Vor kurzem kam bei uns im Team die Diskussion auf, ob sich Personen-Icons in Converia geschlechtsneutral darstellen lassen. Hinterfragt hatten wir unser derzeitiges Piktogramm-„Männchen“(!) bisher nie, aber vielleicht liegt genau da das Problem? Eine vollständig neutrale Variante haben wir zwar (noch) nicht gefunden, aber einen Grund mehr, uns dem Thema ausführlicher zu widmen, denn die ein oder andere Anfrage unserer Kunden – und natürlich Kundinnen – zu gendergerechten Optionen hat uns schon erreicht. Gar nicht mal so leicht, müssen wir doch gestehen, dass wir auf diesem Gebiet sicher noch nicht perfekt agieren. Wie aber gestalten wir eine Konferenz-Software, die keine Person ausschließt?
Hotelkontingente sind eine ziemlich praktische Sache: Teilnehmende buchen zum Konferenz-Ticket gleich ihr Hotelzimmer dazu und müssen keine eigene Suche nach einer passenden Unterkunft mehr starten. In der Theorie mag das stimmen, tatsächlich liegen die Dinge ein wenig anders: Laut einer neuen Studie stoßen die bereitgestellten Kontingente auf vergleichsweise geringe Resonanz. Das liegt weniger daran, dass niemand Hotelzimmer benötigen würde, sondern scheitert oft an zu vielen offenen Fragen, auf die Veranstalter nicht ausreichend eingehen.
So sehr das Planen einer Konferenz anfangs noch nach etwas aussehen mag, das sich nebenbei erledigen lässt, wird vielen erst bewusst, welcher Berg an Aufgaben wirklich damit verknüpft ist, wenn die Vorbereitungen Fahrt aufnehmen. Zeit zu verlieren oder beim Organisieren ins Stocken zu geraten sind zwei Dinge, die dann besser nicht passieren. Hin und wieder lässt sich das nur leider nicht vermeiden. Aber: Rettung naht in Form diverser Konferenz-Management-Tools, die ein wenig Planungsballast von den Schultern der Organisatoren nehmen. Wir haben mal eine kleine Vorauswahl der hilfreichsten getroffen.
Kongressplanung 📣 Diese 5 Herausforderungen unterschätzen sogar erfahrene Kongressmanager + Tipps
Sogar erfahrene Kongressmanager mit Checkliste unterschätzen manche Herausforderungen ihrer Arbeit. Vielleicht auch Sie? Welche Herausforderungen sind das? Und wie meistern Sie sie schon beim Planen und Vorbereiten? Darum geht es in diesem Video. Mit Tipps für Kongressmanagement und -organisation.
Auf der Straße ist es meist ganz einfach: Da gibt es überall Schilder, die den Weg zum Ziel weisen und wenn diese ihren Zweck erfüllen, kommt man dort auch an. So sollte es auch bei einer Konferenz sein. Statt viel zu lange damit beschäftigt zu sein, die richtigen Räume zu finden, ist das dank einer guten Wegführung bestenfalls eine Aufgabe, die wortwörtlich im Vorbeigehen erledigt wird. Können Displays das besser als analoge Hinweise?
Von einer Aufzeichnung des Vortrags war vorher nie die Rede und dass die Präsentation hochgeladen werden sollte, hört der Speaker auch zum ersten Mal. Dann steht zumindest eines fest: Dass die Vorstellungen auf Referenten- und Veranstalterseite manches Mal ziemlich weit auseinandergehen. Mit einer Referentenvereinbarung beugen Sie gleich von Anfang an sämtlichen Missverständnissen vor. Was sollte drinstehen und wie sorgen Sie dafür, dass alle die Infos erhalten?
Absagen sind nie die erhoffte Antwort auf eine Einladung, bei Konferenzen wegen zahlreicher anderer Verpflichtungen der Speaker aber gar nicht mal so ungewöhnlich. Damit die Enttäuschung darüber nicht allzu tief sitzt, hilft es, rechtzeitig vorauszuplanen. Wer schon vorher an mögliche Alternativen denkt, geht gleich zu Plan B über und versendet die nächste Einladung ohne erst überlegen zu müssen, was nach einer Absage passieren soll.
