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Digitale Wegfindung bei Konferenzen

Dass Konferenzen digitaler werden, zeigt sich unter anderem daran, dass gedruckte Programmhefte ein seltenerer Anblick geworden sind. Software-Anbindung sei Dank befinden sich Session-Übersichten inzwischen im platzsparenden handlichen Format meist direkt auf dem Smartphone. Auch beim Stichwort Orientierung läuft heute bereits vieles elektronisch ab, was früher in Form von Hinweisschildern Besuchern den Weg gewiesen hat. Auch das hat seine Berechtigung, denn viele der Schilder sind nach dem Ende der Veranstaltung schon wieder obsolet – einige sowieso, weil jede Konferenz ihr eigenes Programm hat, andere spätestens, wenn irgendwo in der Location ein Umbau vorgenommen wird. Manchmal ist es auch nur die Zeit, die den Schildern zu schaffen macht, und dafür sorgt, dass diese mit den Jahren nicht unbedingt besser werden.

Orientierung als Aufgabe des Veranstalters

Wer nun sein Wegfindungskonzept für die nächste Konferenz dahingehend überarbeiten möchte, muss sich zunächst Folgendes bewusst machen: Es muss a) Wegweiser geben, die b) gut beschriftet und c) einfach zu verstehen sein müssen. Das funktioniert auch mit Displays, nur ist es nicht damit getan, ein paar Bildschirme zu kaufen und diese vor Ort da aufzustellen oder aufzuhängen, wo es gerade passt und ganz okay aussieht.

Das große Ziel dahinter ist eigentlich immer dasselbe: So wenige Bildschirme wie möglich sollen das Maximum an Orientierung bieten. Ein Wegweiser befindet sich also möglichst immer dort, wo jemand Hilfe gebrauchen könnte. Das sind zum einen zentrale Punkte wie der Eingangsbereich, aber auch Flure, Kreuzungen und immer da, wo jemand die Option hat, mehr als einen Weg einzuschlagen. Am Ziel selbst sollte sich dann ein Hinweis befinden, der einer Teilnehmerin verrät, dass sie angekommen ist. Umso besser, wenn sie das schon aus einiger Entfernung erkennen kann.

Noch mal zurück zum Eingangsbereich: Zu den Zeiten, in denen alle ankommen, geht es dort geschäftiger zu, weshalb mehr als ein Display vorhanden sein sollte. Keines darf sich allerdings in einer Ecke verstecken. Die besten Plätze finden Sie, wenn Sie die Wege eines ankommenden Teilnehmers im Selbstversuch testen. Betreten Sie die Location. Wo fällt Ihr Blick zuerst hin? Genau dort wäre ein Display schon ganz gut aufgehoben.

Testen Sie außerdem, ob die Schrift noch zu lesen ist, wenn jemand ein paar Meter entfernt steht. Das Bild darf nicht zu hell und nicht zu dunkel dargestellt werden. Finden Sie heraus, wie sich das Display im Tageslicht und bei künstlichem Licht verhält.

Je nachdem, wo Ihre Veranstaltung stattfindet, müssen Sie selbst gar nicht mehr so viel planerische Vorarbeit leisten, denn einige Konferenzzentren sind in Sachen Displays erfahren und schon bestens ausgerüstet.

Was muss auf das Display?

Je nachdem, welche Inhalte Ihnen vorschweben, wird es sich in den meisten Fällen so verhalten, dass sich diese rein technisch gesehen mit den gängigen Lösungen tatsächlich abbilden lassen. Displays für die Wand, Terminals, intelligente Funkschilder, hybride Systeme, mit denen sowohl analoge als auch digitale Anzeigen gestaltet werden, oder solche, die Nutzer mit Mobilgeräten zum Ziel lotsen oder das Reservieren von Räumen erlauben, sind nur einige der Hilfen, die bei Konferenzen den Weg erklären. Manchmal können Anzeigetafeln auch noch ganz andere Wege ersparen, den zu Google zum Beispiel. Ein so genanntes „Concierge Board“ kann Auskunft zu allen möglichen Dingen geben, für die sich eine Besucherin interessiert: Fahrpläne für Busse und Bahn, Wettervorhersagen, Sehenswürdigkeiten in der Nähe oder wichtigen Nachrichten rund um die Konferenz.

Für den Gebrauch bei Konferenzen sind einige der technischen Finessen jedoch selten gewinnbringend und besser in Bibliotheken oder auf Messen aufgehoben. Ganz allgemein bieten sich für Konferenzen an der Wand befestigte Displays hauptsächlich neben Räumen an, weil sie dort an analoge Hinweisschilder erinnern. Für einen allgemeinen Überblick sind Stelen wegen ihrer Ähnlichkeit zu klassischen Wegweisern gut geeignet und Vertrautes ist in dem Fall nie verkehrt.

Nicht jedes Display muss mit einem 3D-Plan der Location ausgestattet sein. 2D genügt oft völlig – und auch das ist eher etwas für den Eingangsbereich bzw. für einen einzelnen Bildschirm auf jeder Etage. Sind die restlichen Wege gut erklärt, finden dort nämlich alle wieder hin.

Ähnliches gilt für Touch-Displays, die zwar ganz nett sind, allerdings längst nicht immer die beste Wahl darstellen. Während sich die Teilnehmenden vor anderen Screens versammeln können, steht vor einem mit Touch-Oberfläche häufig nur eine Person und alle anderen müssen erst mal warten. Solche Staus vermeiden Sie mit mehreren Displays, von denen jedes eine andere Information zeigt. Während die Besucher auf dem einen erfahren, welche Veranstaltungen als nächstes auf dem Programmplan stehen, sehen sie auf dem anderen, in welchem Abschnitt des Gebäudes sie sich gerade befinden.

Filtern Sie die Informationen danach, welche wirklich wichtig sind, und lassen Sie den Rest weg. Displays bieten zwar in der Regel mehr Platz, aber das sollten Sie nicht zum Anlass nehmen, textlastigere Wegweiser zu bauen. Gerade bei Konferenzen mit Besuchern aus verschiedenen Ländern ist manchen vielleicht die Bedeutung des ein oder anderen Worts nicht klar, weshalb universell verständliche Symbole auf mehr Resonanz stoßen dürften. Verwendet die Location darüber hinaus eigene Bezeichnungen für die Räume und weist diese auf ihren Labels auch so aus? Behalten Sie das System auf Ihren Wegweisern bei, damit alles konsistent bleibt (auch wenn Ihre Bezeichnungen die schöneren sind). Wird „Seminarraum 1“ auf den Displays plötzlich als „Erster Seminarraum“ ausgewiesen, könnte das Nicht-Muttersprachler verwirren.

Wie kommen die Daten auf den Bildschirm?

Angenommen, die festgelegte Zeit ändert sich oder ein Programmpunkt entfällt ganz, weshalb die Informationen auf den Bildschirmen aktualisiert werden müssen. Meist geschieht das mit Content-Management-Systemen, mit deren Hilfe Sie Inhalte in digitaler Form als Wort oder Grafik auf den Displays anordnen und ausgeben können. Da sollte es natürlich jemanden in Ihrem Team geben, der sich damit auskennt und die Aufgabe übernimmt.

Viel Zeit sparen Sie, wenn Sie die Daten aus einer bereits vorhandenen Quelle nutzen und nicht noch einmal komplett neu eingeben müssen. In Converia ist es zum Beispiel möglich, die dort angelegten Programmdaten per Schnittstelle an das Display zu übertragen. Somit wird verhindert, dass Tippfehler zu falschen Angaben führen.

Sobald die Inhalte vorhanden sind, sollten Sie die Bildschirme noch einem Test unterziehen: Steht die Verbindung? Sind alle Informationen sichtbar, die angezeigt werden sollen? Können die Daten übertragen werden? Gibt es einen Ansprechpartner im Team, der sich darum kümmern kann, wenn bei der Konferenz ein Display ausfällt? Erst wenn alle Fragen mit „ja“ beantwortet ist, kann es wirklich losgehen.

Wann Displays nicht die beste Lösung sind

Lange Flure lassen unweigerlich die Frage „Bin ich hier überhaupt richtig?“ aufkommen, die schon auf etwa der Hälfte der Strecke beantwortet werden sollte. Dazu reicht ein einfaches Hinweisschild vollkommen aus; ein Bildschirm ist nicht nötig. Wege und Etagen kennzeichnen Sie mit farbigen Markierungen auf Böden und Wänden. Gehen Sie mit Farben sparsam um, ansonsten müssen die Teilnehmenden immer eine Legende bei sich haben, was die Zielfindung verkompliziert. Vorsicht ist auch bei Pfeilen geboten. Diese müssen immer in die richtige Richtung zeigen und können mitunter irreführend sein. Bedeutet ein diagonaler Pfeil, dass gleich an der nächsten Ecke abgebogen werden muss oder erst später? Je größer und verwinkelter das Gebäude, desto anfälliger sind Pfeile für Missverständnisse. In solchen Fällen sollten Sie einer etwas stärker gebogenen Pfeilvariante den Vorzug geben.

Bei jeder noch so modern ausgestatteten Konferenz hilft es, zusätzlich zu Displays noch ein paar menschliche „Backups“ vor Ort zu haben. Diese helfen im Zweifelsfall weiter und erklären den Weg, falls ein Bildschirm mal streikt.

Der große Vorteil digitaler Anzeigen ist zweifellos ihre Flexibilität. Genau wie an Bahnhöfen oder Flughäfen sind Sie damit auch bei Konferenzen in der Lage, Veränderungen schnell an die Teilnehmenden zu kommunizieren.

Bei mehrtägigen Veranstaltungen sind mehrere hundert Sessions keine Ausnahme, weshalb viele der Räume über den Tag verteilt für mehr als einen Programmpunkt genutzt werden. Das bedeutet, dass sich entweder ein Schild mit dem gesamten Belegungsplan neben jeder Eingangstür befinden muss (unübersichtlich) oder Sie ein Schild für jede Session drucken und nach deren Ende austauschen müssen (anstrengend). Meistens ändert sich dann vorher noch etwas und die fertigen Schilder sind wertlos.

Displays umgehen das Problem und erlauben sogar beide Varianten, denn die Anzeige muss nicht statisch sein. Sinnvoll wäre hier etwa ein Loop, der abwechselnd die nächste Veranstaltung im Raum und den Belegungsplan für den gesamten Tag anzeigt.

Werbung? Ernsthaft?

Wer schon mal ein vermeintlich kostenloses Smartphone-Spiel heruntergeladen hat, wird es möglicherweise kennen: Bevor es zum nächsten Level geht, muss der Nutzer erst den ein oder anderen Werbespot über sich ergehen lassen. Dass die Sekunden währenddessen nur zäh vorankriechen, würden wohl auch alle Konferenzbesucher bestätigen, die eine Minute vor einem Display ausharren müssen, bis die Werbung vorbei und der Blick auf die benötigten Informationen auf dem Screen wieder frei ist.

Werbeinhalte auf digitalen Konferenz-Displays sind tatsächlich gar nicht mal so ungewöhnlich und aus finanzieller Sicht rentabel. Da die Displays in der Anschaffung wesentlich teurer als analoge Hinweisschilder sind, kann das Ausspielen von Werbung ein guter Weg sein, das Geld wieder reinzuholen. Das ist an sich nicht verwerflich, immerhin stellen die Screens ja einen äußerst nützlichen Service bereit. Zumindest ist das der Fall, wenn sich die Werbeeinblendungen in Grenzen halten. Wechseln sich dagegen zwei Minuten Werbung mit wenigen Sekunden Information ab, ist das ein schlechtes Verhältnis und das Display ein eher unbrauchbares Kommunikationsmittel. Die Teilnehmerin auf der Suche nach dem Workshop-Raum wird sich vermutlich eher genervt vom Display ab- und stattdessen jemandem zuwenden, der ihr schneller weiterhelfen kann.

Denkbar wäre das gleichzeitige Einblenden von Werbung und Informationen. Zwar kommt die Anzeige so nicht in den Genuss der ungeteilten Aufmerksamkeit ihrer Zielgruppe, wird aber auch nicht mehr als störend wahrgenommen, was wiederum gut für die beworbene Marke ist und gleichzeitig dem Ruf des Veranstalters nicht schadet.

Guten Wegeleitsystemen ist also gemein, Besuchern einer Konferenz das Leben leichter statt schwerer zu machen. Nichts ist anstrengender, als sich in einer weit verzweigten Location nicht zurechtzufinden. Mit dem Gedanken im Hinterkopf, dass die nächste Session schon in fünf Minuten startet, wird das Ganze nicht weniger stressig. Am klügsten agieren Veranstalter, die digitale und analoge Wegweiser-Elemente kombinieren – das Beste aus beiden Welten sozusagen. Kreative und nachhaltige Ansätze gibt es viele. Welchen bevorzugen Sie für Ihre Konferenz?   

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