und wollen Sie ausgeben? Lösen Sie dann die Gretchen-Frage nach dem Preis. Ist das Rahmenprogramm im Ticketpreis enthalten, entsteht leicht die Denkweise: “Was nichts kostet, ist nichts wert.” Das wirkt sich auch auf die No-Show-Rate bei diesen Programmpunkten aus. Gerade bei optionalen und kostenfreien Programmen benötigen Sie zuverlässige Anmeldezahlen. Dieser Punkt muss in Ihrer Online-Anmeldung also eine Pflichtfrage sein. Die Antwort kann natürlich auch “nein” lauten. Was Sie damit vermeiden: Sie haben kaum Anmeldungen für einen inkludierten Programmpunkt und vor Ort kommen noch unerwartet viele Teilnehmer mit dem Argument “Es war doch gratis im Ticket enthalten. Ich möchte das jetzt in Anspruch nehmen.” Ein Albtraum jedes Eventmanagers 😉

Sie können natürlich auch den Preis inklusive Ihrer Marge an den Teilnehmer weiterreichen. Die Anmeldezahlen dafür dürften dann geringer ausfallen. Möglicherweise dadurch entsteht beim Teilnehmer auch ein negatives Image. “Jetzt ist die Konferenz schon so teuer und da soll ich noch die Stadtführung bezahlen.” Wussten Sie, dass der Preis für Ihr Rahmenprogramm höher ausfallen darf, wenn Sie ihn es am Ende des Buchungsprozesses integrieren statt am Anfang buchbar machen?

Apropos Finanzen: Denken Sie auch an die Abfrage und Angabe der Umsatzsteuer. Ist das Angebot Ihres Stadtführers brutto oder netto? Mit 7 oder mit 19 Prozent USt.? Und mit welchem Steuersatz müssen Sie es weiterberechnen?

Die Recherche – wer hilft Ihnen?

Kennen Sie die Destination ihrer Konferenz weniger gut, sind dies gute Anlaufstellen für Ihr Rahmenprogramm:

  • Convention Bureau einer Stadt oder Region
  • Stadtmarketing Büro einer Stadt
  • Hotels und Locations
  • Agenturen wie DMCs
  • Onlineportale wie: Yunyty, Tagungsplaner, jollydays

Klären Sie vorab, welche Organisationsgebühren bzw. -provisionen von wem in welcher Höhe auf Sie zukommen.

Das gehört zur Organisation

Das klingt jetzt vielleicht banal für Sie: Rahmenprogramme finden häufig außerhalb der Büroräume und -zeiten statt. Doch genau deshalb brauchen Sie von allen Beteiligten die Mobilfunknummer. Also sowohl von dem Busunternehmen, das den Transfer übernehmen soll, als auch die Mobilnummer des Busfahrers. Steckt dieser im Stau? Wartet er auf einem anderen Parkplatz? Natürlich sollten Sie auch Ihre Teilnehmer mobil und vor allem schnell erreichen. Beispielsweise dank einer App oder eines Features in Ihrer Eventmanagement-Software. Denken Sie auch an die Teilnehmerlisten, die Sie vor Ort benötigen. Übrigens: Wollen Sie vor Ort in kurzer Zeit viele Leute zählen (z.B. beim Betreten eines Bootes), kann ich Ihnen einen Handzähler für wenige Euro ans Herz legen.

Legen Sie vorab eine Mindestteilnehmerzahl fest und vereinbaren Sie einen kostenfreien Stornotermin für beide Seiten. Seien Sie fair bei der Wahl des Datums. Erfragen Sie, was für Ihren Partner ohne großen Zusatzaufwand oder finanzielle Verluste machbar ist.

Kommunizieren Sie diese Option auch an Ihre Teilnehmer. “Sollte diese Tour nicht zustanden kommen, informieren wir Sie bis zum XX per E-Mail.”

Ist das Rahmenprogramm im Ticketpreis enthalten, können Sie auch hierfür eine Rücktrittsversicherung anbieten.

Dafür muss das Rahmenprogramm innerhalb der Konferenz buchbar sein und es sollte sich für alle Beteiligten lohnen. Das hängt natürlich sehr von der Höhe Ihres Ticketpreises ab.

Tun Sie Gutes und reden Sie darüber

Je attraktiver Sie Ihr Rahmenprogramm darstellen, desto größer sind die Buchungschancen. Verwenden Sie unbedingt ästhetische, einladende (oder: emotional geladene) Bilder. Seien Sie wirklich wählerisch bei der Bildauswahl. Nehmen Sie nicht das nächstbeste Bild, das Sie gratis von der Stadtinformation erhalten. Das Auge isst mit. Oder warum gehen Sie zum Friseur, kaufen modische Kleidung, das neueste Smartphone oder ein schickes Auto? 😉 Denken Sie auch daran, die Bilder der Side-Events in den Sozialen Medien zu teilen. Diese Postings werten Ihre gesamte Konferenz auf. Sie machen sie lebendig und hinterlassen das Gefühl, etwas verpasst zu haben. Zumindest bei denen, die zu Hause geblieben sind. Und wer weiß, vielleicht kommen sie ja genau deshalb beim nächsten Mal doch zu Ihrer Konferenz.

Die Autorin:
Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Retten Sie die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzen Sie digitale Tools fürs Eventmanagement.

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