Wie werden Veranstaltungstickets richtig besteuert?

Fallen überhaupt Steuern an?

In §12 UStG ist geregelt, dass die Steuer auf Umsätze generell 19% beträgt. Das gilt auch für Umsätze, die durch den Verkauf von Veranstaltungstickets erzielt wurden. Ausnahmen gibt es etwa für Theatervorführungen, Konzerte und damit vergleichbare Veranstaltungen (§12 Abs. 2 Nr. 7a UstG). Hier fällt der ermäßigte Steuersatz von 7% an.

Von Konferenzen ist bei den Ausnahmen keine Rede. Heißt das nun, dass generell 19% Umsatzsteuer fällig werden? Nicht immer! Das Umsatzsteuergesetz beinhaltet noch eine weitere wichtige Ausnahme, die Organisatoren kennen sollten: Kann die geplante Veranstaltung der Kategorie Erwachsenenbildung zugeordnet werden, ist sie sogar gänzlich steuerbefreit. Jedoch gilt auch das natürlich nicht pauschal für alle. Um mit 0% statt 19% kalkulieren zu dürfen, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Charakter der Veranstaltung
Neben kulturellen und sportlichen Veranstaltungen betrifft die Regelung vor allem Vorträge, Kurse und Veranstaltungen, die Wissen und Informationen vermitteln bzw. wissenschaftlicher Natur sind. Dass die Konferenz Bildungscharakter hat und die Vermittlung von Wissen im Vordergrund steht, ist besonders wichtig, denn Erwachsenenbildung wird hier mit der ebenfalls steuerbefreiten Schulbildung gleichgesetzt. Neben Konferenzen, Kongressen und Tagungen zählen demnach auch reine Workshops dazu. Werden Letztere im Rahmen des Konferenzprogramms angeboten, fallen dafür also auch keine Steuern an. Übrigens spielt es keine Rolle, wie viele Personen die Konferenz besuchen, denn Vorschriften hinsichtlich Mindest- oder Maximalteilnehmerzahl gibt es keine.

2. Der Veranstalter
Leider können nicht alle Veranstalter von den Steuerbefreiungen profitieren. Die Gesetzgebung setzt an diese Stelle klare Grenzen. Juristischen Personen des öffentlichen Rechts, Verwaltungs- und Wirtschaftsakademien, Volkshochschulen, gemeinnützigen Einrichtungen und Berufsverbänden ist es erlaubt, die 0%-Ausnahmeregelung für ihre Veranstaltungen in Anspruch zu nehmen. Zu den juristischen Personen des öffentlichen Rechts zählen etwa Industrie- und Handelskammern sowie – und das ist im Falle von Konferenzen besonders wichtig – Hochschulen. Aus steuerlicher Sicht gilt die Durchführung wissenschaftlicher Konferenzen und Tagungen als Teil der Forschung und Lehre, die jede Hochschule betreibt, weshalb deren Bildungsveranstaltungen grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit sind.

3. Die Einnahmen
Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, dass die Einnahmen aus der Konferenz überwiegend dazu verwendet werden müssen, um die Kosten der Planung und Durchführung zu decken (§4 Nr. 22 UstG). „Überwiegend“ ist zwar etwas unspezifisch formuliert, bedeutet aber, dass mehr als die Hälfte des Gewinns in die Kostendeckung fließen sollte. Ist die Konferenz nicht vordergründig auf das Erwirtschaften eines Gewinns angelegt und fällt dieser nicht unverhältnismäßig hoch aus, haben Veranstalter in der Regel keine Konsequenzen zu befürchten, wenn die 50%-Grenze einmal leicht unterschritten wird. Das ist insbesondere der Fall, wenn die Teilnahmegebühren von vornherein etwas niedriger angesetzt werden, sodass möglichst viele Besucher mit unterschiedlichem Budgetrahmen angesprochen werden.

Geht ein Konferenzveranstalter nun ohne vorherige Überlegung von einem Steuersatz von 7% zum Besteuern der Tickets aus oder besteuert diese überhaupt nicht, gibt es ein Problem, wenn sich das im Nachhinein als Fehler herausstellt. Es dürfte schwer werden, sämtliche Teilnehmer zu einer Nachzahlung aufzufordern. Mal ganz vom Aufwand abgesehen, spricht ein solches Vorgehen nicht gerade für die Kompetenz des Veranstalters. Möglich also, dass die Organisatoren auf dem Betrag, der letztlich ans Finanzamt abgeführt werden muss, sitzenbleiben. Zieht der Veranstalter die Steuer nicht ein, kann ihn das teuer zu stehen kommen, da das Finanzamt den Betrag ja dennoch verlangt. Liegen die Steuerschulden schon länger zurück, kommen noch hohe Zinsen sowie ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung dazu.

Im Gegensatz zu den Ticketkäufern, für die es nur auf den endgültigen Betrag auf der Rechnung ankommt, ist die Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettopreis des Tickets für Veranstalter ungleich größer. Das sollten Sie beim Festlegen des Ticketpreises also unbedingt bedenken. Es macht durchaus einen Unterschied, ob das Ticket 300€ (steuerbefreit) oder 300€ (inkl. 19% USt.) kostet. Geht der Veranstalter davon aus, dass er keine Steuern abziehen muss, rechnet er fälschlicherweise mit einem Nettobetrag von 300€. Da allerdings doch eine Umsatzsteuer von 19% bzw. 57€ anfällt, wären das bei 1.000 verkauften Tickets am Ende 57.000€, die das Finanzamt bekommt – kein kleiner Betrag, der den anvisierten Gewinn um einiges schmälern dürfte.

Finanzierung aus Teilnahmegebühren

Aus steuerlicher Sicht stellt sich bei wissenschaftlichen Konferenzen darüber hinaus die Frage, wofür die Beträge der Besucher genau eingesetzt werden. Nutzt der Veranstalter die Teilnahmegebühren, um Referentenhonorare oder die Miete für die Konferenz-Location zu begleichen, fällt keine Umsatzsteuer an. Eine Ausnahme gibt es bei Referenten aus dem Ausland: Diese sind zwar Teil des wissenschaftlichen Programms der Konferenz, deren Vortrag wird jedoch nach §13b UStG als Leistung gewertet, die mit 19% USt. belastet wird. Kostenpunkte, die nicht zum wissenschaftlichen Programm gehören, werden grundsätzlich besteuert. Dazu gehören etwa das nichtwissenschaftliche Rahmenprogramm oder die Unterbringung der Teilnehmenden. Auch das Catering ist umsatzsteuerpflichtig. Davon ausgenommen ist lediglich die Verpflegung während der Pausen, die als Geste der Höflichkeit gewertet wird. Hierfür gibt es spezielle Richtlinien, die festlegen, dass Kaffee, Tee und Gebäck nicht als Bewirtung, sondern als steuerfreie Aufmerksamkeit gewertet werden. Anders sieht das aus, sobald alkoholische Getränke serviert werden. In diesem Sinne wäre beispielsweise ein Sektempfang als Bewirtung zu werten und demnach steuerpflichtig.

Die Rolle der Sponsoren

Erhält ein Konferenzveranstalter Geld oder sonstige Leistungen von Sponsoren, heißt das nicht, dass die Konferenz sofort ihren umsatzsteuerbefreiten Status verliert. Unterschieden wird hier vielmehr nach der Art des Eingreifens in den Konferenzablauf. Präsentieren Sponsoren sich und ihre Leistungen im Rahmen der Konferenz aktiv, muss Umsatzsteuer abgeführt werden. Das trifft bei Kongressen mit begleitenden Industrieausstellungen genauso zu wie bei Tagungen, deren Programmheft Werbeanzeigen der Sponsoren enthält. Die Steuerbefreiung bleibt jedoch bestehen, sobald das Sponsoring in einer diskreteren Weise erfolgt: Sponsoren werden namentlich nur als solche genannt; für deren Leistungen geworben wird dagegen nicht.

Gemischte Steuersätze

Gar nicht allzu selten kommt es vor, dass Veranstalter unterschiedliche Angebote für die Konferenzteilnehmer erstellen, die neben der Teilnahme zusätzliche Leistungen wie etwa den Tagungsband, das Catering oder ein Nahverkehrs-Ticket enthalten. Die Richtlinien aus den vorherigen Abschnitten zeigen, dass für ein solches Paket kein einheitlicher Steuersatz festgelegt werden kann. Während auf der abgebildeten Beispielrechnung die Teilnahme am wissenschaftlichen Konferenzprogramm steuerfrei bleibt, werden etwa für das Catering 19% und für den Tagungsband 7% Umsatzsteuer fällig. Der Endpreis für das Konferenz-Ticket setzt sich also aus mehreren Leistungen zusammen. Müssen jetzt alle, die sich registrieren, wegen der unterschiedlichen Steuersätze jede Option einzeln auswählen statt mit einem Klick das gesamte Paket in den Warenkorb zu packen? Das kommt ganz auf die Software an, die für die Anmeldung der Teilnehmer verwendet wird.

In Converia beispielsweise kann trotzdem das Gesamtpaket gebucht werden. Beim Anlegen der Angebote arbeiten Veranstalter mit so genannten Unterpaketen, die zusammengefügt ein Angebotspaket ergeben. Für jedes der Unterpakete können ein eigener Steuersatz sowie der Preis individuell festgelegt werden. Die Preise dürfen darüber hinaus je nach Teilnehmerart (Studierende, Verbandsmitglieder etc.) oder Registrierungszeitraum (z.B. Early Bird) variieren. Bei der Auswahl im Rahmen der Teilnehmeranmeldung erscheint bei der Angebotsauswahl der Hinweis, dass es sich um einen gemischten Steuersatz handelt. Alle in einem Paket enthaltenen Teilpositionen können auf der Rechnung ausgewiesen werden. Standardmäßig beinhaltet Converia für Angebote mit Steuersätzen von 0%, 7% und 19% bereits entsprechende Steuerhinweise gemäß der gesetzlichen Vorgaben. Diese blenden Konferenzorganisatoren auf Wunsch ein oder aus, ergänzen sie durch eigene Zusatzinformationen oder formulieren sie bei Bedarf um.

Teilpositionen eines Angebotspakets werden auf der Rechnung aufgeschlüsselt

Damit die Unterpakete als einzelne Positionen auf den Rechnungsdokumenten erscheinen, muss nur einmalig eine Einstellung für die Rechnungsvorlage geändert werden. Die Rechnungen selbst werden mit Beginn des Registrierungszeitraums für alle Teilnehmenden automatisch generiert, mit den jeweiligen Steuerinformationen zu den Angebotspaketen versehen und per E-Mail verschickt – auch das geschieht auf Wunsch automatisch.

Sonderregel: Umkehr der Steuerlast bei ausländischen Teilnehmern (§13b UStG)

Ein Irrglaube, der sich unter Veranstaltern hartnäckig hält: Teilnehmer aus dem Ausland zahlen keine Umsatzsteuer. Das ist insofern richtig, als dass der Veranstalter für ausländische Konferenzbesucher manchmal keine Mehrwertsteuer ans Finanzamt abführen muss und eine Nettorechnung ausstellt, die keine deutsche Umsatzsteuer enthält. Die Steuer entsteht dennoch, wird aber vom Teilnehmer in seinem Heimatland gezahlt, wo der dort übliche Steuersatz anfällt. Die Steuerschuld geht also auf den Besucher über.

Dabei kommt es immer auf drei Aspekte an:

1. Aus welchem Land kommt der Kunde?
Die Steuerschuldnerschaft kann bei Kunden mit Sitz im EU-Ausland und einem Drittland umgekehrt werden. Stammt der Kunde aus dem Inland, findet das Reverse-Charge-Verfahren keine Anwendung.

2. Handelt es sich um einen Unternehmer?
Bei EU-Ausländern muss das zwingend über die Eingabe der USt.-ID überprüft werden, was zum Beispiel bei der Konferenz-Registrierung erfolgen kann.

3. Um welche Art von Leistung geht es?
Die Teilnahme an der Konferenz ist nicht Reverse-Charge-fähig. Diese wird nach EU-Recht immer am Ort der Veranstaltung versteuert. Vor Ort ist ebenfalls die Verpflegung während der Konferenztage zu versteuern. Für Tagungsbände, Ausstellungsstände sowie andere Rahmenleistungen kann die Umsatzsteuerumkehr allerdings erfolgen.

Dadurch entstehen Rechnungen mit zwei Arten von Positionen: solche, für die Umsatzsteuer am Ort der Konferenz fällig wird, und solche, für die die Steuer am Unternehmenssitz des Teilnehmers anfällt. Das muss aus den Angaben auf der Rechnung klar hervorgehen. Besser beraten sind deshalb Veranstalter, die gleich von Anfang an auf eine Software setzen, die mit der Steuerschuldumkehr umgehen kann und Rechnungen basierend auf den Angaben erstellt. Wer die Details zur Besteuerung seiner Konferenz kennt, kann diese in einer Konferenz-Software wie Converia problemlos abbilden.

Die Angebotsstruktur Ihrer geplanten Konferenz gestaltet sich ähnlich und Sie sind unsicher, welche Steuersätze Sie wie in Ihren Angeboten abbilden sollen? Wir helfen gern weiter und überlegen gemeinsam, ob und wie Sie den Registrierungsprozess Ihrer Veranstaltung einfach und transparent gestalten können.

Hinweis
Dieser Artikel ist als Überblick zur Besteuerung von Veranstaltungstickets gedacht und ist keine Rechtsberatung. Der Text erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und kann keine Steuerberatung ersetzen. Für konkrete Fragen in Bezug auf Sonderregelungen für Ihre Veranstaltung sollten Sie immer einen Steuerberater konsultieren.

2 Kommentare zu „Wie werden Veranstaltungstickets richtig besteuert?“

  1. Henryk Ibe-Meinhardt schreibt: 7. März 2019

    Sehr schöner Artikel,
    nur fehlt die internationale Sichtweise. Also Kongresse ausserhalb der EU.
    mbg
    Henryk Ibe-Meinhardt

    1. Laura Wirsing schreibt: 7. März 2019

      Das Thema greifen wir gerne in einem zukünftigen Artikel noch einmal auf, besten Dank für die Anregung.
      Viele Grüße
      Laura Wirsing

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