Wie funktioniert Einladungsmanagement für Referenten bei Konferenzen?

In den vergangenen Jahren hat unsere Konferenz-Software viele medizinische Konferenzen und Kongresse begleitet. Dabei haben wir einen interessanten Unterschied zu anderen Konferenzen beobachten können: Wenn Veranstalter das wissenschaftliche Programm zusammenstellen, läuft das oft ein wenig anders ab. Die einzelnen Programmpunkte setzen sich nicht nur aus den Beiträgen zusammen, die als Reaktion auf den Call for Papers eingereicht wurden und anschließend die Gutachter überzeugen konnten. Vielmehr laden Veranstalter Referenten direkt zur Konferenz ein. Manchmal sind in einem Fachgebiet Personen als Experten und gute Redner bekannt und werden daher gezielt angesprochen. Ab einem gewissen Bekanntheitsgrad kann sich deren Teilnahme sogar positiv auf die Anmeldezahlen auswirken. Ist die Gelegenheit günstig, werden Veranstalter gerne selbst aktiv.

Wer nimmt teil? Wer nicht?

Bis am Ende das finale Programm mit allen Präsentationen steht, vergeht noch ein wenig Zeit, die Sie nicht ungenutzt verstreichen lassen sollten. Oft bringt es nichts, darauf zu warten, dass sich Ihre Wunschreferenten von selbst mit einem Beitrag bei Ihnen melden. Lenken Sie stattdessen deren Aufmerksamkeit mit einer persönlichen Einladung direkt auf Ihre Konferenz.

Wer jetzt aber an künstlerisch verzierte Einladungsschreiben und den Aufwand bei deren Gestaltung denkt, liegt falsch. Viel schneller geht das mit dem Einladungsmanagement von Converia:

Zum Formulieren des E-Mail-Textes stellt Ihnen unsere Software eine ganze Reihe Textvorlagen zur Verfügung. Wenn Sie gleich mehrere Personen auf einmal einladen möchten, nutzen Sie Platzhalter. Das verhindert, dass Sie Ihren Text für alle Empfänger mehrmals neu schreiben müssen. Teilen Sie Converia danach nur noch mit, an wen genau die Einladung gehen soll. Einladen können Sie neben Referenten mit einzelnen Beiträgen übrigens auch die Chairs der Session. Wenn Sie noch keine genaue Uhrzeit für die Session eingeplant haben, funktioniert das Versenden der Einladung trotzdem.

In jeder Mail ist ein Link enthalten, der die Empfänger ohne Umweg zum Referentenportal führt. Dort wartet eine Auflistung aller Vorträge, für die Sie eine Person einladen möchten. Per Klick auf einen der darunter befindlichen Buttons nehmen die Empfänger entweder die Einladung an oder sagen ab. Optional fügen Sie an der Stelle noch eine Referentenvereinbarung an, die erst akzeptiert werden muss, bevor die Zusage endgültig wird.

Veranstalter verfolgen mit Converia außerdem alle Einladungen. In einer Gesamtübersicht werden sämtliche Beiträge aufgelistet, für die schon eine Einladung abgeschickt wurde oder für die das demnächst geplant ist. Jeder Eintrag besitzt eine farbliche Kennzeichnung, aus der sich der Einladungsstatus ergibt, also ob eine Person für eine Einladung vorgesehen ist, die Einladung bereits verschickt wurde, schon eine Zusage oder Absage eingetroffen ist oder der Vortrag umgeplant wurde. Weil so eine Liste manchmal ganz schön lang werden kann, ist eine Filterfunktion enthalten. So lassen sich zum Beispiel nur die Beiträge anzeigen, bei denen die Referenten bereits eingeladen wurden, aber noch nicht darauf geantwortet haben. Wer stattdessen eher an den Eingeladenen interessiert ist, wechselt von der Beitrags- in die Personenansicht der Liste. Jede eingeladene Person erscheint dort nur noch ein einziges Mal, auch wenn sie für mehrere Vorträge eingeplant ist.

Keine Reaktion auf die Einladung? Nachfragen!

Weil die Einladung in vielen Fällen unverhofft im Posteingang der Referenten ankommt, könnten einige Tage vergehen, bis sich diese mit einer Zu- oder Absage zurückmelden. Manchmal vergeht ein wenig mehr Zeit als Ihr Zeitplan zulässt. Schließlich ist irgendwann der Punkt erreicht, an dem es kritisch wird und das Konferenzprogramm stehen muss. Converia erleichtert Ihnen an dieser Stelle das Nachhaken. Filtern Sie die Liste nach Personen, deren Antwort noch aussteht, und formulieren Sie eine Erinnerungsmail. Das funktioniert genau nach demselben Prinzip wie das Schreiben der Einladung: Möchten Sie mehr als eine Person erinnern, verfassen Sie also nur eine Nachricht, die in personalisierter Form automatisch an alle geht, die Sie noch einmal auf die Konferenz hinweisen wollen.

Eine Absage ist nicht das Ende

Bei vielbeschäftigten Personen ist es gar nicht so unwahrscheinlich, dass einige darunter sind, die den von Ihnen vorgeschlagenen Termin nicht wahrnehmen können. Auch für solche Ereignisse haben wir Vorkehrungen getroffen. Benennen Sie Ersatzpersonen, die Sie auf demselben Weg benachrichtigen. Besonders vorausschauend denkende Veranstalter legen Ersatzpersonen zudem schon fest, bevor überhaupt feststeht, ob diese angeschrieben werden müssen. Einmal im System hinterlegt, kontaktieren Sie diese, wann immer Sie möchten – oder eben nicht.

Erst die Beiträge, dann die Referenten

Was die Themen Ihrer Konferenz angeht, sind Sie sich schon im Klaren. Bei den Referenten sieht das anders aus. Macht nichts – Beiträge und Sessions lassen sich jederzeit erstellen und müssen erst einmal keiner konkreten Person zugeordnet werden. Sobald Sie die passenden Referenten gefunden haben, reicht es aus, diese in Listenform zu bringen. Die fertige Liste importieren Sie in Converia und weisen den Beiträgen anschließend die gewünschten Personen zu. Diese erhalten dann den Status eines Referenten. Auf diese Weise muss nicht jede Person einzeln im System angelegt werden, was Ihnen eine Menge Arbeitsschritte erspart.

Wie groß oder klein eine Konferenz auch sein mag – Einladungsmanagement lohnt sich. Nicht zuletzt sind es die Beiträge der Referenten, die ein interessantes Programm ausmachen und dafür sorgen, dass die Tickets bestenfalls reißenden Absatz finden. Converia unterstützt Sie beim Verwalten der vortragenden Personen und bildet einen sehr komplexen Workflow so ab, dass sowohl die Kommunikation als auch möglichst viele Schritte auf dem Weg zu einem hochkarätigen Konferenzprogramm vereinheitlicht und damit vereinfacht werden.

Genau so etwas hat Ihnen bei Ihren Veranstaltungen noch gefehlt? Dann lassen Sie uns das doch gemeinsam ändern. Eine kurze Nachricht oder ein Anruf bei uns bringt Sie einem ganz neuen Einladungsmanagement ein Stückchen näher.

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