Mit Slack zu einem entspannten Konferenz-Team vor Ort

Als Teil des Veranstaltungsteams ist das ständige Am-Telefon-Kleben Standard. Vor Ort bringt das aber vor allem zusätzliche Hektik in den sorgsam durchgetakteten Ablauf. Das wissen alle, die schon mal Mühe hatten, die Person am anderen Ende der Leitung inmitten des allgemeinen Gewusels zu verstehen. Und meist spricht man nur mit einer Person, obwohl die Themen auch andere im Team betreffen. Bei denen kommen wichtige Infos deshalb erst mit Verzögerung an – wenn überhaupt. Vermissen Sie auf Konferenzen vor Ort auch manchmal Gelassenheit und sehen nur noch Chaos? Eine kleine App hilft: Slack.

Was ist Slack und warum ist die App so praktisch für Konferenzen?

Slack bezeichnet sich selbst als „Messaging-App“. Das ist nicht falsch, stapelt nur ein bisschen tief. Für ein Vor-Ort-Team bei einer Konferenz kann Slack zum zentralen Treffpunkt werden. Dort laufen in Echtzeit alle Fäden der Koordination zusammen, auch wenn sich das Team persönlich nicht ständig über den Weg läuft – was in großen Konferenzhallen Standard ist.

Stellen Sie sich Slack am besten wie eine Mischung aus Foren und Chat vor. Es gibt verschiedene Kanäle (Channels), die nach Themen geordnet sind, und die die Mitglieder mit Nachrichten und Dateien lebendig halten. Das Konferenz-Team diskutiert entweder direkt in einem Channel oder schickt sich untereinander private Nachrichten.

Bei Converia nutzen wir Slack schon seit vielen Jahren für die Kommunikation im Team. Vorher lief das, was jetzt in Slack steht, alles per E-Mail: Gab es etwas mit jemandem zu klären, führten wir die Unterhaltung per E-Mail. Betraf ein Thema alle, kam eine Rundmail. Heute käme niemand mehr auf die Idee, dafür nicht Slack zu nutzen.

Was hat das mit dem zu tun, was vor Ort bei Konferenzen läuft? Wir organisieren selbst zwar keine Konferenzen, haben durch unsere Konferenz-Management-Software Converia dennoch einen Einblick in das, was unsere Kund:innen – also Konferenz-Veranstalter:innen – vor Ort beschäftigt. Und wir waren etwas überrascht, als wir feststellten, dass es nicht wenige gibt, die ausschließlich per Mail und Telefon mit ihren Team-Kolleg:innen in Kontakt sind. Weniger überrascht hat uns die Aussage, dass damit nicht alle glücklich sind.

Slack begleitet das ganze Team über die Konferenz hinweg

Wie ein Konferenz-Team vor Ort interagiert, unterscheidet sich oft stark von dem, was die restliche Zeit über passiert. Unsere Kund:innen, die Konferenzen und Kongresse organisieren, sind digital oft gut aufgestellt. Einige verwenden auch Projektmanagement-Tools, um zu tracken, wie es mit einzelnen Konferenzen vorangeht, und weisen sich untereinander Aufgaben zu.

Vor Ort ist hingegen der schnelle Anruf noch oft das Mittel der Wahl und vom Rest der Kommunikation entkoppelt.

Das kann Slack ändern und vereinfachen. Schließlich gehören die unterschiedlichen Phasen ja zusammen und haben eine gelungene Konferenz zum Ziel. Unsere Slack-Hacks zeigen Ihnen, wie Sie sich mit Ihrem Team vor Ort besser verständigen.

Wie Konferenz-Teams Slack optimal nutzen – 12 kleine Hacks

1. Eine Struktur für Kanäle überlegen

Egal, ob Sie in einem Team aus drei Personen Konferenzen organisieren oder bei einem großen PCO angestellt sind: In der Regel reicht ein Arbeitsbereich in Slack. Dort versammeln sich alle Mitglieder des Teams – eine Art eigenes Forum.

Mit einem neuen Arbeitsbereich legt Slack automatisch die ersten beiden Kanäle #general und #random an. Das zeigt die Struktur schon ganz gut: Jeder Kanal deckt ein bestimmtes Thema ab. In diesem Fall: #general ist der Ort für wichtige Infos, die alle betreffen. Für alles, was nebenbei besprochen wird und keinen Bezug zur Arbeit hat, ist #random der richtige Channel.

Veranstaltet Ihr Team mehrere Konferenzen, erstellen Sie für jede einen eigenen Kanal. Wenn Sie mit einem stärkeren Fokus auf einzelne Teams arbeiten, sollte jedes Team seinen eigenen Channel erhalten.

Weil Probleme dafür bekannt sind, vor Ort auch mal ganz schnell aufzutreten und genauso schnell Hilfe nötig wird, ist zudem ein Kanal nur für Notfälle sinnvoll. Weiß ein Mitglied des Teams vor Ort nicht weiter, gibt es dort schnelle Hilfe. Das ist besser, als jemanden direkt anzurufen – vor allem, wenn nicht klar ist, ob das auch die Person mit der Lösung ist.

2. Zugang zu Channels für Teammitglieder regeln

Kanäle bei Slack sind entweder öffentlich (= alle aus dem Team können sie finden und beitreten) oder privat (= handverlesene Mitglieder und nicht in der Kanal-Liste zu finden). Das legen Sie beim Erstellen jedes Kanals fest.

Für einen neuen Kanal bietet ihnen Slack an, einige Mitglieder aus dem Team direkt einzuladen. Das können Sie prima nutzen, wenn Sie mehrere Konferenzen gleichzeitig organisieren. So finden sich alle, die einen bestimmten Kongress planen, gleich im richtigen Kanal wieder und brauchen die Channel-Liste später nicht selbst durchsuchen, um Kanälen beizutreten.

3. Wichtige Infos anpinnen

Ein großer Nachteil, wenn vor Ort nur zwei Personen über Dinge reden, die das ganze Team betreffen: Wichtige Infos verflüchtigen sich, bevor sie alle erreichen. In Slack sind die Nachrichten in den Channels für alle sichtbar. Und: Slack hat sogar eine Pin-Funktion. Mitglieder eines Channels pinnen besonders wichtige Nachrichten an einen Kanal an und sorgen so dafür, dass sie nicht in Vergessenheit geraten.

Gerade bei Konferenzen ist es keine Seltenheit, dass einige Situationen vor Ort immer wieder auftauchen. Dank eines Pins ist Ihr Team bestens vorbereitet.

Alle angepinnten Nachrichten erscheinen direkt unter dem Channel-Namen und sind so schnell verfügbar.

In der kostenfreien Slack-Variante verschwinden ältere Nachrichten nach einer Weile automatisch. Pins bleiben allerdings sichtbar.

4. Wissen und Ressourcen zur Konferenz festhalten

Jede Konferenz und jeder Kongress ist speziell. Als Erweiterung zu den Pins gibt es in Slack die Canvas-Funktion. Mit deren Hilfe halten Sie alles Wissenswerte über eine Veranstaltung fest. Das verhindert, dass ein Team sich mühsam alle Informationen zusammensuchen oder erfragen muss.

Die Infos in den Canvases sammeln und ergänzen alle gemeinsam. Teil der Infos dürfen auch Dateien, Videos oder Links sein.

In der kostenfreien Version von Slack sind die Canvas-Funktionen leicht eingeschränkt, reichen für Konferenzen aber aus. Pro Unterhaltung und Channel können Sie maximal ein Canvas erstellen, auf dem Sie mit Ihrem Team gemeinsam arbeiten. In der Pro-Version gibt es die Grenze nicht.

Nicht irritieren lassen: Wenn Sie ein Canvas auf einem Mobilgerät aufrufen, erscheint manchmal die Meldung, dass Sie nur Lesezugriff haben. In unserem Test konnten wir dennoch Infos ergänzen, neue Checkboxen anlegen und bestehende abhaken. Kleine Änderungen sind also kein Problem, wenn Sie mobil unterwegs sind.

Ein Canvas kann eine sehr wertvolle Quelle für Infos sein. Nutzt Ihr Team jedoch parallel ein eigenes Tool, um solche Dinge festzuhalten, sollten Sie das Canvas-Feature höchstens verwenden, um darauf zu verweisen.

5. Slack durchsuchen

Sie wissen ganz genau, dass sie eine Nachricht erst letztens in Slack gelesen haben, finden Sie nur gerade nicht.

Mit Hilfe der Suchfilter durchkämmen Sie die entlegensten Winkel von Slack und holen sich die Infos zurück. Können Sie sich noch erinnern, in welchem Kanal die Nachricht stand? Oder von wem sie geschrieben wurde? Oder wann das ungefähr war („das muss vor Juni gewesen sein“)? Oder ob ein Link dabei war? Eine Datei? Für alles gibt es einen Filter. Der funktioniert sogar, wenn Sie nur noch im Kopf haben, dass die Nachricht ein bestimmtes Emoji als Reaktion erhalten hat. 🤯

6. Slack erinnert an Termine rund um die Konferenz

Alle wissen, was zu tun ist? Aber wissen sie auch, wann sie sich der Aufgabe widmen müssen? Vor Ort passiert viel mehr als am Schreibtisch und entsprechend schnell geraten Dinge in Vergessenheit.

Das ist nicht schlimm, wenn Slack Bescheid weiß und die Aufgabe zur richtigen Zeit wieder ins Gedächtnis ruft.

Dafür gibt es die Erinnerungsfunktion.

Slack erinnert Sie bei Bedarf an alles und hilft Ihnen sogar, Ihre Erinnerung richtig einzustellen.

Um eine neue Erinnerung in Slack einzurichten, beginnen Sie eine Nachricht wie folgt: /erinnere

Dann erweitern Sie den Text um die Aufgabe, an die Sie erinnert werden wollen, und drücken Enter.
Slack fragt Sie im dann von selbst nach den Details: Wann und wie oft möchten Sie erinnert werden? Einstellen, fertig.

Das geht auch super, wenn sich die Aufgabe wiederholt. Bei einem dreitägigen Kongress wird Ihnen Slack beispielsweise jeden Morgen mitteilen, wann es Zeit ist, sich für den Check-In in Position zu begeben. Oder Sie bitten Slack, Sie jede Stunde daran zu erinnern, genügend Wasser zu trinken.

Oder Sie bitten Slack, Sie an eine bestimmte Nachricht zu erinnern. Das ist sinnvoll, wenn ein Mitglied Ihres Teams einen interessanten Artikel teilt, den Sie später in der Pause in Ruhe lesen wollen.

Das erweiterte Gedächtnis funktioniert auch für ganze Kanäle. Soll das komplette Team vor Ort zu einer bestimmten Zeit und/oder an einem bestimmten Tag an etwas denken, wird Slack sich bemerkbar machen. Einen Reminder für den ganzen Channel beginnen Sie mit /erinnere [#ChannelName]

So haken Sie pünktlich alles ab und nehmen auf der Konferenz so viele Eindrücke wie möglich mit, ohne ständig vom unangenehmen Gefühl begleitet zu werden, an etwas nicht gedacht zu haben.

Die Erinnerungs-Nachricht kommt an und es passt gerade nicht? Kein Problem. Jede Erinnerung hat eine Snooze-Funktion wie bei einem Wecker. Das ist bei der Hektik vor Ort ganz nützlich.

Ist die Konferenz vorbei, brauchen Sie die Erinnerung für den täglichen Check-In natürlich nicht mehr. Also: Löschen. Geben Sie dazu /erinnere liste ein und Slack liefert Ihnen eine Liste aller aktiven Erinnerungen als Antwort. Jetzt wählen Sie einfach die aus, die Sie nicht mehr brauchen, und klicken auf „Löschen“ – das war’s!

7. Benachrichtigungen stummschalten

Verbessert ein Tool die Kommunikation eines Teams wirklich, wenn statt ständigem Telefonklingeln im Minutentakt Push-Nachrichten auf dem Display ankommen?

Der Einwand ist berechtigt, denn je intensiver Slack von Konferenz-Teams genutzt wird, desto mehr ungelesene Nachrichten wollen Ihre Aufmerksamkeit. Doch es gibt ein Mittel dagegen: Vor Ort (oder auch generell) können Sie als Veranstaltende:r Ihre Slack-Einstellungen so festlegen, dass Sie störungsfrei arbeiten und Sie nur wirklich wichtige Dinge erreichen.

Passen Sie beliebig an, für welche Nachrichten Sie eine Notification erhalten wollen. Sie können zum Beispiel:

• einzelne Kanäle oder Personen stummschalten
• alle Benachrichtigungen für einen bestimmten Zeitraum deaktivieren
• nur bei persönlichen Nachrichten eine Notification erhalten oder wenn jemand Sie erwähnt
• sich einen Zeitplan einrichten, wann welche Nachrichten ankommen

Pro-Tipp für Konferenz-Organisator:innen: Slack erlaubt auch Benachrichtigungen zu einzelnen Begriffen. Wann immer der Name des Kongresses fällt, den Sie gerade organisieren, stellen Sie durch die Benachrichtigung sicher, dass Ihnen nichts entgeht.

8. Alle erwähnen

Vor Ort kommt es hin und wieder vor, dass Sie eine konkrete Frage haben, aber nicht wissen, wer Ihnen die Antwort darauf geben kann. Eher ungünstig, wenn das Anliegen darüber hinaus dringend ist.

Statt sich zur richtigen Person durchzutelefonieren, hat Slack auch dafür eine Lösung: Setzen Sie @channel an den Anfang Ihrer Nachricht. Dann erhalten alle Mitglieder des Kanals eine Benachrichtigung, sich das mal anzusehen.

Wenn Sie nur Mitglieder informieren möchten, die gerade aktiv sind, verwenden Sie vor Ihrer Nachricht @hier. Dann geht keine Benachrichtigungen an Kolleg:innen raus, die heute nicht arbeiten.

9. Private Nachrichten und Videocalls

Wenn Sie bereits wissen, bei wem Sie mit einer Frage an der richtigen Stelle sind, schicken Sie der oder den Personen eine private Nachricht. Mit dem Befehl /msg beginnen Sie eine aus jedem Channel heraus. Auf diesem Weg schalten Sie sich fix mit ein oder mehreren Personen zusammen.

Das muss nicht unbedingt schriftlich sein. Soll es noch schneller gehen, starten Sie einen Huddle. Das ist ein Audio- oder Video-Call mit einer anderen Person aus dem Team oder einer Gruppe.

10. Kurze Umfragen mit Emojis durchführen

Slack kann beliebig um verschiedene Apps erweitert werden, deren Funktionen sich direkt in Slack nutzen lassen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Umfragen in Slack durchführen. Manchmal müssen Sie aber gar keine spezielle Umfrage-App anbinden, um Ihr Team zu befragen.

Das geht viel einfacher: Sie stellen eine Frage und fügen mehrere Emoji-Reaktionen hinzu, etwa Daumen hoch und Daumen nach unten. Alle anderen im Team stimmen ab, indem sie eines der beiden Emojis antippen und Sie haben sofort das Ergebnis.

11. Threads für mehr Übersicht bei Gesprächen

Kanäle geben die Struktur vor. Sie verhindern allerdings nicht, dass es innerhalb eines Channels an Struktur fehlt. Wenn ein Team-Mitglied eine Nachricht zur Ausgabe der Badges schreibt und ein anderes wenig später eine, die sich um die Erfassung der Fortbildungspunkte dreht, gibt es also schon mal zwei Themen, auf die sich die nächste Person mit ihrer eigenen Nachricht beziehen kann. Geht das so weiter, entsteht Chaos. Niemand weiß mehr, welche Nachrichten zusammengehören.

Sobald eine Person aus dem Team auf eine frühere Nachricht antwortet, sollte sie deshalb einen Thread unter der Nachricht eröffnen. Threads fassen Nachrichten, die zu einem Thema gehören, zusammen. Um den kompletten Gesprächsverlauf zu sehen, klappen Sie die Antworten unter der ursprünglichen Nachricht einfach auf. Und nicht vergessen: Ist eine ganz wichtige Info darunter, bitte anpinnen.

12. Regelmäßig aufräumen

Die Kanalstruktur in Slack ist praktisch und neue Kanäle schnell erstellt. Das ist einerseits schön, andererseits birgt es auch eine Gefahr: Die Zahl der Channels wächst bis zu dem Punkt, an dem niemand mehr durchblickt.

Wenn Ihr Team viele Konferenzen organisiert, ist es wenig hilfreich, jeden Konferenz-Channel für immer aufzubewahren. Nehmen Sie sich mindestens einmal pro Jahr ein wenig Zeit, um die Channels frühjahrsputzmäßig durchzufegen. Werfen Sie einen Blick auf die angepinnten Nachrichten: Wie viel Zeit ist seit der letzten vergangen? Spielen die angepinnten Infos bei anderen Konferenzen noch eine Rolle? Dann pinnen Sie sie entweder in #general oder einem anderen allgemeinen Kanal an oder überführen Sie in ein anderes System, in dem Sie Wissenswertes festhalten.

Ist das erledigt, dürfen Sie beruhigt sein und den Kanal entfernen.

Für alle, die sich noch nicht zum endgültigen Löschen durchringen können, gibt es diese Funktion:

ABER: Vorsicht beim Teilen von Daten per Slack!

Slack hat unzählige Schnittstellen, die die Funktionen des Tools erweitern. Am Ende bleibt wenig, das sich mit Hilfe von Slack nicht irgendwie umsetzen lässt.

Bei einer Konferenz wäre es sogar möglich, dass automatisch eine Nachricht in Slack eintrifft, wenn sich eine Person registriert oder später vor Ort erfolgreich eingecheckt hat. Oder die komplette Liste der Teilnehmenden landet als Datei im Canvas eines Kongresses.

Nur weil das technisch möglich ist, heißt das nicht, dass es aus rechtlicher Sicht in Ordnung ist. Weil es sich um sensible Personendaten handelt, agieren Sie an der Stelle lieber vorsichtig. Persönliche Daten der Teilnehmenden haben in Slack nichts verloren.

Da spielt es auch keine Rolle, ob die Infos nur in einem privaten Channel geteilt werden, denn am Ende landen die Daten auf Servern außerhalb Ihrer Kontrolle.

Wenn Sie das im Kopf behalten, werden Sie und Ihr Team mit Slack Konferenzen und Kongresse organisieren, die sich durch eine angenehme, entspannte Atmosphäre vor Ort auszeichnen.

Und vielleicht werden Sie sich schon in ein paar Monaten daran erinnern, wie umständlich das mit dem Telefonklingeln vor Ort früher immer war und wie ruhiger es seitdem vor sich geht – selbst bei Last-Minute-Anliegen.