Hotelkontingente sind eine ziemlich praktische Sache: Teilnehmende buchen zum Konferenz-Ticket gleich ihr Hotelzimmer dazu und müssen keine eigene Suche nach einer passenden Unterkunft mehr starten. In der Theorie mag das stimmen, tatsächlich liegen die Dinge ein wenig anders: Laut einer neuen Studie stoßen die bereitgestellten Kontingente auf vergleichsweise geringe Resonanz. Das liegt weniger daran, dass niemand Hotelzimmer benötigen würde, sondern scheitert oft an zu vielen offenen Fragen, auf die Veranstalter nicht ausreichend eingehen.
So sehr das Planen einer Konferenz anfangs noch nach etwas aussehen mag, das sich nebenbei erledigen lässt, wird vielen erst bewusst, welcher Berg an Aufgaben wirklich damit verknüpft ist, wenn die Vorbereitungen Fahrt aufnehmen. Zeit zu verlieren oder beim Organisieren ins Stocken zu geraten sind zwei Dinge, die dann besser nicht passieren. Hin und wieder lässt sich das nur leider nicht vermeiden. Aber: Rettung naht in Form diverser Konferenz-Management-Tools, die ein wenig Planungsballast von den Schultern der Organisatoren nehmen. Wir haben mal eine kleine Vorauswahl der hilfreichsten getroffen.
Sicheres Vorgehen, verunsicherte Veranstalter: Das bisherige Authentifizierungsverfahren bei Online-Transaktionen wird ab 14. September durch das neue 3D Secure 2.0-Sicherheitsprotokoll ersetzt. Im Kontext von Konferenzen heißt das, dass damit Ticketkäufe stärker abgesichert werden. Aber was müssen Konferenzveranstalter jetzt konkret tun, damit rechtzeitig zum Anmeldestart alles klappt?
Auf der Straße ist es meist ganz einfach: Da gibt es überall Schilder, die den Weg zum Ziel weisen und wenn diese ihren Zweck erfüllen, kommt man dort auch an. So sollte es auch bei einer Konferenz sein. Statt viel zu lange damit beschäftigt zu sein, die richtigen Räume zu finden, ist das dank einer guten Wegführung bestenfalls eine Aufgabe, die wortwörtlich im Vorbeigehen erledigt wird. Können Displays das besser als analoge Hinweise?
Konferenzen sind gemeinhin nicht gerade dafür bekannt, einen gesunden Lebensstil zu fördern. Man denke nur an die meist viel zu kurzen Pausen, die entweder für ungesunde Snacks genutzt werden oder um mit leerem Magen zur nächsten Veranstaltung zu hetzen. Das ist dann manchmal auch schon die einzige Bewegung, denn die restliche Zeit verbringen die Teilnehmenden größtenteils sitzend und fernab vom Tageslicht. Doch allmählich findet ein Umdenken statt.
Von einer Aufzeichnung des Vortrags war vorher nie die Rede und dass die Präsentation hochgeladen werden sollte, hört der Speaker auch zum ersten Mal. Dann steht zumindest eines fest: Dass die Vorstellungen auf Referenten- und Veranstalterseite manches Mal ziemlich weit auseinandergehen. Mit einer Referentenvereinbarung beugen Sie gleich von Anfang an sämtlichen Missverständnissen vor. Was sollte drinstehen und wie sorgen Sie dafür, dass alle die Infos erhalten?
