Deadline Management – die Basis jeder erfolgreichen Konferenzplanung

• Wann sollte ich mit der Konferenzplanung beginnen?
• Wie ermittle ich die Anforderungen an meine Konferenz?
• Wie stelle ich einen Zeitplan für meine Konferenz auf?
• Wie berechne ich Verzögerungen in die Konferenzplanung ein?
  • Kulant oder nicht: Wie Sie mit Verzögerungen in der Deadline umgehen
• Wie berücksichtige ich „Tote Zeiten“ bei der Konferenzplanung?
• Wie kommuniziere ich Deadlines bei meiner Konferenz?
• Weitere Tipps und Hilfen zur Konferenzplanung mit Deadlines

Am Anfang jeder Konferenz steht die Planung des Zeitrahmens. Diese ist das Fundament einer guten Konferenz. Je getakteter die Konferenzplanung in einem frühen Stadium erfolgt, desto weniger Probleme tauchen bei der Durchführung der Konferenz auf.

Wann sollte ich mit der Konferenzplanung beginnen?

Suchen Sie am besten schon so früh wie möglich nach einem Termin.

Wichtige Überlegungen bei der Terminsuche:

• Wo soll die Konferenz stattfinden?
• Wann ist der Veranstaltungsort verfügbar?

Erstellen Sie eine Liste mit mehreren Orten bzw. erkundigen Sie sich, wann die Locations verfügbar sind. Gibt es noch freie Ausweichtermine?

Ihre Konferenz ist wahrscheinlich nicht die einzige in dem Fachbereich. Wann finden die anderen statt? Vermeiden Sie Kollisionen. Legen Sie Ihre Konferenz auch nach Möglichkeit nicht gleich in die darauffolgende Woche. Das könnte für die Teilnehmer:innen ein bisschen zu viel werden.

Wie ermittle ich die Anforderungen an meine Konferenz?

Hier sind die einzelnen Phasen der Konferenz entscheidend.

Was ist bei Ihrer Konferenz geplant?
Starten Sie direkt mit der Anmeldung der Teilnehmenden? Oder gehört noch ein bisschen mehr dazu?

• Es gibt einen Call for Papers.
• Forschende reichen wissenschaftliche Beiträge ein.
• Gutachter:innen bewerten die Beiträge.
• Sie laden gezielt Speaker:innen ein.
• Es gibt eine Voranmeldung (Pre-Registration).

Weiterhin ist natürlich die Größe der Konferenz spannend:

• Mit wie vielen Beiträgen rechnen Sie?
• Wie viele Teilnehmende erwarten Sie?

Abhängig davon sollten Sie den Zeitraum für die Einreichung bzw. Anmeldung bemessen.

Diese Fragestellungen geben Ihnen eine Vorstellung von Anzahl und Umfang der zu planenden Schritte.

Wie stelle ich einen Zeitplan für meine Konferenz auf?

Sobald Sie alle Rahmenparameter haben, geht es los mit dem Planen der Zeitkette.

1. Der Fixtermin steht. Sie wissen, wann Ihre Konferenz stattfinden soll.
2. Jetzt planen Sie alle Phasen rückwärts ein.
3. Jede Phase ist ein grober Zeitblock. Reihen Sie alle aneinander.
4. Jetzt listen Sie für jeden Block alle Aufgaben auf, die in der Phase anfallen.
5. Check: Wo gibt es Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten?

Dies möchte ich am Beispiel der Registrierung der Teilnehmenden verdeutlichen.

Planen Sie zu Beginn einen Zeitraum von 6 Monaten für die Anmeldung der Teilnehmenden ein.
Im Anschluss unterteilen Sie diesen großen Block z. B. in folgende Schritte:

• Einrichtung der Software, mit der Sie Ihre Konferenz verwalten
• Konfiguration aller Parameter in der Software (Teilnahmearten, Angebote, Preise, Gutscheine,…)
• Testen der Anmeldung (Immer Testbuchungen durchführen!)
• Freischalten der Anmeldung
• Info an alle Interessierten: Die Anmeldung ist offen
• Anmeldungszeiträume für Frühbuchung, normale Buchung und Spätbuchung steuern

So werden die einzelnen ausführbaren Aufgaben sichtbar und bekommen eine notwendige Reihenfolge im Zeitplan.

Wie berechne ich Verzögerungen in die Konferenzplanung ein?

Ein häufiger Fehler: Veranstalter kalkulieren falsch. Meist brauchen die Phasen mehr Zeit als zunächst gedacht.

Planen Sie die einzelnen Schritte Ihrer Konferenz lieber großzügig und berechnen Sie unvorhersehbare Verzögerungen mit ein.

Ein Beispiel: Wenn Forschende ihre Beiträge einreichen, kommen oft noch einige Abstracts nach der Deadline an. Hier müssen Sie entscheiden: Entweder vereinbaren Sie im Voraus, dass mit Erreichen der Deadline Schluss ist. Oder Sie zeigen sich ein bisschen großzügiger.

Kulant oder nicht: Wie Sie mit Verzögerungen in der Deadline umgehen

Planen Sie auf jeden Fall schon vorher ein, wie Sie mit Nachzüglern und Verspätungen umgehen. Wenn keine auftreten, umso besser. Wenn aber Abstracts oder Bewertungen verspätet eintreffen, sind Sie gut gerüstet und wissen, was zu tun ist.

Welche Puffer haben Sie eingeplant?
Ein bisschen Raum für Verspätungen vorab einkalkulieren, ist grundsätzlich gut. Allerdings: Die Puffer dürfen nicht zu lang sein, wenn es danach mit dem nächsten Block an Aufgaben weitergeht. Welche Schritte schließen sich an? Treffen Abstracts ein oder zwei Tage später ein, ist das wahrscheinlich noch in Ordnung. Bei einer Woche nach der Deadline schon eher kritisch zu sehen. Legen Sie fest, was für Sie vertretbar ist.

Manchmal ist das auch von der Situation abhängig. Wenn Sie mit mehr Abstracts gerechnet hätten, sind natürlich auch noch die willkommen, die nach der Deadline eintreffen. Kommen im Einreichezeitraum schon massig Abstracts bei Ihnen an, ist es auch okay, ganz strikt vorzugehen. Wer zu spät ist, dessen Beitrag wird nicht mehr berücksichtigt.

Danach verteilen Sie die Abstracts ja auf die Gutachter:innen. Passen Sie auf, dass Sie die Personen nicht mit Arbeit zu überfrachten.

Hier schließt sich gleich das nächste Deadline-Problem an. Weitere Verzögerungen können z. B. beim Review auftreten, wenn Gutachter:innen mit der Bewertung der Paper nicht fertig werden. Auch hier besser von Anfang an einen Puffer einplanen. So bleibt noch Zeit, die Gutachter:innen an ihre Aufgabe zu erinnern.

Wir haben dazu die Daten der Konferenzen ausgewertet, die mit unserer Software Converia arbeiten. Bei Early-Bird-Rabatten hat sich gezeigt, dass sich die meisten Teilnehmenden erst kurz vor Ablauf der Deadline für die Konferenz anmelden.

Die Verteilung ist meist exponentiell, was bedeutet, dass vor einer Deadline das Aufkommen erheblich steigt. Hier kann Ihnen eine Software aber zum Glück auch viel Arbeit abnehmen und Zeit sparen. Mails zur Erinnerung an die Deadlines formulieren Sie zum Beispiel vorab und schicken sie dann mit einem Mal raus. Und mit einem erhöhten Ansturm kurz vor dem Ende der Deadline kommt ein solches Tool ebenfalls problemlos zurecht.

Wie berücksichtige ich „Tote Zeiten“ bei der Konferenzplanung?

Bei der Planung einer Konferenz gehen Veranstaltende häufig stringent nach dem Kalender vor. Dabei übersehen sie oft, dass es im Jahr „tote Zeiten“ gibt. Für eine Konferenz spielen die eine große Rolle. Denken Sie etwa an die Sommerferien: Das betrifft oft auch Teilnehmende. Die wenigsten werden ihren Urlaub für eine Konferenz verschieben. Auch die Personen, die Sie einladen, sind vielleicht verreist und sagen erst mal weder zu noch ab.

Wichtig sind die Zeiträume aber auch für alle anderen Deadlines. Auch Reviewer:innen wollen in der Weihnachtszeit mal keine Abstracts lesen. Planen Sie das vorher ein und legen Sie die Deadlines für jede der Konferenzphasen vor oder nach diesen Perioden fest.

Der Biologieprofessor Terry McGlynn von der California State University Dominguez Hills schreibt etwa in seinem Blog, dass er grundsätzlich keine Konferenzen während seiner Weihnachtspause besucht. Viele US-amerikanische Wissenschaftler:innen sind bis Anfang Januar im Urlaub und wollen laut McGlynn direkt danach auch noch nicht an Tagungen teilnehmen.

Wie kommuniziere ich Deadlines bei meiner Konferenz?

Ein weiterer wichtiger Parameter bei der Durchführung einer Konferenz ist die Kommunikation der Deadlines.

Nutzen Sie alle Kanäle:

• Wo sind potenzielle Teilnehmende unterwegs? LinkedIn? Bluesky? Das wissen Sie am besten und platzieren genau dort immer wieder einen Hinweis.
• Personen, die sich schon angemeldet haben oder als Reviewer:in oder Speaker:in dabei sind, erreichen Sie am besten direkt per Mail.
• Mit einem eigenen Newsletter zur Konferenz holen Sie alle persönlich ab.

Weitere Tipps und Hilfen zur Konferenzplanung mit Deadlines

Wenn Sie alle oben genannten Argumente einbeziehen, haben Sie schon einen Großteil der kritischen Punkte bei der Planung Ihrer Konferenz berücksichtigt. Wir haben aber noch ein paar mehr Ratschläge für Ihre Konferenzplanung zusammengestellt.