5 Tipps für erfolgreiche Q&A-Sessions bei Konferenzen

Frage-und-Antwort Sessions sind normalerweise ein echter Publikumsmagnet bei Konferenzen. Wo sonst haben Teilnehmer die Gelegenheit, so schnell Antworten auf ihre Fragen zu bekommen? Sich selbst einbringen funktioniert im Anschluss an die meisten Präsentationen zwar auch, nur bekommt das Publikum da längst nicht so viel Zeit, um noch einmal genauer nachzufragen. Bei einer Frage-und-Antwort-Session können Themen dagegen vertieft behandelt und gezielt auf das eingegangen werden, was die Zuhörer beschäftigt. Das Publikum kann also einiges dazulernen. Eine schlechte Vorbereitung endet dagegen häufig mit einer schlechten Session. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir ein paar Tipps zur Planung zusammengestellt:

Achten Sie auf die Raumgestaltung.

Vor der eigentlichen Session vergessen manche Veranstalter, dass es ist nicht reicht, ein paar Stühle für das Publikum vor und für die Experten ein paar auf der Bühne bereitzustellen und den Dingen ihren Lauf zu lassen. Zum Erfolg einer Q&A-Runde kann die richtige Bühnenausstattung eine ganze Menge beitragen.

Gewusst haben das die Organisatoren der ReactNext-Konferenz 2016. Dort saßen die vier Software-Entwickler zur Beantwortung der Publikumsfragen auf Stühlen, die im leichten Halbkreis angeordnet waren. Stehen alle Stühle in einer Reihe, ist es schwieriger, die anderen zu sehen und sich mit ihnen zu unterhalten. Bei mehr als drei Personen kann es dann passieren, dass die beiden, die jeweils am Rand sitzen, gar nichts mehr voneinander sehen. Halten Sie die Anzahl der Experten besser immer ein wenig kleiner, sonst wird immer jemand dabei sein, der kaum zu Wort kommt.

Für die Variante, bei der alle an einem langen Tisch sitzen, haben sich die Veranstalter der Zabbix Conference 2015 entschieden. Ein Tisch schafft eine Barriere zwischen Experten und Publikum, die umso größer wird, je mehr Abstand zwischen der Bühne und der ersten Reihe dazukommt. Der Tisch sollte dann lieber durch einen niedrigeren ersetzt werden, auf dem ein paar Wassergläser Platz haben. Weil der Tisch bei der Zabbix-Konferenz sehr nah am Publikum steht, macht sich der Effekt weniger stark bemerkbar. Dazu kommt, dass hier auch jeder Zuhörer einen Tisch vor sich hat, was nicht ungewöhnlich für eine Software-Konferenz ist, bei der viele Laptops und Tablets mit zu den Veranstaltungen genommen werden.

Weniger gut gelöst ist bei Zabbix, dass sich der Tisch mit den Experten nicht mittig vor dem Publikum befindet. In der Mitte steht stattdessen ein Pult, das während der Session nicht genutzt wird, aber einigen Zuhörern die Sicht versperrt haben dürfte. Achten Sie darauf und räumen Sie vorher störende Gegenstände aus dem Weg.

Von einer guten Moderation profitieren alle.

Zu glauben, dass die Session weniger Vorbereitung braucht, weil das Publikum schon irgendwie die Zeit zwischen den Antworten füllen wird, ist falsch. Riskant ist eine Q&A-Session ja vor allem deshalb, weil die Organisatoren damit ein Stück weit die Kontrolle über das Geschehen aus der Hand geben. Niemand kann im Voraus sagen, welche Fragen die Zuhörer letztlich stellen werden oder ob es überhaupt mehr als zwei Wortmeldungen aus dem Publikum geben wird.

Auf all das muss der Moderator als eines der wichtigsten Elemente gefasst sein, denn mit dessen Fähigkeiten steht oder fällt die gesamte Session. Am besten übernimmt die Aufgabe also jemand, der sich mit dem Thema der Veranstaltung auskennt – sei es, weil er selbst einen Bezug dazu hat, oder mitreden kann, weil er sich vorher eingehend damit auseinandergesetzt hat. Außerdem muss er wissen, wer sich den Fragen des Publikums stellt. Helfen Sie, indem Sie die wichtigsten Informationen zu Veranstaltung und Experten zusammenstellen. Kennen sich Moderator und Experten bisher noch nicht persönlich, kann ein kurzes Vorab-Treffen das ändern. Alles richtig gemacht haben die Veranstalter bei Zabbix und ReactNext: Mit dem damaligen Senior Consultant Rihards Olups fiel die Entscheidung bei Zabbix auf jemanden aus den eigenen Reihen, während Boris Dinkevich die ReactNext-Konferenz mitorganisiert und seit vielen Jahren Software entwickelt.

Gute Moderatoren sind zudem in der Lage, den Verlauf der Session zu steuern. Das heißt, sie verzichten darauf, sich selbst zu stark in den Vordergrund zu stellen, ohne dabei allen anderen ganz das Feld zu überlassen. Dazu gehört auch, auf Zeitangaben zu achten. Immer wieder gibt es Personen, die ihre Fragen in ein halbes Referat verpacken, oder Experten, deren Antworten zu ausufernd geraten. Der Moderator erkennt und entschärft solche Situationen auf behutsame Weise.

Spannend wird es, wenn es unter den Experten keine einheitliche Auffassung gibt. Dann sollte der Moderator jeder Position ausreichend Platz einräumen und nicht darum bemüht sein, Diskussionsansätze gleich wieder im Keim zu ersticken. Das Publikum nimmt mehr von der Session mit, wenn es verschiedene Meinungen hört und anschließend selbst darüber nachdenken kann. Am besten kann der Moderator das beeinflussen, wenn er selbst direkt dabei ist. Steht der Moderator wie bei der ReactNext-Konferenz etwas abseits an einem Pult, lenkt das zwar den Fokus auf die Experten, wirkt gleichzeitig aber auch ein wenig so, als wäre er kein Bestandteil der Session.

Eine gut moderierte Session kommt außerdem ohne Präsentationen aus. PowerPoint ist schon alleine deshalb fehl am Platz, weil die Dialoge im Vordergrund stehen sollten. Möchten die Experten etwas veranschaulichen, können aber natürlich Hilfsmittel eingesetzt werden, um Websites oder Code-Beispiele zu zeigen – was wiederum auch als guter Einstieg für eine Session dienen könnte.

Ein Mikrofon reicht nicht.

Beim der Zabbix- und ReactNext-Sessions wurden sehr oft Mikrofone hin- und hergereicht. Zu oft. Ein paar mehr davon hätten beiden Konferenzen gutgetan. Weiterreichen ist immer eher ungünstig, da sich derjenige mit dem Mikrofon vorher erst vergewissern muss, wer als nächstes etwas sagen möchte. Spontan äußern kann sich ohne Mikrofon in der Hand niemand. Entscheiden Sie sich für Ansteckmikrofone, vermeiden Sie das Problem.

Unschlüssig sind sich viele Veranstalter außerdem, wie das bei Fragestellern aus dem Publikum gehandhabt wird. Die Methode, bei der auch da ein Mikrofon herumgereicht wird, dürfte die bekannteste, aber auch die umständlichste sein. Bis es sein Ziel erreicht hat, vergeht zu viel Zeit. Behelfen kann man sich mit mehreren Mikrofonen, allerdings ist auch das nicht ohne Haken. Hier muss koordiniert werden, sonst halten irgendwann drei Personen ein Mikrofon in der Hand und fangen gleichzeitig an, ihre Frage zu stellen. Wer darauf keine Lust hat und es etwas unkonventioneller mag, kann stattdessen zum Beispiel mit einem Wurfmikrofon experimentieren.

Ermuntern Sie die Teilnehmer dazu, Fragen zu stellen.

Die Situation bei der Zabbix-Session mag etwas gewöhnungsbedürftig gewesen sein: Wer eine Frage an die versammelten Experten hatte, musste nach vorne ans Mikrofon kommen. Nicht nur, weil das ein wenig an eine mündliche Prüfung erinnerte, dürfte das einige davon abgehalten haben, ihre Frage öffentlich zu stellen. Trotzdem konnten sich die Organisatoren am Ende nicht über zu wenig mutige Teilnehmer beklagen. Vielleicht lag das daran, dass es keine oder nur sehr wenige Menschen im Publikum gab, die mit dem Vorgehen ein Problem hatten. Oder weil alle gut vorbereitet in die Session gestartet sind.

Oft ist jedoch ein holpriger Start immer noch fester Bestandteil einer Q&A-Session. Zuerst sieht es so aus, als ob niemand eine Frage hätte. Sobald sich dann doch jemand traut, folgen immer mehr. Nach einem erfolgreichen Auftakt ist der Weg frei für eine erfolgreiche Session. Machen Sie deshalb schon weit vor Beginn der Session darauf aufmerksam, dass Fragen ausdrücklich erwünscht sind. Erinnern Sie die Besucher in E-Mails immer wieder an die Session. So wird vielen noch die ein oder andere Frage zum Thema in den Sinn kommen, und allen geholfen, denen vor Ort auf Anhieb keine einfallen würden. Wenn Ihnen das noch nicht reicht, sichern Sie sich zusätzlich ab und rufen schon vorab dazu auf, online Fragen einzureichen. Das sollte auch diejenigen ansprechen, die sich vielleicht in der offiziellen Konferenzsprache nicht ganz sicher fühlen und deshalb eine schriftliche Variante bevorzugen. Manchmal werden auch während einer Session noch schriftlich formulierte Fragen beantwortet, die etwa über eine Twitterwall für alle sichtbar werden.

Auf die vorbereiteten Fragen können Sie außerdem gleich die Experten einstimmen. Häufig wissen diese nicht, was sie in der Runde erwarten wird. Vor allem jüngere Wissenschaftler, die sich zum ersten Mal in einer solchen Rolle dem Konferenzpublikum stellen, dürften ähnlich nervös sein wie so mancher Fragensteller.

Teilen Sie den Experten das Wichtigste mit.

Wer sich bereiterklärt, die Fragen des Konferenz-Publikums zu beantworten, muss wissen, was ihn oder sie erwartet. Generelle Angaben zur Session sollten daher rechtzeitig vom Organisationsteam kommen. Geben Sie alle Infos zu Datum, Uhrzeit und Ort weiter, sobald diese feststehen und Sie die Zusagen von allen haben. Überlegen Sie, ob Sie noch weitere Angaben benötigen, z.B. eine Kurzbiografie, die auf der Website erscheinen soll. In einer Nachricht ein oder zwei Wochen vor Beginn der Konferenz fassen Sie den Ablauf der Session zusammen. Wer wird moderieren? Wie werden die Fragen gestellt? Ist eine Vorbereitung nötig? Verweisen Sie darauf, dass niemand eine PowerPoint-Präsentation vorbereiten muss.

Nach einer hoffentlich erfolgreichen Session nehmen Sie sich Zeit für eine letzte Mail, in der Sie sich noch einmal für die Teilnahme bedanken. Möglicherweise haben Sie in der Zwischenzeit eine Umfrage unter den Besuchern durchgeführt, bei denen die Session gelobt wurde. Das wäre definitiv eine Erwähnung in der Mail wert.

Wie ist das bei Ihren Frage-und-Antwort-Runden? Haben Sie noch einen Geheimtipp, der auch anderen bei der Planung ihrer Sessions hilft und deshalb nicht ganz so geheim bleiben sollte?

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