5 kluge Fragen, die Ihr Konferenzprogramm besser machen

Diese fünf Fragen helfen Ihnen, von Beginn an Prioritäten zu setzen und schon früh die Weichen für ein stimmiges Programm zu stellen.

Frage 1: Für wen machen wir das Konferenzprogramm eigentlich?

Wissenschaftliche Konferenzen richten sich zu oft an Präsentierenden und deren Abstracts aus. Das Programm denkt zu wenig an Personen, die „nur“ teilnehmen. Es fehlen Angebote für Teilnehmende, die keinen Vortrag halten. Und das trifft ja auf die meisten Personen zu.

Wie wäre es mit Mini-Formaten, die abseits der großen Sessions immer wieder im Programmplan auftauchen? Denken Sie etwa an:

• Themenspezifische Roundtables
• Mini-Workshops
• Eine geführte Poster-Tour
• Mentoring-Formate mit Expert:innen

Frage 2: Was ist der rote Faden?

Wenn es parallelen Sessions an Struktur fehlt, liegt das an der fehlenden thematischen Klammer.
Welche Session wählen? Das überfordert manche Personen bei zu vielen parallelen Tracks. Helfen Sie ihnen, Programmpunkte auszuwählen, die ihrem Kenntnisstand und ihren Bedürfnissen entsprechen.

Gliedern Sie Sessions nach Themen und Wissensleveln. Richten sich die Inhalte eher an Personen, die schon richtig tief im Thema stecken und Spezialwissen bekommen? Oder geht es um Grundlagen? Themenblöcke wie „Daten und KI“ oder „Cloud-Architekturen“ bei einer Software-Konferenz schaffen zusätzlich Schwerpunkte und Orientierung.

Frage 3: Wie kommt frischer Wind in die Poster-Sessions?

Viele Poster-Sessions sind vielerorts das Stiefkind des Konferenzprogramms. Zugige Foyers, fensterlose Räume, in direkter Konkurrenz zu interessanten Vorträgen – das sind die Bedingungen, unter denen Poster-Sessions ihr Dasein am Rande der Konferenz fristen.

Veranstaltende vermitteln so das Gefühl, dass ein Poster weniger wert ist als ein Vortrag. Dabei sind unter den Postern interessante Ansätze und Ergebnisse. Mit ein paar Stellwänden ohne angemessene Präsentation und Interaktion merkt das nur niemand.

Frage 4: Lässt sich die Konferenz digital erweitern?

Während der Pandemie waren digitale Tools plötzlich unverzichtbar. Danach verschwanden die digitalen Methoden zusammen mit den Hygienekonzepten wieder in der Versenkung. Schade, denn damit gingen auch viele Tools für die aktive Teilhabe verloren.

☝️Was Konferenzen heute ganz oft wieder fehlt:

• Interaktion fördern: Nutzen Sie Tools, die den Dialog und die Zusammenarbeit zwischen Teilnehmenden ermöglichen. Virtuelle Breakout-Räume, Live-Umfragen oder Q&A-Sessions während der Vorträge fördern den Austausch und lassen Teilnehmende stärker zu Wort kommen.
• Networking ermöglichen: Eine Matchmaking-Funktion in der Konferenz-App hilft Teilnehmenden beim Anbahnen relevanter Kontakte. Welche Fähigkeiten bieten sie? Wen suchen sie?
• Konferenz verlängern: Teilnehmende greifen auch nach der Konferenz noch auf Materialien zu und bereiten die Veranstaltung nach – oder die nächste vor. Gerade für regelmäßige Konferenzen lohnt sich der Aufbau eines digitalen Archivs.

Frage 5: Was passiert zwischen den Programmpunkten?

Wer sich erholen kann, nimmt mehr mit.
Wenn Teilnehmende den Konferenztag damit verbringen, von Vortrag zu Vortrag zu hetzen, bleibt keine Zeit, das Gehörte zu verarbeiten. Am Ende des Tages bietet die Erschöpfung dann auch keinen Raum mehr und die Inhalte geraten schnell wieder in Vergessenheit.

Pausen fördern Gespräche und Ideen.
Betrachten Sie Pausen nie als notwendiges Übel im Programm. Oft werden sie als Lücken zwischen den „wichtigen“ Programmelementen empfunden und möglichst kurz gehalten. Dabei sind sie essenziell für Gespräche, Reflexion und spontane Begegnungen.

⏸️Echte Erholung geht so:

• Es gibt einen eigenen Raum oder ein Foyer für die Pausen. Dieser räumliche Cut hilft den Teilnehmenden beim Abschalten.
• Tageslicht und gute Luft schaffen eine entspannte Atmosphäre. Vielleicht gibt es sogar einen Außenbereich oder bequeme Sitzbereiche, die so arrangiert sind, dass Teilnehmende ins Gespräch kommen.
• Gesunde Snacks und Getränke liefern Energie für alles, was noch kommt. Frisches Obst, Nüsse oder Wasser mit frischen Kräutern oder Früchten helfen schnell, um die Batterien wieder aufzufüllen.

👩‍🔬Ein Konferenzprogramm zu planen ist zwar keine eigene Wissenschaft, fühlt sich aber mitunter an wie eine Forschungsarbeit. Wer sich die richtigen gleich zu Beginn stellt, spart sich später das große Nachjustieren, methodische Lücken und vielleicht sogar ein paar Nachtschichten.