Was läuft falsch bei Hotelkontingenten für Konferenzen?

Die vor einigen Wochen veröffentlichte „Room Block of the Future“-Studie zum Thema Hotelkontingente bei Veranstaltungen analysierte Online-Buchungsdaten und befragte insgesamt 750 Personen, die in den zurückliegenden zwölf Monaten an mindestens einer geschäftlichen Tagung teilgenommen haben. Das Ganze förderte einige sehr interessante Details für Veranstaltungsplaner zutage, angefangen damit, dass nur etwa die Hälfte der Buchenden von den bereitgestellten Zimmerkontingenten Gebrauch macht. Der Rest bevorzugt ein Hotel eigener Wahl, sucht sich eine alternative Unterkunft aus dem Airbnb-Angebot aus oder bucht in einem der vom Veranstalter vorgeschlagenen Hotels, nutzt das Kontingent dabei allerdings ganz bewusst nicht.

Warum das so ist? Auch dazu hat die Studie die Teilnehmenden befragt: Besonders Vielreisende nehmen an Bonusprogrammen einzelner Hotelketten teil. Das Buchen außerhalb des Kontingents erlaubt ihnen, weiterhin Punkte zu sammeln, weil sie sich so gegenüber dem Hotel als Mitglied des Bonusprogramms ausweisen können, was im Rahmen der Konferenzanmeldung oft gar nicht möglich ist. Zweitens sind einige davon überzeugt, dass die Zimmerpreise im Rahmen des Konferenz-Kontingents nicht die günstigsten sind, weshalb auch diese Personen dazu neigen, statt über den Veranstalter selbst direkt beim Hotel zu reservieren.

Zumindest gegen Letzteres sprechen die Zahlen: 72% der befragten Personen, die selbstständig außerhalb des Kontingents gebucht haben, zahlten letztendlich genau denselben Preis oder – und das war bei den allermeisten der Fall – sogar noch ein wenig mehr für ihr Zimmer. Die Situation ist so natürlich alles andere als ideal: Den Teilnehmenden kommt das eigenständige Buchen teurer zu stehen und für den Veranstalter lohnt sich das Aushandeln von Kontingenten nicht, wenn diese nur zögerlich genutzt werden. Lässt sich das verbessern?

Welchen Nutzen hat das Kontingent?

Die Studie zeigt: Es hat sich immer noch nicht überall herumgesprochen, dass es sich dabei durchaus um einen nützlichen und günstigen Service des Veranstalters handelt und nicht etwa um ein Mittel, mit dem dieser zusammen mit dem Hotel alle über den Tisch ziehen will. Gleichzeitig offenbart das ein klares Defizit, was die Kommunikationspolitik im Rahmen der Konferenz anbelangt. Halten Sie sich bei den Preisen nicht bedeckt und veröffentlichen Sie diese auf der Konferenz-Website. So lässt sich am besten mit dem Vorurteil aufräumen, dass diese extra für die Konferenz erhöht wurden. Niedrigere oder zumindest gleichbleibende Zimmerpreise sollten Sie vorher allerdings schon aushandeln, sonst besteht ein erhöhtes Risiko, dass nicht nur ein Teilnehmer die günstigeren außerhalb des Kontingents findet und sich gegenüber dem Hotel lieber nicht als Besucher der Konferenz zu erkennen gibt.

Vereinbaren Sie während der Verhandlungen mit dem Hotel, dass eine Teilnehmerin auch beim Buchen im Rahmen des Kontingents ihre Bonuspunkte erhält, und sorgen Sie mit einem entsprechenden für alle sichtbaren Hinweis dafür, dass sie das nicht erst auf Nachfrage erfahren muss, denn vielleicht macht sie sich gar nicht erst die Mühe, bei Ihnen nachzuhaken.

Registrierung (+ Zimmerbuchung)

Ein weiterer und der wahrscheinlich beste Anreiz, das Hotelzimmer gleich mitzubuchen, ist es, die Wahl des Zimmers als zusätzlichen Schritt in den Registrierungsprozess aufzunehmen – als Option versteht sich, denn zwingend ein Zimmer buchen muss natürlich niemand, um die Anmeldung abzuschließen. Immer noch ist es aber üblich, dass Veranstalter die allgemeinen Details zu den Kontingenten auf die Website stellen, die Teilnehmenden sich zur Buchung anschließend aber selbst mit dem Hotel in Verbindung setzen müssen.

Komfortabler wäre es, alles in einem Schritt zu erledigen, ohne dazu erst die Nummer des Hotels wählen oder ein PDF-Formular ausdrucken, ausfüllen und per Fax (auch das verlangen Veranstalter im Jahr 2019 noch) verschicken zu müssen. Da überrascht es wenig, wenn ein Teilnehmer angesichts dessen lieber mit ein paar Klicks auf eigene Faust bucht und dafür sogar in Kauf nimmt, ein wenig mehr zahlen zu müssen. Die Telefon- und Fax-Varianten lassen die Buchungswilligen zudem ein wenig im Dunkeln tappen, weil diese ja nicht wissen, ob es überhaupt noch freie Zimmer im Hotel gibt oder sie gleich alle anderen auf der Liste auch noch abtelefonieren müssen. Bei der Registrierung mit Buchungsoption zeigt die Software dagegen vorher an, wie viele Zimmer es noch gibt. Realisiert wird das über einen Zähler im Hintergrund. Ist das Kontingent für ein Hotel aufgebraucht, erscheint ein Hinweis, dass dort keine Zimmer mehr zur Verfügung stehen.

Wer immer noch nicht ganz überzeugt ist, dass die Strategie aufgeht, gewährt spezielle Rabatte für das Konferenz-Ticket, wenn die Unterkunft bei der Registrierung dazu gebucht wird. Seien Sie damit und mit zusätzlichen Anreizen wie etwa der exklusiven Teilnahme an einem Networking-Abend vorsichtig. Bieten Sie so etwas nur an, wenn Sie sicher sind, dass es wenige bis gar keine Personen gibt, die keine Unterkunft vor Ort benötigen. Nur ein paar Auswärtige zu belohnen wäre ziemlich unfair.

Die Wahl lassen

Die Ergebnisse der Untersuchung zeigen, dass sich viele Teilnehmende ihr Zimmer im Hotel selbst aussuchen möchten. Können sie den Zimmertyp nicht auswählen, ist das für die meisten ein großes Ärgernis und Anlass genug, die Zimmersuche selbst in die Hand zu nehmen. Wahlmöglichkeiten sind bei der Akzeptanz der Kontingente demnach ein großes Plus.

Das lässt sich auf das gesamte Hotelangebot ausweiten. Während es Teilnehmerinnen geben wird, deren Aufenthalt ohnehin der Arbeitgeber bezahlt, oder die lieber in einem 4-Sterne-Hotel übernachten, reicht bei anderen das Budget womöglich nicht ganz für eine luxuriöse Unterkunft. Häufig sind Teilnehmer einfach nicht bereit, viel Geld für ein Hotelzimmer auszugeben, in dem sie sich nur für ein paar wenige Stunden aufhalten. Da es schwer ist, solch unterschiedliche Ansprüche auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, sollten Sie mit Unterkünften verschiedener Preisklassen Kontingente aushandeln. Konferenzveranstalter beziehen neben Sternehotels manchmal sogar Hostels und Herbergen mit ein, was vor allem bei Veranstaltungen zu beobachten ist, die sich an jüngere Wissenschaftler*innen richten.

Organisatoren, die ihr Publikum kennen, haben es bei der Zusammenstellung der einzelnen Optionen einfacher. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie gut Sie Bescheid wissen, fragen Sie nach. Klar geht das am allerbesten bei regelmäßig stattfindenden Konferenzen, ist jedoch auch unabhängig davon ein wirklich guter Weg, um auf Probleme aufmerksam zu werden, die Ihnen selbst nicht aufgefallen wären, und nebenbei die Leute besser kennenzulernen, für die Sie die Konferenz planen.

Nutzen Sie die Konferenz-Website, um die einzelnen Unterkünfte kurz vorzustellen sowie weitere aufzulisten, die sich in der Nähe befinden und für die es kein Kontingent gibt. Unter einem eigenen Menüpunkt finden die Besucher*innen dann die entsprechenden Infos. Die Mehrheit der Befragten in der Studie nannte die Website zur Veranstaltung noch vor der Google-Suche als ihre wichtigste Informationsquelle bei der Zimmersuche. Halten Sie die Inhalte deshalb stets aktuell. Das gelingt am einfachsten, wenn Sie Änderungen selbst einpflegen und keinen Umweg über eine externe Agentur nehmen müssen, die die Website gebaut hat und für Sie verwaltet. Falls die Zimmer im Rahmen der Teilnehmeranmeldung ausgewählt werden können, versehen Sie die Unterseite mit einem Hinweis.

Wie detailreich Sie bei den Hotel-Infos vorgehen, bleibt Ihnen überlassen. Praktisch umgesetzt sieht das im Fall unserer Kunden etwa so aus:

Hotelauswahl DPPD-Konferenz
Die tabellarische Auflistung der Hotels mit Kontingenten zur DPPD-Konferenz beinhaltet ein ganz wichtiges Detail: Die Entfernung zum Veranstaltungsort.
Hotelauswahl Acinetobacter-Symposium
Das Acinetobacter-Symposium hat die Entfernung visuell in Form einer Karte dargestellt, auf der die einzelnen Hotels zu sehen sind.
Die Digital Societies-Konferenz 2019 geht einen etwas anderen Weg und kooperiert mit dem Tourismusbüro Konstanz. Über einen gut sichtbaren Button auf der Website wird der Buchungsprozess gestartet. Es öffnet sich dann ein Fragebogen, in dem Interessierte ihr bevorzugtes Hotel sowie die Zimmerkategorie angeben. Um die Verteilung der Gäste auf die Hotels kümmert sich im Anschluss das Tourismusbüro.

Wer sein Hotelzimmer nicht über den Veranstalter buchen möchte, fürchtet laut der Studie, im Falle einer Stornierung schlechter wegzukommen, weil weniger oder gar kein Geld erstattet wird. Die Vereinbarung von Kontingenten stellt für Hotels in der Tat ein Risiko dar – wird die Konferenz kurz vor Beginn abgesagt, bleibt das Hotel auf den Zimmern sitzen. Unabhängig davon, wie günstig die Stornobedingungen sind, sollte sich diese niemand selbst zusammensuchen müssen. Stellen Sie die Info dazu ebenfalls gleich auf die Konferenz-Website. Das hilft den noch Unentschiedenen auf jeden Fall ein ganzes Stück weiter.

Gruppenfreundliches Buchen

Und noch ein weiteres aufschlussreiches Ergebnis der Studie: 80% der Befragten, die ihr Hotelzimmer separat buchten und das Kontingent für die Unterkunft verschmähten, stimmten sich vorher mit Bekannten ab, die ebenfalls an der Konferenz teilnahmen. Daraus lässt sich ableiten, dass es diesen wohl in erster Linie darum ging, ein Zimmer in unmittelbarer Nähe zu ihren Bekannten zu bekommen. Umgesetzt werden kann das mit einer Gruppenbuchungsoption mit integrierter Zimmerauswahl, die es ermöglicht, im selben Hotel zu buchen, sofern dort noch ausreichend Platz ist.

Alternativen mit Luft nach oben

Vor allem Personen unter 40 Jahren gaben bei der Befragung an, außerhalb des Kontingents gebucht zu haben. Das begründeten sie damit, auch als Geschäftsreisende nicht auf individuelle Erlebnisse verzichten zu wollen, weshalb sie sich von den Vorschlägen des Veranstalters lösten und gezielt nach Unterkünften suchten, die ihrem persönlichen Geschmack mehr entsprachen.

Das und die Tatsache, dass irgendwann der Zeitpunkt kommt, an dem alle Kontingente aufgebraucht sind, könnte sich eigentlich als Chance für alternative Anbieter erweisen. Deren Services für Konferenzveranstalter sind bislang jedoch nur spärlich vorhanden. Vorübergehend hatte Airbnb mit einem kostenlosen Extra-Service eine Ausnahme im Programm: Die Plattform stellte Unterkünfte aus dem eigenen Angebotsspektrum in der Nähe der Konferenz-Location zusammen, die Organisatoren im Anschluss auf der Konferenz-Website einbetten konnten. Welche konkreten Auswirkungen das auf die Buchungen mit und ohne Kontingente hatte, ist zwar nicht bekannt, eine sinnvolle Ergänzung wäre das aber spätestens, sobald die Kontingente aufgebraucht sind, ohne dass die Zahl der Registrierungen abebbt. Handelt es sich um eine große Konferenz oder finden in der Stadt zur selben Zeit noch andere Veranstaltungen statt, wird es vermutlich ein Platzproblem geben. Plattformen für individuelle Unterkünfte könnten da weiterhelfen, ohne in direkte Konkurrenz zu den Kontingenten zu treten. Leider ist das Tool für Veranstalter im Gegensatz zur Website, auf der es immer noch beworben wird, nicht mehr verfügbar.

Aktuell konzentriert sich Airbnb auf Geschäftsreisende und stellt für diese extra ausgewählte Unterkünfte zur Verfügung. Ein großes Problem bei privaten Gastgebern stellt allerdings die Frage nach der Haftung dar, wenn die Unterkunft nicht den Erwartungen entspricht. Direkt mit dem Veranstalter zu tun hat das ja eigentlich nichts, aber wenn dieser ganz offiziell auf die Angebote verweist? Die Plus-Option von Airbnb verspricht zwar Wohnungen und Zimmer, die auf ihre Qualität hin überprüft wurden, nur existieren diese etwa in Deutschland außerhalb Berlins im Moment gar nicht.

Wer sich also die Mühe macht, Hotelkontingente für Teilnehmende bereitzustellen, sollte prinzipiell nie darauf verzichten, ausführlich auf diese und alles Wissenswerte dazu hinzuweisen. Räumen Veranstalter von Anfang an mit Vorurteilen auf und etablieren einen Prozess, der die Buchung besonders komfortabel gestaltet, sind Gäste, Unterkünfte und das Organisationsteam der Konferenz gleichermaßen zufrieden.

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