Tagung planen: Checkliste für den Konferenz-Check-In

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1. Worauf kommt es bei der Gestaltung des Check-In-Bereichs bei einer Tagung an?

✅ Passt die Anzahl der Schalter zur Größe der Tagung?
Nur ein besetzter Schalter reicht bei einer Konferenz selten aus. Die meisten Teilnehmenden werden voraussichtlich am ersten Tag und möglicherweise sogar kurz nacheinander oder gleichzeitig eintreffen. Deshalb ist es wichtig, niemanden lange warten zu lassen und das Personal nicht zu überfordern. Rechnen Sie mit einer Check-In-Dauer von ungefähr einer Minute pro Person. Bei 1.000 Teilnehmenden sollten Sie daher am besten in etwa zehn Schalter einplanen.

✅ Sind die Schalter ihrer Funktion entsprechend eingeteilt?
Orientieren Sie sich bei der Einteilung der Konferenz-Schalter am besten an Flughäfen und deren Schaltern. Statt nach Fluggesellschaften teilen Sie die Counter nach Funktionen ein. So kann es neben gewöhnlichen Check-In-Schaltern auch solche speziell für Neuanmeldungen vor Ort oder VIP-Gäste geben. Sobald Sie wissen, wie die Liste der Teilnehmenden aussieht, lohnt es sich außerdem, allen Check-In-Schaltern Buchstabengruppen zuzuweisen, sodass in etwa gleichviele Personen an jedem Counter einchecken.

✅ Können alle den Weg finden?
Kommt nur eine Handvoll Personen an den Schaltern an, während der Rest sich verlaufen hat, könnte es daran liegen, dass sich die anderen unterwegs verlaufen haben. Die wenigsten bewegen sich bei ihrer Ankunft vor Ort auf vertrautem Terrain. Helfen Sie ein bisschen nach beim Orientieren und bringen Sie Wegweiser und Hinweisschilder an. Achten Sie darauf, dass alle Schilder gut sichtbar sind und nicht von Pflanzen oder Gegenständen verdeckt werden.

✅ Steht fest, wann welche Schalter besetzt sind?
Nur weil es bei einer Tagung viele Schalter gibt, muss das nicht bedeuten, dass diese auch rund um die Uhr besetzt sind. Wichtig ist vor allem, dass kein Schalter während der Phasen mit dem größten Andrang geschlossen ist. Sobald diese vorüber sind, ist es in Ordnung, wenn nur noch ein Teil als Informationsschalter offen bleibt, an denen das Personal bei Fragen aller Art weiterhilft.

✅ Wissen die Besucher:innen davon?
Die beste Planung bewirkt nichts, wenn niemand etwas davon mitbekommt. Nutzen Sie die Website der Konferenz oder die Konferenz-App, um darüber zu informieren, wie der Check-In ablaufen wird. Geben Sie dort auch die Zeiten durch, zu denen das Einchecken möglich ist.

✅ Liegen alle Materialien bereit?
Legen Sie rechtzeitig alles zurecht, was Sie beim Einchecken an die Teilnehmenden aushändigen wollen. Prüfen Sie, ob die Tagungsmappen vollständig sind. Sind alle Namensschilder vorhanden? Achten Sie auch darauf, Badges nicht zu vertauschen. Das erzeugt später unnötigen Aufwand und führt dazu, dass mindestens zwei Personen beim Einchecken Probleme haben werden.

2. Was muss das Service-Personal wissen?

✅ Haben Sie das Personal auf die anstehenden Aufgaben vorbereitet?
Eine gute Vorbereitung ist durch nichts zu ersetzen. Für einige Ihrer Mitarbeitenden ist es vielleicht sogar die erste Konferenz, die sie begleiten. Routinierte Kolleg:innen an der Seite zu haben, kann da zwar nicht schaden, noch besser ist aber eine eingehende Schulung. Dort können sich alle in Ruhe mit der verwendeten Technik und der Software vertraut machen. Gibt es typische Stolperfallen, die im Jahr vorher aufgetreten sind und sich nicht wiederholen sollen? Sprechen Sie diese im Rahmen der Schulung an.

✅ Ist das Personal in der Lage, sich gegenüber den Teilnehmern der Situation entsprechend zu verhalten?
Neben einem freundlichen Auftreten sollte Ihr Personal auch in stressigen Situationen die nötige Ruhe bewahren. Es ist gar nicht schlimm, die Antwort auf eine Frage einmal nicht zu wissen, solange klar ist, wer stattdessen helfen kann. Für internationale Konferenzen wäre an dieser Stelle noch relevant, dass die Mitarbeitenden in mehr als nur einer Sprache Auskunft geben können.

✅ Wer gehört zum Personal?
Wahrscheinlich kennt und erkennt sich das Personal untereinander. Mindestens genauso wichtig ist es allerdings, dass alle Teilnehmenden der Konferenz wissen, an wen sie sich wenden können. Legen Sie vorher fest, wodurch Ihre Mitarbeitenden aus der Menge herausstechen sollen. Das können Uniformen sein oder einfach T-Shirts in der Farbe Ihrer Konferenz.

✅ Wie kommunizieren Sie Änderungen im Ablauf?
Nicht eingeplante Änderungen sind selten ein Grund zur Freude, lassen sich nur oft nicht vermeiden. Weniger schlimm ist es, wenn alle sofort Bescheid wissen und sich darauf einstellen können. Sorgen Sie dafür, dass alle die Telefonnummern der anderen im Team griffbereit haben. Noch besser nutzen Sie interne Kommunikationskanäle wie etwa Slack, auf die dank einer App alle jederzeit zugreifen können.

3. Was ist beim Druck der Namensschilder zu beachten?

✅ Gibt es einen Zeitplan für das Drucken?
Beim Druck müssen Sie sich entscheiden: Sollen alle Badges schon vor Konferenz-Beginn fertig sein oder erst vor Ort aus dem Drucker kommen? Vielleicht nehmen Sie auch noch Anmeldungen vor Ort entgegen und bevorzugen daher eine Kombination aus beiden Varianten. Im Fall eines jeden Vorab-Drucks sollte dieser so organisiert werden, dass die fertigen Exemplare spätestens zwei Tage vor dem Start bei Ihnen bereitliegen.

✅ Wie viel Zeit vergeht bis zum fertigen Badge?
Hier geht es besonders darum, wie die Angaben auf die Schilder kommen. Sicher möchte niemand mehrere Tausend Namen mühsam aus der Liste mit den Namen aller Teilnehmenden einzeln auf jedes Badge übertragen. Einfacher ist es, die Angaben direkt aus der Software zur Teilnehmerverwaltung zu übernehmen. Wichtig wird das auch dann, wenn ein Badge noch einmal gedruckt werden muss, weil es zum Beispiel verloren gegangen ist.

✅ Steht fest, wie die Teilnehmenden ihre Badges tragen?
Ankleben, anstecken oder umhängen – es gibt mehr als eine Variante, die fertigen Namensschilder zu tragen. Sollen ihre um den Hals getragen werden, benötigen Sie noch Schlüsselbänder und eventuell Hüllen. Besorgen Sie die benötigten Materialien rechtzeitig und stellen Sie sicher, dass alles in ausreichender Anzahl vorhanden ist. Bitte auch an Ersatz-Materialien denken!

4. Wie lässt sich eine Self-Service-Lösung umsetzen?

✅ Sind alle benötigten Geräte vorhanden?

• Für das Einchecken
  Sollen die Teilnehmenden selbst einchecken, geht das nur, wenn die benötigten Geräte vorhanden sind. Neben der Software sind hier vor allem Displays und Scanner wichtig. Eine komplexe Kiosk-Lösung muss es nicht unbedingt sein, stattdessen können Sie auch auf Laptops, Tablets oder Monitore setzen. Entscheiden müssen Sie sich außerdem noch zwischen Hand- und Standscannern. Bedenken Sie aber, dass Barcode nicht gleich Barcode ist. Die auf den Tickets verwendeten Codes müssen für das Scanner-Modell lesbar sein.
• Für den Badge-Druck
  Möchten Sie das Einchecken gleich mit dem automatischen Druck des Namensschilds abschließen, überlegen Sie vorher, ob die Badges aus Papier oder Plastik sein sollen und wählen Sie dann ein entsprechendes Druckermodell. Wer mehrfarbige Ausdrucke möchte, muss außerdem auf die Technologie des Druckers achten.

✅ Funktioniert alles wie geplant?
Noch besser, wenn das so bleibt. Planen Sie deshalb neben je einem Gerät pro Station lieber noch zwei bis drei Ersatzgeräte ein. Um den gesamten Prozess einer Generalprobe zu unterziehen, empfiehlt sich ein Early Check-In am Abend vor dem ersten Konferenztag. Einige der Teilnehmenden reisen zu der Zeit meistens schon an und dürften sich über eine solche Gelegenheit freuen. Falls es dabei zu einigen kleineren Startschwierigkeiten kommt, bleibt noch genug Zeit, um diese bis zum nächsten Tag aus dem Weg zu räumen.

✅ Gibt es Hilfe bei Problemen?
Trotz aller Testläufe kann es vorkommen, dass es Personen gibt, die dem Self-Service nicht so recht trauen und sich vor dem Scannen des Tickets vorsichtshalber noch einmal vergewissern wollen, was denn nun genau zu tun ist. Damit jemand helfen kann, ist es also wichtig, nie ganz auf Personal zu verzichten.

✅ Ist eine Registrierung vor Ort noch möglich?
Wenn Ihre Teilnehmendenliste noch nicht ganz voll ist, können sich spontan noch Personen zur Teilnahme entscheiden und sich vor Ort neu registrieren. Denken Sie dann an Kartenlesegeräte für die Teilnahmegebühren. Weil das Registrieren ein wenig länger dauert als das bloße Einchecken, richten Sie dafür besser einen eigenen Schalter ein.

5. Sollen mehrere Check-Ins erfolgen?

✅ Gibt es Veranstaltungen, bei denen Sie Teilnehmende gesondert erfassen müssen?
Hat eine Ärztekammer Ihre Veranstaltung als Fortbildung zertifiziert, heißt das, dass Teilnehmende dort CME-Punkte für ihr Weiterbildungskonto sammeln können. Diese erscheinen aber nur auf dem Konto, wenn Sie erfasst haben, wie lange eine Person bei einem Vortrag oder einem Workshop anwesend war. Sie müssen den Barcode auf dem Badge daher also einmal beim Betreten und einmal beim Verlassen des Raums scannen. Aus technischer Sicht ist das zwar auch mit einer Self-Service-Lösung möglich, jedoch nicht immer empfehlenswert. Es passiert schnell, dass das Scannen doch einmal vergessen wird, sodass es besser ist, wenn das Personal ein wachsames Auge darauf hat. Hat eine Person einen Workshop besucht, aber das Scannen vergessen, gibt es am Ende keine CME-Punkte.

✅ Sind Teilnahmebescheinigungen verfügbar?
Alle teilnehmenden Ärzte und Ärztinnen erhalten einen Überblick über die von ihnen auf der Konferenz gesammelten CME-Punkte, wenn am letzten Veranstaltungstag gleich ihre Teilnahmebescheinigung verfügbar ist. Diese können die Teilnehmenden entweder direkt vor Ort im Self-Service-Bereich drucken oder sie steht im persönlichen Download-Bereich der Konferenz-Website für alle in papierloser Form bereit.