Teilnehmermanagement: 10 Tipps für die Wahl der richtigen Software

1. Einfache Benutzerführung für das Teilnehmermanagement

Wird eine Person in wenigen Schritten durch den Anmeldeprozess geleitet, sind erfahrungsgemäß weniger Abbrüche bei der Teilnehmeranmeldung zu verzeichnen.
Eine verständliche Formulierung und einfache Handhabung der Registrierung reduziert außerdem die Anzahl der Rückfragen, die den Software-Support erreichen.
Wenn Sie Teilnehmende aus dem Ausland erwarten, sollte die Software für das Teilnehmermanagement zudem mehrsprachig und mindestens in englischer Sprache verfügbar sein.

2. Alle Daten zum Teilnehmermanagement in einer Software

Bei der Organisation einer wissenschaftlichen Konferenz ist es von Vorteil, wenn alle Daten in einem System gespeichert sind.
Nützlich ist hierbei eine ganzheitliche Teilnehmermanagement-Software. Converia etwa stellt neben der Anmeldung der Teilnehmenden und der Verwaltung der Teilnahmegebühren noch weitere Funktionen zur Verfügung:

  • Gibt es einen Call for Papers, kann die Software für das Teilnehmermanagement idealerweise auch die Beitragseinreichung organisieren. Alle Autoren laden dazu ihre Beiträge entweder in einem von Ihnen festgelegten Format hoch oder geben diese in ein Formular ein.
  • Die anschließende Bewertung der hochgeladenen Beiträge wird ebenfalls über die Teilnehmermanagement-Software organisiert. Dafür weist das Programmkomitee den Gutachtern die entsprechenden Paper zu, die dann anhand festgelegter Kriterien bewertet werden.
  • Aus allen vom Programmkomitee angenommenen Beiträgen lässt sich gemeinsam mit den anderen Programmpunkten der Konferenz (Workshops, Rahmenveranstaltungen etc.) ein übersichtlicher Konferenzplan aus der Teilnehmermanagement-Software heraus erstellen. Diesen sollten Sie bei Änderungen jederzeit aktualisieren können.

Sind alle Daten in einem System erfasst, können diese verknüpft werden und beantworten auf diese Weise ganz zentrale Fragen. Im Rahmen des Teilnehmermanagements kann beispielsweise die Frage aufkommen, ob eigentlich alle, die bei der Konferenz einen Vortrag halten werden, schon ein Ticket gekauft haben. Ist das nicht der Fall, sollten Sie die Personen, die noch ohne Anmeldung daran erinnern – auch das lässt sich direkt in der Teilnehmermanagement-Software umsetzen, wie unser Video zum Thema zeigt:

Converia hilft bei der Beantwortung zahlreicher Fragen, die bei der Planung einer Konferenz auftreten

3. Nahtlose Anbindung an eine virtuelle Konferenz-Plattform

Virtuelle und hybride Konferenzen sind weit mehr als ein vorübergehendes Phänomen, das während einer Pandemie die Durchführung von Veranstaltungen doch irgendwie möglich macht.

Verschwinden werden die Formate jedenfalls nicht wieder und sich – auch aufgrund des positiven Feedbacks der Teilnehmenden – eher als gleichwertige Alternativen oder sogar als Teil einer Vor-Ort-Veranstaltung dauerhaft etablieren.

Umso besser, wenn es Lösungen gibt, die unterschiedliche Arten einer Konferenz abbilden können und das Teilnehmermanagement immer ein fester Bestandteil bleibt.

Converia liefert zusätzlich zu den Funktionen des Teilnehmermanagement eine virtuelle Konferenz-Plattform, die mit den Personendaten der Konferenz synchronisiert wird, sodass alle Angemeldeten Zugriff auf die virtuelle Konferenzhalle erhalten, ohne dass Veranstaltende die Daten der Teilnehmenden manuell zwischen zwei Systemen übertragen müssen.

4. Automatische Generierung von Tickets und Rechnungen

Eine ideale Teilnehmermanagement-Software ist in der Lage, automatisch Rechnungen und Buchungsbestätigungen zu erstellen und an die entsprechenden Teilnehmer zu versenden. Das spart Ihnen Zeit und bringt alle Angemeldeten sofort auf den aktuellen Stand.
Wenn Sie für Ihre Dokumente ein eigenes Design verwenden, fragen Sie beim Anbieter der Software für Ihr Teilnehmermanagement nach, ob dieses für den automatisierten Versand genutzt werden kann.

Oft beansprucht die Buchhaltung sehr viel Zeit. Informieren Sie sich deshalb darüber, ob der Anbieter Ihrer Teilnehmermanagement-Software Ihnen an dieser Stelle die Arbeit erleichtern und das komplette Zahlungsmanagement inklusive Rechnungs- und Ticketversand übernehmen kann. Erkundigen Sie sich an dieser Stelle am besten auch nach einer Möglichkeit, wie Sie eingegangene Zahlungen und Anmeldungen mit Hilfe der Teilnehmermanagement-Software jederzeit im Blick behalten.

5. Vielseitige Palette an Zahlungsmitteln und Zahlungsabwicklung

Gutes Teilnehmermanagement erstreckt sich auch auf die Zahlungsabwicklung. Bieten Sie in jedem Fall mehr als eine Zahlungsmöglichkeit für Ihre Teilnehmer an. Lassen Sie diese beispielsweise wählen, ob sie per Überweisung, Kreditkarte oder PayPal bezahlen möchten.
Die einzelnen Buchungsoptionen sollten Sie flexibel gestalten können. Tickets für einen oder mehrere Tage sowie optionale Programmpunkte dürfen für die Teilnehmermanagement-Software kein Problem darstellen.

Die Abrechnung der Teilnahmegebühren ist mitunter ebenfalls eine sehr zeitintensive Aufgabe. Informieren Sie sich deshalb, ob der Software-Anbieter die komplette Zahlungsabwicklung für Sie übernehmen kann.

6. Präsentation des Anbieters der Teilnehmermanagement-Software

Wer nach der passenden Software für das Teilnehmermanagement sucht, sollte auch den Anbieter genauestens unter die Lupe nehmen.
Sehen Sie sich dazu zunächst auf dessen Website um und suchen Sie nach Antworten zu folgenden Fragen:

  • Wirkt das Angebot seriös?
  • Wurden bereits Veranstaltungen ähnlicher Größenordnung realisiert?
  • Sind Referenzen, Success Stories oder Kundenstimmen vorhanden?

Fragen Sie am besten auch nach einem Vor-Ort-Gespräch. Bei einem solchen Termin können Ihre eigenen Ideen oder spezielle Wünsche zur Sprache kommen.

7. Kompetenter und hilfsbereiter Support für das Teilnehmermanagement

Sie benötigen Hilfe bei der Bedienung der Teilnehmermanagement-Software oder es ist ein technisches Problem aufgetreten, das sie selbst nicht lösen können: Ein kurzer Anruf beim Support-Team genügt und alle Fragen werden geklärt.


Leider sieht die Wirklichkeit oft anders aus. Informieren Sie sich deshalb unbedingt vorab über die Supportleistungen:

  • Zu welchen Zeiten kümmert sich das Support-Team garantiert um Ihr Anliegen rund um die Teilnehmermanagement-Software?
  • Kann notfalls auch außerhalb der üblichen Bürozeiten jemand kontaktiert werden?
  • Achten Sie auch darauf, wie auf Ihre Anfragen reagiert wird: Werden Absprachen eingehalten? Sind die Erklärungen verständlich?
  • Gibt es Schulungen, die Ihrem Team effektives Teilnehmermanagement mit Hilfe der Software näherbringen?

Bedenken Sie dabei stets: Wenn Sie eine Software für mehrere Bereiche des Teilnehmermanagements verwenden, steht Ihnen in der Regel eine Kontaktperson zur Seite, die Sie bei allen Fragen und Problemen beraten kann. Arbeiten Sie dagegen mit mehreren Anbietern zusammen, gibt es unterschiedliche Kontaktpersonen, die Ihnen jeweils nur Auskunft zu einer Software geben können.

8. Unterstützung Ihres Marketing

Der Start Ihrer Veranstaltung steht kurz bevor und kaum jemand weiß davon.
Damit das nicht zur Realität wird, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Event für alle Interessierten sichtbar ist.
Mit einer eigenen Website lösen Sie das Problem wohl am einfachsten. Sie verfügen aber nicht über die nötigen Programmierkenntnisse?

Kein Problem – zumindest dann nicht, wenn Sie mit einer Teilnehmermanagement-Software arbeiten, bei der Sie die Website für Ihre Veranstaltung aus dem System heraus erstellen können. Mit Hilfe eines integrierten Content Management Systems (CMS) lassen sich schnell und bequem einzelne Seiten anlegen und alle gewünschten Inhalte einpflegen. Wir haben hier einige Tipps für Ihren Webauftritt für Sie zusammengefasst.

Teilnehmende und Interessierte informieren Sie am besten mit einem personalisierten Newsletter über Aktuelles. Per E-Mail können Sie so beispielsweise ankündigen, ab wann die Anmeldung zur Veranstaltung möglich ist oder dass ab sofort Beiträge eingereicht werden können. Die Option zum Newsletter-Versand sollte die Teilnehmermanagement-Software daher ebenfalls enthalten.

Möchten Sie Rabatte für Ihre Referenten anbieten oder gibt es spezielle Angebote für Mitglieder einer Fachgesellschaft? Dann sollte die Software für Ihr Teilnehmermanagement ein Gutschein-System beinhalten. Alle Personen, die per E-Mail einen Gutschein-Code erhalten, geben diesen bei der Online-Registrierung zur Veranstaltung an und profitieren so von den von Ihnen festgelegten Rabatten.

9. Self-Service Check-In mit der Teilnehmermanagement-Software

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Und dieser ist sicherlich nicht der beste, wenn Ihre Teilnehmer beim Einchecken vor Ort mit unnötiger Hektik und langen Schlangen vor den Schaltern konfrontiert werden.
Um solche Szenarien zu vermeiden und gleichzeitig das Kongresssekretariat zu entlasten, lassen Sie Ihre Teilnehmer am besten einfach selbst einchecken. Das verkürzt die Wartezeit und auch die langwierige Suche in Personenlisten entfällt.
Mit der richtigen Teilnehmermanagement-Software geht das ganz leicht: Die Teilnehmenden scannen dazu lediglich den Barcode auf ihren Tickets ein, um im Anschluss ihr Namensschild ausdrucken zu können.

10. Datenschutz beim Teilnehmermanagement

Personenbezogene Daten sind sensible Daten.
Niemand möchte, dass Adress- und Kreditkarteninformationen in unbefugte Hände gelangen. Genau das kann allerdings passieren, wenn der Anbieter einer Teilnehmermanagement-Software nicht für Datenschutz und Sicherheit garantieren kann.
Eine Verschlüsselung sollte standardmäßig aktiv sein, um alle Daten vor einer missbräuchlichen Nutzung durch Dritte zu schützen. Optimaler Datenschutz geht beim Teilnehmermanagement aber noch weiter: Der Software-Anbieter sollte sich nach §5 des Bundesdatenschutzgesetzes verpflichten, keine personenbezogenen Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.

Gerne stellen wir Ihnen Converia als Software für Ihr Teilnehmermanagement im Rahmen einer Präsentation vor. Kontaktieren Sie uns.

3 Kommentare zu „Teilnehmermanagement: 10 Tipps für die Wahl der richtigen Software“

  1. Dieter schreibt: 6. Mai 2015

    Meist geriet in Vergessenheit auch die Veranstaltungssicherheit

    Bei Fragen, einfach melden!

    Gruß
    Dieter

  2. Ingo schreibt: 22. August 2018

    Hallo alle zusammen.
    Mein Onkel ist Anwalt und optimiert gerade seine Software.
    Hier in ihrem geschrieben Artikel stehen nützliche Tipps. Ein gutes Argument ist der Auftritt im Internet bzw. die Veranstaltungs-App.
    Freunde haben uns geraten auch evtl. eine Anwaltssoftware zu kaufen.

  3. finn schreibt: 28. Mai 2019

    Eine Teilnehmermanagement-Software wäre ja für unsere Schule nicht schlecht. Da könnte man sich schnell in den jährlichen Konferenzen das Nötige heraussuchen. Auch der Support steht zur Verfügung. Danke für die Idee für die nützliche Investition!

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