Self-Service bei Konferenzen

Teil 1: Selbst einchecken und los!

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Zu viel zu tun, zu wenig Zeit

Die beste Werbung fĂŒr eine Veranstaltung sind sie nicht, die langen Warteschlangen vor den Schaltern beim Check-In. Leider sind sie aber ein Bild, das irgendwie schon dazugehört. Und eins, das stark genug ist, im GedĂ€chtnis bleibt und die eigene Meinung zur Veranstaltung maßgeblich beeinflusst. Ist eine Konferenz gut oder schlecht organisiert? Einen Teil der Antwort erhalten die Teilnehmenden schon beim Einlass.

Das wird bei vielen Konferenzen zum Problem, weil es keinen Tag gibt, an dem die Hektik grĂ¶ĂŸer ist als am allerersten. Selbst die beste und grĂŒndlichste Vorbereitung ist keine Garantie dafĂŒr, dass nicht doch plötzlich Fragen und Situationen auftauchen, an die bislang niemand gedacht hat.

Gut, wenn genĂŒgend Personal da ist, das sich auf die Suche nach Antworten und Lösungen begeben kann. Solange noch Teilnehmende eingecheckt werden mĂŒssen, reicht dazu nur leider meist die Zeit nicht aus.

Warum Self-Service bei Konferenzen zum Game-Changer wird

Self-Service-Stationen machen Veranstaltenden und Teilnehmenden gleichermaßen das Leben leichter. Mit Hilfe der Stationen erledigen alle bei der Ankunft vor Ort den Check-In komplett eigenstĂ€ndig.

Alles, was es dafĂŒr braucht, sind eine Konferenz-Management-Software und die entsprechenden GerĂ€te, die in der Lage sind, mit der Software zusammenzuarbeiten.

⚙Was Sie im Einzelnen benötigen: Scanner, die den Code auf den Tickets der Teilnehmer erfassen, und Displays, die durch den Check-In fĂŒhren.

Die richtigen Scanner fĂŒr den Self-Service

Scanner ist aber nicht gleich Scanner: Hier gibt es viele unterschiedliche Modelle. Wichtig ist vor allem, welche Art von Code Sie erfassen möchten. Nicht jeder Scanner kann jede Art von Code lesen. WĂ€hrend manche Modelle nur mit linearen Barcodes zurechtkommen, lassen sich mit anderen auch 2D-Codes oder QR-Codes scannen. Hand- oder Standscanner sind darĂŒber hinaus bei Konferenzen am gebrĂ€uchlichsten. Letztere sind ein wenig eleganter, weil Teilnehmende ihr Ticket nur kurz darunterhalten.

🌳Möchten Sie den Check-In Ihrer Konferenz nachhaltig gestalten und Papier einsparen, weisen Sie darauf hin, dass Teilnehmende Ihr Ticket nicht als Ausdruck mitbringen. Die meisten Scanner-Modelle lesen den Code auch problemlos von Displays ein. Kleinen Vorab-Check nicht vergessen!
Self-Service bei Konferenzen
Self-Service bei Konferenzen in Aktion

Die richtigen Displays fĂŒr den Self-Service

Beim Display muss nicht unbedingt ein GefĂŒhl wie beim Self-Check-In am Flughafen aufkommen. FĂŒr das Einchecken bei Konferenzen ist eine Kiosk-Lösung nur eine Option, denn Tablets, Laptops oder Monitore funktionieren genauso.

🛑Einziger Stolperstein: Die Konferenz-Management-Software. Der Check-In per Self-Service wird viel einfacher, wenn Sie ĂŒberhaupt eine verwenden (was aus mehreren GrĂŒnden eine gute Idee ist 😉). Das Display ist bei Self-Service-Stationen in Kombination mit der Software eine kritische Komponente. Bleibt der Bildschirm schwarz, ist das schlecht. LĂ€uft die Software auf den Tablets nur mit großer Verzögerung oder mit sonstigen Fehlern, ist das nicht viel besser. Erkundigen Sie sich deshalb immer beim Anbieter der Software, welche GerĂ€te Sie einsetzen können.

Das, was dann am Ende auf den Bildschirmen zu sehen ist, sollte außerdem aus gestalterischer Sicht nicht den GrundsĂ€tzen des Software-Herstellers folgen. Wenn das MenĂŒ des Self-Service-Check-Ins zum Konferenz-Design passt, ergibt das ein viel schöneres, harmonisches Gesamtbild.

Und wie ist das mit der Zeit beim Self-Service bei Konferenzen?

Die braucht es ausnahmsweise nicht, denn das oberste Ziel ist ja, dass sich niemand unnötig lange mit dem Check-In aufhalten soll. Ankommen, Ticket scannen und sich mit dem ausgedruckten Namensschild sofort unter die restlichen Besucher mischen – mehr ist es nicht, was an der Self-Service-Station erledigt wird.

Der Self-Check-In spart letztlich also wertvolle Zeit, die Teilnehmende sinnvoller verbringen als mit dem stÀndigen Blick auf die Uhr in der scheinbar endlosen Warteschlange.

💡Auf welchen Veranstaltungen die Vor-Ort-Lösung Personen zusĂ€tzliche Zeit zum Netzwerken schenkt, ist nicht an spezielle Bedingungen geknĂŒpft. Das selbststĂ€ndige Einchecken per Self-Service funktioniert bei kleineren Tagungen wie auch bei großen Kongressen.

Mehr Zeit bleibt so auch fĂŒr das Personal. Das Team fĂ€llt durch den Self-Service nicht etwa weg, sondern hat jetzt endlich genĂŒgend Raum, um Teilnehmenden fĂŒr Fragen zur VerfĂŒgung zu stehen. Allzu leicht entsteht bei manchen Konferenzen der Eindruck, dass Teilnehmende bei ihrer Ankunft nur „abgefertigt“ werden. Manche Personen trauen sich nicht mal, ihre Fragen ĂŒberhaupt zu stellen, weil schon die nĂ€chsten ungeduldig darauf warten, endlich an die Reihe zu kommen.

Self-Service bei Konferenzen ist anonym und unpersönlich

Ein weit verbreitetes Vorurteil der Self-Service-Gegner:innen ist ja, dass das Ankommen auf einer Konferenz so völlig unpersönlich wird. Das ist falsch. Vielmehr ist dadurch endlich Zeit, Probleme in Ruhe zu lösen. Gerade bei wenig technikbegeisterten Teilnehmenden könnte der Gedanke, mit der Check-In-Station alleine gelassen zu werden, zuerst einmal die Alarmglocken lĂ€uten lassen. Vor einer unĂŒberwindbaren HĂŒrde steht in Wirklichkeit niemand, denn die Bedienung ist denkbar einfach. Das meiste lĂ€uft ohnehin automatisch ab, sodass Personen nichts eingeben, auswĂ€hlen oder bestĂ€tigen mĂŒssen. Gibt es dennoch Probleme oder BerĂŒhrungsĂ€ngste, fĂ€ngt das Personal diese auf.

đŸ§Ș Eine Lösung gibt es auch fĂŒr Organisator:innen, die nicht sofort den gesamten Check-In auf die Self-Service-Variante umstellen möchten. Kombinieren Sie dazu einfach die beiden Methoden so wie in manchen SupermĂ€rkten: Stellen Sie neben Schaltern, an denen das Personal Teilnehmende eincheckt, Stationen bereit, an denen sich die Besucher:innen der Konferenz selbst um den Check-In kĂŒmmern.

Erkundigen Sie sich allerdings vorher, ob Ihre Konferenz-Management-Software Ihren WĂŒnschen nachkommen kann. Wenn nicht, empfiehlt es sich, ĂŒber einen Wechsel des Anbieters nachzudenken, denn letztlich soll das System zu Ihrer Konferenz passen, nicht umgekehrt.

FĂŒr das Anmelden ist es nie zu spĂ€t

Organisator:innen einiger Konferenzen freuen sich auch ĂŒber Teilnehmende, die sich spontan entschließen, die Veranstaltung zu besuchen. Auch das setzen Sie mit Hilfe einer Self-Service-Lösung um. Die Personen fĂŒllen dann vor Ort dasselbe Anmeldeformular wie bei der gewöhnlichen Online-Registrierung aus und sehen auch sofort, wenn Workshops oder Sessions bereits ausgebucht sind.

💡Damit sich bereits registrierte Teilnehmende und diejenigen, die die Anmeldung noch vor sich haben, nicht gegenseitig behindern, richten Sie am besten zwei separate Bereiche ein.
Weil vor Ort dann noch die Bezahlung vorgenommen werden muss, sollten Sie außerdem KartenlesegerĂ€te nicht vergessen.

Fehlt noch eins, bevor zum ersten Punkt auf dem Konferenzprogramm ĂŒbergegangen werden darf: das Namensschild. Das Drucken des Badges ist ebenfalls ein Teil der Self-Service-Lösung. Zwischen welchen Varianten und GerĂ€ten Sie dabei wĂ€hlen können, verrĂ€t der zweite Teil unserer Serie zum Thema Self-Service.

Wie geht es weiter?

1. Wer gern Checklisten abhakt, findet hier eine fĂŒr den Check-In bei Konferenzen.

2. Sie organisieren medizinische Konferenzen und das Teilnehmen bringt Weiterbildungspunkte? Auch das geht per Scan viel leichter.

3. Wie wÀre es, Ihre Teilnehmenden bei der nÀchsten Konferenz auch einmal selbst einchecken zu lassen? Gerne beraten wir Sie und beantworten alle Fragen rund um Self-Service-Stationen. Kontaktieren Sie uns direkt hier.