Wenn die Wunsch-Speaker keine Zeit haben – Ersatzpersonen zur Konferenz einladen

Das Ende der Konferenz, bevor diese überhaupt angefangen hat?

Der Gedanke drängt sich unweigerlich auf, wenn die erste Absage eintrudelt und diese ausgerechnet von der Speakerin kommt, auf deren Vortrag sie sich schon besonders gefreut hatten. Ist das der Anfang vom Ende? Nein. Klar ist es schade, wenn jemand schon anderweitig verplant ist, aber darüber hinaus gibt es bestimmt noch genügend andere Personen, die an dem Tag noch nichts vorhaben.

Zu spät sollten Sie Ihre Suche nach dem Ersatz jedoch nicht beginnen. Schwierig wird es zu dem Zeitpunkt, wenn die ersten Absagen bereits da sind. Zwar ist es natürlich nicht ausgeschlossen, dass sich noch jemand findet, allerdings wird das zu dem Zeitpunkt längst nicht die einzige Aufgabe sein, mit der Sie sich beschäftigen müssen. Bis dahin ist die Konferenzplanung normalerweise schon in vollem Gange und Dringenderes wird wenig Zeit für nicht eingeplante Recherchearbeiten lassen. Wie wäre es stattdessen, gleich für sämtliche Eventualitäten gewappnet sein anstatt immer mit einem außerplanmäßigen Stillstand rechnen zu müssen?

Fassen Sie daher immer schon vorher mögliche Ersatzpersonen ins Auge. Das kann die Co-Autorin des Papers sein oder jemand, dessen Vortrag ähnlich gut zum Themenbereich der Session passt. Notieren Sie die Namen – optimalerweise gleich in der Konferenz-Software, mit der Sie sowieso schon arbeiten und die Einladungen versenden. Wie gutes Einladungsmanagement mit einer Event-Software gelingt, erklären wir Ihnen hier am Beispiel von Converia:

1. Liste zusammenstellen

Im allerersten Schritt stellen Sie sich das gewünschte Speaker-Line-up zusammen. Dazu wählen Sie entweder Personen und Beiträge, die schon im System vorhanden sind, aus, oder Sie legen diese ganz neu an. Genauso funktioniert das mit Sessions, denn Vorsitzende einer Session lassen sich auf demselben Weg einladen. Bevor aber die ersten Einladungen auf den Weg gebracht werden, sollten Sie jedem Vortrag noch einen Termin zuweisen. Einzelne Vorträge können bei Bedarf später immer noch umgeplant werden, wichtig zur Orientierung ist aber zunächst, dass es einen festen Zeitpunkt gibt. So können die eingeladenen Personen viel besser einschätzen, ob sie verfügbar sind.

Nicht vergessen: Jeden Vortrag zeitlich verplanen
Nicht vergessen: Jeden Vortrag zeitlich verplanen

2. Ersatzpersonen anlegen

Überlegen Sie sich am besten für jeden der Beiträge eine Ersatzperson und hinterlegen Sie diese ebenfalls im System, auch wenn mit deren Daten erst mal nichts passiert, bis diese bei einer Absage des ursprünglich eingeplanten Speakers als Fallback gebraucht werden – oder eben nicht. In Converia verknüpfen Sie den Namen immer gleich mit dem Vortrag, denn so müssen Sie später nicht erst überlegen, wer genau jetzt als Ersatz für welchen Programmpunkt vorgesehen war. Übrigens darf auch jemand einspringen, den Sie vielleicht schon für einen anderen Vortrag eingeladen haben. Erhält jemand mehrere Einladungen, werden diese dem Empfänger im Referentenportal nach Datum geordnet angezeigt und er kann für jede individuell entscheiden, ob er sie annimmt oder ablehnt. Das ist um einiges übersichtlicher, als wenn irgendwann sämtliche Einladungsmails zusammengesucht werden müssen, um reagieren zu können. Aufpassen müssen Sie in einem solchen Fall nur im Hinblick auf mögliche zeitliche Überschneidungen. Finden parallel noch andere Sessions statt, sollte die Person für keine davon eingeplant sein.

Eine Ersatzperson für einen Vortrag festlegen
Eine Ersatzperson für einen Vortrag festlegen

3. Einladungen schreiben

Zurück zu den Speakern, die Sie in Schritt 1 angelegt haben: Verfassen Sie den Text für deren Einladungsmail. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was alles in die Einladung gehört, empfiehlt sich unser Artikel zum Thema. Um später mehrere Mails mit einem Mal zu versenden, arbeiten Sie mit Platzhaltern. An deren Stelle fügt die Software später die entsprechenden Namen automatisch ein. Sinnvoll ist außerdem das Setzen einer Deadline. Ohne einen Termin, bis zu dem spätestens eine Antwort erfolgen soll, lässt sich nicht einschätzen, wann mit einer Rückmeldung der Eingeladenen zu rechnen ist. Manche antworten sofort, andere vielleicht erst in zwei Wochen.

Entwurf für eine Einladungs-Mail
Entwurf für eine Einladungs-Mail

4. Erinnerungen versenden

Einige Tage vor Ablauf der Deadline wird es Zeit für eine Bestandsaufnahme. Hin und wieder passiert es, dass die erste Einladungsmail inmitten einer wachsenden To-do-Liste und wichtigen Terminen schon wieder in Vergessenheit geraten ist. Rufen Sie sich also wieder in Erinnerung und suchen Sie mit Hilfe der Filterfunktion die Eingeladenen heraus, die bisher nicht geantwortet haben. Diese werden nun per Mail noch einmal an die Einladung erinnert.

Converia-Filtereinstellungen für Konferenzbeiträge

5. Ersatzpersonen aktivieren

Ist die Deadline endgültig abgelaufen, steht der nächste Lagebericht an: Checken Sie, wer abgesagt oder trotz Erinnerung nicht reagiert hat. Bei diesen Einträgen setzen Sie die jeweilige Ersatzperson auf aktiv. Das funktioniert in Converia mit wenigen Klicks und kann für mehrere Vorträge gleichzeitig vorgenommen werden. Nachdem die Namen der Referenten durch die der Ersatzperson ausgetauscht wurden, verschicken Sie Ihre Einladungsmail erneut. Achten Sie nur darauf, eine neue Deadline festzusetzen, am restlichen Text ändert sich nichts.

Ersatzperson per Klick aktivieren

6. Allen antworten

Sobald Sie alle Antworten haben, nutzen Sie die Gelegenheit, um auf die Rückmeldungen zu reagieren. Bedanken Sie sich bei denen, die zugesagt haben, und auch bei allen, bei denen es diesmal nicht geklappt hat. Auch hierfür eignen sich wieder Mailvorlagen und Platzhalter. Nicht auszuschließen, dass sich darunter jemand befindet, dem Ihre freundlichen Mails im Gedächtnis bleiben, was die Chance auf eine Zusage beim nächsten Mal erhöht.

Eine gute Planung berücksichtigt immer auch mögliche Absagen. Damit diese den Programmplan nicht zu sehr durcheinanderwürfeln, empfiehlt es sich also, für jeden Vortrag eine zweite Person ins Auge zu fassen, die Sie bei Bedarf sofort anfragen können. Gibt es außerdem eine ständig aktuelle Liste, die Ihnen den Status jedes eingeladenen Vortrags zeigt, sind Sie bestens auf die Planung des Konferenzprogramms vorbereitet.

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