Seien wir ehrlich: Viele Konferenzen einer Branche oder einer Disziplin ähneln sich. “Überall” die gleichen Themen, oft auch dieselben Referenten. Warum also sollten die Teilnehmer zu Ihrer Konferenz kommen? Geht es lediglich um Wissenserwerb, könnten sie den bequem vom Rechner aus konsumieren. Ob Sie Ihre Teilnehmer also wirklich “anlocken” können, hängt neben dem Inhalt vom Setting und vom “Drumherum” Ihrer Konferenz ab. Networking mit Gleichgesinnten und ein attraktives Rahmenprogramm können sie noch live erleben. Unterscheiden sich Ihr Thema, Ihre Referenten, Ihre Vorträge nur unwesentlich von anderen, kann also das Rahmenprogramm den entscheidenden Unterschied ausmachen und für Buchungen sorgen.
Wissen Sie, was in den Verträgen steht, die Sie mit dem Anbieter Ihrer Konferenz-Software geschlossen haben? Das Kleingedruckte sollten Sie sich unbedingt gründlich durchgelesen haben, denn mancher Anbieter hat durchaus noch ein paar eigene Interessen im Sinn. Die Daten dafür steuern Sie unbeabsichtigt bei.
Sind Ihnen im Hotel schon einmal Check-in-Automaten begegnet? An vielen dieser Terminals können Gäste sogar kurzfristig noch Zimmer buchen. Etwas Ähnliches funktioniert auch gut bei Konferenzen, wo Besucher an Self-Service-Stationen einchecken und sich auf diese Weise auch vor Ort noch registrieren. Inzwischen hat sich die Methode in der Praxis bewährt und wird immer häufiger eingesetzt. Auf ein paar Punkte sollten Veranstalter vorher jedoch achten.
Zu teuer, lohnt sich nicht und vor allem kommt dann ja niemand mehr zur Konferenz – das sind die drei größten Bedenken, die bei vielen Veranstaltern eine reflexartige Abwehrhaltung verursachen, sobald das Gespräch auf Livestreams oder Aufzeichnungen von Veranstaltungen kommt. Eine begründete Ansicht?
Eine wissenschaftliche Arbeit im Rahmen eines Posters zu präsentieren ist verglichen mit einem Vortrag allenfalls als Trostpreis zu sehen – soweit ein gängiges Vorurteil. Manchmal mag das zutreffen. Wenn Wissenschaftler eine Konferenz dagegen mit wertvollem Feedback zu ihrem Poster verlassen, könnte die gute Organisation der Session dazu beigetragen haben.
Konferenzen sollen allen offenstehen. So gut dieser Ansatz auch sein mag – an der praktischen Umsetzung hapert es fast immer. Nicht so bei der re:publica, die oft als Vorbild für barrierefreie Veranstaltungen genannt wird. Was genau machen die Organisatoren dort anders? Wann wird eine Konferenz auch für behinderte Personen attraktiv?
