Self-Service bei Konferenzen

Teil 1: Selbst einchecken und los!

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Zu viel zu tun, zu wenig Zeit

Die beste Werbung für eine Veranstaltung sind sie nicht, die langen Warteschlangen vor den Schaltern beim Check-In. Leider sind sie aber ein Bild, das irgendwie schon dazugehört. Und eins, das stark genug ist, im Gedächtnis bleibt und die eigene Meinung zur Veranstaltung maßgeblich beeinflusst. Ist eine Konferenz gut oder schlecht organisiert? Einen Teil der Antwort erhalten die Teilnehmenden schon beim Einlass.

Das wird bei vielen Konferenzen zum Problem, weil es keinen Tag gibt, an dem die Hektik größer ist als am allerersten. Selbst die beste und gründlichste Vorbereitung ist keine Garantie dafür, dass nicht doch plötzlich Fragen und Situationen auftauchen, an die bislang niemand gedacht hat.

Gut, wenn genügend Personal da ist, das sich auf die Suche nach Antworten und Lösungen begeben kann. Solange noch Teilnehmende eingecheckt werden müssen, reicht dazu nur leider meist die Zeit nicht aus.

Warum Self-Service bei Konferenzen zum Game-Changer wird

Self-Service-Stationen machen Veranstaltenden und Teilnehmenden gleichermaßen das Leben leichter. Mit Hilfe der Stationen erledigen alle bei der Ankunft vor Ort den Check-In komplett eigenständig.

Alles, was es dafür braucht, sind eine Konferenz-Management-Software und die entsprechenden Geräte, die in der Lage sind, mit der Software zusammenzuarbeiten.

⚙️Was Sie im Einzelnen benötigen: Scanner, die den Code auf den Tickets der Teilnehmer erfassen, und Displays, die durch den Check-In führen.

Die richtigen Scanner für den Self-Service

Scanner ist aber nicht gleich Scanner: Hier gibt es viele unterschiedliche Modelle. Wichtig ist vor allem, welche Art von Code Sie erfassen möchten. Nicht jeder Scanner kann jede Art von Code lesen. Während manche Modelle nur mit linearen Barcodes zurechtkommen, lassen sich mit anderen auch 2D-Codes oder QR-Codes scannen. Hand- oder Standscanner sind darüber hinaus bei Konferenzen am gebräuchlichsten. Letztere sind ein wenig eleganter, weil Teilnehmende ihr Ticket nur kurz darunterhalten.

🌳Möchten Sie den Check-In Ihrer Konferenz nachhaltig gestalten und Papier einsparen, weisen Sie darauf hin, dass Teilnehmende Ihr Ticket nicht als Ausdruck mitbringen. Die meisten Scanner-Modelle lesen den Code auch problemlos von Displays ein. Kleinen Vorab-Check nicht vergessen!
Self-Service bei Konferenzen
Self-Service bei Konferenzen in Aktion

Die richtigen Displays für den Self-Service

Beim Display muss nicht unbedingt ein Gefühl wie beim Self-Check-In am Flughafen aufkommen. Für das Einchecken bei Konferenzen ist eine Kiosk-Lösung nur eine Option, denn Tablets, Laptops oder Monitore funktionieren genauso.

🛑Einziger Stolperstein: Die Konferenz-Management-Software. Der Check-In per Self-Service wird viel einfacher, wenn Sie überhaupt eine verwenden (was aus mehreren Gründen eine gute Idee ist 😉). Das Display ist bei Self-Service-Stationen in Kombination mit der Software eine kritische Komponente. Bleibt der Bildschirm schwarz, ist das schlecht. Läuft die Software auf den Tablets nur mit großer Verzögerung oder mit sonstigen Fehlern, ist das nicht viel besser. Erkundigen Sie sich deshalb immer beim Anbieter der Software, welche Geräte Sie einsetzen können.

Das, was dann am Ende auf den Bildschirmen zu sehen ist, sollte außerdem aus gestalterischer Sicht nicht den Grundsätzen des Software-Herstellers folgen. Wenn das Menü des Self-Service-Check-Ins zum Konferenz-Design passt, ergibt das ein viel schöneres, harmonisches Gesamtbild.

Und wie ist das mit der Zeit beim Self-Service bei Konferenzen?

Die braucht es ausnahmsweise nicht, denn das oberste Ziel ist ja, dass sich niemand unnötig lange mit dem Check-In aufhalten soll. Ankommen, Ticket scannen und sich mit dem ausgedruckten Namensschild sofort unter die restlichen Besucher mischen – mehr ist es nicht, was an der Self-Service-Station erledigt wird.

Der Self-Check-In spart letztlich also wertvolle Zeit, die Teilnehmende sinnvoller verbringen als mit dem ständigen Blick auf die Uhr in der scheinbar endlosen Warteschlange.

💡Auf welchen Veranstaltungen die Vor-Ort-Lösung Personen zusätzliche Zeit zum Netzwerken schenkt, ist nicht an spezielle Bedingungen geknüpft. Das selbstständige Einchecken per Self-Service funktioniert bei kleineren Tagungen wie auch bei großen Kongressen.

Mehr Zeit bleibt so auch für das Personal. Das Team fällt durch den Self-Service nicht etwa weg, sondern hat jetzt endlich genügend Raum, um Teilnehmenden für Fragen zur Verfügung zu stehen. Allzu leicht entsteht bei manchen Konferenzen der Eindruck, dass Teilnehmende bei ihrer Ankunft nur „abgefertigt“ werden. Manche Personen trauen sich nicht mal, ihre Fragen überhaupt zu stellen, weil schon die nächsten ungeduldig darauf warten, endlich an die Reihe zu kommen.

Self-Service bei Konferenzen ist anonym und unpersönlich

Ein weit verbreitetes Vorurteil der Self-Service-Gegner:innen ist ja, dass das Ankommen auf einer Konferenz so völlig unpersönlich wird. Das ist falsch. Vielmehr ist dadurch endlich Zeit, Probleme in Ruhe zu lösen. Gerade bei wenig technikbegeisterten Teilnehmenden könnte der Gedanke, mit der Check-In-Station alleine gelassen zu werden, zuerst einmal die Alarmglocken läuten lassen. Vor einer unüberwindbaren Hürde steht in Wirklichkeit niemand, denn die Bedienung ist denkbar einfach. Das meiste läuft ohnehin automatisch ab, sodass Personen nichts eingeben, auswählen oder bestätigen müssen. Gibt es dennoch Probleme oder Berührungsängste, fängt das Personal diese auf.

🧪 Eine Lösung gibt es auch für Organisator:innen, die nicht sofort den gesamten Check-In auf die Self-Service-Variante umstellen möchten. Kombinieren Sie dazu einfach die beiden Methoden so wie in manchen Supermärkten: Stellen Sie neben Schaltern, an denen das Personal Teilnehmende eincheckt, Stationen bereit, an denen sich die Besucher:innen der Konferenz selbst um den Check-In kümmern.

Erkundigen Sie sich allerdings vorher, ob Ihre Konferenz-Management-Software Ihren Wünschen nachkommen kann. Wenn nicht, empfiehlt es sich, über einen Wechsel des Anbieters nachzudenken, denn letztlich soll das System zu Ihrer Konferenz passen, nicht umgekehrt.

Für das Anmelden ist es nie zu spät

Organisator:innen einiger Konferenzen freuen sich auch über Teilnehmende, die sich spontan entschließen, die Veranstaltung zu besuchen. Auch das setzen Sie mit Hilfe einer Self-Service-Lösung um. Die Personen füllen dann vor Ort dasselbe Anmeldeformular wie bei der gewöhnlichen Online-Registrierung aus und sehen auch sofort, wenn Workshops oder Sessions bereits ausgebucht sind.

💡Damit sich bereits registrierte Teilnehmende und diejenigen, die die Anmeldung noch vor sich haben, nicht gegenseitig behindern, richten Sie am besten zwei separate Bereiche ein.
Weil vor Ort dann noch die Bezahlung vorgenommen werden muss, sollten Sie außerdem Kartenlesegeräte nicht vergessen.

Fehlt noch eins, bevor zum ersten Punkt auf dem Konferenzprogramm übergegangen werden darf: das Namensschild. Das Drucken des Badges ist ebenfalls ein Teil der Self-Service-Lösung. Zwischen welchen Varianten und Geräten Sie dabei wählen können, verrät der zweite Teil unserer Serie zum Thema Self-Service.

Wie geht es weiter?

1. Wer gern Checklisten abhakt, findet hier eine für den Check-In bei Konferenzen.

2. Sie organisieren medizinische Konferenzen und das Teilnehmen bringt Weiterbildungspunkte? Auch das geht per Scan viel leichter.

3. Wie wäre es, Ihre Teilnehmenden bei der nächsten Konferenz auch einmal selbst einchecken zu lassen? Gerne beraten wir Sie und beantworten alle Fragen rund um Self-Service-Stationen. Kontaktieren Sie uns direkt hier.