Self-Service und Badges drucken bei Konferenzen

Am besten vollautomatisch einchecken und Badges drucken

Wie die Besucher Ihrer Veranstaltung den Check-In eigenständig durchführen, haben wir Ihnen beim letzten Mal erklärt. Ist das Einchecken abgeschlossen, kann sich das Drucken der Namensschilder gleich anschließen.
Zusätzlicher Aufwand für Veranstalter und Teilnehmer entsteht nicht, wenn sie Badges drucken.

Eine Self-Service-Lösung ist nämlich vor allem dann praxistauglich, wenn sich niemand lange damit aufhalten muss. Bestenfalls erklärt sich die Funktionsweise von selbst und es läuft möglichst viel automatisch ab, sodass nur sehr wenige Aktionen auf der Seite der Nutzer erforderlich sind. Ein Touchscreen mit einem umfangreichen Menü, durch das sich jeder Besucher erst umständlich navigieren muss, bevor überhaupt etwas passiert, ist also eher nicht der beste Weg.

Als viel praktischer erweist sich da eine Lösung, bei der das Drucken gleich ganz automatisch abläuft. Das bietet sich hier ohnehin gut an, denn das Design der Namensschilder wurde bereits festgelegt, weshalb vor Ort keine Anpassungen mehr vorgenommen werden müssen. Warum also die Teilnehmer noch extra einen Menüpunkt „Badge drucken“ auswählen lassen?

Warum das Live-Drucken vor Ort besser ist

Tatsächlich ist die Liste der Vorteile einer On-Demand-Lösung beim Badge-Druck ziemlich lang und löst oft genau die Probleme, mit denen Veranstalter im Allgemeinen zu kämpfen haben.
Alle, die schon einmal auf Badges sitzengeblieben sind, werden das bestätigen können. Per Self-Service lässt sich verhindern, dass vorab gedruckte Schilder ungenutzt bleiben. Denn wenn die Absage des Teilnehmers eintrifft, sind die Badges oft schon fertig. Drucken vor Ort bedeutet dagegen, nur Namensschilder für diejenigen zu drucken, die auch einchecken.

Oder kennen Sie das Problem mit dem Sortieren? Alle fertigen Badges müssen erst in eine Ordnung gebracht werden. Dafür gibt es mittlerweile zwar allerhand verschiedene Boxen, die das Sortieren erleichtern, allerding keine Garantie, dass nicht doch versehentlich mal das verkehrte Schild ausgegeben wird.

Ein weiterer Vorteil des Self-Service liegt darin, alle Teilnehmer sofort mit einem Namensschild ausstatten zu können. Wichtig ist das vor allem bei Veranstaltungen, die es Besuchern erlauben, sich vor Ort neu als Teilnehmer zu registrieren. Hier ergeben sich sogar verschiedene Möglichkeiten: Entweder drucken alle ihre Schilder selbst aus oder die Druckstationen bleiben denen vorbehalten, die sich neu auf die Teilnehmerliste setzen, deren Namensschilder sich aber von den vorab fertiggestellten der anderen nicht unterscheiden sollen.

Was fürs Auge

Was das äußere Erscheinungsbild der Schilder angeht, müssen Sie sich nicht den Vorgaben des Software-Anbieters unterordnen, sondern sollten Ihre eigenen Ideen für die Gestaltung der Badges umsetzen können. Designs, die dem Rest Ihrer Konferenzmaterialien ähnlich sind, müssen beim Self-Service genauso umsetzbar sein wie solche, die auf den ersten Blick erkennen lassen, wer Referent und wer Teilnehmer ist.

Eigener Input sollte allerdings auch seine Grenzen haben: Jedes einzelne Badge mit den entsprechenden Namen und zusätzlichen Angaben zu versehen, wäre zu viel des Guten. Überlassen Sie die Aufgabe lieber der Software, die alle benötigten Informationen ähnlich wie bei einem Serienbrief direkt aus dem System übernimmt.
Auswählen oder anpassen müssen die Teilnehmer dann nichts mehr, sodass das Einchecken inklusive Druck weniger als eine halbe Minute in Anspruch nimmt.

Tinte oder Toner? Papier oder Plastik?

Dann wäre da noch die Frage nach der Hardware.
Der einfachere Teil vorweg: Planen Sie ein Gerät pro Check-In-Station ein. Darüber hinaus schadet es nichts, ein paar Ersatzdrucker für den Fall des Falles vorrätig zu haben.

Wenn es an die Auswahl des richtigen Modells geht, wird es ein wenig kniffliger. Weil es keine pauschal passende Antwort auf die Frage nach dem besten Drucker gibt, stehen Veranstalter oft ziemlich unentschlossen vor einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte.
Die Entscheidung fällt leichter, wenn Sie sich zuerst überlegen, wie genau die Namensschilder am Ende aussehen sollen. Mit dem gewünschten Resultat im Hinterkopf informieren Sie sich anschließend darüber, welcher Drucker ein solches Ergebnis überhaupt liefern kann.
Sind Ihre Wunsch-Badges bunt, weil Sie vielleicht mit verschiedenen Farben die Unterschiede zwischen den Teilnehmergruppen verdeutlichen möchten, wird ein Thermodrucker nicht imstande sein, das umzusetzen. Besser geeignet wären hier Modelle, die mit Tintenstrahl- oder Lasertechnologie arbeiten und mehr als nur eine Farbe zu Papier bringen können.

Überhaupt: Papier. Bleibt noch zu klären, aus welchem Material die Badges sein sollen, mit denen Sie die Teilnehmer ausstatten. Schilder aus Plastik sind stabiler und lohnen sich deshalb vor allem bei mehrtägigen Konferenzen mit vielen Besuchern. Die dazu benötigten Plastikkartendrucker sind allerdings eher im oberen Preissegment angesiedelt. Bei Veranstaltungen, die sich auf nur einen Tag beschränken, sind Namensschilder aus Papier deshalb sinnvoller.

Wählen Sie die Papier-Variante, dann spielt auch das Format eine Rolle. Welche Drucker sind in der Lage, die Badges in der gewünschten Größe auszugeben? Suchen Sie in der Beschreibung der Geräte gezielt nach den maximalen Abmessungen, denn einige Etikettendrucker sind diesbezüglich weniger flexibel.
Weiterhin sollten Sie sich vorab mit der Frage beschäftigen, wie Sie den Drucker mit den anderen Geräten verbinden. Während es bei USB-Anschlüssen keine Probleme geben sollte, unterstützen längst nicht alle Drucker auch eine kabellose Verbindung.
Bevor Sie sich aber endgültig auf ein Modell festlegen, sollten Sie unbedingt noch den Anbieter der Event-Management-Software nach möglichen Einschränkungen fragen. Nicht auszuschließen ist nämlich, dass die Software nur mit bestimmten Geräten funktioniert und die Zusammenarbeit mit anderen dafür verweigert.

Sind die passenden Drucker gefunden, steht die nächste Entscheidung an: Leihen oder doch lieber kaufen? Wenn Sie bislang keine Erfahrungen mit dem Self-Service gesammelt haben, ist das Ausleihen zunächst die bessere Wahl. Betrachten Sie das Einchecken dann als eine Art Geräte-Check. Bei Gefallen und weiteren Veranstaltungen in Sicht lohnt es sich dann vielleicht, die Drucker zu kaufen. Oft bieten Händler gebrauchte Modelle in sehr guter Qualität und sogar mit Restgarantie zu günstigen Preisen an.
Zum alleinigen Kriterium sollte der Preis jedoch nicht werden. Die Preise für das Zubehör lassen so manches günstige Modell dann gar nicht mehr so günstig erscheinen.

Bestens vorbereitet

Weil der Druck nach erfolgreichem Einchecken automatisch erfolgt, müssen Sie den Teilnehmern natürlich keine Bedienungsanleitungen für den Drucker aushändigen. Trotzdem schadet es nie, jemanden vor Ort zu haben, der sich mit den Geräten auskennt und helfen kann, wenn mal etwas klemmt. Oft sind es zwar nur Toner, Patrone oder Etikettenrolle, die ausgewechselt werden müssen, aber auch dann ist es gut, jemanden zu haben, der das schnell umzusetzen weiß.

Um das zu gewährleisten, bereiten wir unsere Kunden im Rahmen einer Schulung ausführlich auf den Einsatz der Self-Service-Lösung vor und erklären den Vorgang des Eincheckens inklusive der Bedienung unserer Event-Management-Software Converia. Eine kurze Nachricht an uns genügt.