Welche Namensschilder sind die richtigen für meine Konferenz?

🏷️Namensschilder aus Papier

Als Grundzutat für die Badges wirkt Papier erst mal ein bisschen langweilig. Der Eindruck gibt sich, sobald Sie feststellen: Papier-Namensschilder sind so vielseitig, dass es Ihnen schwerfällt, sich einen Favoriten herauszupicken.

✅Vorteile von Papier-Namensschildern

1. Komfortabel

Schön leicht sind sie auf jeden Fall. Das macht sie zu Badges, die Teilnehmende gern tragen, weil sie selbst bei mehrtägigen Konferenzen nicht stören.

2. Anpassbar

Verschiedene Größen, Butterfly Badges zum Falten, mit oder ohne Hülle, kombiniert mit Lanyards oder Clips: Bei der Vielzahl der Möglichkeiten ist für jedes Organisationsteam etwas Passendes dabei. Interessant ist hier außerdem die Frage, wie Vorder- und Rückseite des Badges aussehen. Wir empfehlen: Identisch bedrucken. Dann ist es nicht schlimm, wenn sich das Namensschild mal auf die Rückseite dreht, denn das passiert häufig, wenn die Teilnehmenden es um den Hals tragen.

3. Nachhaltig

Der Punkt geht eindeutig an die Papier-Badges. Hier bleibt nur die Frage: Wie nachhaltig darf es sein? Neben Badges, die nur gefaltet statt geklebt werden, gibt es Namensschilder aus recyceltem Papier oder aus Samenpapier, aus dem nach der Konferenz sogar noch neues Leben im Blumentopf entsteht.  

4. Günstig

Weder Design noch Herstellung oder Druck sind bei Papier-Badges mit besonderem Aufwand verbunden. Dass sie kein High-Tech-Setup erfordern, schlägt sich in den Kosten nieder. Dadurch sind sie eine im wahrsten Sinne günstige Gelegenheit für Veranstaltende, die zum ersten Mal den Vor-Ort-Druck ausprobieren möchten.

⛔Nachteile von Papier-Namensschildern

1. Instabil

Wie stabil das Namensschild ist, hängt stark von Papier und Badge-Typ ab. Kostensensible Veranstaltende finden in selbstklebenden Papier-Etiketten die günstigste Variante, müssen dabei jedoch große Abstriche in Bezug auf die Haltbarkeit machen. Manche sind so zartbesaitet, dass sie nicht mal einen Konferenztag überleben. Spätestens am nächsten Tag muss ein neues Badge aus dem Drucker kommen. Mit der stabilen, reißfesten Variante passiert das zum Glück nicht. Sehr viel teurer wird es dadurch nicht.

2. Unfertig

Namensschilder aus Papier sind flexibler als andere Materialien – und bergen deshalb eine Gefahr. Die hängt mit der Angst vor dem Druck vor Ort zusammen. Noch immer schrecken manche Teams davor zurück: zu viel Technik, zu fehleranfällig, zu wenig Kontrolle über das, was aus dem Drucker kommt.

Das Motto „einfach mal versuchen“ lohnt sich aber für Konferenzen, bei denen sich Personen vor Ort neu anmelden können. Denen bleiben ansonsten nur unfertige Namensschilder zum Selbst-Beschriften. Was aber, wenn die Schrift verwischt oder kein Stift so richtig darauf schreibt? Oder wenn alle vorproduzierten Badges liegen bleiben, weil doch nur die schon angemeldeten Personen kommen?

3. Pseudo-nachhaltig

Sogar Seed Paper kann der Umwelt schaden. Mit aus den USA und Australien herangekarrten Namensschildern verdient sich Ihre Konferenz keinen Preis für Nachhaltigkeit. Auch nicht mit handelsüblichen Plastikhüllen, die gern kombiniert mit Papier-Badges zum Einsatz kommen. Ist das Papier stabil genug, braucht es die nämlich gar nicht.

📋Kurz-Info: Papier-Namensschilder

Haltbarkeit: gering (abhängig von der Papierstärke und Reißfestigkeit)
Komfort: hoch
Umweltfreundlichkeit: mittel bis hoch
Kosten: niedrig bis mittel
Am besten geeignet für: kleine Tagungen und Konferenzen, Konferenzen ohne großes Budget, Veranstaltungen mit Self-Check-in an Druckstationen

💳RFID-Namensschilder

Einige Konferenzen finden in streng vertraulichem Kreis statt, andere experimentieren einfach gern mit dem, was technisch so möglich ist. Dort ist die Chance hoch, auf RFID-Namensschilder zu treffen. Ähnlich wie Kreditkarten haben die Badges einen integrierten Mikrochip. Vor Ort hilft er Teilnehmenden, verschiedene Dinge zu erledigen.

✅Vorteile von RFID-Namensschildern

1. Erweiterte Konferenz-Levels freischalten

Ein RFID-Namensschild ist mehr als nur ein Badge, das sich Teilnehmende um den Hals hängen. Sie halten es zusätzlich an Touch-Points und checken sich auf diese Weise selbst für Sessions ein oder bekommen Zutritt zu speziellen Bereichen.

2. Mehr Sicherheit erleben

Auf Veranstaltungen mit hohen Sicherheitsanforderungen können RFID-Badges ihre Stärken richtig ausspielen. So ein Badge fungiert als eine Art Doppelagent: Es verrät anderen Teilnehmenden, wen sie gerade vor sich haben, und Veranstaltenden beim Check, ob sich die Person hier überhaupt aufhalten darf. Jeder dieser Checks erfolgt über das RFID-Badge. Manuelles Prüfen sowie damit verbundene Flüchtigkeitsfehler entfallen und Unbefugte bleiben draußen.

3. Leads erfassen

Besonders interessant für Konferenzen, bei denen auch Sponsoren vor Ort sind und Kontakte sammeln: Einmal kurz das Namensschild auflegen und schon sind die Kontaktdaten der Teilnehmenden beim Sponsor. Der sammelt vielleicht auf diese Weise Leads von Personen ein, denen es zu anstrengend gewesen wäre, alles per Hand auszufüllen.

4. Daten sammeln

Welche Sessions waren am beliebtesten? Gab es welche, die vor allem jüngere Teilnehmende angesprochen haben? Wie viele Leads haben die Sponsoren während der Konferenz gesammelt? Per RFID entstehen richtig, richtig viele Daten, die Ihnen helfen, Konferenzen künftig präziser zu planen und auf die Wünsche der Teilnehmenden abzustimmen.

⛔Nachteile von RFID-Namensschildern

1. Daten sammeln

Das war doch eben noch ein Vorteil? In Maßen eingesetzt ist es das auch. Überambitionierten Veranstaltenden schiebt die DSGVO einen Riegel vor, bevor sie zur Datenkrake mutieren. Hier bitte aufpassen und Teilnehmende informieren, welche ihrer Daten wann und zu welchem Zweck erhoben, weitergegeben, gespeichert usw. werden. Wer viel messen will, braucht erst die Erlaubnis. Bleibt die aus, nützt die beste Technik nichts.

2. Kosten & Aufwand

Wer noch nie mit RFID-Namensschildern gearbeitet hat, muss sich (und das Team) erst mal mit der Technik vertraut machen. Was sollen Teilnehmende vor Ort tun? Wie spielen Soft- und Hardware zusammen, damit die Checks zuverlässig klappen? Wie werden die Badges eingerichtet? Ganz schön viele Fragen – bitte sehr viel Zeit einplanen, die an anderer Stelle nicht fehlen darf.

3. Spezielle Hardware

Noch so eine Frage, die gründliche Vorbereitung erfordert: Welche Hardware ist die richtige? Der Drucker für die Namensschilder zum Beispiel muss mit einer RFID-Einheit ausgerüstet sein. Neben den regulären Angaben auf dem Badge muss er die Daten übertragen, die der RFID-Chip speichert. Sind zusätzliche Features für mehr Sicherheit nötig? Das können nicht alle Drucker.

4. Ausfälle möglich

RFID-Badges sind praktisch, solange die Technik funktioniert. Fällt sie aus, reißt sie sämtliche fein säuberlich geplante Abläufe vor Ort mit sich. Ein Backup-Notfall-Plan in der Tasche rettet die Konferenz. Es dauert aber seine Zeit, bis der steht.

5. Umweltfreundlich?

Klares Nein: In Kombination mit Plastik-Namensschildern sind RFID-Features nur scheinbar smart, weil nicht nachhaltig. Das Kreditkarten-Argument greift hier nicht, denn eine Kreditkarte begleitet Sie ein paar Jahre länger als das Namensschild einer Konferenz. Auf die Features verzichten müssen Veranstaltende nicht, wenn ihnen die Umwelt am Herzen liegt. RFID-Tags gibt es auch ohne Plastik. Derzeit sind sie aber eher als Armband verbreitet. Für die Namensschilder dann vielleicht doch lieber Papier?

📋Kurz-Info: RFID-Namensschilder

Haltbarkeit: hoch
Komfort: mittel bis hoch
Umweltfreundlichkeit: gering (abhängig vom Plastikanteil)
Kosten: hoch
Am besten geeignet für: mehrtägige Konferenzen mit umfangreichem Programm und strengen Sicherheitsvorkehrungen, Business-Kongresse

💾Elektronische Namensschilder

Die Konferenz mag noch so durchdigitalisiert sein, das Namensschild zeigt sich davon komplett unbeeindruckt. Digitale Tools helfen Veranstaltenden zwar beim Erstellen, sobald es aus dem Drucker kommt, ist das Badge aber doch eher mit der analogen Welt verbandelt. RFID-Badges bewegen sich an der Schwelle zum Digitalen, so richtig rüber schaffen es aber nur elektronische Namensschilder – und die sind in jeder Hinsicht speziell.

✅Vorteile elektronischer Namensschilder

1. Endlose Möglichkeiten

Was soll ein elektronisches Namensschild können? Je mehr Punkte auf der Wunschliste die Badge-Bastler:innen mit Hilfe ihrer Programmier-Skills umsetzen können, desto vielseitiger wird das Ergebnis. Teilnehmende stimmen per Badge bei Umfragen ab, geben Feedback zu Vorträgen oder melden sich zu Wort. Vorne wird für alle sichtbar automatisch der Name der Person angezeigt, die gerade ihre Frage loswerden will.

2. Das Namensschild als Kunstform

Kreative Organisationsteams, die gern basteln, nehmen sich das Konferenz-Badge als ihr DIY-Projekt vor und toben sich mal richtig aus. Heraus kommen Namensschilder, die die Bezeichnung „individuell“ verdienen und vor Ort zum Gesprächsthema und Blickfang werden.  

3. Interaktives Badge-Basteln

Warum nicht die Personen einbeziehen, die das elektronische Namensschild sowieso nutzen? Bauen Sie einen Badge-Hackathon ins Programm ein und geben Sie Teilnehmenden die Aufgabe, neue Features für das Namensschild zu entwickeln. Die sind im nächsten Jahr offiziell für die ganze Konferenz-Community verfügbar, die gern wieder mit dabei ist.

⛔Nachteile elektronischer Namensschilder

1. Vorbereitung ist alles

Elektronische Namensschilder von der Stange haben sich bisher nicht durchgesetzt. Zum Glück, denn damit hätten sich originelle Einfälle zum größten Teil erledigt. Nur braucht es die ja auch erst mal zusammen mit jemandem, der sie umsetzt. Wie soll das Badge aussehen? Wie verhält es sich?

Unterschätzen Sie den Aufwand in puncto Hard- und Software trotz Open Source-Hilfen nicht. Sie organisieren hauptsächlich eine Konferenz. Das Badge ist nur ein winziger Teil davon. Das sollte sich bei einem elektronischen Badge nicht umkehren.

2. Bitte auf die Daten aufpassen

So praktisch die Special Features eines elektronisches Badges sein mögen: Sobald Personendaten ins Spiel kommen, wird es kritisch. Teilnehmende tauschen per Badge untereinander Kontaktdaten aus? Dann müssen sie erfahren, wo und wie ihre Angaben gespeichert sind – und selbst darüber entscheiden, ob das für sie okay ist.

3. Muss funktionieren

Hat ein RFID-Namensschild Schluckauf, ist die Lage ernst. Ein kleiner Lichtblick bleibt: Selbst, wenn sich alle technischen Raffinessen verabschieden, zeigt es zumindest noch den gedruckten Namen der Person an. Steigt hingegen ein elektronisches Badge aus, dann hat sich das mit dem Namen auch erledigt und ist das Badge komplett wertlos.

📋Kurz-Info: Elektronische Namensschilder

Haltbarkeit: hoch
Komfort: stark vom Format abhängig
Umweltfreundlichkeit: mittel
Kosten: sehr hoch
Am besten geeignet für: Konferenzen mit sehr tech-affinen Teilnehmenden, die Freude am Experimentieren haben

Als echte Wertarbeit bringt ein elektronisches Namensschild Mehrwert für Teilnehmende und Wiedererkennungswert für die Konferenz. Wissen das alle zu schätzen, zahlt sich der immense Aufwand beim Vorbereiten und Herstellen doppelt und dreifach aus. Dazu braucht es jedoch vor allem eine nischige Community und eine Konferenz vom Format der DEFCON, auf der elektronische Badges zum guten Ton gehören.