Self-Service bei Konferenzen

Zu viel zu tun, zu wenig Zeit

Die beste Werbung für eine Veranstaltung sind sie nicht, die langen Warteschlangen vor den Schaltern beim Check-In. Leider sind sie aber ein Bild, das irgendwie schon dazugehört. Und eins, das stark genug ist, um im Gedächtnis der Besucher zu bleiben und deren Meinung zur Organisation der Veranstaltung maßgeblich zu beeinflussen.
Problematisch ist das vor allem deshalb, weil es bei den meisten Konferenzen wohl keinen Tag gibt, an dem die Hektik größer ist als am allerersten. Selbst die beste und gründlichste Vorbereitung ist keine Garantie dafür, dass nicht doch plötzlich Fragen und Situationen auftauchen, an die bislang niemand gedacht hat.

Gut, wenn genügend Personal da ist, das sich auf die Suche nach Antworten und Lösungen begeben kann. Solange noch Teilnehmer eingecheckt werden müssen, reicht dazu nur leider meist die Zeit nicht aus.

Es sei denn…

… den Besuchern stehen Self-Service-Stationen zur Verfügung. Mit deren Hilfe erledigt jeder bei der Ankunft vor Ort den Check-In komplett eigenständig.
Alles, was es dafür braucht, sind eine Event-Management-Software und die entsprechenden Geräte, die in der Lage sind, mit der Software zusammenzuarbeiten. Das wären zum einen Barcodescanner, die den Code auf den Tickets der Teilnehmer erfassen, und zum anderen Displays, die durch den Check-In führen.
Bei den Scannern müssen Sie lediglich darauf achten, welche Arten von Barcode diese lesen können. Während manche Modelle nur mit linearen Codes zurechtkommen, lassen sich mit anderen auch 2D-Codes scannen. Üblicherweise werden zum Erfassen der Codes Hand- oder Standscanner eingesetzt. Letztere sind ein wenig eleganter, weil das Ticket nur noch darunter gehalten werden muss.
Gehören Sie außerdem zu den Veranstaltern, die gerne grünere Konferenzen mit weniger Papier organisieren möchten, dann weisen Sie darauf hin, dass am ersten Konferenztag das Ticket nicht unbedingt in ausgedruckter Form mitgebracht werden muss. Der Code kann mit entsprechenden Scannern auch problemlos von Smartphone-Displays eingelesen werden.
Wenn es an die Auswahl der Displays für die Check-In-Stationen geht, muss nicht unbedingt ein Gefühl wie beim Self-Check-In am Flughafen aufkommen. Für das Einchecken bei Konferenzen lassen sich statt Kiosk-Lösungen genauso gut Tablets, Laptops oder Monitore einsetzen. Event-Management-Software, die nicht webbasiert arbeitet, bereitet an der Stelle jedoch manchmal Probleme. Bevor Sie also beim Einrichten der Stationen feststellen müssen, dass die Software auf Ihren Tablets nicht oder zumindest nicht fehlerfrei läuft, erkundigen Sie sich am besten beim Anbieter, welche Geräte Sie einsetzen können.
Das, was dann am Ende auf den Bildschirmen zu sehen ist, sollte außerdem aus gestalterischer Sicht nicht den Grundsätzen des Software-Herstellers folgen, sondern immer individuell an das Konferenz-Design angepasst werden können.

Und wie ist das mit der Zeit?

Die braucht es ausnahmsweise nicht, denn das oberste Ziel ist ja, dass sich niemand unnötig lange mit dem Check-In aufhalten soll. Ankommen, Ticket scannen und sich mit dem ausgedruckten Namensschild sofort unter die restlichen Besucher mischen – mehr ist es nicht, was an der Self-Service-Station erledigt wird.
Der Self-Check-In spart letztlich also wertvolle Zeit, die nun sinnvoller verbracht werden kann als mit dem ständigen Blick auf die Uhr in der scheinbar endlosen Warteschlange.

Auf welchen Veranstaltungen die Vor-Ort-Lösung Besuchern zusätzliche Zeit zum Netzwerken schenkt, ist nicht an spezielle Bedingungen geknüpft. Das selbstständige Einchecken funktioniert bei kleineren Tagungen wie auch bei großen Kongressen.

Mehr Zeit bleibt so auch für das Personal, um sich stattdessen den Fragen der Teilnehmer zu widmen. Allzu leicht entsteht bei manchen Veranstaltungen der Eindruck, dass die Besucher bei ihrer Ankunft nur „abgefertigt“ werden. Für Fragen ist oft nur wenig Platz, weil schon die nächsten ungeduldig darauf warten, endlich an die Reihe zu kommen.
Wer jetzt aber fürchtet, dass das Einchecken per Self-Service zu einer gänzlich unpersönlichen Angelegenheit wird, liegt falsch. Probleme können vielmehr in Ruhe gelöst werden. Gerade bei wenig technikbegeisterten Besuchern könnte der Gedanke, mit der Check-In-Station alleine gelassen zu werden, zuerst einmal die Alarmglocken läuten lassen. Vor einer unüberwindbaren Hürde steht in Wirklichkeit aber niemand, denn die Bedienung ist denkbar einfach. Das meiste läuft ohnehin automatisch ab, sodass die Teilnehmer nichts eingeben, auswählen oder bestätigen müssen.

Eine Lösung gibt es auch für Veranstalter, die nicht sofort den gesamten Check-In auf die Self-Service-Variante umstellen möchten. Kombinieren Sie dazu einfach die beiden Methoden, indem Sie neben Schaltern, an denen das Personal die Teilnehmer eincheckt, Stationen bereitstellen, an denen die Teilnehmer sich selbst darum kümmern.
Erkundigen Sie sich allerdings vorher, ob Ihre Event-Management-Software Ihren Wünschen nachkommen kann. Wenn nicht, empfiehlt es sich, über einen Wechsel des Anbieters nachzudenken, denn letztlich soll das System zu Ihrer Veranstaltung passen.

Für das Anmelden ist es nie zu spät

Häufig erlauben es Veranstalter, sich auch vor Ort noch für die Konferenz anzumelden. Auch das kann im Rahmen einer Self-Service-Lösung umgesetzt werden. Die Teilnehmer füllen dann vor Ort dasselbe Anmeldeformular wie bei der gewöhnlichen Online-Registrierung aus und sehen auch sofort, wenn Workshops oder Sessions bereits ausgebucht sind. Damit sich bereits registrierte Besucher und diejenigen, die die Anmeldung noch vor sich haben, nicht gegenseitig behindern, richten Sie am besten zwei separate Bereiche ein.
Weil vor Ort dann noch die Bezahlung vorgenommen werden muss, sollten Sie außerdem Kartenlesegeräte nicht vergessen.

Fehlt noch eins, bevor zum ersten Punkt auf dem Konferenzprogramm übergegangen werden darf: das Namensschild. Das Drucken des Badges ist ebenfalls ein Teil der Self-Service-Lösung. Zwischen welchen Varianten und Geräten Sie dabei wählen können, verrät der zweite Teil unserer Serie zum Thema Self-Service.

Wie wäre es, Ihre Besucher bei der nächsten Veranstaltung auch einmal selbst einchecken zu lassen? Kein Problem mit Converia. Gerne beraten wir Sie und beantworten alle Fragen rund um die Self-Service-Stationen.