Der Regelsatz für die Umsatzsteuer liegt bei 19% – eigentlich ganz einfach. Eigentlich. Wäre da nicht die eher undurchsichtige Gesetzeslage inklusive einiger Ausnahmeregelungen, wenn es um das Besteuern von Veranstaltungstickets geht. Welcher Steuersatz ist der richtige: 0%, 7%, 19% oder alles gemischt? Stimmt es, dass für Teilnehmer aus dem Ausland keine Mehrwertsteuer anfällt? Und kommt eine Konferenz-Software überhaupt damit zurecht, wenn es etwas komplexer wird?

Wie lautet die Formel, mit deren Hilfe sich Ticketpreise für Konferenzen kalkulieren lassen? Die kennen wir auch nicht, leider. Bekanntermaßen haben Konferenzen die Angewohnheit, sich in zu vielen Punkten von anderen zu unterscheiden, wodurch sich die Suche nach einem gemeinsamen Nenner schwierig gestaltet. Wer kann im Vorfeld schon genau sagen, wie viele Besucher am Ende den Weg zu Ihnen finden? Den Artikel weiterzulesen wird sich trotzdem lohnen, denn mit ein paar grundsätzlichen Überlegungen gelingt die Preisgestaltung ganz ohne ausgeklügelte Mathematik. Eine Formel zur groben Orientierung gibt es dann aber doch.

Seien wir ehrlich: Viele Konferenzen einer Branche oder einer Disziplin ähneln sich. “Überall” die gleichen Themen, oft auch dieselben Referenten. Warum also sollten die Teilnehmer zu Ihrer Konferenz kommen? Geht es lediglich um Wissenserwerb, könnten sie den bequem vom Rechner aus konsumieren. Ob Sie Ihre Teilnehmer also wirklich “anlocken” können, hängt neben dem Inhalt vom Setting und vom “Drumherum” Ihrer Konferenz ab. Networking mit Gleichgesinnten und ein attraktives Rahmenprogramm können sie noch live erleben. Unterscheiden sich Ihr Thema, Ihre Referenten, Ihre Vorträge nur unwesentlich von anderen, kann also das Rahmenprogramm den entscheidenden Unterschied ausmachen und für Buchungen sorgen.

Im Laufe der Veranstaltungsplanung fallen viele Aufgaben an. Sehr viele. Mit der Zeit kehrt dann vielleicht eine gewisse Routine ein, vollständig vorausplanen lässt sich das meiste dennoch nicht. Die Abrechnung der Teilnahmegebühren und die Buchhaltung gehören natürlich standardmäßig dazu, erweisen sich nur leider oft als zeitraubende Angelegenheiten. Viele Veranstalter würden gerne auf die unliebsame Aufgabe verzichten – und können das auch, denn vielleicht gehört die Zahlungsabwicklung schon zum Portfolio des Anbieters der Event-Management-Software.

Bei einer von uns betreuten Konferenz kam es vor kurzem zu einer ungewöhnlichen, jedoch für internationale Veranstaltungen nicht untypischen Begebenheit.
Das Organisationsteam erreichte eine Anfrage eines nigerianischen Vereins, dessen Mitglieder an der Konferenz teilnehmen wollten. Da die Veranstalter sehr am Austausch mit afrikanischen Wissenschaftlern interessiert sind, war man der Anfrage gegenüber sehr positiv eingestellt.
Doch dann scheiterte plötzlich der Versuch, die Teilnahmegebühr zu zahlen.
Nicht das einzige Problem, wie sich bald herausstellen sollte.