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Am besten vollautomatisch einchecken und Badges drucken
Wie die Besucher Ihrer Veranstaltung den Check-In eigenständig durchführen, haben wir Ihnen beim letzten Mal erklärt. Ist das Einchecken abgeschlossen, kann sich das Drucken der Namensschilder gleich anschließen.
Zusätzlicher Aufwand für Veranstaltende und Teilnehmende entsteht nicht, wenn sie Badges drucken.
Eine Self-Service-Lösung ist nämlich vor allem dann praxistauglich, wenn sich niemand lange damit aufhalten muss. Bestenfalls erklärt sich die Funktionsweise von selbst und es läuft möglichst viel automatisch ab, sodass nur sehr wenige Aktionen auf der Seite der Besucher:innen erforderlich sind. Ein Touchscreen mit einem umfangreichen Menü, durch das sich jede Person erst umständlich navigieren muss, bevor überhaupt etwas passiert, ist also eher nicht der beste Weg.
Warum das Live-Drucken vor Ort besser ist
Tatsächlich ist die Liste der Vorteile einer On-Demand-Lösung beim Badge-Druck ziemlich lang und löst oft genau die Probleme, mit denen Veranstaltende einer Konferenz im Allgemeinen zu kämpfen haben.
Alle, die schon einmal auf Badges sitzengeblieben sind, werden das bestätigen können. Per Self-Service verhindern Sie, dass Sie Namensschilder umsonst drucken. Denn wenn die Absage einer Person eintrifft, sind die Badges oft schon fertig. Drucken vor Ort bedeutet dagegen: Gedruckt wird nur, wenn jemand wirklich eincheckt.
Oder kennen Sie das Problem mit dem Sortieren? Sobald Sie die fertigen Badges haben, müssen Sie erst mal Ordnung herstellen. Dafür gibt es zwar allerhand verschiedene Boxen, die das Sortieren erleichtern, allerdings keine Garantie, dass Sie nicht doch mal versehentlich das falsche Namensschild ausgeben.
Was fürs Auge
Was das äußere Erscheinungsbild der Schilder angeht, müssen Sie sich nicht den Vorgaben des Software-Anbieters unterordnen, sondern sollten Ihre eigenen Ideen für die Gestaltung der Badges umsetzen können. Designs, die dem Rest Ihrer Konferenzmaterialien ähnlich sind, müssen beim Self-Service genauso umsetzbar sein wie solche, die verraten, wer da vor Ihnen steht: Ist das eine Referentin? Oder vertritt die Person einen Sponsor?
Eigener Input sollte allerdings auch seine Grenzen haben: Sie brauchen gar nicht jedes einzelne Badge selbst mit Namen und entsprechenden Angaben zu beschriften. Überlassen Sie die Aufgabe lieber der Software, die alle benötigten Informationen ähnlich wie bei einem Serienbrief direkt aus dem System übernimmt. Auswählen oder anpassen müssen die Teilnehmenden dann nichts mehr, sodass das Einchecken inklusive Druck weniger als eine halbe Minute in Anspruch nimmt.
Tinte oder Toner? Papier oder Plastik?
Dann wäre da noch die Frage nach der Hardware.
Der einfachere Teil vorweg: Planen Sie ein Gerät pro Check-In-Station ein. Darüber hinaus schadet es nichts, wenn Sie ein paar Ersatzdrucker für den Fall des Falles vorrätig haben.
Wenn es an die Auswahl des richtigen Modells geht, wird es ein wenig kniffliger. Weil es keine pauschal passende Antwort auf die Frage nach dem besten Drucker gibt, stehen Veranstaltende oft ziemlich unentschlossen vor einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte. Die Entscheidung fällt leichter, wenn Sie sich zuerst überlegen, wie genau die Namensschilder am Ende aussehen sollen. Mit dem gewünschten Resultat im Hinterkopf informieren Sie sich anschließend darüber, welcher Drucker ein solches Ergebnis überhaupt liefern kann.
Sind Ihre Wunsch-Badges bunt, weil Sie vielleicht mit verschiedenen Farben die Unterschiede zwischen den Personengruppen verdeutlichen möchten, wird ein Thermodrucker nicht imstande sein, das umzusetzen. Besser geeignet wären hier Modelle, die mit Tintenstrahl- oder Lasertechnologie arbeiten und mehr als nur eine Farbe zu Papier bringen können.
Überhaupt: Papier. Bleibt noch zu klären, aus welchem Material die Badges sein sollen, mit denen Sie die Teilnehmer ausstatten. Schilder aus Plastik sind stabiler und lohnen sich deshalb vor allem bei mehrtägigen Konferenzen mit vielen Teilnehmenden. Die dazu benötigten Plastikkartendrucker sind allerdings eher im oberen Preissegment angesiedelt. Bei Veranstaltungen, die sich auf nur einen Tag beschränken, sind Namensschilder aus Papier deshalb sinnvoller.
Wählen Sie die Papier-Variante, dann spielt auch das Format eine Rolle. Welche Drucker sind in der Lage, die Badges in der gewünschten Größe auszugeben? Suchen Sie in der Beschreibung der Geräte gezielt nach den maximalen Abmessungen, denn einige Etikettendrucker sind diesbezüglich weniger flexibel.
Weiterhin sollten Sie sich vorab mit der Frage beschäftigen, wie Sie den Drucker mit den anderen Geräten verbinden. Während es bei USB-Anschlüssen keine Probleme geben sollte, unterstützen längst nicht alle Drucker auch eine kabellose Verbindung.
Bevor Sie sich aber endgültig auf ein Modell festlegen, sollten Sie unbedingt noch den Anbieter der Konferenz-Management-Software nach möglichen Einschränkungen fragen. Manche Tools funktionieren nur mit bestimmten Geräten und verweigern die Zusammenarbeit mit anderen.
Sobald Sie die passenden Drucker gefunden haben, steht die nächste Entscheidung an: Leihen oder doch lieber kaufen? Wenn Sie bislang keine Erfahrungen mit dem Self-Service gesammelt haben, ist das Ausleihen zunächst die bessere Wahl. Betrachten Sie das Einchecken dann als eine Art Geräte-Check. Bei Gefallen und weiteren Veranstaltungen in Sicht lohnt es sich vielleicht, die Drucker zu kaufen.
Zum alleinigen Kriterium sollte der Preis jedoch nicht werden. Kommen noch die Preise für das Zubehör dazu, ist manches günstige Modell auf einmal gar nicht mehr so günstig.
Bestens vorbereitet
Weil sich der Druck nach erfolgreichem Einchecken automatisch in Gang setzt, müssen Sie keine Bedienungsanleitungen für den Drucker verteilen. Trotzdem schadet es nie, jemanden vor Ort zu haben, der sich mit den Geräten auskennt und helfen kann, wenn mal etwas klemmt. Oft sind es zwar nur Toner, Patrone oder Etikettenrolle, die Sie auswechseln müssen, aber auch dann ist es gut, jemanden zu haben, der das schnell umzusetzen weiß.
Um das zu gewährleisten, bereiten wir unsere Kunden im Rahmen einer Schulung ausführlich auf den Einsatz der Self-Service-Lösung vor und erklären den Vorgang des Eincheckens inklusive der Bedienung unserer Event-Management-Software Converia.
1. Was darf bei einem Check-In-Schalter auf keinen Fall fehlen? Was muss das Personal vor Ort wissen? Mit unserer Checkliste für den Konferenz-Check-In haken Sie Punkt für Punkt ab und sind bestens vorbereitet, wenn die ersten Teilnehmenden ankommen.
2. Bei Ihrer Konferenz darf man auch spontan noch vorbeikommen? Damit auch das Registrieren vor Ort zügig geht, haben wir hier das Wichtigste zusammengefasst.
3. Sie haben keine Lust mehr, Namensschilder selbst zu beschriften und zu drucken? Erzählen Sie uns gern mehr über die Herausforderungen bei Ihrer Konferenz und wir suchen gemeinsam die beste Lösung für das Einchecken.