Wie sollte eine Speaker-Einladung für eine Konferenz (nicht) aussehen?

Gerade in den Postfächern von Wissenschaftler*innen landen beinahe täglich dubiose Einladungen. Darin geht es oft um vermeintlich neue Kongresse, die groß angekündigt werden, und bei denen die Veranstalter vordergründig darauf aus sind, hohe Teilnahmegebühren zu kassieren. Wer Zusagen bekannter Personen vorweisen kann, dem werden vermutlich einige Interessierte mehr auf den Leim gehen, denn Namen sind immer noch starke Argumente. Solange am Ende die Kasse stimmt, stört sich der Veranstalter kaum daran, ob der vermeintliche Weltkongress mit oder ohne den großspurig angekündigten Referenten über die Bühne geht.

Obwohl das Thema mittlerweile immer öfter diskutiert wird, ist im Bereich der Wissenschaft offenbar niemand davor gefeit – wer das einmal erlebt hat, wird so schnell wahrscheinlich keine Konferenzeinladungen mehr beachten, deren Absender er nicht persönlich kennt.

Je mehr sich das herumspricht, desto schwieriger wird es für Organisatoren, deren Konferenz noch nicht auf eine zwanzigjährige Geschichte zurückblicken kann. Aussicht auf Erfolg haben die von Ihnen verschickten Einladungen dennoch, wenn Sie es schaffen, sich von denen unseriöser Veranstalter abzuheben. Einige wichtige Punkte zur Formulierung von Konferenzeinladungen haben wir im Folgenden zusammengestellt:

1. Wer steckt dahinter?

Zweifelhaften Einladungen fehlen oft konkrete Kontaktinformationen und es ist schwer, weitere Details zur Veranstaltung zu finden. Außer einer ziemlich generischen E-Mail-Adresse und einem anonymen Kontaktformular ist selten etwas vorhanden, was der Veranstaltung ein Gesicht geben würde. Verwenden Sie deshalb keine Mail-Adressen mit Gmail- oder Yahoo-Suffix, die sich jeder innerhalb weniger Sekunden einrichten kann. Sich eine Adresse wie beispielkonferenz2019@yahoo.com zu sichern, ist mit minimalem Aufwand verbunden und wirkt im Vergleich zu max.muster@beispielkonferenz.de eher unseriös. Benennen Sie außerdem immer eine Kontaktperson, an die sich die Eingeladenen bei weiteren Fragen wenden können.

2. Kein pay to play

Wissenschaftler*innen, in deren Posteingang hin und wieder eine Einladung zu einer Scheinkonferenz eintrifft, berichten in Diskussionen oft darüber, dass sie als eingeladener Session-Chair oder Speaker aufgefordert werden, Geld für ihre Teilnahme zu zahlen. Das macht wenig Sinn, schließlich ist es der Veranstalter, der auf Chairs und Referentinnen angewiesen ist, um sein Programm zu füllen. Er ist derjenige, der mit einer Einladung eine Leistung anfragt und nicht umgekehrt. Dennoch knicken viele ein und zahlen – in der Hoffnung, dass der Vortrag dem eigenen Ansehen hilft. Einmal beim Veranstalter angekommen, bleibt das Geld dort meist auch – sogar dann, wenn die Konferenz zufälligerweise kurz vorher abgesagt wird und niemand mehr auf Nachrichten reagiert. Die Entscheidung, ob jemand zu- oder absagt, ist aber häufig auch eine finanzielle Frage. Natürlich steht nicht immer jedem Veranstalter so viel Geld zur Verfügung, um ein Honorar zu zahlen. Mit der Ankündigung, die Reisekosten zu übernehmen, oder speziellen Referenten-Rabatten grenzen Sie sich allerdings deutlich von weniger ehrlich gemeinten Einladungen ab.

3. Werden Sie persönlich

Achten Sie schon bei der Anrede darauf, Namen richtig zu schreiben. Hat die Person einen Titel? Lassen Sie diesen nicht weg. Eine vollständige Anrede erhöht die Chance, dass Ihre Nachricht zu Ende gelesen wird. Generell sollten Sie keine Nachrichten an einen (potenziellen) Referenten ohne persönliche Anrede verschicken. Die American Dairy Science Association etwa verzichtet bei der Kommunikation mit ihren Speakern darauf. Die Nachrichten beginnen stattdessen mit „Dear ADSA Discover Conference Invited Speaker“. Nun ist die ADSA natürlich alles andere als eine zwielichtige Organisation von Betrügern, dennoch wirkt der Auftakt des Schreibens unpersönlich und vermittelt beim Lesen das Gefühl, dass der eigene Vortrag nur einer von vielen und damit austauschbar ist. Das steht im Widerspruch zum Schreiben, das ja eigentlich den Wert des Beitrags für das Konferenzprogramm verdeutlichen will.

4. Der Grund für die Einladung

Stellen Sie das Wichtigste gleich an den Anfang: Warum ist Ihre Wahl ausgerechnet auf diese Person gefallen? Dubiose Einladungen tragen an dieser Stelle oft viel zu dick auf und versuchen, eine Speaker-Kandidatin mit übertrieben schmeichelhaften Worten zur Zusage zu bewegen. Ein guter Ansatz wäre hier, wenn Sie kurz beschreiben, wie Sie auf die Person aufmerksam geworden sind. Vielleicht wurde sie Ihnen ja von jemandem empfohlen? Das kann sich positiv auf die Entscheidung auswirken, denn ein gemeinsamer Bekannter ist in jedem Fall eine gute Basis und schafft Vertrauen.

5. Die Basics zur Konferenz

Neben Datum und Ort der Veranstaltung gehört an diese Stelle alles Wissenswerte zur Konferenz. Selbst wenn einige der Eingeladenen die Veranstaltung bereits kennen, sind ein paar grundlegende Fakten nicht verkehrt. Wer richtet die Konferenz aus? Wo liegt der thematische Schwerpunkt? Wie viele Besucher waren beim letzten Mal da? Mit wie vielen rechnen Sie diesmal? Was ist einzigartig und existiert in der Form bei ähnlichen Konferenzen nicht? Andere eingeladene Personen sollten Sie nur erwähnen, wenn diese bereits ihre Teilnahme fest zugesagt haben. Wie eingangs schon erwähnt, ist ein solches Namedropping gängige Praxis bei Scheinkonferenzen. Manchmal wissen die Personen nicht einmal, dass mit ihrem Namen für eine Veranstaltung geworben wird.

6. Die Rolle des Speakers

Keynote-Speakerin? Session Chair? Workshop-Leiter? Welche Aufgabe erwartet die Eingeladenen bei der Konferenz? Danach richtet sich, was vor Beginn der Veranstaltung noch erledigt werden muss. Paul Kei Matsuda, Professor für Englisch an der Arizona State University und erfahren im Organisieren von Konferenzen, rät dazu, gleich aufzulisten, was Speaker vorab noch liefern müssen – Abstracts, Portraitfotos für die Website, Präsentationen, Handouts. Machen Sie hier außerdem deutlich, ob es ausreicht, wenn die Personen nur für ihren Vortrag anwesend sind, oder Sie sich wünschen würden, dass sie für die Dauer der gesamten Konferenz vor Ort sind. Hilfreich ist darüber hinaus eine Erwähnung, ob Livestreams oder Aufzeichnungen des Vortrags geplant sind.

7. Zusagen per Klick

Wenn alles gut geht, erhalten Sie im letzten Schritt die Zusage der eingeladenen Personen. Größte Aussichten auf Erfolg werden Veranstalter haben, die den Vorgang so weit wie möglich vereinfachen. Bestenfalls klickt der oder die Eingeladene dazu nur noch auf einen Button anstatt zum Telefon zu greifen oder eine Antwort-Mail zu verfassen. Realität wird ein solches Verfahren mit einer Konferenz-Software. Converia beispielsweise beinhaltet ein Referentenportal, das alle Vorträge mit Termin und Vortragsdauer auflistet, für die Sie jemanden einladen wollen. Zugang zum Portal erhalten die Eingeladenen über einen Link, der Teil der Einladungsmail ist. Ihre Wunschspeaker müssen sich dann nur noch entscheiden, ob sie den Button für die Zusage wählen oder auf Absage klicken. Optional fügen Sie noch eine Referentenvereinbarung ein, die vor jeder Zusage bestätigt werden muss. Im Anschluss geht es über das Referentenportal gleich weiter zur Konferenzanmeldung. Dort können alle zudem gleich ihr vergünstigtes Referentenpaket buchen.

Weil ja meist nicht nur ein oder zwei Personen eingeladen werden, werden Sie sich nach ein paar Wochen wohl kaum noch im Detail an jede verschickte Einladung erinnern oder daran, auf welche Sie schon eine Antwort bekommen haben. Anstatt sich dann durch den „Gesendet“-Ordner im E-Mail-Postfach zu wühlen, reicht es, die Liste der Eingeladenen in der Software nach den gewünschten Kriterien zu filtern. Jede weitere neue Rückmeldung erfasst das System automatisch, was das Abhaken auf einer selbst erstellten Liste genauso überflüssig wie die Liste selbst macht. Wer schon im Voraus kein Risiko eingehen will, erweitert seine favorisierten Speaker zudem um Ersatzpersonen, die auf demselben Weg eingeladen werden, sobald die eigentlich vorgesehene Person absagt. Alle Punkte beachtet? Wenn ja, wird Ihre Einladung erst gar keine Verdachtsmomente aufkommen lassen. Undurchsichtigen und umständlichen Einladungsschreiben setzen Sie transparente Informationen, ein einfaches Vorgehen sowie die Option, direkt mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, entgegen – und das ist garantiert im Sinne Ihrer favorisierten Referenten und Referentinnen.

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