Am Anfang jeder Konferenz steht die Planung des Zeitrahmens. Diese ist das Fundament einer guten Konferenz. Je getakteter die Konferenzplanung in einem frühen Stadium erfolgt, desto weniger Probleme tauchen bei der Durchführung der Konferenz auf.
Frühzeitig mit der Planung der Konferenz beginnen
Nachdem Sie den Entschluss gefasst haben eine Konferenz durchzuführen, sollten Sie nach einem geeigneten Termin für die Veranstaltung suchen. Wichtige Parameter sind hierbei die Verfügbarkeit der Veranstaltungsstätte und Prüfung möglicher Kollisionen mit anderen Konferenzen im gleichen Zeitraum. Die Kernzeiten für Konferenzen liegen im Frühjahr von März bis Juni und im Herbst von September bis November. Diese Zeiträume sollten Sie auch für Ihre Konferenz nutzen.
Anforderungen ermitteln
Der nächste Schritt im Planungsprozess ist die Ermittlung der verschiedenen Phasen der Konferenz. Streben Sie die Einreichung der Konferenzbeiträge mit einem Call for Paper und der Bewertung der Beiträge über ein Reviewingverfahren an, oder laden Sie gezielt Referenten, sog. Invited Speaker, ein? Benötigen Sie eine Voranmeldung (Pre-Registration) oder starten Sie direkt mit der Teilnehmeranmeldung?
Weiterhin ist natürlich die Größe der Konferenz spannend. Wie viele Beiträge werden eingereicht, wie viele Teilnehmer werden erwartet? Abhängig davon sollten Sie den Zeitraum für die Einreichung bzw. Anmeldung bemessen.
Diese Fragestellungen geben Ihnen eine Vorstellung von Anzahl und Umfang der zu planenden Schritte.
Rahmenzeitplan – von Grob nach Fein
Stehen alle Rahmenparameter fest, können Sie mit der Planung der Zeitkette beginnen. Ausgehend vom Fixtermin der Konferenz planen Sie rückwärts die entsprechenden notwendigen Phasen ein. Nehmen Sie die einzelnen Phasen als grobe Zeitblöcke und passen Sie diese in den Gesamtrahmen ein. Anschließend untersetzen Sie die Blöcke mit den einzelnen konkreten Aufgaben. Beachten Sie dabei auch die Abhängigkeiten der Schritte untereinander.
Dies möchte ich am Beispiel der Teilnehmerregistrierung verdeutlichen. Planen Sie zu Beginn einen Zeitraum von 6 Monaten für die Registration ein. Im Anschluss unterteilen Sie diesen großen Block z. B. in folgende Schritte:
- Installation der Konferenz Software
- Einrichtung der Parameter in der Software
- Freischaltung der Teilnehmeranmeldung
- Information der potentiellen Teilnehmer
- Anmeldungszeiträume für Frühbuchung, normale Buchung und Spätbuchung.
So werden die einzelnen ausführbaren Aufgaben sichtbar und bekommen eine notwendige Reihenfolge im Zeitplan.
Verzögerungen in die Konferenzplanung einberechnen
Ein häufiger Fehler ist die zu knappe Kalkulation des Zeitbedarfs. Planen Sie lieber die einzelnen Phasen großzügig und berechnen Sie unvorhersehbare Verzögerungen mit ein.
Bei der Paper Submission ist oft mit Nachzüglern zu rechnen, die dann noch eine Verlängerung der Deadline wünschen. Weitere Verzögerungen können z. B. beim Reviewing Prozess auftreten, wenn Gutachter mit der Bewertung der Paper nicht fertig werden. Haben Sie diese schon eingeplant, sind Sie im Gesamtablauf auf der sicheren Seite.
Gerade bei der Beitragseinreichung, der Beitragsbewertung und der Teilnehmeranmeldung können kurz vor den Deadlines Lastspitzen auftreten. Die Verteilung ist meist exponentiell, was bedeutet, dass vor einer Deadline das Aufkommen erheblich steigt. Hier kann Ihnen eine Event Management Software wie z. B. Converia viel Arbeit abnehmen und Zeit sparen, da diese den Ansturm zu jeder Tageszeit automatisiert bewältigt.
„Tote Zeiten“ bei der Konferenzplanung berücksichtigen
Bei der Planung einer Konferenz wird häufig stringent nach dem Kalender vorgegangen. Dabei wir oft übersehen, dass es im Jahr „tote Zeiten“ gibt, die mit berücksichtigt werden müssen. Relevant sind dabei die Sommerferien von Juli bis Mitte August und die Zeit um Weihnachten.
Liegen wichtige Deadlines in dieser Zeit kommt es oft zu Verzögerungen. Planen Sie dies vorher mit ein und legen Sie die Deadlines einfach vor oder nach diesen Perioden.
Deadlines klar kommunizieren
Ein weiterer wichtiger Parameter bei der Durchführung einer Konferenz ist die Kommunikation der Deadlines. Nutzen Sie alle Kanäle wie Print oder Internet und stellen Sie die relevanten Deadlines klar und deutlich dar. Sie können Deadlines auch proaktiv kommunizieren, beispielsweise per Newsletter oder über Social Media Kanäle. Bewährt haben sich 2-3 Benachrichtigungen pro Deadline. So können Sie etwa einen Monat, zehn Tage und 2 Tage vor der Deadline einen Reminder senden. Direkte Kontakte per Email bringen dabei mehr Aufmerksamkeit als z. B. Posts in Social Media Kanälen wie Twitter.
Die richtigen Werkzeuge erleichtern die Konferenzplanung
Als Werkzeug für die Planung einer Konferenz bietet sich ein Projekt Management Software wie z. B. Microsoft Project an. Mit dieser Software können Sie bequem die Abläufe der Konferenz planen, steuern und überwachen. Besonders hilfreich dafür ist das Prinzip der Milestones. Mit diesen können Sie bequem kontrollieren, ob sich die Konferenz noch im korrekten Zeitplan befindet. Falls Sie kein Microsoft Project zur Verfügung haben, gibt es im Internet auch andere Open-Source-Tools wie zum Beispiel Onepoint Project. Aber auch mit Microsoft Excel lassen sich entsprechende Vorgangsdiagramme darstellen, wenn auch eher rudimentär und ohne Nachfolgemöglichkeit. (Update 24.5.2012: Unter http://blog.converia.de/konferenz-zeitplan-vorlage-ms-project/ bieten wir Ihnen nun unsere MS-Project-Vorlage für die Konferenzplanung zum Gratis-Download an)
Wenn Sie alle oben genannten Argumente einbeziehen, haben Sie einen Großteil der kritischen Punkte bei der Planung Ihrer Konferenz berücksichtigt.
Haben Sie Fragen oder spannende Einblicke aus Ihrer Konferenzplanung?
Ich freue mich auf Ihre Kommentare.