Haben Sie die Fragen bejaht, sorgt unsere Konferenz-Management-Software Converia dafür, dass Sie das künftig noch ein wenig schneller und übersichtlicher erledigen. Biegen Sie jetzt hier ab für einen kostenlosen Live-Test.
Sollte Ihnen die Einleitung stattdessen unliebsame Aufgaben oder unangenehme Erlebnisse ins Gedächtnis gerufen haben, wird der Artikel gleich dafür sorgen, dass Sie dem Ganzen künftig entspannt begegnen.
Problem: Weitere Zahlungsoptionen für Teilnahmegebühren einrichten
„Wir würden uns wünschen, dass Teilnehmende unserer Konferenz die Teilnahmegebühren nicht mehr nur per Überweisung zahlen können, aber das geht ja leider nicht.“ – Das ist ein Satz, den wir immer wieder von teils schon sehr resigniert klingenden Veranstaltenden hören. Gerade bei wissenschaftlichen Konferenzen sind den Organisationsteams hier oft die Hände gebunden. Bedingt durch interne Regelungen mancher Universitäten bleibt für Teilnehmende dann eben die Banküberweisung als einzige Option übrig. Gerade für Personen aus dem Ausland ist das aber eher unpraktisch – und wiegt manchmal vielleicht so schwer, dass jemand eben lieber doch kein Ticket kauft.
Aber auch außerhalb von Hochschulen kann das Thema Teilnahmegebühren Veranstaltende schnell vor riesige Hürden stellen. Das Zahlen per Überweisung ist zumindest vom organisatorischen Aufwand her tatsächlich der einfachste Weg. Erforderlich ist nur die Angabe des Kontos, auf das die Teilnahmegebühren überwiesen werden.
Um dagegen Kreditkartenzahlungen entgegenzunehmen, benötigen Veranstaltende einen eigenen Kreditkartenvertrag. Um Teilnahmegebühren per PayPal-Zahlung zu akzeptieren, muss erst ein eigenes PayPal-Geschäftskonto eingerichtet werden. Das geht zwar deutlich schneller als der Kreditkartenvertrag, allerdings gibt es weitere Punkte wie etwa die umsatzabhängigen Transaktionsgebühren zu beachten.
Lösung: Converia wickelt die Zahlung der Teilnahmegebühren ab
Wenn Sie die Online-Registrierung von Converia für Ihre Konferenz nutzen, bieten wir als zusätzliche Dienstleistung auch die Abwicklung der Teilnahmegebühren an. Somit ist sichergestellt, dass Teilnehmende wählen können, ob sie die Zahlung per Überweisung, Kreditkarte oder PayPal vornehmen möchten. Einen eigenen Kreditkartenvertrag oder ein eigenes PayPal-Konto benötigen Sie dafür nicht.
Problem: Rechnungen und Tickets ausstellen
Das Einrichten der Zahlungsmethoden ist allerdings nur der erste Schritt. Wichtig in dem Zusammenhang ist als nächstes die Frage, wie es nach dem Ticketkauf weitergeht. Für Veranstaltende bedeutet das, Dokumente wie Buchungsbestätigungen, Rechnungen und natürlich das Ticket zu erstellen – also alles, was an jede Person verschickt werden muss, die sich ein Ticket für die Konferenz gekauft hat.
Das ist je nach verwendeter Methode ziemlich umständlich, denn oft müssen die Daten aus den Anmeldeformularen noch mal irgendwo separat erfasst oder exportiert werden. Dabei sollte dann möglichst kein Fehler passieren. Ein Zahlendreher oder ein verrutschtes Komma ist gleich doppelt ärgerlich, wenn es um Rechnungsbeträge geht.
Lösung: Converia erstellt alle Dokumente in Ihrem Namen
Wenn Sie mit Converia arbeiten, fällt das Übertragen der Daten weg. Sämtliche Angaben sind bereits im System und werden für das automatische Erzeugen aller Dokumente genutzt. Auf den Rechnungen ist sofort sichtbar, um welche Konferenz es geht und von wem diese veranstaltet wird.
Je nach Ihren persönlichen Vorlieben können die Einstellungen in Converia so vorgenommen werden, dass die Dokumente automatisch verschickt werden, sobald jemand ein Ticket gekauft hat.
Problem: Zahlungseingänge überwachen
Ständig ein Auge darauf zu haben, welche der ausstehenden Rechnungen schon bezahlt wurden, ist eine überschaubare Aufgabe – zumindest, wenn es sich um eine Konferenz mit 120 Teilnehmenden handelt und der Anmeldezeitraum kurz ist. Ganz anders sieht es dagegen bei großen Kongressen aus, bei denen zudem der allgemeine Organisationsaufwand noch mal viel größer ist.
Die Motivation, allen noch fehlenden Teilnahmegebühren hinterherzurennen, dürfte demzufolge nicht besonders hoch sein, auch wenn es sich natürlich um eine ziemlich wichtige Aufgabe handelt.
Lösung: Converia achtet auf offene Rechnungen
Im Rahmen unseres Teilnahmegebühren-Service prüfen wir, welche Beträge noch ausstehen. Die schon eingegangenen Zahlungen importieren wir regelmäßig ins System. So bleibt auch für Sie der Überblick auf dem Converia-Dashboard aktuell.
Lassen die Zahlungen zu lange auf sich warten, können Sie direkt in Converia Zahlungserinnerungen an die betreffenden Personen verschicken. Dazu haben wir bereits einen vorgefertigten E-Mail-Text in den Vorlagen hinterlegt. Optional übernehmen wir den Versand im Rahmen des Teilnahmegebühren-Service aber auch für Sie.
Problem: Rechnungen stornieren
Tickets verkaufen, Rechnungen versenden, Geld erhalten – leider läuft das nicht immer so. Immer wieder kommt es vor, dass Personen ihre Teilnahme an der Konferenz absagen. Das erfordert gleich mehrere Schritte: Sie müssen die Daten im System anpassen, einen Stornobeleg erzeugen, diesen an die Person weiterleiten und Geld zurückerstatten.
Lösung: Stornierungen ohne Mehrkosten von Converia managen lassen
Teilen Sie uns dazu einfach die Konditionen für eine Stornierung mit. Manche Veranstaltende sind beim Stornieren sehr kulant. Wir empfehlen dennoch, mit einer Stornogebühr zu arbeiten. Wenn Sie diese so ansetzen, dass damit die Kosten für die Bearbeitung der Stornierung gedeckt sind, bedeutet das für Sie keine Mehrkosten, falls eine Person nicht teilnehmen kann.
Sobald eine Rechnung geändert wird, erzeugt Converia automatisch einen Stornobeleg. Teilnehmende finden nach dem Login immer ihre aktuelle Rechnung sowie alle vorangegangenen Belege in Converia.
Wann können Veranstaltende auf die Teilnahmegebühren zugreifen?
In der Regel überweisen wir die Einnahmen aus dem Ticketverkauf gesammelt am Ende der Veranstaltung auf Ihr Konto. Gleichzeitig erhalten Sie dann eine ausführliche Endabrechnung von uns. Da manche Veranstaltende aber schon vorher mit den eingegangenen Teilnahmegebühren arbeiten, sind auch mehrere Ausschüttungen kein Problem.
Bonus: Zahlung vor Ort anbieten
Das Registrierungsformular von Converia funktioniert auch vor Ort wie gewohnt. Nutzen Sie außerdem unseren Service, können auch Personen, die sich erst vor Ort registrieren, ihre Kreditkarte oder ihren PayPal-Account verwenden, um die Teilnahmegebühren zu zahlen.