Hotelkontingente sind eine ziemlich praktische Sache: Teilnehmende buchen zum Konferenz-Ticket gleich ihr Hotelzimmer dazu und müssen keine eigene Suche nach einer passenden Unterkunft mehr starten. In der Theorie mag das stimmen, tatsächlich liegen die Dinge ein wenig anders: Laut einer neuen Studie stoßen die bereitgestellten Kontingente auf vergleichsweise geringe Resonanz. Das liegt weniger daran, dass niemand Hotelzimmer benötigen würde, sondern scheitert oft an zu vielen offenen Fragen, auf die Veranstalter nicht ausreichend eingehen.
In letzter Zeit stellten wir fest, dass sich Veranstaltende immer häufiger dazu entscheiden, Referent:innen gezielt auszuwählen und zur Konferenz einzuladen. Dem möchte Converia nicht im Wege stehen, sodass wir nun die technischen Voraussetzungen geschaffen haben, um mit Hilfe unserer Software Einladungen einfach zu versenden – umfangreiche Optionen zur Verwaltung inklusive. Wie genau sieht gutes Einladungsmanagement in der Praxis aus und wie trägt Converia dazu bei?
Bei einer von uns betreuten Konferenz kam es vor kurzem zu einer ungewöhnlichen, jedoch für internationale Veranstaltungen nicht untypischen Begebenheit.
Das Organisationsteam erreichte eine Anfrage eines nigerianischen Vereins, dessen Mitglieder an der Konferenz teilnehmen wollten. Da die Veranstalter sehr am Austausch mit afrikanischen Wissenschaftlern interessiert sind, war man der Anfrage gegenüber sehr positiv eingestellt.
Doch dann scheiterte plötzlich der Versuch, die Teilnahmegebühr zu zahlen.
Nicht das einzige Problem, wie sich bald herausstellen sollte.
Kongressplanung 📣 Diese 5 Herausforderungen unterschätzen sogar erfahrene Kongressmanager + Tipps
Sogar erfahrene Kongressmanager mit Checkliste unterschätzen manche Herausforderungen ihrer Arbeit. Vielleicht auch Sie? Welche Herausforderungen sind das? Und wie meistern Sie sie schon beim Planen und Vorbereiten? Darum geht es in diesem Video. Mit Tipps für Kongressmanagement und -organisation.
Welche Erwartungen die Teilnehmer an Ihre Veranstaltung haben, wie gut einzelne Programmpunkte ankommen oder wie das gesamte Event rückblickend bewertet wird, können Sie höchstens mutmaßen. Es sei denn, Sie fragen gezielt nach.
Ressourcenschonend tagt es sich am besten.
Ressourcenschonend klingt allerdings auch erst einmal nach viel Aufwand. Um eine Veranstaltung zu einem Green Meeting werden zu lassen, muss schließlich oft so einiges verändert werden.
Mit einer effizienten Event-Management-Software bedeutet das Begrünen jedoch nicht mehr, sondern sogar weniger Arbeit.
