9 Tipps f├╝r weniger Stornierungen bei Konferenzen

1. Die Stornobedingungen Ihrer Konferenz sind klar und transparent

Der wichtigste Grundsatz zuerst: Veranstaltende sind mit ihrem Stornomanagement erfolgreicher, wenn allen klar ist, ob und zu welchen Bedingungen wann storniert werden kann.

Stornobedingungen d├╝rfen nicht im kleingedruckten AGB-Wust untergehen. Klar sind sie ein Teil davon und geh├Âren da hin, aber AGBs fristen auf der Konferenz-Website ein eher ein stilles Dasein. Sie sind immer da, aber niemand schenkt ihnen viel Beachtung.

Weil aber gerade der Stornierungs-Absatz mehr Aufmerksamkeit verdient, holen Sie ihn nach vorne. Entweder verweisen Sie gleich auf der Startseite der Konferenz-Website darauf und/oder Sie machen die Stornobedingungen in einem Newsletter zum Thema.

Verstecken Sie sie aber nicht in Schachtels├Ątzen. Sie m├Âchten m├Âglichst wenig Aufwand mit Stornos haben, weshalb alle sofort verstehen sollen, wie das mit dem Stornieren geht. Und je verst├Ąndlicher das ist, desto wahrscheinlicher halten sich alle daran.

2. Stornieren kostet was

Vorsicht bei kostenfreien Stornierungen. Veranstaltende bleiben oft auf den Kosten sitzen, denn es gibt immer jemanden, der die stornierten Buchungen bearbeitet und daf├╝r bezahlt werden muss.

Allerdings haben Personen, die ihre Teilnahme absagen, durchaus berechtigte Gr├╝nde und treffen die Entscheidung selten leichtfertig und spontan. Wichtig ist deshalb, eine Stornogeb├╝hr zu finden, die niemanden sofort vom Ticketkauf abschreckt. Andererseits sollte sie auch nicht so niedrig sein, dass sie gar nicht ins Gewicht f├Ąllt.

Einfacher wird das mit Datumsgrenzen. Wer fristgerecht absagt, erh├Ąlt einen Teil des Ticketpreises zur├╝ck oder bekommt stattdessen einen Rabatt f├╝r die Folgeveranstaltung. Sagt eine Person dagegen erst eine Woche vor Beginn der Konferenz ab, gibt es gar kein Geld zur├╝ck.

Holen Sie sich anwaltlichen Rat, um Fristen und Regelungen f├╝r Ihre Veranstaltung genau und rechtlich einwandfrei festzulegen.

3. Konferenz-Tickets kosten auch was

Manchmal versuchen Veranstaltende, eine Konferenz attraktiver zu gestalten, indem sie keine oder nur geringe Teilnahmegeb├╝hren verlangen. Bei wissenschaftlichen Konferenzen sorgt das f├╝r einen gro├čen Unterschied, denn Tagungen bewegen sich im akademischen Bereich in der Regel auf der kostenintensiven Seite und werden so mitunter zu exklusiven Events, die man sich erst mal leisten k├Ânnen muss. Umso besser, wenn manchmal noch Gelder verf├╝gbar sind und die Veranstaltenden die Preise f├╝r die Tickets deshalb ganz bewusst niedriger ansetzen.

Nur gibt es bei Ticketpreisen das gleiche Problem wie bei den Stornogeb├╝hren: Wer kaum etwas f├╝r die Teilnahme zahlt, sieht die Konferenz eher als lose Option und weniger als festen Termin im Kalender, an dem es nichts zu r├╝tteln gibt.

Statt aber nun doch die Preise nach oben zu schrauben, ├╝berlegen Sie besser, welche Ticket-Kategorien Sie anbieten k├Ânnten. Unterschiedliche Angebotspakete lassen allen die Wahl. Jede Person sucht sich das f├╝r sie passende Ticket aus. Kann sie hingegen nur ein Ticket f├╝r die gesamte Konferenz kaufen, k├Ânnte sie ihre Teilnahme wieder stornieren, wenn sich ihr Interesse nur auf die Programmpunkte eines Konferenztags beschr├Ąnkt.

4. Limitierte Angebote sch├╝tzen vor Stornierungen

Noch einen Schritt weiter gehen Sie, indem Sie bestimmte Programmpunkte nur f├╝r eine begrenzte Personenanzahl anbieten.

Ein:e potentielle Ticketk├Ąufer:in sollte allerdings gleich bei der Anmeldung sehen, wie viele freie Pl├Ątze es noch gibt. Verkaufen Sie deshalb nie Tickets und losen die Pl├Ątze im Anschluss zu. Besser, jemand bricht die Anmeldung gleich ab, weil der gew├╝nschte Workshop schon ausverkauft ist, als erst nach dem Ticketkauf leer auszugehen und die Teilnahme als Reaktion darauf zu stornieren.

Kleine Lesepause gef├Ąllig? Tipps zum Thema Storno gibt es von uns auch in Videoform:

5. Auf was k├Ânnen sich Teilnehmende freuen?

Personen, die ihr Ticket f├╝r eine Konferenz fr├╝h kaufen, haben bis zum Start der Konferenz noch viel Zeit. Das ist wertvolle Zeit, die Sie als Veranstalter:in nutzen k├Ânnen, um regelm├Ą├čig die Vorfreude zu befeuern.

Starten Sie einen Newsletter zu Ihrer Konferenz. Alle Personen mit Ticket erhalten hin und wieder ein Update und erfahren, auf was sie sich bei der Tagung freuen d├╝rfen. Fassen Sie die Vorteile der Konferenz in einer Liste zusammen oder picken Sie sich pro Newsletter einen Punkt heraus und gehen sie etwas detaillierter darauf ein. Das kann die Agenda sein, eine bestimmte Session, Networking-Veranstaltungen oder Sie erkl├Ąren, wie Ihre Konferenz faire Bedingungen f├╝r Speaker:innen und Mitarbeiter:innen schafft.

Wenn Sie dazu die Empf├Ąnger:innen noch aktiv einbeziehen und etwa das Programm durch Umfragen mitgestalten lassen, bekommt die Konferenz f├╝r sie automatisch einen h├Âheren Stellenwert, denn sie signalisieren, dass Ihnen diese Personen und ihre Ideen wichtig sind.

Die Updates helfen au├čerdem, dass der Termin im Ged├Ąchtnis bleibt und sich dort festsetzt ÔÇô auch das kann die ein oder andere Stornierung verhindern.

6. Alternativen zum Stornieren schaffen

Betrachten Sie die Stornierung der Konferenz-Teilnahme immer als die letzte Option f├╝r den Fall, dass alles andere nicht in Frage kommt.

Den Storno-Aufwand umgehen Sie gut mit der Regelung, dass eine Person eine:n Ersatzteilnehmer:in benennen darf. Wenn das im Voraus schon allen klar ist, l├Ąuft das auf beiden Seiten ohne gro├če Aufregung ab.

Veranstaltende, die mehrere thematisch ├Ąhnliche Konferenzen organisieren, bieten manchmal an, eine Person auf eine andere Konferenz umzubuchen. Das verursacht in der Regel weniger Aufwand als eine komplette Stornierung.

Richten Sie eine hybride Konferenz aus, k├Ânnte eine Person digital dabei sein, wenn aus der Vor-Ort-Teilnahme nichts wird. Damit l├Âsen Sie das Problem auch noch kurzfristig, wenn jemand beispielsweise kurz vor der Konferenz mit einer Erk├Ąltung k├Ąmpft und dem Geschehen vor Ort lieber fernbleiben will.

7. Kulant sein ist okay, aber…

Personen, die stornieren, tun das nicht, weil sie Ihrer Konferenz bewusst schaden wollen. Als Veranstalter:in haben Sie im Vorfeld Regeln f├╝r die Absage festgelegt und sollten diese auch anwenden. Allerdings ist es je nach Fall auch vollkommen in Ordnung, auch mal ein Auge zuzudr├╝cken und einer Person nicht den kompletten Ticketpreis in Rechnung zu stellen, wenn die Person einen halben Tag nach Ablauf der Frist storniert, sich entschuldigt und einen nachvollziehbaren Grund daf├╝r hat.

Aber jede Art von Kulanz hat auch ihre Grenze und die ist klar erreicht, wenn Personen ihre Teilnahme gar nicht absagen und erst im Nachhinein um eine kostenfreie oder verg├╝nstigte Stornierung bitten.

Bedenken Sie daher immer den Aufwand an Ihrer Seite und entscheiden, was f├╝r Sie ein vertretbares Ma├č an Kulanz ist. Dass Sie sich notfalls kulant verhalten, ist okay, geh├Ârt aber nicht als Info auf die Konferenz-Website.

8. Sonderfall: Hotelbuchung zur Konferenz stornieren

Bei einigen Konferenzen k├Ânnen Personen mit ihrer Anmeldung gleich ein Hotelzimmer buchen. Hier ist Vorsicht geboten: Storniert die Person ihre Konferenz-Teilnahme sp├Ąter, hei├čt das nicht, dass automatisch die Hotelbuchung auch storniert wird. Das Hotel kann sich sogar weigern, die Buchung auf eine Ersatzperson zu ├╝bertragen, und die Kosten f├╝r das Zimmer entstehen trotz Stornierung. Dar├╝ber sollten sich sp├Ątestens bei der Anmeldung zur Konferenz alle im Klaren sein.

9. Mit wie vielen Stornos Sie bei Ihrer Konferenz rechnen k├Ânnen

Spekulieren hilft wenig. Fragen Sie lieber direkt nach. Woran ist die Teilnahme gescheitert? Waren pers├Ânliche Gr├╝nde der Ausl├Âser? Manchmal bieten Veranstaltende schon Tickets an, w├Ąhrend sie die Inhalte der Sessions noch planen. Haben Personen storniert, weil das fertige Programm hinter ihren Erwartungen zur├╝ckgeblieben ist?

Und: Fragen Sie die Personen, die nicht storniert haben. Was war gut an der Konferenz? Was kann besser laufen? So erhalten Sie ein viel genaueres Bild davon, was sich jemand w├╝nscht, der ein Ticket kauft. Das hilft, die Zahl der No-Shows zu reduzieren. Vielleicht f├Ârdert die Umfrage zutage, dass eine nicht so abgelegene Location die bessere Wahl ist oder Sie die Konferenz um einen Tag verk├╝rzen sollten.

Bei wiederkehrenden Konferenzen sehen Sie sich am Ende die Daten noch mal genauer an: Wie viele Stornierungen gab es im Durchschnitt? Was waren die h├Ąufigsten Gr├╝nde daf├╝r?

Je mehr Daten Sie gesammelt haben, desto besser werden Ihre Storno-Prognosen.

Vielleicht gehen dank dieser Tipps gleich bei Ihrer n├Ąchsten Konferenz ein paar weniger Stornierungen bei Ihnen ein. Das w├Ąre zumindest unser Wunsch an Sie!

Wie geht es weiter?

1. Arbeiten Sie bei den Angeboten Ihrer Konferenz mit gemischten Steuers├Ątzen? Wie gehen Sie mit Reverse Charge um? Tipps zur richtigen Besteuerung von Konferenztickets haben wir hier zusammengestellt.

2. M├Âchten Sie Ihre Konferenzen k├╝nftig digitaler aufstellen, aber f├╝rchten sich vor einem finanziellen Desaster? Unser Artikel gibt Entwarnung – digital fallen manche Kosten sogar weg.

3. Oder m├Âchten Sie wissen, wie Sie mit einer Software Stornos schneller bearbeiten? Starten Sie mit einer kostenfreien Demo aus der Sicht der Teilnehmenden.