Welche Namensschilder sind die richtigen fĂĽr meine Konferenz?

🪪Namensschilder aus Kunststoff

Wenn es Veranstaltenden vor allem auf Stabilität ankommt, bleiben sie auch beim Thema Namensschilder mitunter ihrer Einstellung treu und bevorzugen die solide Kunststoff-Variante. Die bewahrt sich auch trotz Wind, Wetter und sonstigen Widrigkeiten ihr hochwertiges Äußeres.

âś…Vorteile von Kunststoff-Namensschildern

1. Langlebig

Im Gegensatz zu sehr einfachen Varianten aus Papier haben Badges aus Plastik eine beneidenswerte Resilienz. Nach einer mehrtägigen Konferenz sieht das Namensschild immer noch so strahlend aus wie zu Beginn. Es knittert nicht, bekommt keine Falten, behält seine Form und bleibt immer lesbar – wenn Sie für das Badge eine angenehm lesbare Schriftgröße gewählt haben.

2. Wasserresistent

Kleinere Unfälle verzeiht ein Kunststoff-Namensschild problemlos. Selbst bei verschütteten Getränken wischen Sie das Badge nur einmal kurz ab und das Malheur ist vergessen. Regentropfen, die die Teilnehmenden in der Mittagspause draußen überrascht haben, perlen an ihm ab.

3. Interaktiv

Es passen nicht alle Infos aufs Badge? QR-Codes können helfen. Teilnehmende gelangen nach dem Scan direkt zum Programm oder geben ihre Kontaktdaten für andere Personen frei, ohne ein Kontaktformular auszufüllen.

â›”Nachteile von Kunststoff-Namensschildern

1. Plastik ist ein Einwegprodukt

Der wohl gravierendste Aspekt von Namensschildern aus Kunststoff: Sie sind null nachhaltig. Badges aus Plastik produzieren in erster Linie Müll – und sind deshalb verräterisch. Sie zeigen, dass das Team hinter der Konferenz verschwenderisch agiert. Bitte nicht wundern, wenn sich einige Teilnehmende daran stoßen und das am ansonsten guten Ruf der Konferenz kratzt. Soll es unbedingt PVC sein, dann lieber die recycelte Variante verwenden.

2. Der Druck ist langsam

Wer Namensschilder aus Kunststoff verwendet, produziert sie am besten vor und gibt sie vor Ort an die Teilnehmenden aus. Im Vergleich zum Papier-Badge nimmt der Druck mehr Zeit in Anspruch. Soll auf beiden Seiten des Badges etwas zu sehen sein (Tipp: das ist immer sinnvoll), dauert es noch ein bisschen länger. Soll das dennoch vor Ort passieren, planen Sie genügend Check-in-Stationen und Badge-Drucker ein.

3. Die Kosten sind hoch

Die hohe Qualität hat ihren Preis. Kostensensible Organisationsteams nehmen daher lieber Abstand und punkten doppelt: Mehr Geld gespart und einen Haufen Plastik von der Konferenz ferngehalten.

đź“‹Kurz-Info: Kunststoff-Namensschilder

Haltbarkeit: hoch
Komfort: mittel
Umweltfreundlichkeit: gering
Kosten: mittel bis hoch
Am besten geeignet für: mehrtägige Konferenzen, Konferenzen mit mindestens 300 Teilnehmenden, Veranstaltungen mit Outdoor-Programmpunkten
đź’ˇNamensschilder aus Kunststoff verleihen einer Konferenz ein hochwertiges Image. Bis das zum Tragen kommt, mĂĽssen Veranstaltende ein bisschen Vorarbeit leisten.

🖨️Wichtig: Die Badge-Drucker auf das Vorhaben abstimmen. Die ist oft ein wenig teurer und Badges aus Kunststoff daher nichts für Konferenzen, deren Anmeldungen sich im niedrigen dreistelligen Bereich bewegen.

🏷️Namensschilder aus Papier

Als Grundzutat für die Badges wirkt Papier erst mal ein bisschen langweilig. Der Eindruck gibt sich, sobald Sie feststellen: Papier-Namensschilder sind so vielseitig, dass es Ihnen schwerfällt, sich einen Favoriten herauszupicken.

âś…Vorteile von Papier-Namensschildern

1. Komfortabel

Schön leicht sind sie auf jeden Fall. Das macht sie zu Badges, die Teilnehmende gern tragen, weil sie selbst bei mehrtägigen Konferenzen nicht stören.

2. Anpassbar

Verschiedene Größen, Butterfly Badges zum Falten, mit oder ohne Hülle, kombiniert mit Lanyards oder Clips: Bei der Vielzahl der Möglichkeiten ist für jedes Organisationsteam etwas Passendes dabei. Interessant ist hier außerdem die Frage, wie Vorder- und Rückseite des Badges aussehen. Wir empfehlen: Identisch bedrucken. Dann ist es nicht schlimm, wenn sich das Namensschild mal auf die Rückseite dreht, denn das passiert häufig, wenn die Teilnehmenden es um den Hals tragen.

3. Nachhaltig

Der Punkt geht eindeutig an die Papier-Badges. Hier bleibt nur die Frage: Wie nachhaltig darf es sein? Neben Badges, die nur gefaltet statt geklebt werden, gibt es Namensschilder aus recyceltem Papier oder aus Samenpapier, aus dem nach der Konferenz sogar noch neues Leben im Blumentopf entsteht.  

4. GĂĽnstig

Weder Design noch Herstellung oder Druck sind bei Papier-Badges mit besonderem Aufwand verbunden. Dass sie kein High-Tech-Setup erfordern, schlägt sich in den Kosten nieder. Dadurch sind sie eine im wahrsten Sinne günstige Gelegenheit für Veranstaltende, die zum ersten Mal den Vor-Ort-Druck ausprobieren möchten.

â›”Nachteile von Papier-Namensschildern

1. Instabil

Wie stabil das Namensschild ist, hängt stark von Papier und Badge-Typ ab. Kostensensible Veranstaltende finden in selbstklebenden Papier-Etiketten die günstigste Variante, müssen dabei jedoch große Abstriche in Bezug auf die Haltbarkeit machen. Manche sind so zartbesaitet, dass sie nicht mal einen Konferenztag überleben. Spätestens am nächsten Tag muss ein neues Badge aus dem Drucker kommen. Mit der stabilen, reißfesten Variante passiert das zum Glück nicht. Sehr viel teurer wird es dadurch nicht.

2. Unfertig

Namensschilder aus Papier sind flexibler als andere Materialien – und bergen deshalb eine Gefahr. Die hängt mit der Angst vor dem Druck vor Ort zusammen. Noch immer schrecken manche Teams davor zurück: zu viel Technik, zu fehleranfällig, zu wenig Kontrolle über das, was aus dem Drucker kommt.

Das Motto „einfach mal versuchen“ lohnt sich aber fĂĽr Konferenzen, bei denen sich Personen vor Ort neu anmelden können. Denen bleiben ansonsten nur unfertige Namensschilder zum Selbst-Beschriften. Was aber, wenn die Schrift verwischt oder kein Stift so richtig darauf schreibt? Oder wenn alle vorproduzierten Badges liegen bleiben, weil doch nur die schon angemeldeten Personen kommen?

Papier-Namensschilder fĂĽr Konferenzen und Tagungen
So bitte nicht: Selbstbeschriftete Namensschilder sind fĂĽr Konferenzen keine gute Idee

3. Pseudo-nachhaltig

Sogar Seed Paper kann der Umwelt schaden. Mit aus den USA und Australien herangekarrten Namensschildern verdient sich Ihre Konferenz keinen Preis für Nachhaltigkeit. Auch nicht mit handelsüblichen Plastikhüllen, die gern kombiniert mit Papier-Badges zum Einsatz kommen. Ist das Papier stabil genug, braucht es die nämlich gar nicht.

đź“‹Kurz-Info: Papier-Namensschilder

Haltbarkeit: gering (abhängig von der Papierstärke und Reißfestigkeit)
Komfort: hoch
Umweltfreundlichkeit: mittel bis hoch
Kosten: niedrig bis mittel
Am besten geeignet fĂĽr: kleine Tagungen und Konferenzen, Konferenzen ohne groĂźes Budget, Veranstaltungen mit Self-Check-in an Druckstationen
💡Papier ist geduldig, nicht so Veranstaltende in Check-in-Hektik. Besonders ohne Lösung für die Badges! Mit Namensschildern aus Papier geht es zügig voran. Voraussetzung: Sie haben Papiertyp und Druck-Methode auf die Personenanzahl abgestimmt und so der Hektik den Zutritt zur Konferenz versperrt.

đź’łRFID-Namensschilder

Einige Konferenzen finden in streng vertraulichem Kreis statt, andere experimentieren einfach gern mit dem, was technisch so möglich ist. Dort ist die Chance hoch, auf RFID-Namensschilder zu treffen. Ähnlich wie Kreditkarten haben die Badges einen integrierten Mikrochip. Vor Ort hilft er Teilnehmenden, verschiedene Dinge zu erledigen.

âś…Vorteile von RFID-Namensschildern

1. Erweiterte Konferenz-Levels freischalten

Ein RFID-Namensschild ist mehr als nur ein Badge, das sich Teilnehmende um den Hals hängen. Sie halten es zusätzlich an Touch-Points und checken sich auf diese Weise selbst für Sessions ein oder bekommen Zutritt zu speziellen Bereichen.

2. Mehr Sicherheit erleben

Auf Veranstaltungen mit hohen Sicherheitsanforderungen können RFID-Badges ihre Stärken richtig ausspielen. So ein Badge fungiert als eine Art Doppelagent: Es verrät anderen Teilnehmenden, wen sie gerade vor sich haben, und Veranstaltenden beim Check, ob sich die Person hier überhaupt aufhalten darf. Jeder dieser Checks erfolgt über das RFID-Badge. Manuelles Prüfen sowie damit verbundene Flüchtigkeitsfehler entfallen und Unbefugte bleiben draußen.

3. Leads erfassen

Besonders interessant für Konferenzen, bei denen auch Sponsoren vor Ort sind und Kontakte sammeln: Einmal kurz das Namensschild auflegen und schon sind die Kontaktdaten der Teilnehmenden beim Sponsor. Der sammelt vielleicht auf diese Weise Leads von Personen ein, denen es zu anstrengend gewesen wäre, alles per Hand auszufüllen.

4. Daten sammeln

Welche Sessions waren am beliebtesten? Gab es welche, die vor allem jüngere Teilnehmende angesprochen haben? Wie viele Leads haben die Sponsoren während der Konferenz gesammelt? Per RFID entstehen richtig, richtig viele Daten, die Ihnen helfen, Konferenzen künftig präziser zu planen und auf die Wünsche der Teilnehmenden abzustimmen.

â›”Nachteile von RFID-Namensschildern

1. Daten sammeln

Das war doch eben noch ein Vorteil? In MaĂźen eingesetzt ist es das auch. Ăśberambitionierten Veranstaltenden schiebt die DSGVO einen Riegel vor, bevor sie zur Datenkrake mutieren. Hier bitte aufpassen und Teilnehmende informieren, welche ihrer Daten wann und zu welchem Zweck erhoben, weitergegeben, gespeichert usw. werden. Wer viel messen will, braucht erst die Erlaubnis. Bleibt die aus, nĂĽtzt die beste Technik nichts.

2. Kosten & Aufwand

Wer noch nie mit RFID-Namensschildern gearbeitet hat, muss sich (und das Team) erst mal mit der Technik vertraut machen. Was sollen Teilnehmende vor Ort tun? Wie spielen Soft- und Hardware zusammen, damit die Checks zuverlässig klappen? Wie werden die Badges eingerichtet? Ganz schön viele Fragen – bitte sehr viel Zeit einplanen, die an anderer Stelle nicht fehlen darf.

3. Spezielle Hardware

Noch so eine Frage, die gründliche Vorbereitung erfordert: Welche Hardware ist die richtige? Der Drucker für die Namensschilder zum Beispiel muss mit einer RFID-Einheit ausgerüstet sein. Neben den regulären Angaben auf dem Badge muss er die Daten übertragen, die der RFID-Chip speichert. Sind zusätzliche Features für mehr Sicherheit nötig? Das können nicht alle Drucker.

4. Ausfälle möglich

RFID-Badges sind praktisch, solange die Technik funktioniert. Fällt sie aus, reißt sie sämtliche fein säuberlich geplante Abläufe vor Ort mit sich. Ein Backup-Notfall-Plan in der Tasche rettet die Konferenz. Es dauert aber seine Zeit, bis der steht.

5. Umweltfreundlich?

Klares Nein: In Kombination mit Plastik-Namensschildern sind RFID-Features nur scheinbar smart, weil nicht nachhaltig. Das Kreditkarten-Argument greift hier nicht, denn eine Kreditkarte begleitet Sie ein paar Jahre länger als das Namensschild einer Konferenz. Auf die Features verzichten müssen Veranstaltende nicht, wenn ihnen die Umwelt am Herzen liegt. RFID-Tags gibt es auch ohne Plastik. Derzeit sind sie aber eher als Armband verbreitet. Für die Namensschilder dann vielleicht doch lieber Papier?

RFID Badges Konferenzen
RFID bei Konferenzen der Umwelt zuliebe eher doch nicht als Badge?

đź“‹Kurz-Info: RFID-Namensschilder

Haltbarkeit: hoch
Komfort: mittel bis hoch
Umweltfreundlichkeit: gering (abhängig vom Plastikanteil)
Kosten: hoch
Am besten geeignet für: mehrtägige Konferenzen mit umfangreichem Programm und strengen Sicherheitsvorkehrungen, Business-Kongresse
💡Ohne reifliche Vorüberlegungen sind RFID-Namensschilder nicht zu empfehlen. Wägen Sie den Nutzen für die Teilnehmenden und den Aufwand gründlich gegeneinander ab. Ausprobieren ist gut, ohne das nötige Zeitpolster aber eine waghalsige Angelegenheit.

đź’ľElektronische Namensschilder

Die Konferenz mag noch so durchdigitalisiert sein, das Namensschild zeigt sich davon komplett unbeeindruckt. Digitale Tools helfen Veranstaltenden zwar beim Erstellen, sobald es aus dem Drucker kommt, ist das Badge aber doch eher mit der analogen Welt verbandelt. RFID-Badges bewegen sich an der Schwelle zum Digitalen, so richtig rüber schaffen es aber nur elektronische Namensschilder – und die sind in jeder Hinsicht speziell.

âś…Vorteile elektronischer Namensschilder

1. Endlose Möglichkeiten

Was soll ein elektronisches Namensschild können? Je mehr Punkte auf der Wunschliste die Badge-Bastler:innen mit Hilfe ihrer Programmier-Skills umsetzen können, desto vielseitiger wird das Ergebnis. Teilnehmende stimmen per Badge bei Umfragen ab, geben Feedback zu Vorträgen oder melden sich zu Wort. Vorne wird für alle sichtbar automatisch der Name der Person angezeigt, die gerade ihre Frage loswerden will.

2. Das Namensschild als Kunstform

Kreative Organisationsteams, die gern basteln, nehmen sich das Konferenz-Badge als ihr DIY-Projekt vor und toben sich mal richtig aus. Heraus kommen Namensschilder, die die Bezeichnung „individuell“ verdienen und vor Ort zum Gesprächsthema und Blickfang werden.  

Elektronische Namensschilder Konferenz
Elektronische Namensschild-Varianten – Bas Oort, CC BY-SA 4.0 https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0, via Wikimedia Commons

3. Interaktives Badge-Basteln

Warum nicht die Personen einbeziehen, die das elektronische Namensschild sowieso nutzen? Bauen Sie einen Badge-Hackathon ins Programm ein und geben Sie Teilnehmenden die Aufgabe, neue Features für das Namensschild zu entwickeln. Die sind im nächsten Jahr offiziell für die ganze Konferenz-Community verfügbar, die gern wieder mit dabei ist.

Wie werden elektronische Badges fĂĽr Konferenzen konfiguriert?

â›”Nachteile elektronischer Namensschilder

1. Vorbereitung ist alles

Elektronische Namensschilder von der Stange haben sich bisher nicht durchgesetzt. Zum Glück, denn damit hätten sich originelle Einfälle zum größten Teil erledigt. Nur braucht es die ja auch erst mal zusammen mit jemandem, der sie umsetzt. Wie soll das Badge aussehen? Wie verhält es sich?

Unterschätzen Sie den Aufwand in puncto Hard- und Software trotz Open Source-Hilfen nicht. Sie organisieren hauptsächlich eine Konferenz. Das Badge ist nur ein winziger Teil davon. Das sollte sich bei einem elektronischen Badge nicht umkehren.

2. Bitte auf die Daten aufpassen

So praktisch die Special Features eines elektronisches Badges sein mögen: Sobald Personendaten ins Spiel kommen, wird es kritisch. Teilnehmende tauschen per Badge untereinander Kontaktdaten aus? Dann müssen sie erfahren, wo und wie ihre Angaben gespeichert sind – und selbst darüber entscheiden, ob das für sie okay ist.

3. Muss funktionieren

Hat ein RFID-Namensschild Schluckauf, ist die Lage ernst. Ein kleiner Lichtblick bleibt: Selbst, wenn sich alle technischen Raffinessen verabschieden, zeigt es zumindest noch den gedruckten Namen der Person an. Steigt hingegen ein elektronisches Badge aus, dann hat sich das mit dem Namen auch erledigt und ist das Badge komplett wertlos.

đź“‹Kurz-Info: Elektronische Namensschilder

Haltbarkeit: hoch
Komfort: stark vom Format abhängig
Umweltfreundlichkeit: mittel
Kosten: sehr hoch
Am besten geeignet fĂĽr: Konferenzen mit sehr tech-affinen Teilnehmenden, die Freude am Experimentieren haben
💡Als echte Wertarbeit bringt ein elektronisches Namensschild Mehrwert für Teilnehmende und Wiedererkennungswert für die Konferenz. Wissen das alle zu schätzen, zahlt sich der immense Aufwand beim Vorbereiten und Herstellen doppelt und dreifach aus. Dazu braucht es jedoch vor allem eine nischige Community und eine Konferenz vom Format der DEFCON, auf der elektronische Badges zum guten Ton gehören.