1. Sie organisieren wissenschaftliche oder komplexe Veranstaltungen
Kongresse, Fachtagungen und wissenschaftliche Veranstaltungen haben Anforderungen, die in allgemeinen Event-Tools schlicht nicht vorgesehen sind: Abstract Management, mehrstufige Review-Prozesse, verschiedene Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen Rechten und Preisen, Sponsoren- und Ausstellerverwaltung.
Converia ist für genau diese Szenarien entwickelt worden. Die Prozesse sind bereits im System abgebildet. Es braucht keine Workarounds, Zusatz-Tools oder selbstgebauten Formulare.
2. Sie möchten weniger manuellen Aufwand
Viele Veranstalter kommen aus ähnlichen Situationen zu uns: Teilnehmerdaten in mehreren Listen, Rechnungen werden manuell geschrieben, Änderungen bedeuten Abstimmung per E-Mail. Manchmal steckt dahinter eine Eigenentwicklung im CMS der Organisation oder in einer eigenen App, deren Pflege das Team längst überfordert.
Converia bündelt Registrierung, Rechnungsstellung, Zahlungsmanagement, Kommunikation und Programmplanung in einer gemeinsamen Datenbasis. Was früher mehrere Arbeitsschritte und Fehlerquellen bedeutet hat, läuft damit automatisiert und damit konsistent.
3. Ihre Veranstaltungen haben komplexe Abrechnungsanforderungen
Das ist ein Punkt, der in Gesprächen mit Interessenten oft überrascht: Wie viel in der Abrechnung eines Kongresses steckt, das eine einfache Ticketing-Lösung nicht abbilden kann.
Converia unterstützt gemischte Steuersätze innerhalb einer Veranstaltung, Reverse Charge für internationale Teilnehmer und differenzierte Preisstrukturen – etwa Early-Bird-Preise, die direkt an den Tickettyp geknüpft sind und nicht als separates Ticket daneben. Was sich auf den ersten Blick eher technisch liest, macht in der Praxis aber den Unterschied zwischen sauberer Buchhaltung und manuellem Nacharbeiten.
4. Sie möchten möglichst viele Prozesse in einem System abbilden
Wer heute Kongresse organisiert, jongliert oft zwischen mehreren Tools: eines für die Anmeldung, eines für das Programm, eines für den Abstracteinreichung, wieder ein anderes für die Kommunikation. Jede Schnittstelle ist dabei eine potenzielle Fehlerquelle.
Converia schließt diese Lücken. Eine gemeinsame Datenbasis bedeutet: Teilnehmerdaten müssen nicht synchronisiert werden, Programmänderungen sind sofort an allen relevanten Stellen verfügbar, Auswertungen basieren auf einem konsistenten Stand.
Das Zusammenspiel dieser Daten versetzt Veranstalter dann in die Lage, schnell und wirkungsvoll zu handeln: Etwa, wenn es darum geht, alle akzeptierten Referenten, die noch kein Ticket gebucht haben, genau daran zu erinnern. Mit verteilten Systemen ein komplizierter Vorgang. In Converia eine Sache von wenigen Klicks.
5. Ihre Veranstaltungen kehren jährlich wieder
Converia ist zwar auch für Einmalveranstaltungen sehr wertvoll. Einer der stärksten Gründe für Converia ist aber einer, der sich erst mit der Zeit zeigt. Wer Jahr für Jahr denselben Kongress organisiert, baut in Converia ein wachsendes System auf: Teilnehmer haben bestehende Accounts, die Interaktion mit dem System wird einfacher. Historische Daten bleiben erhalten und ermöglichen Wirtschaftlichkeitsauswertungen über mehrere Jahre. Der Teilnehmerpool wächst mit jeder Ausgabe – und lässt sich gezielt nutzen: für Newsletter, für Frühbucherrabatte, für Kommunikation mit treuen Besuchern.
Für Fachgesellschaften und Hochschulen, die ein stabiles Veranstaltungsportfolio betreiben, ist das ein deutlicher strategischer Vorteil.
Große Organisationen mit verteilten Veranstaltungsteams – wie etwa Universitäten – entscheiden sich bewusst für Converia, um über die gesamte Organisation hinweg einheitliche rechtliche Standards, zum Beispiel bei den Themen Rechnungswesen, Datenschutz und Barrierefreiheit zu etablieren.
6. Sie wollen einen Ansprechpartner, nicht nur ein Ticket-System
Support bei Software-Fragen ist eine Sache. Was viele unserer Kunden schätzen, geht darüber hinaus: dass wir mitdenken, auch wenn die Frage eigentlich keine Software-Frage ist.
Zwei Beispiele aus der Praxis:
Ein Veranstalter kam zu uns mit dem Problem, dass ein Projektpartner eine bestimmte Abrechnungsart forderte, die sich mit keinem System abbilden ließ – und drohte, die Zusammenarbeit zu beenden. Daraufhin haben wir uns die Situation angeschaut, die rechtliche Einschätzung des Partners hinterfragt und mit fundierten Argumenten gezeigt, dass die Forderung so nicht haltbar war. Damit war das Problem war gelöst, ohne dass irgendjemand manuell Rechnungen schreiben musste.
In einem anderen Fall hat die juristische Abteilung eines Kongresspartners unseren Kunden aufgefordert, ein Widerrufsformular einzuführen. Statt das einfach umzusetzen, haben wir im Gespräch gemeinsam geprüft, ob das rechtlich überhaupt erforderlich ist. Ergebnis: Es war es nicht. Statt unnötig eine Tür für kostenfreie Widerrufe zu öffnen, hat der Kunde eine bessere Lösung gefunden – weil wir nicht einfach genickt haben.
Für wen passt Converia – und für wen nicht?
Converia ist eine gute Wahl, wenn Sie:
- Kongresse, Fachtagungen oder wissenschaftliche Veranstaltungen organisieren
- Veranstaltungen mit komplexen Teilnehmergruppen, Preisstrukturen oder Abrechnungsanforderungen durchführen
- mehrere Veranstaltungen im Jahr betreuen – oder eine wiederkehrende Veranstaltung langfristig aufbauen
- viele Prozesse in einem System zentralisieren möchten
- einen Ansprechpartner suchen, der mitdenkt
Converia ist wahrscheinlich nicht das Richtige, wenn Sie:
- gelegentlich kleine Events mit einfacher Ticketierung organisieren
- ausschließlich kostenfreie Veranstaltungen organisieren
- eine Unterhaltungsveranstaltung planen
Wenn Sie sich in den Punkten oben wiederfinden und mehr erfahren möchten: Wir sprechen gern mit Ihnen darüber, ob und wie Converia zu Ihrer Situation passt.