Wissen Sie, was in den Verträgen steht, die Sie mit dem Anbieter Ihrer Konferenz-Software geschlossen haben? Das Kleingedruckte sollten Sie sich unbedingt gründlich durchgelesen haben, denn mancher Anbieter hat durchaus noch ein paar eigene Interessen im Sinn. Die Daten dafür steuern Sie unbeabsichtigt bei.

Sind Ihnen im Hotel schon einmal Check-in-Automaten begegnet? An vielen dieser Terminals können Gäste sogar kurzfristig noch Zimmer buchen. Etwas Ähnliches funktioniert auch gut bei Konferenzen, wo Besucher an Self-Service-Stationen einchecken und sich auf diese Weise auch vor Ort noch registrieren. Inzwischen hat sich die Methode in der Praxis bewährt und wird immer häufiger eingesetzt. Auf ein paar Punkte sollten Veranstalter vorher jedoch achten.

Die Übergangszeit läuft bereits und das nur noch bis Mai. Bis dahin sind Unternehmen gefordert, die neuen Regelungen zum Datenschutz umzusetzen. Einige Punkte in der vor zwei Jahren verabschiedeten Verordnung stellen Veranstalter dabei vor ganz neue Herausforderungen. Wir listen auf, was es jetzt zu tun gibt.

Zu teuer, lohnt sich nicht und vor allem kommt dann ja niemand mehr zur Konferenz – das sind die drei größten Bedenken, die bei vielen Veranstaltern eine reflexartige Abwehrhaltung verursachen, sobald das Gespräch auf Livestreams oder Aufzeichnungen von Veranstaltungen kommt. Eine begründete Ansicht?

Eine wissenschaftliche Arbeit im Rahmen eines Posters zu präsentieren ist verglichen mit einem Vortrag allenfalls als Trostpreis zu sehen – soweit ein gängiges Vorurteil. Manchmal mag das zutreffen. Wenn Wissenschaftler eine Konferenz dagegen mit wertvollem Feedback zu ihrem Poster verlassen, könnte die gute Organisation der Session dazu beigetragen haben.