Konferenz-Software kaufen und dabei Bußgelder riskieren? Diese rechtlichen Anforderungen kennen viele Veranstalter nicht

Wer eine Konferenz-Management-Software auswählt, denkt zuerst an Features – aber drei rechtliche Anforderungen können teuer werden, wenn sie ignoriert werden: die korrekte steuerliche Abbildung gemischter Leistungspakete, die ab Juni 2025 geltende Barrierefreiheitspflicht nach dem BFSG und die DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Dieser Artikel zeigt, worauf Veranstalter achten müssen.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Bitte wenden Sie sich für individuelle Fragen an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Bei der Wahl einer Konferenz-Management-Software stehen für die meisten Veranstalter zunächst funktionale Anforderungen im Vordergrund: Welche Anmeldeformulare lassen sich gestalten? Wie flexibel ist das Programm-Management? Gibt es eine App für Teilnehmende?

Was dabei häufig übersehen wird: Genauso kritisch – und im Zweifel deutlich teurer – sind nicht-funktionale, rechtliche Anforderungen, die eine Konferenz-Management-Software oder andere Lösungen zum Verkauf der Konferenz-Tickets zwingend erfüllen muss. Tut sie es nicht, drohen empfindliche Strafen, Bußgelder oder Schadensersatzforderungen – manchmal noch Jahre nach der Veranstaltung.

In diesem Artikel beleuchten wir drei Bereiche, die in der Praxis häufig unterschätzt werden: steuerliche Anforderungen, Barrierefreiheit und Datenschutz.

1. Korrekte steuerliche Abbildung und Rechnungserstellung

Rechnungen müssen in Deutschland nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ausgestellt werden. Klingt selbstverständlich – ist es in der Praxis aber nicht immer, denn Konferenzveranstaltungen haben eine besondere steuerliche Komplexität.

Bildungsleistungen: Steuerbefreiung – aber nicht automatisch

Viele Veranstalter gehen davon aus, dass Bildungsveranstaltungen grundsätzlich umsatzsteuerfrei sind. Das ist jedoch zu vereinfacht. Die Steuerfreiheit hängt erheblich vom Veranstaltertyp und der Art der Leistung ab:

§ 4 Nr. 22a UStG: Vorträge, Kurse und andere Veranstaltungen wissenschaftlicher oder belehrender Art sind steuerfrei – aber nur, wenn sie von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, gemeinnützigen Einrichtungen oder Berufsverbänden durchgeführt werden und die Einnahmen überwiegend zur Kostendeckung dienen.
§ 4 Nr. 21 UStG: Für private, berufsbildende Einrichtungen kann ebenfalls eine Steuerbefreiung gelten – allerdings ist hierfür in der Regel eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde erforderlich. Zudem wurde diese Regelung durch das Jahressteuergesetz 2024 zum 1. Januar 2025 geändert, was Veranstalter kennen sollten.
Gewinnorientierte, private Veranstalter ohne Gemeinnützigkeitsstatus können sich in der Regel nicht auf diese Befreiungen berufen – für sie gilt der reguläre Umsatzsteuersatz.

Die Tücke liegt im gemischten Paket

Besondere Komplexität entsteht, wenn verschiedene Leistungsbestandteile in einem Ticket-Paket gebündelt werden. Denn nicht alles wird gleich besteuert:

Bildungsinhalte: je nach Veranstaltertyp ggf. steuerfrei
Rahmenprogramm (z. B. Abendveranstaltungen, Ausflüge): steuerpflichtig
Verpflegung: Kaffeepausen im Seminarraum können als eng verbundene Nebenleistung gelten; Mahlzeiten außerhalb sind hingegen grundsätzlich separat zu versteuern
ÖPNV-Ticket: unterliegt dem reduzierten Steuersatz von 7 %

Wenn all diese Bestandteile in einem einzigen Ticket-Paket angeboten werden sollen, muss die eingesetzte Software in der Lage sein, gemischte Steuersätze auf einer Rechnung korrekt abzubilden. Das klingt banal – ist es aber nicht, denn längst nicht alle Konferenz-Management-Softwarelösungen beherrschen das.

Wichtig: Nachlässigkeiten bei der Rechnungsstellung können noch Jahre später bei steuerlichen Betriebsprüfungen sehr teuer werden. Dieses Thema sollte bei der Softwareauswahl von Anfang an ernst genommen werden.

💡 Converia macht es einfach: Gemischte Steuersätze, steuerfreie Bildungsleistungen und steuerpflichtige Zusatzleistungen – Converia bildet all das auf einer Rechnung korrekt ab. Sie müssen sich um die steuerliche Logik im Hintergrund nicht kümmern.

2. Barrierefreiheit: Seit 2025 auch für privatwirtschaftliche Anbieter Pflicht

Barrierefreiheit galt lange vor allem als Thema der öffentlichen Hand. Das hat sich grundlegend geändert.

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)

Am 28. Juni 2025 tritt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in Kraft. Es setzt den European Accessibility Act (EAA) der Europäischen Union in deutsches Recht um und verpflichtet nun auch privatwirtschaftliche Anbieter dazu, bestimmte digitale Produkte und Dienstleistungen barrierefrei anzubieten.

Für Konferenzveranstalter besonders relevant: Der Online-Ticketverkauf fällt höchstwahrscheinlich als E-Commerce-Dienstleistung unter den Anwendungsbereich des BFSG. Das bedeutet: Die von Ihnen eingesetzte Software muss den Ticketkauf für Menschen mit Behinderungen zugänglich machen – z. B. für Personen, die auf Screenreader, Tastaturnavigation oder spezielle Eingabegeräte angewiesen sind.

Was Sie beachten sollten

B2B-Ausnahme: Rein geschäftliche Angebote, die sich ausschließlich an gewerbliche Teilnehmer richten, fallen nicht in den Anwendungsbereich des BFSG. Bei gemischten Angeboten oder Veranstaltungen mit privatem Publikum greift die Pflicht jedoch.
Kleinstunternehmen-Ausnahme: Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und einem Jahresumsatz von höchstens 2 Millionen Euro sind von den Anforderungen ausgenommen.
Bußgelder: Bei Verstößen können Bußgelder von bis zu 100.000 Euro drohen.

Praxis-Tipp: Prüfen Sie bei der Auswahl Ihrer Konferenz-Management-Software aktiv, ob der Anbieter die Barrierefreiheitsanforderungen des BFSG für den Online-Ticketkauf bereits erfüllt – und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen.

💡 Converia ist BFSG-ready: Der Online-Ticketkauf über Converia erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an digitale Barrierefreiheit. Für Sie als Veranstalter bedeutet das: eine Anforderung weniger auf der Checkliste.

3. Datenschutz (DSGVO)

Seit Einführung der DSGVO dürfte das Thema kaum jemandem unbekannt sein. Dennoch lohnt sich ein gezielter Blick auf die spezifischen Anforderungen im Kontext von Konferenz-Management-Software.

Konferenz-Management-Software verarbeitet zwangsläufig personenbezogene Daten: Namen, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen, ggf. auch besondere Kategorien wie Ernährungspräferenzen oder Behinderungen. Achten Sie bei der Auswahl darauf:

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Mit jedem Software-Anbieter, der personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, muss ein AVV geschlossen werden. Seriöse Anbieter stellen diesen standardmäßig bereit.
Serverstandort: Werden Ihre Daten in der EU / im EWR verarbeitet – oder in einem Drittland? Bei Drittländern (z. B. USA) sind zusätzliche Anforderungen (z. B. Standardvertragsklauseln) zu erfüllen.
Betroffenenrechte: Unterstützt die Software dabei, Anfragen auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Teilnehmerdaten effizient umzusetzen?
Datensparsamkeit: Werden nur die Daten erhoben, die tatsächlich notwendig sind?

Ein guter Software-Anbieter unterstützt Sie nicht nur beim Erfüllen seiner eigenen Pflichten, sondern macht es Ihnen leicht, auch Ihre Pflichten als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO zu erfüllen.

💡 Converia denkt Datenschutz mit: DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive – Converia unterstützt Sie dabei, Ihre Pflichten als Verantwortlicher unkompliziert zu erfüllen.

Fazit: Rechtliche Anforderungen gehören auf die Checkliste

Funktionale Anforderungen sind das Eine – aber wer bei der Auswahl einer Konferenz-Management-Software die rechtlichen Rahmenbedingungen außer Acht lässt, geht ein erhebliches Risiko ein. Steuerliche Fehler können bei Betriebsprüfungen noch Jahre später teuer werden. Verstöße gegen das BFSG können mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden. Und DSGVO-Verstöße sind spätestens seit den ersten großen Bußgeldbescheiden jedem ein Begriff.

Machen Sie die drei genannten Punkte – Steuer, Barrierefreiheit, Datenschutz – zu festen Bestandteilen Ihrer Evaluierungs-Checkliste. Fragen Sie potenzielle Anbieter aktiv danach. Und lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem Steuerberater oder Rechtsanwalt beraten.