So gelingt das Peer Review für wissenschaftliche Konferenzen: Eine Checkliste

Was ist ein Peer Review und warum ist es wichtig für eine Konferenz?

Das Peer Review ist das Herzstück wissenschaftlicher Qualitätssicherung. Gemeint ist damit der Prozess, in dem Fachkolleg:innen (Peers) eingereichte Konferenzbeiträge prüfen und bewerten. Die Bewertung nehmen also Expert:innen vor, die das Thema selbst aus Forschung oder Praxis kennen.

Das Peer Review beginnt in der Regel, sobald die Deadline für den Call for Papers abgelaufen ist.

Bei Konferenzen und Tagungen geschieht das in zwei Stufen:

1. Die externe Bewertung durch unabhängige Gutachter:innen, die eine fundierte Empfehlung abgeben.
2. Die finale Entscheidung durch das Programmkomitee, das entscheidet, ob ein Beitrag akzeptiert, abgelehnt oder noch mal zurück zum Überarbeiten muss.

Ein gut strukturierter Peer-Review-Prozess ist also weit mehr als eine Formalität. Er sorgt für Transparenz, Qualität und Fairness. Und er hilft, die Konferenz als Plattform für exzellente Forschung zu positionieren.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie den Ablauf Ihres Peer Reviews planen, die richtigen Gutachter:innen finden und das Ganze digital abbilden.

Peer Review richtig planen: Wie soll das ablaufen?

Bevor die Gutachter:innen den ersten Beitrag bewerten, müssen Sie folgende Frage beantworten: Wie komplex soll Ihr Peer Review sein?

Je nach Art und Größe der Konferenz gestaltet sich der Ablauf unterschiedlich. Manche Veranstalter:innen setzen auf ein einfaches Verfahren, bei dem das Programmkomitee oder die Kongressleitung alle Beiträge selbst prüft.

Vorteil: Ob es ein Beitrag ins Programm der Konferenz schafft, steht meist schnell fest. An der Entscheidung sind nur wenige Personen beteiligt. Bei vielen Gutachter:innen kommt es dagegen öfter mal zu Verzögerungen. Große Abstimmungen sind dabei nicht nötig.

Andere Veranstalter:innen nutzen lieber ein mehrstufiges Verfahren. Jeden Beitrag begutachten dabei mehrere Reviewer:innen.

Entscheidend sind außerdem Feedback-Schleifen. Entweder sind Sie hier strikt und unterscheiden nur zwischen „Beitrag angenommen“ und „Beitrag abgelehnt“. Oder es gibt darüber hinaus noch die dritte Kategorie „Zurück zur Überarbeitung“ für Paper, die inhaltlich überzeugen, aber noch ein bisschen Feinschliff brauchen.

✔️Checkliste: Den besten Ablauf für das Peer Review finden

• Haben Sie ein einfaches Review-Vefahren?
  Hier sind nur wenige Personen involviert. Beispielsweise sieht sich die Kongresspräsidentin alle Beiträge an und entscheidet, welche Teil des Programms werden.
  Das spart Zeit, denn Infos zirkulieren nicht zwischen mehreren Personen(gruppen) und Rückfragen brauchen Sie auch keine zu beantworten.
• Oder ist Ihr Review komplexer?
  Ein Paper durchläuft nach dem Einreichen mehrere Stufen. Es wird mindestens von zwei Gutachter:innen bewertet. Später entscheidet eine zentrale Instanz (ein Komitee), ob und wie es mit dem Paper weitergeht.
  Falls dem so ist, skizzieren Sie grob die verschiedenen Stufen:
  • Welche und wie viele Personen(gruppen) sind am Peer Review beteiligt?
  • Wie viele und welche Stufen durchläuft ein Paper?
  • An welchen Stellen müssen Sie welche Personen informieren?

Die externe Bewertung der Beiträge

Sobald der Prozess steht, folgt im nächsten Schritt die externe Begutachtung der eingereichten Beiträge.

Hier übernehmen die Gutachter:innen das Ruder. Sie bewerten die Paper fachlich, geben Empfehlungen ab und liefern damit die Grundlage für die finale Entscheidung des Programmkomitees.

Die Bewertung findet meistens in einem geschützten Online-Bereich statt, zu dem Reviewer:innen über einen persönlichen Login Zugang erhalten. Als Veranstalter:in geben Sie die Fragen vor, die die Gutachter:innen zu jedem Paper beantworten müssen. Hier geht es in der Regel um inhaltliche Relevanz, methodische Qualität oder darum, wie originell das Thema des Papers bzw. dessen Inhalt ist.

Ob Sie diese externe Begutachtung durchführen, hängt wie schon in Teil 1 beschrieben vom Anspruch und Umfang Ihrer Konferenz ab. Bei sehr kleinen Konferenzen mit einer überschaubaren Zahl an Einreichungen entscheiden sich Veranstaltende manchmal dazu, das Review zur internen Aufgabe zu machen.
Bei größeren Kongressen ist eine mehrstufige Begutachtung durch externe Expert:innen allerdings der Standard. Er sichert Transparenz, Fairness und wissenschaftliche Qualität.

Stichwort Fairness: Eine Studie von Pleskac, Kyung, Chapman & Urminsky aus dem Jahr 2024 hat herausgefunden, dass Single-Blind-Reviews bei Konferenzen namhafte Autor:innen eher bevorzugen und Wissenschaftler:innen mit asiatischen Namen eher benachteiligen. Das deutet zumindest darauf hin, dass Reviewer:innen anders urteilen, wenn sie wissen, wessen Paper sie vor sich haben.

✔️Checkliste: Externes Review organisieren

Vorüberlegungen

Zuerst geht es um die Basics des Review-Prozesses: Wer bewertet was und wie genau läuft das ab?

• Wer sind die Gutachter:innen?
  Stellen Sie eine Liste aus allen Reviewer:innen zusammen, sobald Sie wissen, wer dazugehört. Hierfür reichen im ersten Schritt Namen, E-Mail-Adresse und die Organisation.
• Sind die Personen bereits im System?
  Gibt es schon eine Liste, sollte die vor dem Verteilen der Beiträge in der Software sein, mit deren Hilfe Sie das Review durchführen. Wenn die Personen noch nicht im System sind: Prüfen Sie, wie Sie hier schneller vorankommen, als alle Namen einzeln einzutippen.
  Einige Abstract-Management-Systeme bieten eine CSV-Vorlage an. Das ist eine Tabelle, die Sie mit den Gutachter:innen-Daten befüllen und dann einfach hochladen.
• Welche:r Gutachter:in ist Expert:in für welches Thema?
  Am besten gleich in der Liste ergänzen und den Personen Themen zuordnen.
• Wie viele Expert:innen brauchen Sie pro Themengebiet?
  Mehrere Fachleute sorgen für unterschiedliche Perspektiven und reduzieren das Risiko einseitiger Entscheidungen. Überlegen Sie auch, welche Personen eventuell mehr als ein Thema übernehmen könnten.
• Welche Fragen beantworten die Gutachter:innen für ein Abstract?
  Manchmal reicht es, dass sie für „annehmen“ oder „ablehnen“ stimmen. In anderen Fällen beantworten sie weitere Fragen zum Paper.
• Wie viele Beiträge sind eine:r Gutachter:in zumutbar?
  Das richtet sich unter anderem nach Anzahl und Umfang der Fragen. Planen Sie in der Regel 4–8 Einreichungen pro Gutachter:in ein. Bei sehr engem Zeitrahmen eher am unteren Ende, bei weniger tiefgehenden Reviews oder kleineren Tagungen auch am oberen Ende (bis ~10).
• Was, wenn nicht alle Gutachter:innen ihrer Aufgabe nachkommen?
  Planen Sie Zeit ein, für den Fall, dass Sie Beiträge noch umverteilen müssen. Alternative: Genügen die Urteile der anderen Reviewer:innen?
• Dürfen Gutachter:innen ihre eigenen Beiträge bewerten?
  Das Review soll möglichst neutral sein. Was ihre eigene Arbeit angeht, sind Autor:innen oft „betriebsblind“. Andere liefern ein neutraleres Urteil.
• Soll ein:e Gutachter:in über die Präsentationsform entscheiden?
  Manchmal geben Autor:innen schon eine favorisierte Präsentationsform an. Entscheiden Sie, ob Gutachter:innen die sehen oder eine eigene Entscheidung treffen sollen.
• Sollen Reviewer:innen sehen, wie viele Versionen jemand eingereicht hat?
  Das ist vor allem bei mehrstufigen Reviews sehr sinnvoll. So können Gutachter:innen nachvollziehen, was Autor:innen seit der letzten Version geändert haben.
• Sollen Reviewer:innen ihre Beiträge herunterladen dürfen?
  Kann eine Option sein für alle, die viel unterwegs sind und ihre Bewertung vielleicht nur einmal gesammelt eintragen wollen. Inzwischen ist das eher unüblich. Falls Sie das anbieten möchten, sollten Sie kommunizieren, dass die Ergebnisse bis zur Deadline im System eingetragen werden müssen.
• Sollen Gutachter:innen sehen können, von wem das Paper ist?
  Möchten Sie lieber ein 100% anonymes Bewertungsverfahren? Oder eins, bei dem die Autor:innendaten allen bekannt sind? Oder eins, das nur auf den Namen der Autor:innen beschränkt ist?
• Sollen Gutachter:innen sehen, wer außer ihnen den Beitrag noch bewertet?
  Transparenz hat zwei Seiten: Einerseits kann sie konsistentere Bewertungen zur Folge haben, manchmal beeinflussen sich die Gutachter:innen allerdings auch gegenseitig.
• Sollen Gutachter:innen alle Beiträge der Konferenz sehen können?
  Eine Gesamtübersicht erleichtert es Gutachter:innen, thematische Zusammenhänge zu erkennen und Beiträge besser einzuordnen. Gestalten Sie den Zugriff aber immer so, dass keine vertraulichen Informationen offengelegt werden.
• Sollen Gutachter:innen Autor:innen Nachrichten schicken können?
  Das Programmkomitee entscheidet darüber, ob die Nachrichten per Platzhalter zusammen mit dem Bewertungsergebnis ankommen. Auf jeden Fall hilfreich, wenn ein:e Autor:in den Beitrag überarbeiten soll und es eine zweite Runde gibt. Dann erhält er:sie Feedback.
• Sollen Gutachter:innen dem Programmkomitee Nachrichten schicken können?
  Kann sinnvoll sein. Oft genügen aber schon die Antworten, die ein:e Gutachter:in bei der Bewertung beantwortet.

Bewertungsprozess

Spulen wir ein Stück vor zur Bewertung. Für jedes Paper kann es vier Optionen geben. Sie entscheiden, welche davon Teil ihres Peer-Review-Prozesses werden:

• Annehmen
  Das Paper ist akzeptiert und wird sich später im Programm der Konferenz wiederfinden.
• Ablehnen
  Die Reviewer:innen (und das Komitee) halten das Paper für nicht geeignet. Es wird nicht Teil des Konferenzprogramms.
• Warteliste
  Wenn mehr Beiträge akzeptiert wurden, als Sie Vortragsslots haben, kann eine Warteliste sinnvoll sein. Manchmal sagen Präsentierende kurzfristig ab. Beiträge auf der Warteliste rücken dann automatisch nach.
  
  Wenn Sie den Autor:innen mitteilen, dass ihr Paper angenommen wurde, hinterlegen Sie einen Link, über den sie gleich zu- oder absagen können.
  
  Autor:innen auf der Warteliste informieren Sie darüber, bis wann sie mit einer Zu- oder Absage rechnen können.
• Überarbeiten
  Ist eine Feedbackschleife mit Überarbeitung Teil Ihres Peer Reviews, gehen Sie rückwärts von einem festen Termin aus. Nehmen Sie z. B. das Datum, an dem Sie das Konferenzprogramm veröffentlichen. So behalten Sie den Überblick über alle Zwischenschritte am besten.
  
  Anschließend überlegen Sie, wer die überarbeiteten Beiträge prüft. Dieselben Gutachter:innen? Dann geht es am schnellsten, denn die kennen die erste Fassung und wissen, worauf sie in der nächsten Runde achten müssen. Ist Runde zwei abgeschlossen, folgt die finale Entscheidung durch das Programmkomitee.

Bewertung beeinflussen

Hier geht es um die Kriterien, nach denen Reviewer:innen die Paper begutachten.

• Welche Fragen sollen Gutachter:innen im Rahmen des Peer Reviews beantworten?
  Passt der Beitrag thematisch zur Konferenz? Orientiert sich der Beitrag an aktuellen wissenschaftlichen Erkenntnissen?
• Pflichtangaben bei der Bewertung
  Ganz wichtig: Welche Einschätzung benötigen Sie von den Gutachter:innen unbedingt? Meistens ist das die Empfehlung angenommen oder abgelehnt.
  Darunter können aber auch andere Fragen fallen, etwa, ob die gewählte Präsentationsform passt.
• Woran soll sich die finale Bewertung orientieren?
  Hier gibt es zwei Optionen: Entweder fließen hier die einzelnen Kriterien (Antworten) der Gutachter:innen ein oder Sie vergeben Punkte. Für jede Antwort gibt es Punkte, die zusammen eine Durchschnittsnote für das Paper ergeben.
• Möchten Sie die Kriterien gruppieren?
  Bei vielen Fragen fassen Sie thematisch ähnliche Gruppen zusammen. Oft unterscheiden Konferenzen hier in „inhaltlich“ und „formell“.

Die finale Bewertung der Beiträge

Fast geschafft! Das letzte Wort hat das Programmkomitee. Manchmal ist das nur eine Person, manchmal eine Gruppe. Bei sehr großen Kongressen gibt es sogar mehrere Komitees, was das Review noch ein wenig komplexer gestaltet.

In jedem Fall hat das Komitee aber schon eine ungefähre Vorstellung, wie ein interessantes Konferenzprogramm aus wissenschaftlicher Sicht aussieht und wie viele Slots für jedes Themengebiet vorhanden sind.

✔️Checkliste: Finale Bewertung planen

• Wer entscheidet final über die Beiträge?
  Im Normalfall ist das die Aufgabe des Programmkomitees. Manchmal trifft die endgültige Entscheidung eine einzelne Person. Vorher findet sich das Team in der Regel zusammen, um die Bewertungen zu diskutieren.
• Welche Antworten müssen Programmverantwortliche hinterlegen?
  Klar: Am Ende steht ein endgültiges Ergebnis. Soll ein Beitrag ins Programm, prüft das wissenschaftliche Komitee, zu welchem Themengebiet der Beitrag gehört. Teil der Entscheidung ist auch die Präsentationsform: Soll der Beitrag mündlich oder als Poster präsentiert werden oder wird ein Workshop daraus?

Kommunikation mit Autor:innen im Rahmen des Peer Review

Wenn Sie eine Software beim Peer Review unterstützt, können Sie den Autor:innen direkt per Mail das Ergebnis schicken.

✔️Checkliste Nachrichten an die Autor:innen

• Wer soll vom Ergebnis des Reviews erfahren?
  Legen Sie fest, ob nur die einreichende Person die Mail erhält oder die gesamte Autor:innenschaft.
• Was wollen Sie noch mitteilen?
  Erstellen Sie vorab verschiedene Mailvorlagen für die einzelnen Fälle – angenommen, abgelehnt, Warteliste, überarbeiten. Ergänzen Sie sie um die Infos, die für die Autor:innen jeweils wichtig sind Denken Sie etwa an Deadlines fürs Überarbeiten oder für die Zusage zur Teilnahme.
• Brauchen Sie auch für die Präsentationsformen unterschiedliche Mailtexte?
  Auch hier ist es sinnvoll, noch mal zu unterscheiden: Welche Infos sind für Vortragende wichtig? Was müssen Posterautor:innen wissen? Was betrifft nur Workshop-Leiter:innen?
• Brauchen sie eine aktive Zusage der Autor:innen?
  Das ist bei den Beiträgen auf der Warteliste sehr wichtig. Wer könnte notfalls nachrücken und bei wem wird es nichts?

🤖Wie verändert KI den Peer-Review-Prozess bei Konferenzen?

Keine Angst: So schnell übernehmen keine Maschinen das Peer Review komplett. Aber es gibt einen interessanten Vorstoß der Association for the Advancement of Artificial Intelligence (AAAI), die ein KI-Pilotprogramm für ihre Konferenz 2026 startet.

Das könnte wegweisend sein. Sprachmodelle (LLMs) soll das Review-Verfahren nämlich erweitern, ohne dass die menschliche Expertise zu kurz kommt oder menschliche Gutachter:innen ersetzt werden.

Konkret geht es um zwei Stellen des Workflows:

• In der ersten Phase des Reviews kommt eine KI-generierte Bewertung für jedes Paper ins Spiel. Das soll eine zusätzliche Perspektive zu den Reviews der Gutachter:innen schaffen.
• Das Programmkomitee erhält ebenfalls Hilfe: Eine KI fasst die Ergebnisse der Gutachter:innen zusammen. Das Komitee sieht so schneller, in welchen Punkten sich die Reviews einig sind und wo es noch Diskussionsbedarf gibt.

Die Ergebnisse könnten langfristig auch Einfluss auf andere Konferenzen haben. Es lohnt sich, technische Neuerungen im Blick zu behalten, besonders, wenn sie Veranstalter:innen das Leben einfacher machen.

❓FAQ

Wie unterscheidet sich das Peer Review bei Konferenzen von Zeitschriften-Reviews?

Bei Konferenzen ist der Review-Prozess meist zeitlich straffer und auf Präsentationsformate (Vortrag, Poster etc.) ausgerichtet, während sich Reviews bei wissenschaftlichen Journals stärker auf inhaltliche Tiefe und Publikationsreife fokussieren. Konferenz-Reviews bewerten häufig auch den Beitrag zum Tagungsthema und die Relevanz für das Publikum.

Kann ein:e Gutachter:in den eigenen Beitrag bewerten?

Nein. Aus Gründen der Unabhängigkeit und Fairness dürfen Gutachter:innen ihre eigenen Einreichungen grundsätzlich nicht selbst bewerten. Die Peer-Review-Software sollte die Kombination von vornherein technisch ausschließen, um Interessenkonflikte zu vermeiden und die Integrität des Prozesses zu sichern.

Wie wähle ich geeignete Gutachter:innen aus?

Gutachter:innen wählen Sie nach Fachgebiet, Erfahrung und Verfügbarkeit aus. Ein strukturierter Reviewer:innen-Pool mit klar definierten Themenfeldern erleichtert Ihnen das Zuordnen. Haben Sie eine feste Liste, gleichen Sie sie regelmäßig mit den aktuellen Forschungsschwerpunkten der Personen ab.

Wie gehe ich mit verspäteten oder fehlenden Reviews um?

Planen Sie Pufferzeiten ein. Kommunizieren Sie klare Deadlines mit automatischen Erinnerungen.
Wenn Bewertungen ausbleiben, können Sie Beiträge notfalls neu zuweisen oder – falls mehrere Gutachter:innen den Beitrag bewerten – die eingegangenen Bewertungen nutzen.

Wie viel Zeit sollten Autor:innen zur Überarbeitung erhalten?

Die Frist hängt davon ab, wie umfangreich die Änderungen sind. In der Praxis bewährt sich ein Zeitraum von ein bis zwei Wochen für kleinere Anpassungen. Wichtig ist: Planen Sie die Deadline rückwärts von dem Datum, an dem Sie das Programm veröffentlichen wollen.

🎯Weitere Tipps für ein gelungenes Peer Review