Die Continuing Medical Education, also die regelmäßige medizinische Fortbildung, trägt maßgeblich dazu bei, dass Ärzte über aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse zu Krankheitsbildern und Therapieansätzen informiert sind. Das auf Konferenzen und in Workshops Gelernte kann dann in die Behandlung und Beratung der Patienten einfließen.
Jeder Arzt muss deshalb einen Nachweis über seine regelmäßige Weiterbildung erbringen, um nach fünf Jahren ein Fortbildungszertifikat der Ärztekammer zu erhalten. Wer seiner Weiterbildungspflicht nicht nachkommt, muss mit sehr empfindlichen Sanktionen rechnen, die von finanziellen Einbußen bis zum Entzug der Zulassung reichen können. Eine fehlerfreie und zeitnahe Übermittlung der erworbenen Punkte ist deshalb also umso wichtiger, denn das Punktekonto des Arztes sollte sich vor Ablauf der fünf Jahre schließlich auf dem aktuellen Stand befinden.
Um das zu gewährleisten, muss der Veranstalter seine Konferenz erst einmal als Fortbildung bei der zuständigen Landesärztekammer zertifizieren lassen. Trifft der Antrag zu spät ein oder nimmt ein Sponsor Einfluss auf das wissenschaftliche Programm, erfolgt keine Zertifizierung. Die Konferenz kann dann zwar stattfinden, jedoch bringt die Teilnahme keine CME-Punkte.
Jede Veranstaltung fällt zudem in eine bestimmte Kategorie, die auf dem Antrag angegeben werden muss. Diese legt fest, wie viele CME-Punkte einem Arzt für die Teilnahme gutgeschrieben werden.
Wer war da und wie lange?
War der Antrag erfolgreich, sollte sich der Veranstalter im nächsten Schritt überlegen, wie die CME-Punkte erfasst werden. Besonders bei Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern stellt das meist eine der größten Herausforderungen dar. Um den Ablauf nicht in Gefahr zu bringen, sollte der Check-In möglichst schnell gehen und nicht mehr Zeit beanspruchen als die Weiterbildung selbst, die ja letztlich im Vordergrund steht.
Am einfachsten überprüfen Sie die Teilnahme vor Ort komplett elektronisch. Alles, was Sie dafür benötigen, sind eine Konferenz-Management-Software und Handscanner.
Die Software stellt sicher, dass jeder Arzt bei der Online-Anmeldung neben seinen persönlichen Daten seine 15-stellige Einheitliche Fortbildungsnummer (EFN) angeben kann.
Beim Check-In vor Ort wird dann überprüft, ob die Teilnahmegebühr entrichtet wurde und der Teilnehmer erhält sein Namensschild, auf dem ein Barcode angebracht ist.
Um die CME-Punkte für die Teilnahme an der Konferenz zu erhalten, muss der Barcode bei der Ankunft vor Ort gescannt werden. Weil sich die Anzahl der Punkte danach richtet, wie lange jemand anwesend war, wird beim Verlassen der Konferenz noch einmal gescannt. Alle CME-Punkte verdienen sich also nur die Teilnehmer, die den ganzen Tag über da waren.
Bei mehrtägigen Veranstaltungen erfolgen die beiden Scans täglich aufs Neue.
Zusätzlich finden im Rahmen medizinischer Konferenzen oft noch spezielle Fortbildungsveranstaltungen wie etwa Hands-on-Kurse statt, bei denen weitere CME-Punkte gesammelt werden können. Vor Betreten des Raums, in dem der Kurs stattfindet, muss deshalb erneut gescannt werden.
Ganz wichtig: Ohne Scan können keine CME-Punkte vergeben werden. Ob jemand die Veranstaltung tatsächlich besucht hat, kann nur durch das Erfassen des Barcodes verifiziert werden. Weisen Sie Ihre Teilnehmer also am besten vor Ort und auf der Konferenz-Website darauf hin, das Scannen nicht zu vergessen.
Der Scan sorgt dafür, dass die EFN auf der Teilnehmerliste des elektronischen Meldeformulars erscheint und bestätigt somit, dass der jeweilige Arzt die Veranstaltung besucht hat. Das Formular wird dann an den Elektronischen Informationsverteiler (EIV), den zentralen Server der Bundesärztekammer, übermittelt. Dieser verteilt die Daten später auf die Landesärztekammern, wo im letzten Schritt alle während der Konferenz gesammelten CME-Punkte auf dem persönlichen Punktekonto des Arztes gutgeschrieben werden.
Nach Abschluss der Veranstaltung bekommt jeder Arzt noch eine Teilnahmebescheinigung in Papierform, die als Beleg für das Finanzamt dient. Damit niemand warten muss, bis diese den Weg in den eigenen Briefkasten findet, empfehlen wir, die Bescheinigung im Anschluss an die Veranstaltung jedem Teilnehmer zum Download im persönlichen Bereich der Konferenz-Website bereitzustellen. Manche Veranstalter nutzen alternativ Self-Service-Stationen, an denen sich die Teilnehmer die Bescheinigung am letzten Tag der Konferenz gleich ausdrucken und die Anzahl der gesammelten CME-Punkte prüfen können.
Scannen statt kleben
Für Ärzte ist der Nachweis ihrer Fortbildungen mit sehr wenig Aufwand verbunden, denn außer der Registrierung mit EFN vor der Konferenz und dem Vorzeigen des Namensschilds beim Check-In einer jeden Veranstaltung muss nichts getan werden. Das Scannen selbst nimmt dann jeweils nur noch wenige Sekunden pro Teilnehmer in Anspruch.
Ebenfalls weniger Arbeit kommt auf den Veranstalter zu, denn die Papierlisten, auf die bisher erst die Barcode-Sticker geklebt und die dann an die Ärztekammer verschickt werden mussten, können komplett eingespart werden und die gesammelten CME-Punkte landen zeitnah auf dem Konto des Arztes. Das hat außerdem den Vorteil, dass Ärzte nicht ständig neue Aufkleber nachbestellen müssen.
Internationales Punktesammeln
Je nach Land unterscheiden sich die Festlegungen zur ärztlichen Fortbildung.
So sieht etwa die Fortbildungsordnung für in der Schweiz ansässige Ärzte vor, dass pro Jahr mindestens 80 CME-Punkte gesammelt werden müssen, damit nach drei Jahren ein Fortbildungsdiplom ausgestellt werden kann.
An einer vorherigen Zertifizierung der Konferenz durch eine medizinische Fachgesellschaft führt aber auch hier kein Weg vorbei.
Der wesentliche Unterschied zu deutschen Konferenzen zeigt sich erst bei der Erfassung der gesammelten Credits. Eine Möglichkeit, dass diese per Scan automatisch auf das Punktekonto wandern, gibt es bislang nämlich nicht. Um die Protokollierung der Fortbildungsaktivitäten müssen sich Schweizer Ärzte also nach wie vor selbst kümmern. Dazu werden die auf der Teilnahmebescheinigung ausgewiesenen CME-Punkte zusammen mit den Veranstaltungsdaten auf dem Online-Fortbildungsprotokoll erfasst.
Neben der Teilnahme an Konferenzen im eigenen Land kann sich auch ein Fortbildungsaufenthalt jenseits der Landesgrenzen lohnen. Wenn eine Veranstaltung im Ausland für den Punkteerwerb zertifiziert ist, werden die dort gesammelten CME-Punkte von den hiesigen Ärztekammern problemlos anerkannt.
Gerne besprechen wir mit Ihnen im Detail und am Beispiel Ihrer geplanten Veranstaltung, wie Sie Converia bei der Erfassung der CME-Punkte unterstützen kann.