Den klassischen Fragebogen auf Papier kennt jeder. Diesen hat der Befragte zwar schnell ausgefüllt, jedoch erweist sich die spätere Auswertung oft als fehleranfällig, zeitaufwändig und kostenintensiv.
Los geht das meist schon beim Entziffern mancher Handschriften. Wie würden Sie zum Beispiel vorgehen, wenn sich Ihnen manche Wörter auf dem Fragebogen auch nach mehrmaligem Lesen noch nicht erschließen?
Den unleserlichen Teil einfach weglassen? Den Satz so umformulieren, wie er vielleicht gemeint sein könnte?
In beiden Fällen laufen Sie Gefahr, die Aussage des Teilnehmers zu verfälschen und sich somit selbst um wertvolles Feedback zu bringen.
Auch bietet sich diese Variante der Befragung nur direkt vor Ort an, nämlich dann, wenn Sie die Teilnehmer „abfangen“ können.
Spezielle Wünsche der Besucher sollten jedoch bereits in die Planung der Veranstaltung einbezogen werden. Auch während der Konferenz können Rückmeldungen eingeholt und auf deren Basis kleinere Korrekturen vorgenommen werden. Ebenso wichtig ist es, den Teilnehmern im Anschluss ein wenig Zeit zu geben, bis alle Eindrücke verarbeitet sind und ein Fazit gezogen werden kann. Nach dem Gesamteindruck zu fragen, wenn die Veranstaltung noch zwei Tage dauert, erscheint da wenig sinnvoll.
Im Folgenden möchten wir Ihnen deshalb zeigen, wie Sie Online-Befragungen vor, während und nach einer Veranstaltung gewinnbringend einsetzen.
Zunächst einmal liegen die Vorteile einer Online-Befragung ganz klar auf der Hand:
- Zeitsparend
Wenn Sie Ihre Veranstaltung online evaluieren, entfällt das oben beschriebene Handschriften-Problem: Die Antworten der Teilnehmer müssen nicht mehr mühsam abgetippt werden, sondern liegen bereits in digitaler Form vor. Fehler bei der Datenerfassung können somit ausgeschlossen werden.
Und was schon da ist, lässt sich auch gleich per Knopfdruck auswerten. - Umweltschonend
Mit einer Online-Befragung kommen Sie auch ohne Papier an wertvolle Rückmeldungen. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern spart gleichzeitig auch Druckkosten. - Platzsparend
Vorbei die Zeiten, in denen Ordner mit mehreren hundert beantworteten Fragebögen verstaut werden mussten. Denn wenn Sie keine Umfragen ausdrucken, brauchen Sie sich auch nicht mehr darum zu kümmern, wie sie diese am besten aufbewahren. - Kostensparend
Noch mehr Geld sparen wäre nicht schlecht? Zusätzlich zu den bereits genannten Einsparungen reduzieren sich die Personalkosten, da Sie während Ihrer Veranstaltung niemanden für die Akquise der Umfrageteilnehmer und zum Verteilen der Fragebögen benötigen.
Weitere Vorteile werden im nächsten Abschnitt deutlich, wenn wir beleuchten, welche Fragen zu welchem Zeitpunkt gestellt werden sollten.
Online-Befragung vor der Konferenz
Eine Vorab-Befragung in der Planungsphase einer Veranstaltung hilft Ihnen dabei, die Teilnehmer besser kennenzulernen. Die Ergebnisse liefern Ihnen konkrete Hinweise, die Sie in Ihre weitere Planung einbeziehen können.
Inhaltlich geht es bei einer solchen Umfrage vor allem um Angebote, bei denen sich die Nachfrage nur schwer abschätzen lässt.
Eine große Rolle spielt hier etwa die Ernährungsweise.
Für Sie als Veranstalter ist es wichtig, im Vorfeld zu wissen, wie viele Ihrer Teilnehmer auf welche Nahrungsmittel allergisch reagieren. Sehr wahrscheinlich gibt es auch Besucher, die sich vegetarisch oder vegan ernähren. Möglicherweise melden sich jüdische oder muslimische Teilnehmer mit konfessionsbedingten Speisewünschen (koscher, halal) an. Berücksichtigen Sie diese Ernährungsgewohnheiten beim Zusammenstellen des kulinarischen Angebots.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Programm.
Vor dem Start der Veranstaltung lässt sich ohne konkrete Angaben kaum einschätzen, welcher Beliebtheit sich einzelne Programmpunkte erfreuen werden. Wenn Sie an dieser Stelle mit Ihren Annahmen falsch liegen, kann das bedeuten, dass einige Workshops am Ende überfüllt sind, während nur zwei Personen Interesse an der Exkursion haben.
Workshops sowie die einzelnen Punkte des Rahmenprogramms sollten die Teilnehmer deshalb gleich bei der Anmeldung auswählen können. So wird schnell klar, wann man statt einem doch besser zwei Stadtführer buchen oder einen größeren Raum für einen sehr begehrten Workshop organisieren sollte.
Außerdem wird für Sie sichtbar, welche Programmpunkte vor dem Start der Veranstaltung nur wenig nachgefragt werden. Diese können Sie dann entweder noch einmal verstärkt bewerben oder aber aus Mangel an Interesse und zur Kostenreduzierung absagen.
Immer mehr Veranstalter unterstützen Teilnehmer mit Kindern durch Betreuungsangebote während der Konferenz. Zur besseren Planung sollte Folgendes allerdings schon vor dem Beginn der Veranstaltung feststehen und deshalb erfragt werden:
- Wie viele Kinder sollen betreut werden?
- Wie alt sind die Kinder?
- Von wann bis wann sollen die Kinder betreut werden?
- Worauf muss geachtet werden (z.B. Nahrungsmittelallergien, Erkrankungen)?
Um jedem Teilnehmer die Gelegenheit zu geben, seine Wünsche zu äußern, führen Sie diese Befragung am besten mit Hilfe einer Software für das Teilnehmermanagement durch. Bei der Anmeldung zur Konferenz müssen die zutreffenden Punkte dann nur noch ausgewählt werden.
Online-Befragung während der Konferenz
Besonders bei mehrtägigen Konferenzen bietet es sich an, Online-Befragungen auch während der Veranstaltung durchzuführen.
Eine schnelle Einschätzung bedeutet dabei auch oft eine schnelle Lösung bei Problemen: Das Feedback, das sie bei einer solchen Befragung erhalten, kann Ihnen helfen, kritische Punkte im Programmablauf zu erkennen und diese zeitnah zu korrigieren.
Fordern Sie Ihre Besucher erst einige Tage nach der Veranstaltung dazu auf, einzelne Sessions zu bewerten, fällt die Einschätzung zudem eventuell nicht mehr so genau aus, da Details ganz schnell in Vergessenheit geraten.
Nutzen Sie zur Durchführung der Befragung am besten eine Konferenz-App mit integrierter Bewertungsfunktion. Diese ermöglicht es den Teilnehmern, für jeden Beitrag Punkte zu vergeben. Sie als Veranstalter überblicken somit, wie die Beiträge im Einzelnen beurteilt werden.
Die Ergebnisse der Befragung können darüber hinaus als Grundlage für die Beitragsauswahl bei Ihrer nächsten Konferenz dienen.
Online-Befragung nach der Konferenz
Eine Befragung während der Veranstaltung liefert eine wertvolle Momentaufnahme. Wichtig ist aber auch die Einschätzung der gesamten Konferenz.
Geben Sie Ihren Teilnehmern Gelegenheit, ein abschließendes Fazit zu ziehen und ihre Gesamteindrücke wiederzugeben.
Was ist in positiver Erinnerung geblieben? Wo gab es Anlass zur Kritik?
Eine Online-Befragung eignet sich sehr gut, um im Nachgang die Qualität der Konferenz und die Zufriedenheit aller Teilnehmer zu ermitteln.
Wer darüber hinaus zu Beginn der Konferenz auf die Befragung verweist und erklärt, warum das Feedback so wertvoll im Hinblick auf zukünftige Veranstaltungen ist, wird mit einer entsprechend hohen Rücklaufquote belohnt. Adrian Segar kann auf diese Weise regelmäßig etwa 70% der Teilnehmer für eine Umfrage gewinnen.
Hinweise und Verbesserungsvorschläge liefern jedoch nicht nur Ihre Teilnehmer. Meist lohnt es sich, auch auf andere Personengruppen genauer einzugehen. Überlegen Sie, ob Sie gesondert Sponsoren oder Referenten befragen könnten.
Die Masse der Teilnehmer, Ihre Sponsoren und die Referenten können Ihnen aus ihrer Sicht unabhängig voneinander entscheidende Beurteilungen und Hinweise geben, die für die Planung und Durchführung Ihrer nächsten Veranstaltung von Bedeutung sind. Nutzen Sie eine Konferenz-Management-Software mit Umfrage-Funktion, können Sie den verschiedenen Teilnehmergruppen gezielt auf sie zugeschnittene Umfragen zukommen lassen.
Um das gesamte Spektrum der Veranstaltung abzudecken, sollten Fragen zu folgenden Punkten in der Umfrage zu finden sein:
- Qualität der Vorträge
- Organisation und Ablauf der Konferenz
- Qualität des Rahmenprogramms
- Abwicklung des Check-In
- Zeiträume für Diskussionen und wissenschaftlichen Austausch
- Betreuung durch den Veranstalter
- Tagungsort
- Catering
Damit die Umfrage auch alle erreicht, verlinken Sie diese einfach in der Mail, in der Sie allen Konferenz-Besuchern im Anschluss an die Veranstaltung für ihre Teilnahme danken und die digitalen Teilnahmebestätigungen versenden.
Fazit
Mit einer entsprechenden Konferenz-Management-Software können Sie zu jeder Zeit die Vorteile einer Teilnehmerbefragung nutzen und dadurch sowohl auf den Verlauf Ihrer aktuellen Konferenz als auch auf den zukünftiger Veranstaltungen positiven Einfluss nehmen. Lernen Sie Ihre Besucher besser kennen und richten Sie Ihre Konferenzen näher an deren Bedürfnissen aus. Nachhaken lohnt sich.
Nutzen Sie die Chance, von Ihren Teilnehmern zu lernen.
Haben Sie schon einmal Online-Befragungen im Rahmen der Evaluierung Ihrer Konferenzen eingesetzt? Welche Erfahrungen haben Sie dabei gesammelt?
Erzählen Sie uns davon. Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.