How to: Einen Call for Papers organisieren – Schritt für Schritt

ℹ️Was ist ein Call for Papers und warum ist er wichtig für Konferenzen?

Der Call for Papers ist der Aufruf zum Einreichen wissenschaftlicher
Arbeiten im Rahmen einer Konferenz. Manchmal wird er auch als Call for Abstracts bezeichnet.

Herausgeber:in des Call for Papers ist der:die Kongresspräsident:in bzw. die Institution dahinter. Das kann eine wissenschaftliche Gesellschaft, ein Verband oder eine Institution sein. Der Call for Papers richtet sich an sämtliche Personen, die thematisch etwas zur Konferenz beisteuern und das Programm mitgestalten wollen.

😓Herausforderungen beim Call for Papers

Hoher manueller Aufwand

Viele Veranstaltende hantieren beim Call for Papers immer noch mit E-Mails. Per Mail kommen dann auch die Einreichungen an. Das Organisationsteam muss sie sortieren, weiterleiten, die Dateien in ein einheitliches Format bringen und vielleicht noch mal was erfragen. Je mehr Einreichungen ankommen, desto mehr Arbeit steht an.

Zeitdruck

Deadlines sind knapp. Immer wieder kommen Einreichungen aber in letzter Minute und setzen das Review-Team unter Druck. Ohne Puffer und klare Abläufe geraten Zeitpläne leicht ins Wanken. Eine realistische Zeitplanung und automatische Erinnerungen können Stress vermeiden.

Fehlende Übersicht

Sobald mehrere Personen am Call for Papers beteiligt sind, wird es schnell unübersichtlich: Welche Beiträge liegen noch bei den Gutachter:innen? Wer hat sein Abstract noch nicht überarbeitet? Ohne zentrale Verwaltung landen Informationen in Mails, Tabellen und To-do-Listen. Und manchmal widersprechen sie sich auch.

Kommunikation mit Einreichenden und Gutachter:innen

Zwischen Einreichung, Review und Antwort an die Autor:innen fließen unzählige E-Mails. Ohne automatisierte Prozesse müssen Sie Bestätigungen, Reminder und Rückfragen manuell senden. Selbst mit Textbausteinen dauert das lange und ist fehleranfällig (falsche Anrede, Anrede vergessen, Anhang vergessen, …).

Unklare Vorgaben

Ohne Vorgaben kommen Beiträge in unterschiedlichsten Ausführungen an. Manche haben das falsche Dateiformat, andere sind zu kurz oder falsch formatiert. Dann drehen sie wieder eine Schleife und müssen noch mal zurück. Heißt: Mehr Arbeit für Sie.

Datenschutz & Compliance

Personenbezogene Daten von Autor:innen oder Reviewer:innen landen häufig in ungeschützten Excel-Listen oder E-Mail-Anhängen. Das birgt Risiken und macht sie mitunter unbefugten Personen zugänglich. An Hochschulen und innerhalb der EU gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das wäre also ein klarer Verstoß.

Komplexe Review-Prozesse

Viele Konferenzen setzen auf mehrstufige blinde Reviews, bei denen mehrere Gutachter:innen jeden Beitrag bewerten. Wissenschaftlich ist das besonders gründlich, aber auch besonders anspruchsvoll, denn nach jeder Runde müssen die richtigen Beiträge an die richtige nächste Person gehen.

Praktische Tipps, wie das Review der Beiträge gelingt, haben wir in unserem Artikel zum Thema Peer Review bei Konferenzen zusammengestellt.

✔️Checkliste: Call for Papers vorbereiten

• Wer sind potentielle Gutachter:innen?
  
  Kommen Ihre Gutachter:innen aus dem wissenschaftlichen Fachverband oder der Fakultät? Oder laden Sie Koryphäen eines Fachgebiets ein? Oder gehören die Gutachter:innen sogar zum Kreis der Einreichenden?
  
• Wie viele Paper sollte ein:e Reviewer:in maximal bewerten?
  
  Fragen Sie sich: Wie viele Paper können Sie einer Person zumuten? Wer sind die Gutachter:innen und welche anderen Aufgaben haben sie? Wie gut kennen sie sich aus? Was kann jede:r Einzelne leisten?
  
• Ist das Review einfach oder komplex?
  
  Einfach bedeutet: Der:die Kongresspräsident:in schaut alle Beiträge durch und entscheidet selbst, ob sie Teil der Konferenz werden oder nicht. Das ist die zeitschonende Variante. Niemand sonst muss hier etwas tun oder zuarbeiten. Rückfragen zwischen Gutachter:innen und Tagungspräsident:in gibt es auch keine.
  
  Komplex meint in der Regel ein mehrstufiges Verfahren. Jedes Paper bewerten mehrere Gutachter:innen. Als Veranstalter:in brauchen Sie dafür einen gut getakteten Zeitplan inklusive zeitlicher Puffer für den Fall, dass eine Phase doch mal länger dauert. Rechnen Sie in jedem Fall von einem wichtigen Termin wie z. B. der Veröffentlichung des Programms zurück.
  
• Bis wann müssen Sie die Einreichenden informieren?
  
  Autor:innen warten oft erst mal ab, ob ihr Beitrag akzeptiert wird. Erst danach kaufen sie sich ein Ticket für die Konferenz.
  
  Spezielle Buchungszeiträume mit Early-Bird-Preisen sind dann meist schon vorbei. Manche Autor:innen reagieren verärgert, wenn für sie nur noch das teure Ticket bleibt. Überlegen Sie, ob Sie spezielle Preise für Autor:innen anbieten möchten.
  
• Bis wann brauchen Sie das Feedback der Autor:innen, ob sie an der Konferenz teilnehmen?
  
  Klar: Einen Beitrag können Sie erst fest ins Programm nehmen, wenn Sie wissen, ob ein:e Autor:in teilnimmt. Schnell geht das, wenn Sie Ihr Programm sowieso nur digital veröffentlichen. Hier sind notfalls sogar kurzfristige Änderungen kein Problem.
  
  Anders sieht das bei gedruckten Programmheften aus. Hier müssen Sie rückwärts planen.
  Wählen Sie zuerst den Tag, an dem Sie das Programm verschicken wollen.
  Rechnen Sie anschließend aus, wie lange die einzelnen Schritte bis zum fertigen Programm dauern (Druck, Freigabe, Korrekturfahnen, Erstellung, Inhalte komplettieren).

✔️Checkliste: Call for Papers erstellen

• Aufruf bzw. Vorwort des:der Kongresspräsident:in
  
  Das ist kein Muss, verleiht dem Call for Papers aber eine persönliche Note.
  
  Es zeigt Autor:innen Wertschätzung und ist eine Einladung, das wissenschaftliche Programm mit ihren Beiträgen zu bereichern.
  
• Hauptthemen der Konferenz
  
  Sie bieten potentiellen Autor:innen Orientierung und beantworten erst mal die wichtigste Frage: „Passt meine Arbeit zu dieser Konferenz?
  
• Themen, zu denen Sie sich Einreichungen wünschen
  
  Wenn das schon die Hauptthemen der Konferenz sind und Sie Ihren Call for Papers eher breit anlegen, müssen Sie nicht noch mal im Einzelnen darauf eingehen.
  Haben Sie mehrere Themenbereiche, zählen Sie sie hier auf.
  
• Präsentationsformen (Poster, Vortrag, Workshop, Sessions etc.)
  
  Geben Sie der einreichenden Person die Option, hier schon mal eine Vorauswahl zu treffen.
  
  Sie entscheidet, wie aktiv und praxisbezogen sie den eigenen Beitrag sieht. Das ist wichtig für Ihre Programmplanung. Poster können Sie während der ganzen Konferenz ausstellen. Workshops sind auf eine kleine Personengruppe beschränkt, aber sehr praxisnah. Und jedes Format hat eigene Anforderungen an Räume und Technik.
  
  Stellen Sie alle Optionen vor, die Sie anbieten. Wichtig sind dabei immer ein paar Details zum Ablauf. Beispiel Vortragsformat: Gesamtlänge 40 Minuten, davon 10 Minuten für Fragen.
  
• Konferenzsprache
  Sie richtet sich nach dem anvisierten Publikum. Internationale Konferenzen setzen meist auf Englisch als allgemeine Konferenzsprache.
  
• Link zum Einreichen der Paper bzw. Abstracts
  Die Website zur Konferenz erfüllt mehrere Zwecke. Sie erklärt Autor:innen, wo und wie sie ihre Beiträge einreichen. Das Organisationsteam nutzt sie, um aktuelle Meldungen zu veröffentlichen.
• Terminvorgaben
  • Wie lange ist das Einreichen von Beiträgen möglich?
    
    Es ist normal, dass die Einreichung langsam anläuft und kurz vor dem Ende der Deadline Fahrt aufnimmt. Viele Veranstaltende verlängern die Deadline deshalb. Prüfen Sie rechtzeitig, ob Sie dafür auch Spielraum haben.
    
  • Wann informieren Sie die Autor:innen über die Ergebnisse?
    
    Das ist ein sehr wichtiger Termin für die Einreichenden. Denn viele Autor:innen machen ihre Teilnahme an der Konferenz davon abhängig, ob ihr Beitrag angenommen wurde.
    
  • Wann geht das Programm online?
    
    Nachdem die Autor:innen ihre Vorträge im Programm sehen können, entscheiden sie auch, ob sie an der ganzen Konferenz teilnehmen oder nur an dem Tag, an dem sie dran sind. Arbeiten Sie immer mit der Bezeichnung „vorläufiges Programm“. Erfahrungsgemäß werden Sie noch ein paar Programmpunkte verschieben müssen. Das liegt oft daran, dass Autor:innen am ursprünglich geplanten Tag nicht präsentieren können.
    
• Allgemeine Infos zur Konferenz (URL der Website, Zeitraum, Location)
  
  Die Einreichenden werden wahrscheinlich auch an der Konferenz teilnehmen. Sie brauchen deshalb vor allem mehr Informationen zur Veranstaltung und mindestens einen Link zur Konferenz-Website.
  
• Ggf. spezielle Sonderkonditionen und Zeiträume zur Anmeldung von Autor:innen
  
  Autor:innen freier Beiträge steuern einen hohen Anteil an Inhalten für eine Konferenz bei. Bedanken Sie sich mit speziellen Anmeldegebühren und -zeiträumen bei diesen Personen.
  
• Falls bekannt: Einreichung von Manuskripten oder Präsentationen
  
  Wenn die Autor:innen das wissen, wissen sie auch, was sie noch vorbereiten müssen und wie viel Arbeit auf sie zukommt, wenn sie einen Beitrag einreichen.
  
• Angaben zu Poster- und/oder Vortragspreisen, falls vorgesehen
  
  Mit Preisen schaffen Sie Anreize und dürfen sich wahrscheinlich über mehr Einreichungen freuen.

✔️Checkliste: Call for Papers ankündigen

• Direkter Mailversand an potentielle Teilnehmende
  
  Das ist die direkteste Form der Ansprache. Die Adressen haben Sie vielleicht noch von vorherigen Tagungen oder recherchieren sie. Denken Sie etwa an Ärzt:innen für einen Medizinkongress oder Forschende aus bestimmten Fachgebieten.
  
• Beilage in Fachzeitschriften
  
  Für jedes Thema und jede Fachrichtung gibt es renommierte Zeitschriften. Prüfen Sie vorab die Erscheinungstermine und überlegen Sie, wie das zu Ihrem Zeitplan für den Call for Papers passt.
  
• Auslage an Hochschulen & wissenschaftlichen Instituten
  
  Im Gegensatz zur oft eher teuren Beilage in Fachzeitschriften ist die Variante kostenschonend. Dafür kommen Sie auch hier nicht ums Recherchieren von Adressen herum. Ob der Call for Papers wirklich bei den Empfänger:innen aushängt oder in die Papiertonne wandert, können Sie nur schwer überprüfen.
  
• Beilage in Kongresstaschen themenverwandter Konferenzen
  
  Das ist eine prima Option, um potentiell Teilnehmende auf die Konferenz aufmerksam zu machen, wenn die gerade schon in Konferenzlaune sind. Vielleicht können Sie mit dem anderen Orga-Team einen Deal machen. Dann werben Ihre beiden Veranstaltungen füreinander.
  
• Info bei themenverwandten Kongressen
  
  Als Alternative zum vorherigen Punkt. Vielleicht gibt es auf dem anderen Kongress keine Taschen oder die Beilage ist zu teuer, dann reicht manchmal auch eine Info.
  
• Mitgliedermailings von Fachgesellschaften
  
  Fachgesellschaften unterstützen sich oft gegenseitig. Das geht allerdings nur, wenn es beim Thema der Konferenz keine Konkurrenz gibt.
  
  Ein Beispiel: Die Mitgliederadressen des Verbands aller Hausärzt:innen sind sicher interessant für den Jahreskongress der Deutschen Hochdruckliga, denn die Verbandsmitglieder beschäftigen sich oft mit dem Thema „Blutdruck“.
  
• Websites themenverwandter Fachgesellschaften/Institute
  
  Auf Mitgliederadressen haben Sie wahrscheinlich nur selten Zugriff. Aber: Auf der Website ihrer Fachgesellschaft kommen die Mitglieder auch oft vorbei. Fragen Sie an, ob ein kleiner Hinweis auf Ihren Call for Papers möglich ist.
  
• Veranstaltungskalender
  
  Manche Fachgesellschaften haben eigene Veranstaltungskalender. Auch der bietet Platz für den Call for Papers.
  
• Social Media
  
  News zum Call for Paper oder ihrem fertigen Programm sind dort gut aufgehoben, wo sich auch potentiell Teilnehmende aufhalten. Vielleicht ist das LinkedIn, vielleicht ResearchGate.
  
• Freie Verteilung
  
  Das ist eher interessant für Publikums- oder Laienveranstaltungen. Ansonsten gehen herkömmliche Flyer leicht unter. Für Fachkonferenzen empfehlen wir das eher nicht.

✔️Checkliste: Informationen für Autor:innen vor dem Einreichen

• Generelle Hinweise zum Ablauf der Paper Submission
  
  Wann informieren Sie die Autor:innen über das Ergebnis der Beitragsbewertung? Ab wann ist das vorläufige Programm auf der Website zu sehen?
  
• Form der Einreichung
  
  Entscheidend ist hier, ob die Abstracts nur aus Text bestehen oder noch weitere Daten eine Rolle spielen. Dann wäre ein Upload die bessere Variante.
  
  Hier gibt es mehrere Optionen:
  • reiner Text
  • HTML-Formular
  • Datei-Upload
  • eine Kombination aus reinem Text und Upload
    
• Formatvorgaben
  
  Sie entscheiden, ob Sie den Autor:innen Freiheiten einräumen. Oder Sie geben eine Gliederung (Einleitung, Hauptteil, Schluss) vor.
  
  Stellen Sie eine Vorlage zum Download bereit, wenn Sie einen Tagungsband planen. Dann liegen alle Paper einheitlich aufbereitet vor.
  
• Maximale Zeichenanzahl oder maximale Dateigröße
  
  Orientieren Sie sich an geplanten Drucksachen: Wie viele Zeichen Fließtext passen beispielsweise auf eine A4-Seite?
  
• Verwendung von Sonderzeichen, Formeln, Bildern etc.
  
  Das richtet sich nach dem wissenschaftlichen Feld der Konferenz. Eine Psychologie-Konferenz kommt oft ohne Formeln aus. Eine Physik-Konferenz nicht. Wenn die Autor:innen beim Einreichen Text eingeben müssen, sollten Sonderzeichen und Formeln vorhanden sein.
  
• Ggf. Zustimmung zur Veröffentlichungsbedingungen und/oder den AGBs
  
  Denken Sie die rechtliche Seite von Anfang an mit. Kommunizieren Sie zum Beispiel klar, dass die Autor:innen beim Einreichen auch die Erlaubnis erteilen, dass der Beitrag später veröffentlicht wird.
  
• Geplante Publikationen
  
  Natürlich sollten die Autor:innen auch wissen, wo und wann ihr Beitrag in welcher Form erscheint. Mit einem Veröffentlichungshinweis sichern Sie sich ab, was die Nutzung der Paper betrifft.
  
• Falls begrenzt: Anzahl der maximal einreichbaren Paper und Hinweis auf Paid Presentations
  
  Immer mehr Veranstaltende veranschlagen eine höhere Teilnahmegebühr für Vortragende, die mehr als einen Vortrag bei der Konferenz halten wollen. Das sollten Autor:innen aber vorab wissen.
  
• Falls möglich: Einreichung von Sessions
  
  Bei einigen Konferenzen können Teilnehmende nicht nur Beiträge, sondern ganze Sessions einreichen. Bitte beachten Sie, dass Sie dafür eine professionelle Software brauchen. Das lässt sich mit einfachen Formularen oft nicht abdecken.
  
• Benötigte Daten von Autor:innen und Co-Autor:innen
  
  Bitten Sie die Einreichenden, auf die Reihenfolge der Autor:innen zu achten. Wer ist Autor:in? Wer ist Co-Autor:in? Oft ist nicht die alphabetische Reihenfolge entscheidend, sondern die Darstellung nach Wichtigkeit bzw. dem Anteil der Mitarbeit am Paper.

❓FAQ

Wie lang sollte ein Call for Papers sein?

Ein Call for Papers sollte so kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig sein. In der Regel reichen ein paar wenige Absätze, um Thema, Zielgruppe, Fristen und Einreichungskriterien klar zu kommunizieren. Wichtiger als die Länge ist die Struktur: Gliedern Sie den CfP übersichtlich und heben Sie zentrale Informationen wie Deadlines und Einreichungsrichtlinien deutlich hervor.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Veröffentlichung für einen Call for Papers?

Der ideale Zeitpunkt liegt etwa sechs bis zwölf Monate vor der Konferenz. So haben Autor:innen genügend Zeit, ihre Beiträge vorzubereiten und einzureichen. Bei jährlich stattfindenden Konferenzen lohnt sich eine Veröffentlichung kurz nach der vorherigen Konferenz. Dann ist die Aufmerksamkeit in der Community besonders hoch.

Wie viel Vorlauf brauchen Autor:innen?

Autor:innen sollten mindestens zwei bis drei Monate Zeit haben, um Beiträge einzureichen. Bei größeren Konferenzen oder komplexen Themen kann auch ein längerer Zeitraum sinnvoll sein. Achten Sie darauf, den Zeitplan klar zu kommunizieren. Planen Sie ggf. einen Verlängerungszeitraum ein. Kurz vor der Deadline treffen unserer Erfahrung nach meist noch etliche Abstracts ein.

Wie viele Gutachter:innen sollten Sie pro Beitrag einplanen?

Idealerweise wird jeder Beitrag von zwei bis drei Gutachter:innen bewertet. So erhalten Sie ausgewogene Einschätzungen. Bei sehr großen Konferenzen oder einem eher kleinen Pool aus Reviewer:innen kann ein zweifaches Review ausreichen, solange das Verfahren klar dokumentiert und nachvollziehbar bleibt.

Sollte der Call for Papers international ausgeschrieben werden?

Das hängt vom Thema und der Zielgruppe Ihrer Konferenz ab. Wenn das Thema international relevant ist, ist eine zweisprachige Ausschreibung (Deutsch und Englisch) immer sinnvoll. Dadurch erweitern Sie den Kreis potentieller Einreichungen und Ihre Konferenz wird sichtbarer.

Wie geht man mit sehr vielen Einreichungen um?

Bei sehr vielen Einreichungen helfen klare Bewertungsrichtlinien und eine strukturierte Zuweisung der Beiträge an Reviewer:innen. Professionelle Abstract-Software kann das gut steuern. Sind viele gute Paper dabei, wandeln Sie einige davon in Poster oder Kurzvorträge um.

Was passiert, wenn zu wenige Beiträge eintreffen?

Reichen weniger Autor:innen als erwartet ihre Paper ein, hilft es meist, noch mal stärker Werbung für den Call for Papers zu machen. Überlegen Sie, wo Sie Ihn noch (oder noch mal) veröffentlichen könnten. Verlängern Sie den Zeitraum für die Einreichung. Oder Sie fassen Personen ins Auge, die etwas zur Konferenz beitragen könnten, und fragen Sie direkt, ob Sie einen Vortragsslot haben möchten.

Wie informieren Sie Autor:innen über den Stand der Einreichungen?

Wichtig sind regelmäßige Status-Updates. Ihre Konferenz-Website sollte darüber informieren, wann die Reviews abgeschlossen sind. Gibt es Änderungen im Zeitplan? Auch das ist etwas für die Website und für einen Newsletter an alle Autor:innen. in transparenter Kommunikationsprozess, idealerweise über ein zentrales System, schafft Vertrauen und reduziert Nachfragen per E-Mail.

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