5 typische Fehler bei der Programmplanung wissenschaftlicher Konferenzen

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen fünf klassische Stolpersteine beim Planen des Konferenzprogramms – und wie Sie sie gezielt umgehen. Damit Ihre Konferenz nicht nur fachlich überzeugt, sondern auch Teilnehmende begeistert.

Fehler 1: Alles beginnt mit dem Einsammeln der Abstracts.

Ein schwammiger Call for Papers bringt schwammige Beiträge.
Wer eine wissenschaftliche Konferenz organisiert, beginnt oft mit dem Call for Papers – statt mit den Zielen der Veranstaltung. Forscher:innen reichen dann ihre Abstracts ein, die zwar thematisch irgendwie passen, einen Schwerpunkt gibt es allerdings nicht. Wenn Sie eine Konferenz zum Thema Tourismuswissenschaft ausrichten, erreichen Sie Abstracts zu mehr Nachhaltigkeit, zum allgemeinen Reiseverhalten oder zum Umgang mit Online-Bewertungen. Alles dabei, nur eins fehlt: der rote Faden.

🎯Ein stimmiges Programm beginnt mit einem klaren Ziel.
Einen Call for Papers ohne Ausrichtung zu veröffentlichen, erinnert ein bisschen an ein Puzzle. Das würden Sie vermutlich auch nicht beginnen, wenn Sie nicht wissen, welches Motiv entstehen soll.

Fehler 2: Das Konferenzprogramm ist vollgestopft mit Frontalvorträgen.

Vorträge dominieren viele Konferenzprogramme und das ist ein Problem.
Zwar gehören sie zum wissenschaftlichen Standardrepertoire, sollten aber nie das einzige Format sein, das Ihre Konferenz zu bieten hat. Wer stundenlang nur zuhört, schaltet schnell ab. Weniger Aufmerksamkeit und weniger Mehrwert sind die Folge.

💬Ein gutes Programm braucht mehr als Redebeiträge.
Reden sollten die Teilnehmenden natürlich dennoch – aber vielleicht lieber, indem sie sich direkt austauschen. Experimentieren Sie doch mal mit interaktiven Formaten wie einem World Café, einer Breakout Session oder einem Workshop.

Fehler 3: Hauptsache eine Keynote.

Ein bisschen Glanz im Programm zu haben ist schön. Ein bekannter Name allein bewirkt allerdings wenig, wenn die Keynote inhaltlich keinen Mehrwert bietet.

Wählen Sie die Speaker:innen gut aus. Entscheidend ist die fachliche Expertise und die thematische Nähe der Keynote zur Konferenz. Das Renommee ist zweitrangig. Ihre Konferenz hat bestenfalls weit mehr als nur ein Highlight.

🔎Suchen Sie nicht krampfhaft nach einer Person für die Keynote. Möglich, dass Ihr:e Favorit:in am Tag der Konferenz gar nicht verfügbar ist. Planen Sie entweder schon vorher andere Speaker:innen ein oder Sie verzichten ganz auf die Keynote. Vielleicht ist eine lebendige Paneldiskussion ergiebiger als ein weiterer Frontalvortrag.

Fehler 4: Den Sessions im Konferenzprogramm fehlt es an Dramaturgie.

Eine gute Session hat einen Spannungsbogen. Wie ein guter Text entwickelt sich auch eine Session im Laufe der Zeit: Nach einem eher theoretischen Einstieg führt sie über ein Praxisbeispiel hin zu einem Punkt, der in der Zukunft noch eine große Rolle spielen wird. Oder Sie stellen ganz bewusst unterschiedliche Positionen gegeneinander. Wer so plant, schafft Raum für Reibung und Erkenntnis.

🎤Moderation gibt der Session eine Stimme. Ein:e Moderator:in kann nicht nur begrüßen und überleiten, sondern auch den roten Faden sichtbar machen. Sie oder er stellt die Verbindung zwischen den Beiträgen her, formuliert zentrale Fragen, zieht ein Resümee oder steigt in eine Diskussion ein. So besteht die Session nicht mehr nur aus einzelnen Präsentationen, sondern wird zu einem gemeinsamen Gedankenraum.

Fehler 5: Das Konferenzprogramm ist zu statisch.

Ein gutes Programm lebt. Viele Veranstaltende legen die Programmpunkte zu früh fest und durchdenken den Ablauf noch zu sehr aus der Frontalperspektive. Warum nicht den Teilnehmenden mehr Raum geben, einen Teil des Programms aktiv mitzugestalten?

⏲️Nehmen Sie sich zum Beispiel ein oder zwei Stunden am Nachmittag jedes Konferenztags vor. Sie geben nur den Zeitrahmen vor. Was inhaltlich passiert, entscheiden die Teilnehmenden per Vorschlag und Abstimmung.

Ein lebendiges Programm entsteht, wenn auch Teilnehmende mitgestalten dürfen.

✅So geht’s:

• Offene Sessions („Unconference“) mit Vorschlägen per Voting
• Austauschformate am Nachmittag mit freier Themenwahl
• Feedbackschleifen zur Programmoptimierung

Sie sehen: Ein gutes Konferenzprogramm ist kein Zufallsprodukt.
Nehmen Sie sich Zeit für klare Ziele, durchdachte Formate und die Bedürfnisse der Teilnehmenden. Damit legen Sie den Grundstein für eine Konferenz, die auch über die letzte Präsentationsfolie hinaus strahlt.

Es geht nicht darum, alles anders zu machen als bei der letzten Konferenz, sondern bewusster zu planen. Die besten Programme entstehen dort, wo sich eine durchdachte Struktur und offene Formate nicht ausschließen, sondern ergänzen. Genau dort beginnt gute Wissenschaftskommunikation.