Last-Minute-Anmeldung

Für einige Organisatoren ist die Vor-Ort-Registrierung ein rotes Tuch. Zu oft ist der Gedanke daran untrennbar mit sperrigen Anmeldeformular-Ausdrucken verbunden, die kurz vor der Veranstaltung per Hand ausgefüllt und später vom Personal dechiffriert werden mussten, was höchstens bei mancher Kryptologie-Konferenz für ein wenig Begeisterung gesorgt haben dürfte. Selbst bei gut lesbaren Schriften konnten sich kleine Fehler beim Abtippen ganz gut einschleichen – man denke etwa an Hausnummern, Postleitzahlen oder Namen, denen man nicht täglich begegnet.

Warum also die Angelegenheit nicht von Anfang an digital ablaufen lassen und komplett an die Leute delegieren, die sich mit den Daten am besten auskennen, weil es ihre eigenen sind? Das hätte zumindest schon einmal deutlich weniger Fehler zur Folge.

So schön das auch klingen mag, so sehr schrecken manche Veranstalter vor einer digitalen Anmeldung vor Ort zurück. Noch mehr Technik mit komplizierten Menüs und viel zu vielen Optionen, die neue Besucher eher vergrault als für die Veranstaltung begeistert? Das stimmt so nicht. Bei der Vor-Ort-Registrierung handelt es sich genau genommen nur um eine Kombination aus gewöhnlicher Online-Anmeldung und dem Check-in mit Hilfe von Barcode-Scannern und Drucker – beides keine besonders komplexen, zeitintensiven Vorgänge.

Vieles bleibt gleich, vieles wird besser

Wer beim Einchecken schon zur Self-Service-Variante gewechselt ist, wird den Umstieg auch bei der Registrierung nicht bereuen. Allzu viel ändert sich eigentlich gar nicht. Der Anmeldeprozess unterscheidet sich nicht wesentlich von der gewöhnlichen Online-Registrierung. Neue Menüs müssen Sie nicht erstellen, ebenso bleibt die Nutzerführung mit den einzelnen Schritten dieselbe.

Aus technischer Sicht sind die Stationen zur Registrierung genauso ausgestattet wie die zum Einchecken – mit dem Unterschied, dass keine Scanner dabei sein müssen. Ein paar Dinge sind vor Ort natürlich ein wenig anders, was hauptsächlich die Zahlung der Teilnahmegebühren betrifft. Weil diese sich sofort an die Registrierung anschließt, sollten die Teilnehmer ihre Kartendaten bereithalten, die sie am Terminal eingeben müssen, um die Zahlung vorzunehmen. Bei einer betreuten Vor-Ort-Anmeldung am Counter wären dagegen Kartenlesegeräte erforderlich, denn Kreditkartendaten dürfen nicht an das Personal weitergegeben werden.

Die Teilnehmerprognose

Wie viele Kurzentschlossene werden den Weg antreten, um sich neu anzumelden? Genau vorhersagen lässt sich das leider nie. Beantworten Sie daher zuerst die Frage, wie viele neue Teilnehmer Ihre Veranstaltung noch in etwa aufnehmen kann und leiten Sie daraus ab, wie viele Stationen Sie für die Registrierung benötigen. Auch bei einer geringen Kapazität ist es ratsam, mehr als eine zu haben.

Unabhängig von der Zahl der neuen Besucher sollten es immer getrennte Bereiche geben – einen für Personen, die noch nicht registriert sind, und einen für alle, die das schon vorab getan haben und nur noch den Check-In vor sich haben. Sorgen Sie für eine ausreichende Beschilderung und bzw. oder eine optische Trennung, damit alle gleich wissen, wo sie richtig sind und es keine fragenden Gesichter gibt.

Nicht warten lassen

Der mit Abstand größte Stolperstein bei der Ankunft ist die Wartezeit. Zieht sich diese in die Länge, sorgt das nicht gerade für begeisterte Vorfreude. Beim Check-In, wo nur gescannt und gedruckt wird und das auch noch größtenteils automatisch passiert, ist das weniger problematisch als bei neuen Registrierungen, die deutlich mehr Schritte und damit mehr Zeit erfordern. Weil mehr eingegeben werden muss und das nicht zu lange dauern soll, sind hier vielleicht Bildschirme mit einer angeschlossenen Tastatur viel besser geeignet als Touchscreens ohne Zubehör. Kreditkartendaten und Passwörter lassen sich per Tastatur leichter eingeben. Dazu kommt außerdem der nicht zu unterschätzende Sicherheitsaspekt: Eingaben über externe Tastaturen können verdeckt stattfinden. Bei Touchscreens ist das schon wesentlich schwieriger. Besonders größere Bildschirme lassen sich nicht so einfach gegen neugierige Blicke abschirmen – zumal ja gleichzeitig noch Zahlen eingegeben werden müssen. Die Sicherheit lässt sich sogar noch erhöhen, wenn Sie mit Hilfe von Markierungen ähnlich wie bei Bank- und Postschaltern Diskretionszonen einrichten. So steht beim Registrieren nicht gleich der nächste Teilnehmer direkt hinter der Person und verfolgt das Eintippen der persönlichen Daten, Kennwörter und Kreditkartendaten mit.

Vermeiden Sie es, bei der Anmeldung zu viele Informationen abzufragen. Wenn Sie bei der Online-Registrierung sehr viele zusätzliche Angaben der Teilnehmer benötigen, sollten Sie das nach Möglichkeit in der Vor-Ort-Version etwas einschränken und nur die allernötigsten Daten verlangen.

Immer hilfreich ist eine Software mit einer nutzerfreundlichen Menüführung. Dazu gehört zum Beispiel, nur die noch verfügbaren Angebote anzuzeigen. Die Software sollte in der Lage sein, die Anzahl der buchbaren Plätze zu erkennen und die Veranstaltungen zu kennzeichnen, an denen niemand mehr teilnehmen kann.

Im Idealfall liefert das Konferenz-System sogar dem Veranstalter alle entscheidenden Angaben, indem sie etwa neuangemeldete Teilnehmer in die Statistik aufnimmt. Zusätzlich sollte eine Möglichkeit existieren, den Stand der Neuanmeldungen jederzeit mit Hilfe der Software zu verfolgen, damit das Personal keine Strichlisten führen muss.

Ohne Personal läuft nichts

Nun sind mit der Technik natürlich noch nicht alle Fragen geklärt. Wenn sich kurz vor dem Start der Konferenz noch Personen registrieren dürfen, muss auch in puncto Organisation alles passen.

Generell ist natürlich erst einmal weniger Personal notwendig. Gleich ganz darauf zu verzichten wäre wiederum nicht ratsam. Nicht immer macht die Technik Probleme und damit menschliches Eingreifen erforderlich, aber immer wird es Besucher geben, die sich noch nie auf diesem Weg registriert haben und vielleicht noch etwas Hilfe benötigen oder einfach eine Frage zum allgemeinen Konferenz-Geschehen haben.

Damit das Personal hilfreiche Ratschläge geben kann, sollten alle schon einmal mit der Software gearbeitet haben. Ein solches Kennenlernen lässt sich im Rahmen einer Teamschulung organisieren. Planen Sie dafür mindestens zwei Stunden ein und verbinden Sie die Erklärungen zu Hard- und Software gleich mit einer allgemeinen Einweisung, in deren Rahmen organisatorische Dinge durchgesprochen werden.

Als hilfreich könnte es sich später erweisen, wenn die Mitarbeiter gleich noch für die Beantwortung allgemeiner Fragen zum Ablauf der Konferenz zuständig sind. Möglicherweise offenbart sich ja gerade bei der Registrierung die „Schwäche“ der Software, wenn diese nämlich absolut keine Probleme verursacht. Dann gäbe es für das Personal unter Umständen nicht viel zu tun und es könnte langweilig werden.

Kleiner Tipp vor allem für Teams, die erstmalig Self-Service-Anmeldungen anbieten: Stellen Sie die Stationen einen Tag vorher auf und nehmen Sie Test-Registrierungen mit dem Personal vor. Das ist besser als eine reine Trockenübung. Bleibt dafür keine Zeit, verlegen Sie das Testen auf den Schulungstermin.

Weniger Kosten

Was den finanziellen Aufwand betrifft, sind sicherlich die verwendeten Geräte und die Software die beiden Posten, die bei der Registrierung vor Ort die meisten Kosten verursachen. Gleichzeitig sind das allerdings auch die zwei Faktoren, die Veranstaltern – richtig eingesetzt – die meiste Arbeit abnehmen, weshalb sich die Investition auszahlt.

Sparpotenzial gibt es sowohl beim Personal als auch in puncto Equipment, denn die benötigten Geräte lassen sich ausleihen. Richten Sie im Jahr mehrmals Veranstaltungen aus, rechnet sich der Hardware-Kauf dagegen vermutlich eher. Achten Sie dann auch darauf, skalierbare Software einzusetzen, die bei kleineren Seminaren nicht überfrachtet und bei vielen Teilnehmern nicht überfordert wirkt. Flexible Systeme bleiben konfigurier- und veränderbar, weil nicht jede Lösung auch für jede Art von Veranstaltung funktioniert. Gute Software punktet außerdem beim Support und lässt Sie bei Fragen nicht alleine.

Sie suchen noch nach einer Lösung für Neuanmeldungen vor Ort oder haben Fragen zum Thema? Wir helfen gerne weiter und zeigen Ihnen, wie das mit unserer Software Converia klappt.