Die Software für das Teilnehmermanagement Ihrer Veranstaltung übermittelt ausgefüllte Anmeldeformulare an Sie? Gut. Das beschreibt aber hoffentlich nicht den gesamten Funktionsumfang. Eine Teilnehmermanagement-Software sollte weit mehr können und sowohl Sie als auch die Besucher Ihrer Veranstaltung gleichermaßen unterstützen. Welche Kriterien bei der Auswahl einer Teilnehmermanagement-Software entscheidend sind, zeigen wir Ihnen im Folgenden.
Sich online für eine Konferenz anzumelden klappt so gut wie nie ohne das vorherige Anlegen eines Nutzerkontos. Angesichts der ohnehin schon vielen Passwörter, nach denen im Alltag gefragt wird, freut sich sicherlich kaum jemand darüber, sich noch ein weiteres ausdenken zu müssen. Bei wissenschaftlichen Konferenzen ist das aber zum Glück gar nicht mehr notwendig – Shibboleth sei Dank.
Ende 2018 gab LinkedIn bekannt, an einer neuen Event-Funktion zu arbeiten. Bis zum Start verging dann fast noch ein ganzes Jahr. Obwohl mit einigen praktischen Features ausgestattet, stößt das Ergebnis am Ende der langen Wartezeit längst nicht überall auf Begeisterung.
Hotelkontingente sind eine ziemlich praktische Sache: Teilnehmende buchen zum Konferenz-Ticket gleich ihr Hotelzimmer dazu und müssen keine eigene Suche nach einer passenden Unterkunft mehr starten. In der Theorie mag das stimmen, tatsächlich liegen die Dinge ein wenig anders: Laut einer neuen Studie stoßen die bereitgestellten Kontingente auf vergleichsweise geringe Resonanz. Das liegt weniger daran, dass niemand Hotelzimmer benötigen würde, sondern scheitert oft an zu vielen offenen Fragen, auf die Veranstalter nicht ausreichend eingehen.
In letzter Zeit stellten wir fest, dass sich Veranstalter immer häufiger dazu entscheiden, Referenten gezielt auszuwählen und zur Konferenz einzuladen. Dem möchte Converia nicht im Wege stehen, sodass wir nun die technischen Voraussetzungen geschaffen haben, um mit Hilfe unserer Software Einladungen einfach zu versenden – umfangreiche Optionen zur Verwaltung inklusive. Wie genau sieht gutes Einladungsmanagement in der Praxis aus und wie trägt Converia dazu bei?
Bei einer von uns betreuten Konferenz kam es vor kurzem zu einer ungewöhnlichen, jedoch für internationale Veranstaltungen nicht untypischen Begebenheit. Das Organisationsteam erreichte eine Anfrage eines nigerianischen Vereins, dessen Mitglieder an der Konferenz teilnehmen wollten. Da die Veranstalter sehr am Austausch mit afrikanischen Wissenschaftlern interessiert sind, war man der Anfrage gegenüber sehr positiv eingestellt. Doch dann scheiterte plötzlich der Versuch, die Teilnahmegebühr zu zahlen. Nicht das einzige Problem, wie sich bald herausstellen sollte.
