Das perfekte Namensschild

1. Auf die Größe kommt es an

Zu kleine Namensschilder können für die Teilnehmer einer Konferenz schnell zu einem großen Problem werden. Sind die Informationen auf dem Badge nicht zu erkennen, kann dies einige Besucher davon abhalten, mit anderen ins Gespräch zu kommen. Ist etwa einem Teilnehmer der Name eines Bekannten entfallen, sollte ein kurzer Blick ausreichen, um dem Gedächtnis auf die Sprünge zu helfen. Auch aus einiger Entfernung müssen die Namen noch gut lesbar sein.
Adrian Segar schlägt in seinem viel diskutierten Blogartikel zum Thema Badges daher für horizontale Schilder eine Größe von 10,16 cm x 7,62 cm vor, während solche mit vertikaler Ausrichtung mindestens 10,16 cm x 15,24 cm groß sein sollten.

2. Was muss auf das Badge?

Am allerwichtigsten auf einem Namensschild: der Name.
Platzieren Sie also den Namen prominent auf dem Badge.

In der nächsten Zeile sollte die Firma oder Institution, der der Teilnehmer angehört, zu finden sein.
Auch das Konferenzlogo darf nicht fehlen, gerade, wenn noch andere Veranstaltungen in den gleichen Örtlichkeiten stattfinden.
Es erweist sich ferner als nützlich, die Rolle der Namensschild-Träger zu vermerken. So ist für jeden sofort ersichtlich, wer bei der Konferenz beispielsweise als Organisator, Helfer, Besucher, Sprecher oder Session-Moderator fungiert.

Die Rückseite des Badges kann für den Konferenzablaufplan genutzt werden. So wissen die Teilnehmer zu jeder Zeit, wann sie wo sein müssen und wie viel Zeit sie noch haben, ohne ständig einen Plan heraussuchen zu müssen.

Als Dienstleister sind wir für unsere Kunden auch bei Konferenzen vor Ort und kümmern uns im Vorfeld um die Erstellung der Namensschilder. Wir haben die Namensschilder beidseitig mit den Personendaten bedruckt, sodass bei versehentlichem Umdrehen der Schilder der Name trotzdem zu lesen war. Die Teilnehmer begrüßten dieses Vorgehen mit Lob: „Endlich hat da mal jemand dran gedacht.“
Der Konferenzplan muss dabei nicht zu kurz kommen: Dieser kann entweder zwischen zwei Namensschildern eingefügt und bei Bedarf herausgezogen werden oder Bestandteil einer etwas anspruchsvolleren Booklet-Lösung sein.
Alternativ kann eine Konferenz-App genutzt werden, um sich über den Ablauf zu informieren. Diese Methode hat gegenüber einer gedruckten Version den Vorteil, dass der Plan auch bei kurzfristigen Änderungen stets aktuell zur Verfügung steht.

Um die Nützlichkeit des Badges für den Teilnehmer zu erhöhen, bietet es sich außerdem an, wichtige Telefonnummern zu vermerken: Wer kann bei Problemen kontaktiert werden? Unter welcher Nummer ist ein Taxi zu erreichen?

Als Zusatzinformation können optional Twitternamen durchaus sinnvoll sein. Diese erleichtern es den Konferenzteilnehmern, miteinander in Kontakt zu treten und zu bleiben. Besonders bei Konferenzen mit einem Bezug zu Social Media darf davon ausgegangen werden, dass viele Teilnehmer bei Twitter zu finden sind und der Wunsch besteht, sich auch online mit Gleichgesinnten zu vernetzen.

Insgesamt lässt sich aber festhalten, dass nicht zu viele Informationen auf dem Badge abgebildet werden sollten, da dieses sonst schnell zu überladen wirken könnte. Ein Foto ist etwa nur dann sinnvoll, wenn ausschließlich geladene Gäste Zutritt zu einer Veranstaltung haben sollen.

3. Ansprechend gestalten – aber wie?

Wie bereits weiter oben bemerkt, sollte der Name groß genug geschrieben sein, sodass er auch von weitem noch lesbar ist. Gehen Sie auf Nummer sicher und testen Sie das vorher aus. Stellen Sie fest, dass manche Namen zu lang sind, verringern Sie die Schriftgröße nicht generell, sondern nehmen lediglich eine Anpassung der einzelnen Namensschilder vor.

Bei der Wahl der Schriftart sollte einer serifenlosen Schrift aufgrund der besseren Lesbarkeit aus der Ferne der Vorzug gegeben werden. Von ausgefallenen Schriftarten ist abzuraten.

Es empfiehlt sich, den Vornamen in der ersten Zeile zu positionieren, während der Nachname in der zweiten Zeile steht.
Je nach Art der Konferenz kann der Vorname größer als der Nachname geschrieben werden. Ist die Anrede mit Vornamen allerdings nicht üblich, könnten sich viele Teilnehmer weniger damit einverstanden fühlen, eine halbe Einladung zum Duzen mit sich herumzutragen.

Die zweitwichtigste Information auf dem Namensschild ist die Firma oder Institution des Teilnehmers, die in einer etwas kleineren Schriftgröße unterhalb des Namens platziert werden sollte. Am besten ist es, für die Firma eine andere Farbe zu verwenden, um diese noch deutlicher vom Namen abgrenzen zu können. Daneben trägt eine horizontale Linie zwischen Name und Firma zu einer eindeutigen Unterscheidung bei.

Die Rolle des Teilnehmers können Sie am Ende des Namensschildes etwas kleiner platzieren. Noch besser ist es aber, wenn Sie mit Farben arbeiten.
Generell lassen sich Farben und Symbole verwenden, um zu kennzeichnen, ob der Teilnehmer nur einen bestimmten Konferenztag oder die gesamte Veranstaltung gebucht hat, welchen Workshop er besucht usw. Das schafft vor allem bei internationalen Konferenzen eine gewisse Sprachunabhängigkeit und ist optisch schneller erfassbar.

4. Aufkleber, Clips oder doch lieber Schlüsselbänder?

Ist das Namensschild gestaltet, gilt es im nächsten Schritt zu überlegen, wie dieses von den Teilnehmern getragen werden soll.
Besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen sind Aufkleber nicht zu empfehlen, da diese am nächsten Tag nicht erneut auf die Kleidung geklebt werden können. Außerdem besteht stets die Gefahr, dass die Aufkleber auf manchen Stoffen nicht haften bleiben.
Derartige Probleme gibt es bei Anstecknadeln zwar nicht, jedoch lassen sich diese nicht immer leicht befestigen oder entfernen und sehen darüber hinaus nicht sehr niveauvoll aus.
Clips eignen sich auch nur bedingt. Nicht jeder Konferenzteilnehmer hat an seiner Kleidung eine Tasche, um einen solchen zu befestigen.
Eine Lösung hierfür wären magnetische Clips, die zwar etwas teurer sind, sich aber schnell und unkompliziert an jeder Stelle anbringen lassen. Allerdings birgt diese Methode eine Gefahr: Wird der Magnetclip etwa zusammen mit einem Smartphone oder einer Kreditkarte mit Magnetstreifen in einer Tasche aufbewahrt, kann dies möglicherweise dazu führen, dass der Clip diese dauerhaft beschädigt.

Am besten geeignet sind daher Schlüsselbänder. Diese lassen sich schnell umhängen und wieder abnehmen. Der Einsatz verschiedenfarbiger Bänder kann zudem dabei helfen, die Rollen der Teilnehmer noch besser abzubilden.
Zu tief hängende Schlüsselbänder könnten jedoch von manchen Teilnehmern als unangenehm empfunden werden, weil sie andere veranlassen, auf Problemzonen zu schauen. Abhilfe schafft hier die längenverstellbare Version.

5. Der Umwelt zuliebe

Möchten sie Plastikhüllen für die Namensschilder nutzen, ist es ratsam, diese für die nächste Konferenz erneut zu verwenden. Somit sparen Sie Geld und schonen zusätzlich die Umwelt.
Bitten Sie die Teilnehmer einfach, die Hüllen am Ende der Konferenz abzugeben oder sammeln sie diese ein.
Wer noch umweltbewusster handeln möchte, verwendet überdies Namensschilder aus Recycling-Material.