Green Meetings erfolgreich organisieren

Wie die richtige Software Ihre Veranstaltungen umweltfreundlicher werden lässt

1. Digitaler Workflow statt Papierflut

Mal ehrlich: Wie viel Papier hat sich bei vergangenen Veranstaltungen auf Ihrem Schreibtisch angesammelt? Zu viel?
Da mussten Anmeldeformulare gedruckt, Rechnungen erstellt und Tickets per Post an alle Teilnehmer verschickt werden. Kurzum: Innerhalb kurzer Zeit sind so Berge an Papier entstanden.
Ziel eines jeden Green Meetings sollte es jedoch sein, den Papierverbrauch auf ein Minimum zu reduzieren.
Am einfachsten lässt sich das mit einer Veranstaltungssoftware erreichen.
Die Teilnehmeranmeldung kann mit Hilfe der Software komplett online und ohne Zettelwirtschaft organisiert werden. Sie definieren dazu einfach die Buchungsoptionen, während die Software im Anschluss den Rest für Sie erledigt und alle Teilnehmer durch den Registrierungsprozess führt.
Am besten geeignet ist dabei eine Event-Management-Software mit der Option, Buchungsbestätigungen, Rechnungen etc. automatisch per E-Mail an die jeweiligen Teilnehmer zu versenden.

Handelt es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine wissenschaftliche Konferenz, ist es eine Überlegung wert, neben der Teilnehmeranmeldung auch gleich die Beitragseinreichung und -bewertung elektronisch ablaufen zu lassen.
Die Auswahl der eingereichten Abstracts kann sich besonders bei größeren Konferenzen länger hinziehen, wenn Beiträge zwischen Autoren, Gutachtern und Programmkomitee ständig hin und her wechseln. Werden die Beiträge aber online eingereicht und bewertet, vereinfacht sich der Prozess dadurch deutlich.
Mit Hilfe der Software wird so auch das Reviewing papierfrei und umweltverträglich. Beiträge weisen Sie damit zentral einzelnen Gutachtern zu und diese nehmen anschließend die Bewertung anhand der vorher festgelegten Kriterien ebenfalls komplett online vor. Außerdem behalten Sie den Fortschritt des Reviewings zu jeder Zeit im Auge.

2. Event-App statt Programmheft

Da sich mit der Größe der Veranstaltung meist auch die Anzahl der Programmpunkte erhöht, fällt das Programmheft oft entsprechend umfangreich aus.
Die Devise sollte allerdings auch hier lauten: Papier war gestern.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihre Teilnehmer ab sofort die Aufgabe meistern müssen, sich ganz ohne Programmheft durch die Veranstaltung zu navigieren.
Das Programm braucht nur niemand mehr in gedruckter Form mit sich herumzuschleppen, wenn eine Veranstaltungs-App zum kostenlosen Download existiert.
Erlaubt die App wie etwa im Fall von Converia eine Verknüpfung mit der Software, stehen alle Daten jederzeit aktuell zur Verfügung. Ergeben sich also einmal kurzfristige Änderungen oder Ergänzungen im Ablauf Ihres Veranstaltungsprogramms, stehen Sie nicht mehr vor dem Problem, wie Sie diese am besten an alle Teilnehmer kommunizieren.
Und noch etwas kann so manche App, was das Programmheft nicht leistet: Die Teilnehmer wählen aus allen Programmpunkten ihre Favoriten, aus denen dann ein individueller Veranstaltungsplan erstellt wird.

3. Ökostrom statt Atomkraft

Einen umweltbewussten Software-Anbieter erkennen Sie daran, aus welchen Quellen dieser seinen Strom für die Energieversorgung der Server bezieht. Fragen Sie deshalb nach, inwieweit der Anbieter selbst Verantwortung für die Umwelt übernimmt. Betreibt dieser seine Server mit Strom aus regenerativen Quellen, lohnt es sich, auf dessen Software zu setzen. Wird hingegen grüner Strom nur als Zusatzoption gegen einen Aufpreis angeboten, sollten Sie lieber Abstand nehmen und weitersuchen.

4. Scannen statt suchen

Sie möchten noch ressourcenschonender handeln? Kein Problem.
Auch vor Ort sparen Sie mit einer Event-Management-Software Papier.
Erkundigen Sie sich beim Anbieter nach Hard- und Software-Lösungen für einen papierlosen Check-In.
Ihre Teilnehmer benötigen dann lediglich ein Smartphone. Auf diesem wird das Ticket aufgerufen und der darauf befindliche Barcode mit einem Scanner erfasst. Innerhalb weniger Sekunden lassen sich so die Buchungsinformationen abrufen.
Die Zeit der gedruckten Tickets und der ellenlangen Teilnehmerlisten, in denen jeder Name einzeln gesucht werden musste, ist damit endgültig vorbei.

5. Wissensspeicher statt Gedächtnislücken

Das Ende der Veranstaltung sollte natürlich nicht gleichzeitig das Ende des rücksichtsvollen Umgangs mit der Umwelt bedeuten.
Setzen Sie deshalb den Green Meetings-Gedanken auch nach Abschluss der letzten Session fort.
Halten Sie beispielsweise die wichtigsten Resultate Ihrer Veranstaltung in einem digitalen Konferenz-„Gedächtnis“ fest.
Fragen Sie beim Anbieter der Event-Management-Software nach einer Möglichkeit zur Umsetzung einer solchen Dokumentation. Denkbar wäre hier etwa eine Datenbank, in der wesentliche Punkte zusammengefasst werden. Die Ergebnisse stehen dann beispielsweise allen angemeldeten Nutzern auf der Veranstaltungswebsite stets zur Verfügung.
Möchten Sie zudem alle Beiträge publizieren, realisieren Sie das am besten ebenso papierlos mit einem digitalen Tagungsband.
Die Software hilft auch hierbei: Da sich die einzelnen Beiträge ohnehin seit der Einreichung im System befinden, lassen sich die Proceedings ohne viel Zusatzaufwand zusammenstellen.
Im Gegensatz zur gedruckten Version kann man sich außerdem schneller durch die digitale Ausgabe navigieren und etwa nach einzelnen Stichworten suchen als dauernd hin- und herblättern zu müssen.

Verantwortungsvolles, ressourcenschonendes Handeln und weniger Aufwand bei der Organisation müssen sich also nicht ausschließen. Mit der richtigen Software an Ihrer Seite verfolgen Sie den Green Meetings-Ansatz problemlos und halten den Papierstapel gleichzeitig so klein wie möglich.

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