Das perfekte Namensschild

1. Auf die Größe kommt es an

Was die Maße der Namensschilder betrifft, sollten Veranstaltende einer Konferenz den beiden Extremen aus dem Weg gehen: Ist das Badge viel zu groß, passen zwar viele Informationen drauf, die meisten davon sind aber wahrscheinlich zweitrangig bis überflüssig (siehe Punkt 2). Ein zu kleines Namensschild kann hingegen für die Teilnehmenden schnell zu einem großen Problem werden.

Das liegt an der Lesbarkeit: Sind die Infos auf dem Badge nicht auf den ersten Blick zu erkennen, hält das manche:n Teilnehmer:in davon ab, eine unbekannte Person anzusprechen. Ein Name oder die Info, wo jemand arbeitet, reichen oft schon, um ein Gespräch zu beginnen. Ist jemandem der Name einer Person entfallen, die er schon kennt, ist der Effekt ähnlich. Hier sollte ein kurzer Blick ausreichen und dem Gedächtnis auf die Sprünge helfen.

Klappt das nicht so schnell, hat das Namensschild versagt. Es verhindert soziale Kontakte, statt sie zu fördern.

Starten Sie einen Test und beantworten Sie die folgenden beiden Fragen:

1. Können Sie den Namen auf dem Badge aus einer Entfernung von etwa vier bis fünf Metern noch lesen?
2. Besonders bei Badges, bei denen Farben im Spiel sind: Klappt das bei unterschiedlichen Lichtverhältnissen gleich gut?

Adrian Segar schlägt in seinem viel diskutierten Blogartikel zum Thema Badges für horizontale Schilder eine Größe von etwa 10 cm x 8 cm vor, während solche mit vertikaler Ausrichtung mindestens 10 cm x 15 cm groß sein sollten.
oder Session-Moderatorin fungiert.

2. Was muss auf das Badge?

Immer und bei absolut jeder Konferenz ausnahmslos am allerwichtigsten auf einem Namensschild: der Name.

Je größer die Schrift, desto eher reduzieren Sie Probleme mit deren Lesbarkeit. Ratsam ist mindestens Schriftgröße 72 für Vor- und Nachname. Manche Veranstaltende setzen einen der beiden Namensteile etwas prominenter in Szene. Größer gedruckte Vornamen verwenden Sie bei Konferenzen, bei denen Duzen der Standard ist. Wenn Sie nicht wissen, ob das für alle Teilnehmenden okay ist, lieber nicht.

Nachdem er schon an weit mehr als 300 Konferenzen teilgenommen hatte, kam Brian Fitzpatrick 2017 auf die Idee, eine Review-Seite für Namensschilder anzulegen. Keins davon konnte ihn damals so richtig überzeugen, aber auch ein Blick auf die Negativ-Beispiele lohnt sich.

Dass Veranstaltende sich von bekannten Konferenzen abschauen können, wie man das mit den Namensschildern richtig macht, ist leider ein Mythos. Eins aus der Sammlung sticht besonders hervor: Der Name der jährlich stattfindenden Entwickler-Konferenz Microsoft Ignite schien den Veranstaltenden bedeutsamer zu sein als die Namen der Teilnehmenden. Die gehen auf den Badges jedenfalls ziemlich unter.

Na ja, das war 2017. Das hat doch sicher längst jemand bemerkt? Überraschung: Nein. Zwar hat das Namensschild der Ignite-Konferenz mehr Farbe bekommen, das grundlegende Problem mit den Schriftgrößen besteht aber zumindest beim österreichischen Ableger sieben Jahre später immer noch.

Deshalb lieber schnell weiter mit einem Tipp, was Ihr Badge besser kann: Auf den Namen folgt die Hochschule oder Institution, der die Person angehört. Auch das ist eine nicht zu unterschätzende Info, die so manchen Personen helfen kann, einen Einstieg in ein Gespräch zu finden.

Sinnvoll ist außerdem, wenn Sie die Rolle der Person mit auf das Namensschild nehmen. So ist für alle sofort ersichtlich, wer bei der Konferenz beispielsweise als Helfer, Teilnehmerin oder Speaker dabei ist.

Welche Logos sind auf einem Konferenz-Namensschild sinnvoll?

Selbst sehr minimalistisch gehaltene Badges haben mindestens ein Logo oder den Schriftzug der Konferenz. Das ist auch völlig in Ordnung.

Ist das Logo der Konferenz oder das des Sponsors allerdings größer als der Name der teilnehmenden Person, sagt das unterschwellig viel über das Ego der Personen hinter der Konferenz aus. Möchten Sie keine versteckten Botschaften vermitteln, achten Sie darauf, dass die Logos nicht zu viel Platz einnehmen.

Social Media auf Namensschildern – ja oder nein?

Kommt auf die Zusammensetzung der Teilnehmenden an. Konferenz-Hashtag und der Profilname einer Person sind nur hilfreich, wenn Sie wissen, dass der überwiegende Teil sehr aktiv in einem bestimmten sozialen Netzwerk ist. Ansonsten finden sich die beiden X (ehemals Twitter)-Nutzer:innen wahrscheinlich von selbst oder kennen sich längst, weil sie sich schon seit zehn Jahren folgen.

Was kommt auf die Rückseite des Namensschilds?

Unsere beste und seit Jahren bewährte Empfehlung: Bedrucken Sie die Namensschilder auf beiden Seiten mit den Personendaten. Das ist praktisch, weil sich manche Badges im Lauf der Konferenz gern mal auf die andere Seite drehen und das nicht mal auffällt. Macht nichts, wenn der Name auf der anderen Seite auch noch mal steht.

Unsere Kund:innen schätzen darum die reißfesten Butterfly-Badges sehr und auch von Teilnehmenden einer Konferenz haben wir schon gehört: „Endlich hat da mal jemand dran gedacht.“

Vor einigen Jahren sind einige Konferenzen dazu übergegangen, die Rückseite der Namensschilder mit einem Programmplan zu versehen. Bei großen Konferenzen wurde daraus auch mal ein ganzes Booklet. Das möchte einerseits niemand den ganzen Tag um den Hals tragen.

Alternativ informieren sich die Teilnehmenden per Konferenz-App über den Ablauf. Diese Methode hat gegenüber einer gedruckten Version den Vorteil, dass der Plan auch bei kurzfristigen Änderungen immer aktuell bleibt.

Konferenz-Namensschild mit Extra-Feature

Eine schöne Idee: Das Badge ist gleichzeitig ein Ticket für die öffentlichen Verkehrsmittel in der Stadt, in der die Konferenz stattfindet.

Die Teilnehmenden sehen dank der Zusatzfunktion mehr von der Stadt und brauchen nicht mehr darüber nachdenken, wie sie von A nach B kommen. Sinnvoll ist das vor allem für Teilnehmende aus dem Ausland, die kein Deutschland-Ticket nutzen und sich nicht im Tarif-Dschungel verlieren wollen.

3. Ansprechend gestalten – aber wie?

Darf das Namensschild bunt werden?

Wenn Sie mit Farben arbeiten, spricht nichts dagegen – noch besser, wenn ein System dahintersteckt. Vielleicht können Sie das mit den oben beschriebenen Rollen verbinden: Jede Rolle kennzeichnen Sie mit einer anderen Farbe oder einem Symbol. Die Rolle kann zum Beispiel auf einem farbigen Balken ganz unten auf dem Badge stehen. Sie erkennen mit Hilfe der Farbe sofort, welches spezielle Ticket eine Person gebucht hat. Verirrt sich mal jemand in den falschen Workshop, sticht das Namensschild heraus.

Die richtige Schriftart für das Konferenz-Namensschild finden

Wählen sie eine serifenlose Schriftart. Aus der Ferne sind solche Fonts besser lesbar. Das ist auch der Grund, warum sich Experimente mit ausgefallenen Schriftarten eher nicht lohnen; die Fonts schneiden in diesem Aspekt nämlich immer schlechter ab als die weniger aufregenden.

Verwenden Sie nur eine einzige Schriftart auf dem Badge, erleichtern Sie sich die Arbeit. Bei mehr als einer brauchen Sie ein gutes Gespür dafür, welche Fonts gut miteinander harmonieren.

4. Was passt zum Namensschild: Aufkleber, Clips oder doch lieber Schlüsselbänder?

Wie tragen die Teilnehmenden das fertig gestaltete Namensschild bei der Konferenz am besten?

Besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen sind Aufkleber keine Lösung. Je nach Stoff haften sie unterschiedlich gut. Selbst wenn es damit keine Probleme gibt, müssen Sie für jeden Konferenztag neue bereitstellen. Die Personen, die die komplette Veranstaltung im selben Outfit absolvieren, dürften die Ausnahme sein.

Solche Probleme gibt es bei Anstecknadeln zwar nicht, jedoch kann das Befestigen (und Entfernen) für die Grobmotoriker:innen zur Herausforderung werden. Manche der Badges werden im Laufe des Tages zudem verrutschen und hängen dann schief. 

Clips eignen sich auch nur bedingt. Nicht jede Person hat an ihrer Kleidung eine Tasche, um einen zu befestigen.

Besser wären magnetische Clips. Die sind zwar etwas teurer, lassen sich aber schnell und unkompliziert an jeder Stelle anbringen. Die Methode hat aber ihre Tücken: Wird der Magnetclip etwa zusammen mit einem Smartphone oder einer Kreditkarte mit Magnetstreifen in einer Tasche aufbewahrt, kann der Clip diese eventuell dauerhaft beschädigen. Teilnehmende mit einem implantierten Herzschrittmacher oder Defibrillator sollten niemals Magnet-Clips tragen.

Zu tief hängende Schlüsselbänder könnten jedoch von manchen Personen als unangenehm empfunden werden, weil sie andere veranlassen, auf Problemzonen zu schauen. Nutzen Sie deshalb am besten die längenverstellbare Version. So können alle selbst entscheiden, wie ihr Badge am besten sitzt.

5. Der Umwelt zuliebe

Bis vor einigen Jahren waren Plastikhüllen für Namensschilder bei Konferenzen Standard. Inzwischen stellen sich viele Veranstaltende die Frage, ob es bei Tagungen wirklich so viel Plastik braucht – zu Recht.

Wie viele Namensschilder braucht eine Konferenz?

Die Frage mag erst mal seltsam erscheinen. So viele Namensschilder wie Teilnehmende eben.

Veranstaltende, die sich für den Vor-Ort-Druck der Badges entscheiden, brauchen sie sich tatsächlich nicht stellen. Alle anderen schon, denn beim Bestellen des Badge-Papiers zwingen die Hersteller Organisationsteams oft dazu, eine bestimmte Anzahl zu ordern. Durch Mindestabnahmemengen müssen Veranstaltende kleiner Konferenzen oft mehr Papier kaufen, als sie brauchen. Aber auch größere Tagungen kämpfen damit, wenn der Hersteller die Bögen nur in Paketen verkauft. Die Konferenz mit 190 Teilnehmenden muss dann das Paket für 250 Namensschilder nehmen und zahlt entsprechend drauf.

Das hat uns bei Converia schon länger gestört. Besonders nachhaltig ist die Art von Papierverschwendung schließlich nicht. Wir liefern unseren Kund:innen deshalb immer nur so viele Namensschilder, wie sie wirklich brauchen. Braucht eine Konferenz 234, drucken wir auch genau 234.

Zum Schluss: Ruhig bleiben

Bei allen theoretischen Überlegungen bitte nicht vergessen: Es geht hier um ein Namensschild. Das ist auf der Konferenz extrem wichtig und darf nicht fehlen, muss aber nicht wissenschaftlicher werden als die Inhalte der Konferenz.

Ist der Name drauf? Kann man ihn lesen? Ist das Badge so stabil, dass das auch die ganze Konferenz über so bleibt?

Können Sie alle drei Fragen mit „ja“ beantworten, war es das schon mit einem Großteil der Vorüberlegungen. Das ist die Basis, damit es seine Wirkung entfaltet und den Teilnehmenden hilft, miteinander in Kontakt zu kommen. In die weiteren Planungen gehen Sie dann in dem Wissen, dass grundsätzlich nichts mehr schiefgehen kann.