Ein Speaker fällt aus – was jetzt zu tun ist

Wenn es gelungen ist, einen prominenten Referenten für die Keynote zu gewinnen, haben Veranstalter allen Grund zur Freude. Der Name des Speakers ist für viele Besucher sogar häufig einer der Hauptgründe, das Anmeldeformular auszufüllen. Muss der Referent am Ende absagen, trifft das den Veranstalter deshalb an einer besonders empfindlichen Stelle.

Schließlich ist die Keynote nicht nur einfach einer von vielen Vorträgen im Programm. Je nachdem, ob sie ganz am Anfang alle auf die Konferenz einstimmt oder am letzten Tag mit einem Fazit darauf zurückblickt, liefern die Speaker Ideen, überraschen mit inspirierenden Gedanken und teilen ihre oft langjährigen Erfahrungen mit dem Publikum, das sie anschließend motiviert zurück in den Alltag entlassen. Ohne Keynote wäre die Veranstaltung vergleichbar mit einem Buch, bei dem die Einleitung oder der Schluss fehlt. Zum Lesen eignet es sich zwar noch, wirklich stimmig wirkt der Inhalt allerdings nicht.

Ganz ähnlich, wenn auch nicht ganz so drastisch, ist das auch bei den Präsentationen einer Session. Auch da klafft durch den Ausfall eines Referenten erst einmal eine Lücke im Programmplan und es besteht die Gefahr, dass unnötiger Leerlauf entsteht. Die Zeit könnte eigentlich sinnvoller genutzt werden, muss von den Teilnehmern nun aber irgendwie totgeschlagen werden – außer, die Organisatoren haben vorher schon die rettende Idee.

Absage nie ausgeschlossen

Das Risiko einer Absage ist leider bei jeder Veranstaltung mit dabei. Behalten Veranstalter das im Gedächtnis, ist das schon mal nicht die schlechteste Ausgangslage, denn dadurch ist dem Ganzen durchaus etwas Positives abzugewinnen. Für sich genommen ist eine Absage natürlich wenig erfreulich, fest steht aber auch, dass sie sich von Anfang an einplanen lässt. Das schafft ein wenig Spielraum für den Ernstfall, der dann hoffentlich nicht eintritt.

Nicht immer ist der Speaker selbst für den Ausfall verantwortlich, weil er sich etwa – und auch das soll schon vorgekommen sein – den Termin am falschen Tag in den Kalender eingetragen hat. All jenen, die von ihren Auftritten bei Konferenzen leben oder mit dem Vortrag ihren Namen in der Wissenschaftsgemeinde bekannter machen wollten, dürfte eine Absage mehr als unangenehm sein. Neben gesundheitlichen Problemen sind oft äußere Faktoren daran schuld, beispielsweise wenn ungünstige Wetterbedingungen, Staus oder Streiks den (Flug-)Verkehr zum Erliegen kommen lassen. In jedem Fall ist das Publikum enttäuscht, wenn der angekündigte Redner nicht erscheint.

Entscheidend ist in jedem Fall der Zeitpunkt der Absage. Sagt der Referent schon eine Woche vorher ab, ist noch Luft, um Plan B in Gang zu setzen. Erreicht Sie der Anruf dagegen komplett unvorhergesehen einen Tag vorher, bleibt nicht mehr viel Zeit zum Überlegen.

Negativ denken!

Von einem solchen Rat werden Sie wahrscheinlich nicht allzu oft lesen. Normalerweise ist Schwarzmalerei ja nicht angebracht, hier ist sie ausnahmsweise nötig, um rechtzeitig zu einer Lösung zu kommen. Ein Notfallplan ist bei jeder Veranstaltung unerlässlich. Und da hilft es, immer vom Schlimmsten auszugehen: Der Vortrag kann nicht wie im Programm angegeben stattfinden. Wenn Sie jetzt schon überlegen, wie Sie reagieren, wenn sich das später bewahrheiten sollte, wird es bedeutend weniger Hektik geben. Das negative Denken hat also am Ende einen positiven Effekt.

Ausweglos ist die Lage nämlich nicht. Oft gibt es sogar mehr als nur eine Lösung für das Problem. Ähnlich wie es im Theater Ersatzdarsteller gibt, die bei Bedarf einspringen, können auch bei Konferenzen Ersatz-Referenten aushelfen. Manchmal können professionelle Keynote-Speaker selbst eine Ersatzperson benennen. Verlassen Sie sich aber nicht darauf! Fragen Sie besser schon vorher nach. Gut vernetzte Veranstalter finden eventuell bei LinkedIn jemanden, der Rat weiß. Anderenfalls kontaktieren Sie Agenturen, die Referenten vermitteln und erkundigen sich nach Optionen für den Fall des Falles. Auf der sicheren Seite sind Organisatoren, die sich an eine Agentur gewandt haben, um einen Sprecher zu buchen. Viele der Agenturen haben bereits eine etablierte Vorgehensweise und sind auf Referenten-Ausfälle vorbereitet. Dank ihres Netzwerks können die Mitarbeiter im Notfall einen Ersatz finden. Im Gespräch mit der Agentur sollte das Thema unbedingt zur Sprache kommen. Ob nun Agentur oder nicht – treffen Sie immer Vereinbarungen im Vertrag, die festlegen, was beim Ausfall des Vortrags passieren soll. Die Keynote-Speakerin Jody Urquhart hat ein paar Tipps zur Gestaltung eines solchen Vertrags zusammengestellt. Unter anderem sollte darin festgehalten werden, dass der Referent kein Honorar erhält, wenn die Keynote nicht stattfinden kann. So entsteht aus der unglücklichen Situation nicht noch ein finanzieller Schaden für den Veranstalter. Möchten Sie sich darüber hinaus zusätzlich absichern, besteht auch die Möglichkeit, eine spezielle Versicherung abzuschließen.

Das geht ja gut los!

Betrifft die Absage gleich die Eröffnungsrede, wird das nichts mit dem erfolgreichen Auftakt. Das ist zum Glück so nicht ganz richtig. Ein Erfolg kann der Beginn immer noch werden, selbst wenn erst einmal nichts nach Plan verläuft. Zuerst gilt daher immer: Ruhe bewahren!

Als nächstes hilft es, sich zu fragen, ob der Vortrag nicht doch noch stattfinden kann. Bei einem verpassten Flug ist es manchmal noch möglich, den Terminplan kurzfristig zu ändern, indem etwa die als nächstes geplante Veranstaltung nach vorne verlegt und der ursprünglich geplante Vortrag einfach etwas später nachgeholt wird. Wenn Sie allen Konferenzbesuchern eine App zur Verfügung stellen, hilft Ihnen diese dabei, die Änderungen schnell zu verbreiten.

Eine andere Variante wäre ein Videochat. Der Speaker wird dabei einfach live über Skype, Facetime oder Google Hangouts zugeschaltet. So kann der Vortrag trotz abwesendem Referenten stattfinden. Klären Sie auch hier schon mit den Vortragenden ab, ob das grundsätzlich möglich wäre. Dazu gehört, dass der Speaker mit der Technik vertraut ist und die Rede – falls Sie denn auf diesem Weg übertragen werden muss – ohne große Verzögerung starten kann.

Mehrere Alternativen

Kommt nichts davon als Keynote-Ersatz in Frage, holen Sie sich Hilfe von anderen. Außer Ihnen und den Teilnehmern dürfte vor allen den Sponsoren daran gelegen sein, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird. Vielleicht können diese mit einem Referenten aus ihren Reihen behilflich sein. Erfolgsversprechend ist das allerdings eher bei sehr namhaften Sponsoren.

Referenten, die über ihre wissenschaftliche Arbeit sprechen, können das verständlicherweise nicht einfach jemand anderen erledigen lassen. Der beste Ersatz wird nicht in der Lage sein, einen Vortrag für jemanden zu halten, der sich seit Monaten oder Jahren intensiv mit einem Thema beschäftigt – abgesehen natürlich vom Co-Autor eines eingereichten Abstracts.

Fällt im Rahmen einer Session jemand aus und es ist kein Co-Autor in Sicht, gestaltet sich die Suche nach einer Lösung dennoch oft weniger schwer. Geben Sie in einem solchen Fall allen Vortragenden jeweils mehr Zeit für die anschließende Diskussion oder lassen Sie alle Vorträge nacheinander stattfinden und bieten Sie den Teilnehmern ganz am Ende der Session die Gelegenheit, alles in der Session Gehörte noch einmal zu diskutieren.

Wenn sich niemand findet

Trotz aller Anstrengungen kann auch das passieren: Es ist kein Ersatz für den ausgefallenen Referenten in Sicht. Keine leichte Aufgabe, jetzt noch jemanden aufzutreiben, und manchmal wirklich unmöglich. Das ist nicht schön, am seidenen Faden hängt die gesamte Veranstaltung deswegen jedoch noch lange nicht. Um nicht für Ärger unter den Besuchern zu sorgen, sollten Sie die Zeit, in der nichts passiert, nur nicht einfach verstreichen lassen. Dann wäre der Unmut nämlich berechtigt, schließlich haben die Anwesenden für das Programm bezahlt.

Die entstandene Lücke im Ablauf können Sie füllen, denn immerhin fehlt ja nur der Speaker, alle anderen sind da. Umgekehrt wäre das weitaus schlimmer. Also muss ein anderes Konzept her. Naheliegend wäre es, die Anwesenden einzubeziehen. Diskussions- oder Fragerunden mit einigen Experten aus dem Publikum dürften für alle interessant sein. Denken Sie sich vorher ein oder zwei Themen aus und fragen Sie einige der Teilnehmer mit Expertenstatus, ob diese damit einverstanden wären.

Sind die Informationen des ausgefallenen Vortrags wichtig für die Teilnehmer, bitten Sie den verhinderten Referenten um ein Handout, das Sie den Besuchern mit Hilfe einer Event-Management-Software zugänglich machen.

Darüber reden

Immer können unvorhergesehene Dinge passieren. Das ist besonders ärgerlich, wenn es um einen Speaker geht, dessen Teilnahme Sie schon lange groß angekündigt haben. Wird am Ende nichts daraus, dürfen Sie dennoch auf ein verständnisvolles Publikum zählen. Vorausgesetzt, Sie sind selbst so ehrlich und erklären offen, dass das Programm nicht ganz so ablaufen kann wie geplant und warum das so ist. Die Teilnehmer haben ein Recht darauf, von Ihnen zu erfahren, wie es dazu kam. Vielleicht erzählen Sie auch kurz, was Sie unternommen haben, um das Problem zu lösen. Entschuldigen Sie sich immer für die Unannehmlichkeiten und bieten Sie einen alternativen Programmpunkt an. Veranstalter, die so handeln, werden bedeutend weniger lange Gesichter sehen als Organisatoren, die Konferenzbesucher vor vollendete Tatsachen stellen.

VN:F [1.9.22_1171]
Bitte bewerten Sie diesen Beitrag:
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Einen Kommentar hinterlassen

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert*.