Softwaretools für Konferenzveranstalter

Slack

Mailen Sie noch oder slacken Sie schon? Denn statt einer Rundmail, um alle Konferenzmitarbeiter über etwas zu informieren, könnte man auch eine Nachricht im richtigen Slack-Channel platzieren. Die Vorteile des Instant-Messaging-Dienstes? Auch wenn ein Mitarbeiter später dem Channel beitreten sollte, zum Beispiel weil er erst seit Kurzem dabei ist, sieht er alle Nachrichten, die davor geschrieben wurden und ist direkt auf dem neuesten Stand. Außerdem können Nebenunterhaltungen und Rückfragen, die aus einer Nachricht entstehen, in einem Thread geklärt werden. Dort werden dann standardmäßig nur die Personen über neue Nachrichten informiert, die sich am Thread beteiligen. Alle anderen können zwar mitlesen, müssen den Thread aber erst ausklappen.

In unserem Unternehmen haben wir unterschiedliche Channels, zum Beispiel für das Projektmanagement und die Entwicklung. Jeder ist in den Channels, die er braucht, und Informationen für alle werden im general-Channel verkündet. Das spart tägliche Mails an alle Mitarbeiter. Zusätzlich zu den Channels kann man auch mit Personen direkt schreiben, wie man das von E-Mails kennt. Analog zu Anhängen kann man auch in Slack Dateien direkt an eine Person oder einen Channel schicken.

Bei einer Konferenz hat man vor Ort oft wenig Zeit, um wichtige Informationen im Team zu klären. Im Vergleich zu Telefonaten und Emails erweist sich Slack als praktisch: alle im Team bleiben bei wichtigen Veränderungen und Abweichungen vom Plan auf dem neuesten Stand, und Rückfragen, zum Beispiel zur Anmeldung oder Check-in, kann jeder sehen und beantworten.

Slack ist eine Software, die auf dem Desktop oder als App auf dem Handy installiert werden kann. Die Grundversion ist kostenlos, ab 6,25€/Monat kann man dem Kommunikationstool aber ein Upgrade verpassen und erhält Zugriff auf das gesamte Nachrichtenarchiv.

Asana

Asana bezeichnet für uns nicht nur eine Yogaposition, sondern auch ein vielseitiges Werkzeug für die Aufgabenverteilung im Unternehmen. Anstatt händisch unsere To-Do-Listen aktuell zu halten und uns langwierig abzustimmen, wer welche Aufgaben erhält, nutzen wir das Online-Tool für unsere Aufgabenlisten.

Jede Aufgabe ist dabei einer Person zugewiesen, die sie dann auf ihrer eigenen To-Do-Liste stehen hat, und hat ein Datum, bis zu dem sie erledigt werden sollte. Sie hat einen Titel und eine Beschreibung. Außerdem können Aufgaben Projekten zugewiesen sein. Für jede Konferenz, die wir betreuen, haben wir ein Projekt, unter dem wir die anfallenden Aufgaben dafür gruppieren. Auf Gruppen können mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, oder sie sind privat und nur wer eingeladen ist, darf die Aufgaben sehen. Noch übersichtlicher werden diese großen Aufgabenlisten, wenn sie nach Themengebieten geordnet sind.

Die Gruppen sind noch für eine weitere Funktion praktisch: Bei vielen von uns betreuten Konferenzen fallen immer wieder die gleichen Aufgaben an. Deswegen haben wir eine Kopiervorlage mit Aufgabenlisten, die wir immer wieder duplizieren und nutzen können. Dieses Feature dürfte vor allem Veranstalter wiederkehrender Konferenzen freuen.

Praktisch sind ebenfalls Unteraufgaben, die entweder als ganze Aufgaben fungieren können, oder als Checkliste, ob bei einer Aufgabe an alles gedacht wurde. Sind alle Häkchen gesetzt, färben sie sich grün, und auch der Task selbst kann abgehakt werden. Dann erscheint er nicht mehr auf der To-Do-Liste und man kann sich der nächsten Aufgabe widmen.

Das Abstimmen, wer für welchen Teil des Projektes zuständig ist, ist ebenfalls einfach. Jeder kann sich und anderen Aufgaben zuweisen, die dann auf der jeweiligen To-Do-Liste landen. Wenn ein Mitglied des Projektmanagements zum Beispiel eine Wording-Anpassung oder Farbänderung aufgetragen bekommt, erstellt derjenige einfach eine Aufgabe und weist sie dem entsprechenden Mitarbeiter zu, der sie dann sieht und erledigen kann. So konnten wir die internen E-Mails auf ein Minimum reduzieren.

Auch lange in Zukunft liegende Aufgaben haben eine Deadline, und wenn diese näher rückt, erscheint sie zwischen den anderen täglichen Aufgaben und wird so nicht vergessen. Auch Dateien können an Aufgaben angehängt werden und unter ihnen kann kommentiert werden. So können Mitarbeiter, die sich diese Aufgabe gegenseitig zuschieben, sich dazugehörige Informationen einfach und übersichtlich zukommen lassen. Anders als per Slack oder E-Mail weiß der Mitarbeiter dann auch gleich, um welches Projekt und welche Aufgabe es überhaupt geht, und was noch zu erledigen ist. Bis zu 15 Mitarbeiter können kostenlos in Asana ein Team bilden, danach geht es ab 9,99€/Monat los. Das Tool ist im Browser verfügbar.

Trello

Was Asana für unser Projektmanagement ist, ist Trello für das Marketing. Auch damit können Sie die Aufgaben im Team abstimmen. Statt Projekten gibt es hier Boards mit Listen, die Karten enthalten – ein anderer Ansatz für das gleiche Problem.

Zum Beispiel könnten Sie ein Board für Ihren Konferenz-Blog haben. In der ersten Liste würden Ideen gesammelt, je eine Idee auf eine Karte. Wurde die Idee in der großen Runde diskutiert, wird sie in die nächste Liste geschoben, zum Beispiel um zu einem ausformulierten Blogpost zu werden. Ist das geschafft, kommen die zu veröffentlichenden Posts auf die vorletzte Liste und wenn das alles erledigt ist, auf die Liste „Fertig“. Anders als bei Asana sind die fertigen Aufgaben also noch auf dem Board zu sehen.

Karten haben, wie Aufgaben in Asana, einen Titel und eine Beschreibung. An sie können genauso Dateien angehängt und kommentiert werden. Auch mit Trello können Veranstalter von Konferenzen also im Team Aufgaben abstimmen. Das Werkzeug ist kostenlos im Browser oder als App erhältlich.

Toggl

Was hat uns bei der letzten Konferenzplanung eigentlich wie viel Zeit gekostet? Das haben sich sicher schon einige Veranstalter gefragt, wenn sie mit der Planung ihrer zweiten Konferenz starten wollten. Wenn man beim ersten Mal bereits die Zeit erfasst, hat man beim zweiten Mal die Antworten. Ganz einfach geht Zeiterfassung mit Toggl: auf den Button geklickt und die Uhr läuft.

Dem Zeitraum können Aufgaben zugeordnet werden. Bei uns sieht das so aus, dass z.B. eine Projektmanagerin mit einem Kunden telefoniert und für diese Zeit die Aufgabe „Projektmanagement“ oder „Support“ für das jeweilige Projekt einträgt. Später haben wir den Überblick, wie viel Zeit wir für jede Konferenz aufgewendet haben. Das können Konferenzplaner nutzen, um ihre Effektivität zu steigern: Wenn zum Beispiel eine eher kleine Sache bei der Planung große Mengen Zeit der Mitarbeiter kostet, sollte man sich beim nächsten Mal Gedanken machen, ob es das wieder wert ist.

Toggl ist kostenlos und kann für 9$/Monat ein Upgrade erfahren. Es ist im Browser, als Software und als App erhältlich.

Zammad

Besonders nützlich für PCOs: Zammad, eine Alternative zum E-Mail-Kontakt mit Kunden. Beim Beantworten von Kundenfragen und der Hilfe bei Herausforderungen häufen sich schnell die Mails, vor allem wenn man mehrere Veranstaltungen koordinieren muss. Die Fragen der Kunden sind mit Zammad an einem Ort gesammelt und organisiert. Während man sich bei E-Mails abstimmen muss, wer welche Support-Anfragen übernimmt, können Zammads Tickets einfach Personen zugewiesen werden. Auch das Auffinden bestimmter Tickets wird durch die Ticket-Nummer einfacher, die man einem anderen Mitarbeiter nur mitteilen muss, damit dieser es sofort findet. So werden Reaktionszeiten und Kommunikationswege kürzer.

Wann immer ein Kunde uns über Zammad schreibt, wird das Ticket auf „offen“ gesetzt. Wenn der Mitarbeiter es dann beantwortet, hat er mehrere Möglichkeiten. Er kann das Ticket schließen, falls es keine offenen Fragen mehr gibt (durch eine Antwort kann der Kunde es allerdings wieder öffnen). Der Mitarbeiter kann es zu einem angegebenen Zeitpunkt schließen oder an einem bestimmten Datum eine Erinnerung setzen. Dann kann er einfach nachschauen, ob auf das Ticket schon geantwortet wurde. Natürlich wird man bei neuen Antworten auch benachrichtigt.

Ein erwähnenswertes Feature sind auch die Kommentare, die Mitarbeiter unter Tickets schreiben können, und die für Kunden unsichtbar sind. Wenn ein anderer Mitarbeiter als der, der mit dem Kunden über Zammad kommuniziert, zum Beispiel eine gewünschte Anpassung vorgenommen hat, kann er das einfach in einen Kommentar darunter schreiben und der antwortende Mitarbeiter hat die Information direkt zur Hand.

Zammad gibt es als Open Source Software für einige Betriebssysteme und für Windows und Mac ab 5€/Monat.

Converia

Converia ist das Schweizer Taschenmesser der Konferenzsoftwares: Ob es um Teilnehmeranmeldung, Zahlungsabwicklung oder Beitragseinreichung und -bewertung geht, Converia vereint alles in einer einzigen Lösung.

Brauchen Sie es übersichtlich? Bei Converia sehen Sie alle Ihre Konferenzdaten auf einen Blick. Wie viele Teilnehmer haben bereits bezahlt? Wie viele Studentennachweise sind noch zu prüfen? Wie viele Beiträge müssen noch von Ihren Gutachtern bewertet werden? Alle Zahlen und Fakten sind übersichtlich auf dem Dashboard zusammengefasst.

Stellen Sie sich vor, eine Excel-Liste mit über 1.000 Teilnehmern aktuell halten zu müssen. Ein Albtraum? Mit Converia können Sie wieder ruhig schlafen, denn das System erledigt das Meiste für Sie. Die Personendaten werden bei der Anmeldung mit aufgenommen, und Sie können sich alle Buchungen und Rechnungen jederzeit ansehen und natürlich auch in gängige Formate exportieren – praktisch für die Buchhaltung.

Für alle Phasen der Organisation und Planung einer Konferenz bietet Converia Module. Sei es der flexible Angebotswizard, in dem auch komplizierte Angebotsstrukturen kinderleicht abgebildet werden können, oder die Beitragseinreichung und -bewertung, bei dem unter anderem das Einreichungsformat und die Bewertungskriterien individuell anpassbar sind.

Wir selbst benutzen Converia natürlich auch täglich beim Betreuen von Konferenzveranstaltern, indem wir die Software für unsere Kunden konfigurieren und einrichten.

Converia kann direkt aus dem Browser heraus genutzt werden und ist vielleicht auch für Ihre Konferenz geeignet.

2 Kommentare zu „Softwaretools für Konferenzveranstalter“


    Warning: Use of undefined constant converia2015_comment - assumed 'converia2015_comment' (this will throw an Error in a future version of PHP) in /home/www/converia_blog/wp-content/themes/converia-2015/comments.php on line 60
  1. Thomas schreibt: 3. April 2019

    Im Unternehmen, wo ich arbeite, benutzt man auch Slack. Da haben wir auch unterschiedliche Channels, zum Beispiel für das Projektmanagement und die Entwicklung. Jeder ist in den Channels, die er braucht, und Informationen für alle werden im general-Channel verkündet.

  2. Vinc schreibt: 3. Dezember 2019

    Das ist eine sehr gute Auflistung. Ich quäle mich momentan durch die verschiedenen Möglichkeiten. Ich werde jetzt einmal Slack testen!

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