Checkliste für den Konferenz-Check-In

Vor Ort muss es vor allem schnell gehen. Ein wenig Zeit zum Abhaken der Punkte auf unserer Checkliste sollten Sie dennoch einplanen. Sobald das nämlich erledigt ist, steht einem erfolgreichen Einchecken nichts mehr im Weg. Damit Sie auch wirklich nichts vergessen, gibt es noch einige Erklärungen und Tipps dazu.

1. Worauf kommt es bei der Gestaltung des Check-In-Bereichs an?

Gelingt der Auftakt, könnte das unter anderem an einem Check-In-Verfahren liegen, an dem es nichts auszusetzen gibt. Mit einem positiven Eindruck punkten hier Veranstalter, die die richtigen Vorüberlegungen treffen und weder Schalter-Öffnungszeiten noch Wegfindung dem Zufall überlassen.

Passt die Anzahl der Schalter zur Größe der Veranstaltung?
Nur einen Schalter zu besetzen reicht bei einer Konferenz in der Regel nicht aus. Die meisten Teilnehmer werden voraussichtlich am ersten Tag und möglicherweise sogar im selben Zeitraum eintreffen. Deshalb ist es wichtig, niemanden lange warten zu lassen und das Personal nicht zu überfordern. Rechnen Sie mit einer Check-In-Dauer von ungefähr einer Minute pro Person. Bei 1.000 Teilnehmern sollten Sie daher am besten in etwa zehn Schalter einplanen.

Sind die Schalter ihrer Funktion entsprechend eingeteilt?
Orientieren Sie sich bei der Einteilung der Schalter am besten am Beispiel eines Flughafens. Das Prinzip, nach dem sich nicht jeder an einem beliebigen Counter anstellt, bietet sich auch für das Einchecken bei einer Konferenz an. Statt nach Fluggesellschaften teilen Sie hier etwa nach Funktionen ein. So kann es neben gewöhnlichen Check-In-Schaltern auch solche speziell für Neuanmeldungen vor Ort oder VIP-Gäste geben. Sobald Sie wissen, wie die Teilnehmerliste aussieht, lohnt es sich außerdem, allen Check-In-Schaltern Buchstabengruppen zuzuweisen, sodass in etwa gleichviele Personen an jedem Counter einchecken.

Können alle den Weg finden?
Kommt nur eine Handvoll Besucher an den Schaltern an, während der Rest sich verlaufen hat, könnte eine undurchsichtige Wegführung die Ursache sein. Die wenigsten werden sich bei ihrer Ankunft vor Ort auf vertrautem Terrain bewegen. Um der Orientierung ein wenig nachzuhelfen, sollten Sie Wegweiser und Hinweisschilder anbringen. Achten Sie darauf, dass alle Schilder gut sichtbar sind und nicht von Pflanzen oder Gegenständen verdeckt werden.

Steht fest, wann welche Schalter besetzt sind?
Nur weil es viele Schalter gibt, muss das nicht bedeuten, dass diese auch rund um die Uhr besetzt sind. Wichtig ist vor allem, dass keiner während der Phasen mit dem größten Andrang geschlossen ist. Sobald diese vorüber sind, ist es in Ordnung, wenn nur noch ein Teil als Informationsschalter offen bleibt, an denen das Personal bei Fragen aller Art behilflich ist.

Wissen die Besucher davon?
Die beste Planung bewirkt nichts, wenn keiner etwas davon mitbekommt. Nutzen Sie die Website der Konferenz und die Event-App, um darüber zu informieren, wie der Check-In ablaufen wird. Geben Sie dort auch die Zeiten durch, zu denen das Einchecken möglich ist.

Liegen alle Materialien bereit?
Legen Sie rechtzeitig alles zurecht, was Sie beim Einchecken an die Besucher aushändigen wollen. Prüfen Sie, ob die Tagungsmappen vollständig sind und ob alle Namensschilder vorhanden sind. Achten Sie auch darauf, Badges nicht zu vertauschen. Das erzeugt später unnötigen Aufwand und führt dazu, dass das Einchecken gleich bei mindestens zwei Teilnehmern nicht ohne Probleme ablaufen wird.

2. Was muss das Service-Personal wissen?

Allwissende Mitarbeiter wären bestimmt nicht die schlechteste Ressource, es geht aber auch eine Nummer kleiner. Bestens auf alle Eventualitäten vorbereitetes Personal erweist sich beim Ablauf des Check-In als hervorragendes Mittel gegen Stress und offene Fragen. Eine gute Einweisung zahlt sich hier ganz besonders aus.

Wurde das Personal auf die anstehenden Aufgaben vorbereitet?
Eine gute Vorbereitung ist durch nichts zu ersetzen. Für einige Ihrer Mitarbeiter ist es vielleicht sogar die erste Konferenz, die sie begleiten. Routinierte Kollegen an der Seite zu haben, kann da zwar nicht schaden, noch besser ist aber eine eingehende Schulung. Dort kann sich jeder in Ruhe mit der verwendeten Technik und der Software vertraut machen. Gibt es typische Stolperfallen, die im Jahr vorher aufgetreten sind und sich nicht wiederholen sollen? Sprechen Sie diese im Rahmen der Schulung an.

Ist das Personal in der Lage, sich gegenüber den Teilnehmern der Situation entsprechend zu verhalten?
Neben einem freundlichen Auftreten sollte Ihr Personal die Fähigkeit mitbringen, auch in stressigen Situationen die nötige Ruhe zu bewahren. Es ist gar nicht schlimm, die Antwort auf die Frage eines Teilnehmers einmal nicht zu wissen, solange klar ist, wer stattdessen helfen kann. Für internationale Veranstaltungen wäre an dieser Stelle noch relevant, dass die Mitarbeiter in mehr als nur einer Sprache Auskunft geben können.

Wer gehört zum Personal?
Es mag sein, dass Ihr Personal sich untereinander erkennt. Mindestens genauso wichtig ist es allerdings, dass alle Teilnehmer wissen, an wen sie sich wenden können. Legen Sie vorher fest, wodurch Ihre Mitarbeiter aus der Menge herausstechen sollen. Das können Uniformen sein oder einfach T-Shirts in der Farbe Ihrer Konferenz.

Gibt es einen Plan, wie Änderungen kommuniziert werden?
Nicht eingeplante Änderungen sind selten ein Grund zur Freude, lassen sich nur oft nicht vermeiden. Weniger schlimm ist es, wenn jeder sofort Bescheid weiß und sich darauf einstellen kann. Sorgen Sie dafür, dass jeder die Telefonnummern der anderen im Team griffbereit hat. Noch besser nutzen Sie interne Kommunikationskanäle, auf die dank einer App alle jederzeit zugreifen können.

3. Was ist beim Druck der Namensschilder zu beachten?

Sind die Badges fertig gestaltet, kann es ans Drucken gehen. Damit später beim Einchecken wirklich alle mit einem Namensschild ausgestattet werden können, sind davor allerdings erst noch einige organisatorische Fragen zu klären.

Gibt es einen Zeitplan, wann gedruckt werden soll?
Beim Druck müssen Sie sich entscheiden: Sollen alle Badges schon vor Konferenz-Beginn fertig sein oder erst vor Ort aus dem Drucker kommen? Vielleicht nehmen Sie auch noch Anmeldungen vor Ort entgegen und bevorzugen daher eine Kombination aus beiden Varianten. Im Fall eines jeden Vorab-Drucks sollte dieser so organisiert werden, dass die fertigen Exemplare spätestens zwei Tage vor dem Start bei Ihnen sind.

Können die Badges schnell angefertigt werden?
Hier geht es besonders darum, wie die Angaben auf die Schilder kommen. Sicher möchte niemand mehrere Tausend Namen mühsam aus der Teilnehmerliste einzeln auf jedes Badge übertragen. Einfacher ist es, die Angaben direkt aus der Software zur Teilnehmerverwaltung zu übernehmen. Wichtig wird das auch dann, wenn ein Badge noch einmal gedruckt werden muss, weil es zum Beispiel verloren gegangen ist.

Steht fest, wie die Badges getragen werden sollen?
Ankleben, anstecken oder umhängen – es gibt mehr als eine Variante, die fertigen Namensschilder zu tragen. Sollen ihre um den Hals getragen werden, benötigen Sie noch Schlüsselbänder und eventuell Hüllen. Besorgen Sie die benötigten Materialien rechtzeitig und stellen Sie sicher, dass alles in ausreichender Anzahl vorhanden ist.

4. Wie lässt sich eine Self-Service-Lösung umsetzen?

Wenn es besonders schnell gehen, die Qualität aber nicht auf der Strecke bleiben soll, könnte das Einchecken im Self-Service so manches Problem lösen – natürlich vorausgesetzt, Sie haben an alles Wichtige gedacht.

Sind alle benötigten Geräte vorhanden?
- Für das Einchecken
  Sollen die Teilnehmer selbst einchecken, geht das nur, wenn die benötigten Geräte vorhanden sind. Neben der Software sind hier vor allem Displays und Scanner wichtig. Eine komplexe Kiosk-Lösung muss es nicht unbedingt sein, stattdessen können Sie auch auf Laptops, Tablets oder Monitore setzen. Entscheiden müssen Sie sich außerdem noch zwischen Hand- und Standscannern. Bedenken Sie aber, dass Barcode nicht gleich Barcode ist. Die auf den Tickets verwendeten Codes müssen für das Scanner-Modell lesbar sein.

Für den Badge-Druck
Möchten Sie das Einchecken gleich mit dem automatischen Druck des Namensschilds abschließen, überlegen Sie vorher, ob die Badges aus Papier oder Plastik sein sollen und wählen Sie dann ein entsprechendes Druckermodell. Wer mehrfarbige Ausdrucke möchte, muss außerdem auf die Technologie des Druckers achten.

Funktioniert alles wie geplant?
Noch besser, wenn das so bleibt. Planen Sie deshalb neben je einem Gerät pro Station lieber noch zwei bis drei Ersatzgeräte ein. Um den gesamten Prozess einer Generalprobe zu unterziehen, empfiehlt sich ein Early Check-In am Abend vor dem ersten Konferenztag. Einige der Teilnehmer reisen zu der Zeit meistens schon an und dürften sich über eine solche Gelegenheit freuen. Falls es dabei noch zu einigen kleineren Schwierigkeiten kommt, bleibt noch genug Zeit, um diese bis zum nächsten Tag aus dem Weg zu räumen.
Gibt es Hilfe bei Problemen?
Trotz aller Testläufe kann es vorkommen, dass es Besucher gibt, die dem Self-Service nicht so recht trauen und sich vor dem Scannen des Tickets vorsichtshalber noch einmal vergewissern wollen, was denn nun genau zu tun ist. Damit jemand helfen kann, ist es also wichtig, nie ganz auf Personal zu verzichten.

Ist eine Registrierung vor Ort noch möglich?
Wenn Sie noch Platz auf der Teilnehmerliste haben, können Sie auch zu Beginn der Konferenz noch Neuanmeldungen erlauben. Denken Sie daran, dann noch Kartenlesegeräte für die Bezahlung bereitzustellen. Weil das Registrieren ein wenig länger dauert als das bloße Einchecken, richten Sie dafür besser einen eigenen Schalter ein.

5. Sollen mehrere Check-Ins erfolgen?

Während das Einchecken bei manchen Konferenzen nur einmal zu Beginn von Tag eins erfolgt, schließen sich bei anderen Veranstaltungen noch weitere Check-Ins an. Ein tägliches Einchecken an allen Konferenztagen gelingt gut, wenn Sie die bisherigen Punkte beachten. Möchten Sie zusätzlich die Teilnahme an einzelnen Programmpunkten erfassen, hilft der folgende Teil der Checkliste weiter.

Gibt es Veranstaltungen, bei denen Teilnehmer gesondert erfasst werden müssen?
Hat eine Ärztekammer Ihre Veranstaltung als Fortbildung zertifiziert, heißt das, dass Besucher dort CME-Punkte für Ihr Weiterbildungskonto sammeln können. Diese erscheinen aber nur auf dem Konto, wenn erfasst wurde, wie lange ein Teilnehmer bei einer Vortrag oder einem Workshop anwesend war. Der Barcode auf dem Badge muss daher also beim Betreten und beim Verlassen des Raums gescannt werden. Aus technischer Sicht ist das zwar auch mit einer Self-Service-Lösung möglich, jedoch nicht immer empfehlenswert. Ganz leicht kann das Scannen doch einmal vergessen werden, sodass es besser ist, wenn das Personal ein Auge darauf hat. Wird die Zeit nämlich nicht erfasst, gibt es keine CME-Punkte.

Sind Teilnahmebescheinigungen verfügbar?
Alle teilnehmenden Ärzte erhalten einen Überblick über die von ihnen auf der Konferenz gesammelten CME-Punkte, wenn am letzten Veranstaltungstag gleich ihre Teilnahmebescheinigung verfügbar ist. Diese kann bestenfalls direkt vor Ort im Self-Service-Bereich gedruckt werden, steht aber zumindest schon im persönlichen Download-Bereich der Konferenz-Website für alle bereit.