- 1. Einfach bedienbar
- 2. Alle Daten in einer Software
- 3. Tickets und Rechnungen erstellen
- 5. Zahlungsmittel anbieten
- 6. Check des Softwareanbieters
- 7. Support für das Teilnehmermanagement
- 7. Unterstützung des Event-Marketings
- 9. Check-in mit Self-Service
- 9. Datenschutz beim Teilnehmermanagement
- 10. Teilnehmermanagement und digitale Konferenzen
- Fazit: 10 Tipps für Teilnehmermanagement in Kurzfassung
Eine Teilnehmermanagement-Software sollte mehr leisten. Sie erleichtert Ihre Arbeit und unterstützt gleichzeitig die Teilnehmenden.
Welche Kriterien bei der Auswahl wirklich entscheidend sind, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
1. Warum sollte die Teilnehmermanagement-Software einfach zu bedienen sein?
Weil weniger Klicks mehr Teilnehmende bedeuten. Ein leicht verständlicher Anmeldeprozess reduziert Abbrüche. Melden sich Teilnehmende in wenigen Schritten an, bleiben sie motiviert und müssen nicht den Support kontaktieren.
Eine klare Nutzerführung macht den Ablauf für alle verständlich. Weniger Komplexität bedeutet weniger Unsicherheit. Das spart Veranstaltenden Zeit und Ressourcen.
2. Was ist der Vorteil, wenn alle Teilnehmerdaten in einer Software vereint sind?
Alle Informationen zum Teilnehmermanagement an einer Stelle sparen massig Zeit.
Sämtliche Daten rund um die Konferenz laufen an einer zentralen Stelle zusammen. Das erleichtert die Arbeit und reduziert Fehlerquellen.
So sieht der Teilnehmermanagement-Prozess bei wissenschaftlichen Konferenzen aus:
- Start mit dem Call for Papers
- Beiträge gehen im System ein
- Zuweisung an Reviewer:innen
- Begutachtung nach Kriterien
- Entscheidung durch das Programmkomitee
- Erstellung des Konferenzprogramms
- Anmeldung der Teilnehmenden
- Abwickeln der Teilnahmegebühren
Ein integriertes System reduziert Fehlerquellen
Mit einer zentralen Software beantworten sich viele organisatorische Fragen fast von selbst.
Sobald Sie alle Daten im System erfasst haben, geben Ihnen diese die richtigen Antworten.
Beispiel: Haben eigentlich alle Vortragenden schon ein Ticket für die Konferenz gekauft?
Falls nicht, sollten Sie die Personen ohne Anmeldung noch mal dran erinnern. Unser Video erklärt, wie das direkt in der Teilnehmermanagement-Software geht:
3. Wie erstellen Sie Tickets und Rechnungen für Konferenzen?
Automatischer Versand spart viel Zeit.
Mit wenigen Klicks erstellen und verschicken Sie Buchungsbestätigungen und Rechnungen direkt aus der Software. So sind alle Beteiligten sofort auf dem aktuellen Stand.
Was die Teilnehmermanagement-Software können muss:
- Rechnungen und Tickets automatisch versenden
- Alle Zahlungs- und Buchungsdaten auf einen Blick präsentieren
- Gestaltungselemente anpassbar machen
Wer auf Automatisierung setzt, hat mehr Zeit für Planung und Kommunikation. Papierkram entfällt.
4. Welche Rolle spielt die Abwicklung der Teilnahmegebühren?
Flexibilität macht Teilnehmende glücklich.
Bieten Sie immer mehrere Zahlungsmöglichkeiten an. Lassen Sie Personen zum Beispiel wählen, ob sie per Überweisung, Kreditkarte oder Google Pay bezahlen möchten.
Gute Software ermöglicht auch flexible Ticketmodelle. Bieten Sie Tickets für einzelne Konferenztage und optionale Programmpunkte an.
Wenn Sie Teilnahmegebühren abrechnen, kostet das Zeit. Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter das für Sie übernehmen kann. Das entlastet Sie erheblich.
5. Worauf sollten Sie beim Anbieter achten?
Die Software ist nur so gut wie ihr Anbieter.
Ein seriöser Anbieter mit Erfahrung in ähnlichen Veranstaltungsgrößen gibt Sicherheit.
- Wirkt das Angebot seriös?
- Gibt es Referenzen oder Case Studies?
- Finden Sie Kundenstimmen von Konferenzveranstaltern?
6. Kompetenter und hilfsbereiter Support für das Teilnehmermanagement
Weil Probleme schnell gelöst werden müssen.
Ob technische Schwierigkeiten oder Fragen zur Bedienung – ein verlässlicher Support spart Stress. Prüfen Sie die Leistungen vorab genau.
Fragen Sie nach:
- Wann ist das Support-Team erreichbar?
- Gibt es Notfall-Hilfe außerhalb der Bürozeiten oder während der Konferenz?
- Werden Absprachen eingehalten?
- Sind die Erklärungen verständlich?
- Gibt es Software-Schulungen für Ihr Team?
7. Wie unterstützt die Software das Event-Marketing?
Sichtbarkeit entscheidet über den Erfolg einer Konferenz.
Damit Ihre Veranstaltung nicht unbemerkt bleibt, sollte die Software Marketingfunktionen bieten.
Das gehört dazu:
- Eine Konferenz-Website mit den wichtigsten Infos
- Newsletter-Versand an alle Teilnehmende oder einzelne Gruppen
- Gutschein-Systeme für Rabatte
Mit Hilfe eines integrierten Content Management Systems (CMS) erstellen Sie schnell und bequem eine komplette Konferenz-Website. Programmierkenntnisse brauchen Sie nicht. Aktuelle Änderungen wie „Anmeldung geöffnet“ oder „Call for Papers gestartet“ sind in wenigen Minuten online.
Hier haben wir einige Tipps für den Web-Auftritt Ihrer Veranstaltung für Sie zusammengefasst.
Das Newsletter-Tool nutzen Sie, um Aktuelles rund um die Konferenz anzukündigen. Per E-Mail teilen Sie etwa mit, wann die Anmeldung zur Konferenz startet. In einer Untersuchung von Forbes gaben mit 59% mehr als die Hälfte der Befragten an, dass E-Mails ihre Kaufentscheidungen beeinflussen.
Möchten Sie Rabatte für Ihre Referenten anbieten oder gibt es spezielle Angebote für Mitglieder einer Fachgesellschaft? Nutzen Sie ein Gutschein-System. Personen mit Gutschein-Code geben ihn bei der Anmeldung ein und dürfen sich über Rabatte freuen.
8. Wie erleichtert Self-Service den Check-in mit der Teilnehmermanagement-Software?
Lange Schlangen am Empfang sind frustrierend und hinterlassen einen schlechten Eindruck. Ein Self-Service Check-in sorgt für einen reibungslosen Start.
Selbstständiges Einchecken verkürzt die Wartezeit und die langwierige Suche in Personenlisten entfällt.
9. Warum ist Datenschutz beim Teilnehmermanagement wichtig?
Personenbezogene Daten sind sensible Daten. Adress- und Zahlungsinformationen dürfen nicht in falsche Hände geraten. Deshalb muss Datenschutz oberste Priorität haben.
Darauf sollten Sie achten:
- Daten werden standardmäßig verschlüsselt übertragen
- DSGVO-konforme Verarbeitung
- Verpflichtung des Anbieters zur rechtmäßigen Nutzung personenbezogener Daten
Der Software-Anbieter sollte sich nach §5 des Bundesdatenschutzgesetzes verpflichten, keine personenbezogenen Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.
10. Wie lassen sich Teilnehmermanagement und digitale Konferenzen verbinden?
Indem die Teilnehmermanagement-Software alle Formate – vor Ort, hybrid, digital – unterstützt.
Virtuelle und hybride Events sind längst etabliert. Sie sind nicht nur Notlösungen, sondern oft gleichwertige oder ergänzende Formate zu Präsenzveranstaltungen.
Das Teilnehmermanagement bleibt dabei der gemeinsame Nenner.
Fazit: 10 Tipps für Teilnehmermanagement in Kurzfassung
- Einfache Bedienung: Weniger Klicks, mehr Anmeldungen.
- Zentrale Daten: Alles an einem Ort, weniger Fehler.
- Tickets & Rechnungen: Automatisch, schnell, im Corporate Design.
- Zahlungsabwicklung: Flexibel und möglichst komplett ausgelagert.
- Anbieter prüfen: Seriosität, Referenzen, feste Ansprechpartner.
- Support: Kompetent, erreichbar, mit Schulungsangebot.
- Marketing: Event-Website, Newsletter, Gutscheine.
- Self-Service Check-in: Barcode scannen, Namensschild drucken.
- Datenschutz: Verschlüsselt, DSGVO-konform, zertifiziert.
- Digitale Formate: Hybrid, virtuell und vor Ort abbildbar.
1. Eng mit dem Teilnehmermanagement verbunden: Teilnahmegebühren verwalten. Wie Sie das Vorgehen automatisieren, steht hier.
2. Jedes Mal ein riesiges Ärgernis für Veranstaltende: Stornierungen. Wer das Teilnehmermanagement umsichtig plant, kann hier seeehr viel Zeit sparen (und schont die eigenen Nerven).
3. Oder Sie testen das Teilnehmermanagement von Converia gleich selbst. Zu Ihrer kostenfreien Demo geht es hier.