Sich online für eine Konferenz anzumelden klappt so gut wie nie ohne das vorherige Anlegen eines Nutzerkontos. Angesichts der ohnehin schon vielen Passwörter, nach denen im Alltag gefragt wird, freut sich sicherlich kaum jemand darüber, sich noch ein weiteres ausdenken zu müssen. Bei wissenschaftlichen Konferenzen ist das aber zum Glück gar nicht mehr notwendig – Shibboleth sei Dank.
Ende 2018 gab LinkedIn bekannt, an einer neuen Event-Funktion zu arbeiten. Bis zum Start verging dann fast noch ein ganzes Jahr. Obwohl mit einigen praktischen Features ausgestattet, stößt das Ergebnis am Ende der langen Wartezeit längst nicht überall auf Begeisterung.
Ist es besser, die Konferenz-Management-Software im eigenen Rechenzentrum zu hosten, weil nur dort die Daten wirklich sicher aufgehoben sind, oder ist die Cloud die einfachere und sogar vertrauenswürdigere Option? Wo liegen die Stärken, wo die Schwächen jeder Methode und welche Faktoren sollten Sie in Ihre Entscheidung einbeziehen?
Vor kurzem kam bei uns im Team die Diskussion auf, ob sich Personen-Icons in Converia geschlechtsneutral darstellen lassen. Hinterfragt hatten wir unser derzeitiges Piktogramm-„Männchen“(!) bisher nie, aber vielleicht liegt genau da das Problem? Eine vollständig neutrale Variante haben wir zwar (noch) nicht gefunden, aber einen Grund mehr, uns dem Thema ausführlicher zu widmen, denn die ein oder andere Anfrage unserer Kunden – und natürlich Kundinnen – zu gendergerechten Optionen hat uns schon erreicht. Gar nicht mal so leicht, müssen wir doch gestehen, dass wir auf diesem Gebiet sicher noch nicht perfekt agieren. Wie aber gestalten wir eine Konferenz-Software, die keine Person ausschließt?
Hotelkontingente sind eine ziemlich praktische Sache: Teilnehmende buchen zum Konferenz-Ticket gleich ihr Hotelzimmer dazu und müssen keine eigene Suche nach einer passenden Unterkunft mehr starten. In der Theorie mag das stimmen, tatsächlich liegen die Dinge ein wenig anders: Laut einer neuen Studie stoßen die bereitgestellten Kontingente auf vergleichsweise geringe Resonanz. Das liegt weniger daran, dass niemand Hotelzimmer benötigen würde, sondern scheitert oft an zu vielen offenen Fragen, auf die Veranstalter nicht ausreichend eingehen.
So sehr das Planen einer Konferenz anfangs noch nach etwas aussehen mag, das sich nebenbei erledigen lässt, wird vielen erst bewusst, welcher Berg an Aufgaben wirklich damit verknüpft ist, wenn die Vorbereitungen Fahrt aufnehmen. Zeit zu verlieren oder beim Organisieren ins Stocken zu geraten sind zwei Dinge, die dann besser nicht passieren. Hin und wieder lässt sich das nur leider nicht vermeiden. Aber: Rettung naht in Form diverser Konferenz-Management-Tools, die ein wenig Planungsballast von den Schultern der Organisatoren nehmen. Wir haben mal eine kleine Vorauswahl der hilfreichsten getroffen.
