In diesem Artikel fassen wir zusammen, wann welcher Steuersatz gilt und was Sie jetzt beachten sollten.
19% oder 7% Umsatzsteuer: Wann gilt seit 2026 welcher Steuersatz?
Wann gelten 19% Umsatzsteuer?
Der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 % gilt weiterhin für alle Leistungen, die nicht unter den ermäßigten Satz fallen. Im Kontext einer wissenschaftlichen Konferenz oder Tagung betrifft das beispielsweise:
- Getränke aller Art (Das ist neu: Speisen zählen nicht mehr dazu!)
- Serviceleistungen
- Raummieten
- Infrastruktur
Sobald Getränke Bestandteil eines Angebots sind, müssen sie steuerlich gesondert betrachtet werden. Auch, wenn sie gemeinsam mit Speisen angeboten werden.
Wann gelten 7% Umsatzsteuer?
Der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % gilt seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft für Speisen im Rahmen von Konferenzen, Tagungen und Kongressen.
Dazu zählen unter anderem:
- Mittag- und Abendessen
- Buffets
- Catering-Leistungen mit klar abgegrenztem Speisenanteil
Wichtig ist dabei: Der reduzierte Steuersatz gilt ausschließlich für die Speisen selbst. Sobald weitere Leistungen wie Getränke hinzukommen, müssen Sie sie getrennt ausweisen.
Bieten Sie ein Paket (z. B. ein Konferenzdinner) an, gelten also 19% USt. für Getränke, während für Speisen nur 7% anfallen.
Für Veranstaltende bedeutet das: Ihre Rechnungen müssen Sie transparenter als bisher aufbauen. Rechnen Sie weiterhin pauschal ab, riskieren Sie Rückfragen, Verzögerungen oder Rechnungsempfänger:innen verweigern die Zahlung.
Sonderfall: Tickets 2025 verkauft, aber die Veranstaltung findet 2026 statt
Hier gilt: Entscheidend ist nicht der Zeitpunkt des Ticketverkaufs, sondern der Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wird. Bei Konferenzen ist das in der Regel der Veranstaltungszeitraum. Erst dort gibt es die Verpflegung.
Findet die Konferenz 2026 statt, gelten daher auch die Steuersätze von 2026. Selbst dann, wenn Tickets bereits im Vorjahr verkauft oder Rechnungen vorab erstellt wurden.
In solchen Fällen sollten Sie bestehende Dokumente prüfen und steuerlich korrekt anpassen. Damit für Ihre Veranstaltung alles richtig läuft, kontaktieren Sie bitte Ihre Steuerberatung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu gemischten Steuersätzen bei Konferenzen
Was bedeutet es, wenn bei Konferenzen von „gemischten Steuersätzen“ gesprochen wird?
Von gemischten Steuersätzen spricht man, wenn bei einer Konferenz mehrere Leistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen zusammenkommen und gemeinsam abgerechnet werden.
Ein typisches Beispiel ist ein Ticket für eine Konferenz, das aus folgenden Posten besteht:
- Teilnahmegebühren (0%)
- Verpflegung mit Speisen (7 %)
- Getränke (19 %)
Sie müssen alle diese Leistungen steuerlich getrennt auf der Rechnung ausweisen.
Warum ist es wichtig, bei Konferenzen Steuersätze richtig anzugeben?
Eine pauschale Gesamtrechnung ohne Aufschlüsselung erzeugt – berechtigte – Nachfragen der Rechnungsempfänger:innen und eine Menge Mehrarbeit auf Ihrer Seite.
Fehlt die Info, stellen sich die Empfänger:innen oft quer. Sie hinterfragen, wie sich die Beträge der einzelnen Posten zusammensetzen, und zahlen häufig auch erst mal nicht, solange die Frage offen ist.
Meist begleichen die Teilnehmenden bei Konferenzen die Rechnungen ja nicht aus eigener Tasche, sondern beispielsweise die Hochschule. Und solche Einrichtungen müssen genau wissen, wofür sie ihr Geld ausgeben, denn die Budgets sind begrenzt.
Fehlt die transparente Aufschlüsselung, müssen Sie nachträglich viel erklären oder korrigieren. Das kostet Zeit.
Eine saubere steuerliche Darstellung sorgt dagegen für:
- Schnellere Zahlungsprozesse
- Klare Nachvollziehbarkeit
- Weniger Rückfragen auf beiden Seiten
Was sollte ich tun, wenn ich mir bei der steuerlichen Einstufung unsicher bin?
Wenn Unsicherheiten bestehen, empfiehlt es sich, frühzeitig fachlichen Rat einzuholen, etwa bei einer Steuerberatung oder Ihrer zuständigen Finanzstelle.
Gilt die neue Regelung ab 01.01.2026 auch für kleinere Konferenzen und Workshops?
Ja. Die Regelungen zur Umsatzsteuer gelten unabhängig von der Größe der Veranstaltung.
Ob Workshop mit 20 Teilnehmenden oder mehrtägige Konferenz mit 2000: Sobald Speisen und Getränke angeboten werden, müssen Sie die entsprechenden Steuersätze korrekt getrennt ausweisen.
Betrifft die Regelung nur die Rechnung an Teilnehmende oder auch Eingangsrechnungen?
Beides. Fehlt die Trennung auf einer Seite, entsteht Mehraufwand auf der anderen.
Holen Sie Angebote bei Cateringunternehmen oder anderen Dienstleistern ein, sollten auch dort die Leistungen aufgeschlüsselt und voneinander getrennt mit den Steuersätzen gelistet sein.
Ändert sich durch die neue Regelung automatisch der Grundpreis für Teilnehmende?
Nein, nicht zwangsläufig. Dass Speisen und Getränke steuerlich getrennt sind, führt nicht automatisch zu niedrigeren oder höheren Preisen für die Konferenztickets. Das Trennen sorgt eher für Transparenz und rechtliche Klarheit. Ob und in welcher Höhe Sie Preisvorteile weitergeben, entscheiden Sie.
Auch externe Dienstleister wie Caterer geben die Steuervorteile nicht automatisch an ihre Kund:innen weiter.
Halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrer Finanzstelle oder Ihrer zuständigen Steuerberatung, denn die steuerliche Einordnung Ihrer Veranstaltung hängt im Einzelfall von verschiedenen Faktoren ab.