Warum gibt es bei Konferenzen immer wieder interessante Sessions, bei denen nur wenige im Publikum sitzen? Warum beschleicht sogar manche Wissenschaftler im Verlauf einer Session das Gefühl, fehl am Platz zu sein? Und warum lehnt das Programmkomitee manche Vorschläge entschieden ab? Der Grund ist oft in der Session-Beschreibung zu suchen. Ob diese nun falsche Erwartungen weckt, das Thema der Konferenz verfehlt oder so trocken formuliert ist, dass nicht mal bei Fachkollegen Freude aufkommt – das hätte besser laufen können. Aber wie verfasst man sie, die Session-Beschreibung, die alle beeindruckt?
„Gibt es Fragen?“ Betretenes Schweigen, niemand meldet sich und es ist erst einmal unklar, wie es jetzt weitergeht. Gerät die Q&A-Session gleich zu Beginn ins Stocken, liegt das nicht etwa am Format, denn alles Interaktive ist derzeit gefragt wie nie. Vielmehr ist der Fehler oft bei der unzureichenden Vorbereitung zu suchen.
Arbeiten Sie schon mit einer Software, um Ihre Veranstaltungen zu verwalten? Oder sind Sie noch ein wenig skeptisch? Praktisch ist so ein papierloses Verfahren ja – bis zum dem Punkt, an dem Sie mit den Daten gerne an anderer Stelle weiterarbeiten würden. Da wäre nur ein Problem: Die Software ist nicht vom selben Anbieter und das Übertragen der Daten nicht möglich.
Wenn Sie eine international ausgerichtete Konferenz veranstalten, heißt das nicht nur, dass Sie Referenten aus verschiedenen Ländern eine Plattform zum Vorstellen ihrer Forschungsarbeiten und für den Austausch mit anderen bieten. Interkulturelles Planen geht noch viel weiter und fängt schon bei der Wahl des Veranstaltungsortes an.
Erst war unsere Website dran, nun stand für uns ebenfalls ein Relaunch an, in dessen Verlauf wir von unserem bisherigen Büro in ein neues übersiedelten. Obwohl zwischen dem alten und neuen Domizil nicht einmal 150 Meter liegen, gab es alle Hände voll zu tun. Rückblickend können wir nun sagen, dass sich der Aufwand durchaus gelohnt hat, aber erzählen wir das lieber der Reihe nach.
Alles, was Sie vom Veranstaltungsort Ihrer Konferenz trennt, ist ein Headset. Einmal aufgesetzt, befinden Sie sich mittendrin im Kongresszentrum, in dem in einem halben Jahr Ihre Konferenz stattfinden soll. Damit aber noch nicht genug – sogar innerhalb des Gebäudes können Sie sich bewegen und die einzelnen Räume inspizieren. Ganz so, als würden Sie diese wirklich betreten.
