- ❌Zu wenig Zahlungsmethoden zur Auswahl
- ✅Converia wickelt die Zahlung der Teilnahmegebühren ab
- ❌Rechnungen und Tickets ausstellen
- ✅Converia erstellt alle Dokumente in Ihrem Namen
- ❌Zahlungseingänge überwachen
- ✅Converia achtet auf offene Rechnungen
- ❌Rechnungen stornieren
- ✅Stornierungen ohne Mehrkosten von Converia managen lassen
- 💡Bonus: Teilnahmegebühren vor Ort zahlen
- Fazit: Teilnahmegebühren ohne Kopfzerbrechen
Das wissen wir nicht nur aus der Theorie. Bei unserer täglichen Arbeit mit Veranstaltenden kommen sehr häufig die gleichen Probleme und Fragen zur Sprache.
In diesem Artikel haben wir die häufigsten Stolpersteine beim Thema Teilnahmegebühren gesammelt. Wir zeigen Ihnen, wie Zahlungen reibungslos laufen.
❌Problem: Zu wenig Zahlungsmethoden zur Auswahl
Teilnehmende möchten aus mehreren Zahlungsoptionen wählen. Doch bei vielen Konferenzen können sie ihre Teilnahmegebühren nur überweisen. Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay: Fehlanzeige.
Gerade bei wissenschaftlichen Konferenzen sind Veranstaltenden oft die Hände gebunden. Interne Richtlinien oder fehlende Schnittstellen sind der Grund für die fehlenden Zahlungsoptionen. Banküberweisung ist dann oft die einzige Wahl.
Laut einer umfangreichen Studie der Deutschen Bundesbank zum Zahlungsverhalten in Deutschland zahlen 44% der Befragten am liebsten elektronisch. Vor allem jüngere Altersgruppen nutzen darüber hinaus mobile Bezahlverfahren.
Zugegeben: Das Zahlen per Überweisung ist vom organisatorischen Aufwand her tatsächlich der einfachste Weg. Sie geben ihr Konto an und die Teilnehmenden überweisen die Teilnahmegebühren.
Damit Teilnehmende bei Ihrer Konferenz mit Kreditkarte zahlen können, brauchen Sie erst einen eigenen Kreditkartenvertrag. Auch für Apple Pay und Google Pay ist eine Schnittstelle nötig.
✅Lösung: Converia wickelt die Zahlung der Teilnahmegebühren ab
Mit Converia bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen ohne eigenen Kreditkartenvertrag. Teilnehmende wählen selbst, wie sie zahlen möchten. Sie sparen Aufwand und steigern die Zufriedenheit.
❌Problem: Rechnungen und Tickets ausstellen
Rechnungen und Buchungsbestätigungen nach dem Ticketkauf händisch zusammenzustellen ist fehleranfällig. Je nach verwendeter Methode außerdem ziemlich umständlich. Oft müssen Sie die Daten aus den Anmeldeformularen noch mal irgendwo separat erfassen oder in eine andere Software übertragen.
Ein Zahlendreher oder ein verrutschtes Komma ist gleich doppelt ärgerlich, wenn es um Rechnungsbeträge geht.
✅Lösung: Converia erstellt alle Dokumente in Ihrem Namen
Wenn Sie mit Converia arbeiten, entfällt das Weiterleiten der Daten. Alle Infos sind bereits im System. Converia nutzt sie und erstellt daraus:
- Rechnungen
- Buchungsbestätigungen und
- Tickets
Je nach Ihren persönlichen Vorlieben stellen Sie in Converia ein, dass die Dokumente automatisch rausgehen, sobald jemand ein Ticket kauft.
❌Problem: Zahlungseingänge überwachen
Anstrengend, wenn Sie ständig Zahlungseingänge prüfen und nachfragen müssen, wo das Geld bleibt. Je mehr säumige Teilnehmende, desto mühsamer wird das.
Bei 120 Teilnehmenden überblicken Sie das noch easy. Aber sobald Sie mehr als eine kleine Konferenz pro Jahr organisieren, erhöht sich der Schwierigkeitsgrad.
So wichtig es auch ist, die Teilnahmegebühren einzutreiben: Es gibt schönere Aufgaben.
✅Lösung: Converia achtet auf offene Rechnungen
Wir haben ein Auge auf die Teilnahmegebühren. Eingegangene Beträge importieren wir ins System. Converia zeigt Ihnen jederzeit auf dem Dashboard, welche Rechnungen noch offen sind.
Optional übernimmt unser Team den Versand.
❌Problem: Konferenzteilnahme stornieren
Sagen Personen Ihre Teilnahme ab, müssen Sie Rechnungen anpassen, einen Stornobeleg erstellen und Geld zurückzahlen.
✅Lösung: Stornierungen wickelt Converia ab
Wir brauchen von Ihnen nur die Info, was bei einer stornierten Teilnahme zu tun ist. Teilen Sie uns mit:
- Fallen Stornogebühren an?
- Wie hoch sind Sie?
- Sind die Stornogebühren vom Zeitraum der Stornierung abhängig?
- Ab wann sollen Tickets nicht mehr storniert werden dürfen?
Unser Tipp: Arbeitet Sie immer mit Stornogebühren.
Legen Sie die Gebühren so fest, dass Sie damit die Kosten für das Bearbeiten decken. Dann haben Sie keine Mehrkosten, falls jemand mal nicht teilnehmen kann.
Ändert sich eine Rechnung, erzeugt Converia automatisch einen Stornobeleg.
Nach dem Login finden Teilnehmende immer die aktuelle Rechnung und alle vorherigen Belege in Converia.
Wann können Veranstaltende auf die Teilnahmegebühren zugreifen?
In der Regel schütten wir die Einnahmen aus dem Ticketverkauf monatlich an Sie aus. So können Sie das Geld direkt verwenden und müssen nicht bis zum Ende der Konferenz warten.
💡Bonus: Teilnahmegebühren vor Ort zahlen
Auch spontane Anmeldungen am Konferenztag managen Sie mit Converia.
Das Anmeldeformular funktioniert auch vor Ort wie gewohnt. Vor Ort können Teilnehmende die gleichen Zahlungsmethoden nutzen. Einzig Überweisung ist natürlich nicht mehr möglich.
Fazit: Teilnahmegebühren ohne Kopfzerbrechen
Mit Converia sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und geben Teilnehmenden die Flexibilität, die sie erwarten:
- Mehrere Zahlungsarten ohne eigenen Vertrag anbieten
- Rechnungen, Tickets und Bestätigungen automatisieren
- Überblick über offene und bezahlte Beträge
- Stornierungen ohne Zusatzaufwand
- Optionale Services durch unser Team
👉 So begegnen Sie dem Thema Teilnahmegebühren viel entspannter. Ihnen bleibt mehr Zeit und Energie für die Inhalte Ihrer Konferenz.