9 Tipps für weniger Stornierungen bei Konferenzen

Letzte Aktualisierung:

1. Die Stornobedingungen Ihrer Konferenz sind klar und transparent

Der wichtigste Grundsatz zuerst: Veranstaltende sind mit ihrem Stornomanagement erfolgreicher, wenn allen klar ist, ob und zu welchen Bedingungen wann storniert werden kann.

Stornobedingungen dürfen nicht im kleingedruckten AGB-Wust untergehen. Klar sind sie ein Teil davon und gehören da hin, aber AGBs fristen auf der Konferenz-Website ein eher ein stilles Dasein. Sie sind immer da, aber niemand schenkt ihnen viel Beachtung.

Weil aber gerade der Stornierungs-Absatz mehr Aufmerksamkeit verdient, holen Sie ihn nach vorne. Entweder verweisen Sie gleich auf der Startseite der Konferenz-Website darauf und/oder Sie machen die Stornobedingungen in einem Newsletter zum Thema.

2. Stornieren kostet was

Vorsicht bei kostenfreien Stornierungen. Veranstaltende bleiben oft auf den Kosten sitzen, denn es gibt immer jemanden, der die stornierten Buchungen bearbeitet und dafür bezahlt werden muss.

Allerdings haben Personen, die ihre Teilnahme absagen, durchaus berechtigte Gründe und treffen die Entscheidung selten leichtfertig und spontan. Wichtig ist deshalb, eine Stornogebühr zu finden, die niemanden sofort vom Ticketkauf abschreckt. Andererseits sollte sie auch nicht so niedrig sein, dass sie gar nicht ins Gewicht fällt.

Einfacher wird das mit Datumsgrenzen. Wer fristgerecht absagt, erhält einen Teil des Ticketpreises zurück oder bekommt stattdessen einen Rabatt für die Folgeveranstaltung. Sagt eine Person dagegen erst eine Woche vor Beginn der Konferenz ab, gibt es gar kein Geld zurück.

3. Konferenz-Tickets kosten auch was

Manchmal versuchen Veranstaltende, eine Konferenz attraktiver zu gestalten, indem sie keine oder nur geringe Teilnahmegebühren verlangen. Bei wissenschaftlichen Konferenzen sorgt das für einen großen Unterschied, denn Tagungen bewegen sich im akademischen Bereich in der Regel auf der kostenintensiven Seite und werden so mitunter zu exklusiven Events, die man sich erst mal leisten können muss. Umso besser, wenn manchmal noch Gelder verfügbar sind und die Veranstaltenden die Preise für die Tickets deshalb ganz bewusst niedriger ansetzen.

Nur gibt es bei Ticketpreisen das gleiche Problem wie bei den Stornogebühren: Wer kaum etwas für die Teilnahme zahlt, sieht die Konferenz eher als lose Option und weniger als festen Termin im Kalender, an dem es nichts zu rütteln gibt.

Einige unserer Kund:innen weisen zudem bei der Anmeldung auf eine Ticketversicherung hin. Ticket-Käufer:innen schließen sie bei Bedarf selbst ab. Wenn sie stornieren, regeln sie das direkt mit der Versicherung. Für Sie als Konferenz-Veranstalter:in entsteht so kein Mehraufwand.

Entweder arbeiten Sie direkt mit einem bestimmten Versicherungsanbieter zusammen und bauen einen Link zu dessen Versicherung auf Ihre Konferenz-Website ein. Oder Sie weisen die Ticket-Käufer:innen bei der Anmeldung ganz allgemein auf die Option Ticketversicherung hin. Wer eine abschließen möchte, sucht sich selbst das passende Angebot aus. Die Ticketversicherung sollte allerdings immer freiwillig sein. In der Regel greift sie nämlich nur in drastischen Fällen, die eine Teilnahme unmöglich machen.

4. Limitierte Angebote schützen vor Stornierungen

Noch einen Schritt weiter gehen Sie, indem Sie bestimmte Programmpunkte nur für eine begrenzte Personenanzahl anbieten.

Ein:e potentielle Ticketkäufer:in sollte allerdings gleich bei der Anmeldung sehen, wie viele freie Plätze es noch gibt. Verkaufen Sie deshalb nie Tickets und losen die Plätze im Anschluss zu. Besser, jemand bricht die Anmeldung gleich ab, weil der gewünschte Workshop schon ausverkauft ist, als erst nach dem Ticketkauf leer auszugehen und die Teilnahme als Reaktion darauf zu stornieren.

Kleine Lesepause gefällig? Tipps zum Thema Storno gibt es von uns auch in Videoform:

5. Auf was können sich Teilnehmende freuen?

Personen, die ihr Ticket für eine Konferenz früh kaufen, haben bis zum Start der Konferenz noch viel Zeit. Das ist wertvolle Zeit, die Sie als Veranstalter:in nutzen können, um regelmäßig die Vorfreude zu befeuern.

Starten Sie einen Newsletter zu Ihrer Konferenz. Alle Personen mit Ticket erhalten hin und wieder ein Update und erfahren, auf was sie sich bei der Tagung freuen dürfen. Fassen Sie die Vorteile der Konferenz in einer Liste zusammen oder picken Sie sich pro Newsletter einen Punkt heraus und gehen sie etwas detaillierter darauf ein. Das kann die Agenda sein, eine bestimmte Session, Networking-Veranstaltungen oder Sie erklären, wie Ihre Konferenz faire Bedingungen für Speaker:innen und Mitarbeiter:innen schafft.

Die Updates helfen außerdem, dass der Termin im Gedächtnis bleibt und sich dort festsetzt – auch das kann die ein oder andere Stornierung verhindern.

6. Alternativen zum Stornieren schaffen

Betrachten Sie die Stornierung der Konferenz-Teilnahme immer als die letzte Option für den Fall, dass alles andere nicht in Frage kommt.

Den Storno-Aufwand umgehen Sie gut mit der Regelung, dass eine Person eine:n Ersatzteilnehmer:in benennen darf. Wenn das im Voraus schon allen klar ist, läuft das auf beiden Seiten ohne große Aufregung ab.

Richten Sie eine hybride Konferenz aus, könnte eine Person digital dabei sein, wenn aus der Vor-Ort-Teilnahme nichts wird. Damit lösen Sie das Problem auch noch kurzfristig, wenn jemand beispielsweise kurz vor der Konferenz mit einer Erkältung kämpft und dem Geschehen vor Ort lieber fernbleiben will.

7. Kulant sein ist okay, aber…

Personen, die stornieren, tun das nicht, weil sie Ihrer Konferenz bewusst schaden wollen. Als Veranstalter:in haben Sie im Vorfeld Regeln für die Absage festgelegt und sollten diese auch anwenden. Allerdings ist es je nach Fall auch vollkommen in Ordnung, auch mal ein Auge zuzudrücken und einer Person nicht den kompletten Ticketpreis in Rechnung zu stellen, wenn die Person einen halben Tag nach Ablauf der Frist storniert, sich entschuldigt und einen nachvollziehbaren Grund dafür hat.

Bedenken Sie daher immer den Aufwand an Ihrer Seite und entscheiden, was für Sie ein vertretbares Maß an Kulanz ist. Dass Sie sich notfalls kulant verhalten, ist okay, gehört aber nicht als Info auf die Konferenz-Website.

8. Sonderfall: Hotelbuchung zur Konferenz stornieren

Bei einigen Konferenzen können Personen mit ihrer Anmeldung gleich ein Hotelzimmer buchen. Hier ist Vorsicht geboten: Storniert die Person ihre Konferenz-Teilnahme später, heißt das nicht, dass automatisch die Hotelbuchung auch storniert wird. Das Hotel kann sich sogar weigern, die Buchung auf eine Ersatzperson zu übertragen, und die Kosten für das Zimmer entstehen trotz Stornierung. Darüber sollten sich spätestens bei der Anmeldung zur Konferenz alle im Klaren sein.

9. Mit wie vielen Stornos Sie bei Ihrer Konferenz rechnen können

Spekulieren hilft wenig. Fragen Sie lieber direkt nach. Woran ist die Teilnahme gescheitert? Waren persönliche Gründe der Auslöser? Manchmal bieten Veranstaltende schon Tickets an, während sie die Inhalte der Sessions noch planen. Haben Personen storniert, weil das fertige Programm hinter ihren Erwartungen zurückgeblieben ist?

Bei wiederkehrenden Konferenzen sehen Sie sich am Ende die Daten noch mal genauer an: Wie viele Stornierungen gab es im Durchschnitt? Was waren die häufigsten Gründe dafür?

Je mehr Daten Sie gesammelt haben, desto besser werden Ihre Storno-Prognosen.

Vielleicht gehen dank dieser Tipps gleich bei Ihrer nächsten Konferenz ein paar weniger Stornierungen bei Ihnen ein. Das wäre zumindest unser Wunsch an Sie!