Ein kurzer Hinweis vorab: Dieser Artikel soll einen kleinen allgemeinen Überblick über die steuerlichen Veränderungen geben, mit denen sich Veranstalter nun auseinandersetzen müssen. Er erhebt weder Anspruch auf Vollständigkeit noch kann er eine Rechts- oder Steuerberatung ersetzen. Für konkrete Fragen zu Ihrer Konferenz im Speziellen und eventuelle Sonderregelungen wenden Sie sich bitte an eine Steuerberatung.
In einem früheren Artikel sind wir bereits auf die Frage eingegangen, wann welcher Steuersatz für eine Konferenz gilt. Daran ändert sich auch künftig erst mal nichts – abgesehen davon, dass in der Zeit vom 01.07. bis zum 31.12.2020 eben nur noch 16% oder 5% statt wie bisher 19% bzw. 7% Umsatzsteuer anfallen.
Müssen jetzt alle Preise und Rechnungen für Konferenz-Tickets angepasst werden?
Für viele der Konferenzen, die für die zweite Jahreshälfte 2020 angesetzt sind, hat der Ticketverkauf aber entweder schon längst begonnen oder ist sogar bereits beendet. Das bedeutet, dass die Rechnungen verschickt und die Leistungen schon abgerechnet sind, obwohl die Konferenz noch gar nicht stattgefunden hat. Grundlage für die Versteuerung waren dabei die bisher geltenden Steuersätze, was mit der neuen Regelung jetzt hinfällig wäre.
Würde bedeuten: Alle bisher ausgestellten Rechnungen und Belege müssten nachträglich geändert werden. Dass das einen riesigen Aufwand nach sich ziehen würde, muss sicher nicht extra erklärt werden. Mehr Arbeit wäre das zudem für Steuerkanzleien, die aufgrund von Kurzarbeitergeld und Überbrückungsprogrammen gerade sowieso schon alle Hände voll zu tun haben. Der Deutsche Steuerberaterverband hat sich daher mit einer Petition an die Bundesregierung gewandt und für eine Übergangsregelung plädiert, bei der bereits abgerechnete Umsätze nicht im Nachhinein beanstandet werden.
Abschließend geklärt ist hier aber bislang nichts. Derzeit wird nur darauf verwiesen, dass der Zeitpunkt, an dem eine Leistung erbracht wird, über den genauen Steuersatz entscheidet. Im Falle einer Konferenz wäre das demzufolge der Zeitraum, in dem die Veranstaltung durchgeführt wird.
Zahlen Teilnehmende einer Konferenz nun automatisch weniger?
Das letzte Wort hat bei der Frage immer noch der Veranstalter. Es ist unwahrscheinlich, dass eine Änderung der Ticket-Preise aufgrund der neuen Steuersätze eine Protestwelle nach sich zieht, denn der Unterschied zwischen altem und neuem Betrag ist sicherlich kein gravierender.
Dennoch: Hat der Verkauf schon begonnen, könnte es eher umständlich sein, die neuen Preise erst wieder zu kommunizieren. Wer die Beträge auf der Konferenz-Website dagegen im Stillen und ohne Mitteilung an die Teilnehmenden einfach anpasst, tut zwar nichts Verbotenes, lässt aber vielleicht den Verdacht aufkommen, auch an anderen Stellen nicht so wirklich transparent zu handeln.
Veranstalter, deren Konferenz im nächsten Halbjahr stattfindet, sollten zwar grundsätzlich mit den neuen Steuersätzen kalkulieren, sind andererseits aber nicht verpflichtet, ihre Preise für die Teilnahme an der Konferenz zu ändern. Die Anpassung der Umsatzsteuer muss niemand an die Teilnehmenden weitergeben. Auch bei Hotels und in der Gastronomie wird das wahrscheinlich nicht passieren. Das würde bedeuten, dass sich die Summe auf der Rechnung (=Bruttobetrag) gar nicht ändert, obwohl mit einem verminderten Steuersatz gerechnet wurde. Der neue Steuersatz wird dann zwar ausgewiesen, die Teilnehmenden zahlen aber exakt denselben Betrag wie vor der Anpassung. Das gilt zumindest für Privatpersonen, die sich ein Ticket für die Konferenz kaufen. Anders sieht das bei Unternehmer*innen aus, für die fast ausschließlich der Nettobetrag relevant ist, der in dem Fall höher ausfällt als vorher.
Die Alternative dazu wäre, die Nettopreise beizubehalten. Für Unternehmenskund*innen ändert sich somit nicht wirklich etwas, während Privatpersonen weniger zahlen, weil der Bruttopreis aufgrund der neuen Steuersätze geringer ausfällt. Auf diese Weise nimmt allerdings auch der Veranstalter weniger ein. Die Senkung der Umsatzsteuer bekommt demnach immer jemand zu spüren, weshalb Sie gut überlegen sollen, welcher Weg der beste für Ihre Konferenz wäre.
Wie lässt sich mit den neuen Steuersätzen kalkulieren?
Unabhängig davon müssen Veranstalter dennoch veränderte Steuersätze bei ihrer Kalkulation berücksichtigen. Über den Umfang des bürokratischen Aufwands entscheidet dabei ein Stück weit die Software, mit der ein Veranstalter die Rechnungen für die Konferenz erstellt und verwaltet.
Sobald klar ist, mit welchem Steuersatz hier gerechnet wird, sollte sich das Umstellen möglichst schnell erledigen lassen. Heißt: Die Konferenz-Software muss die Option bieten, den Steuersatz selbst festzulegen. Können Veranstalter hingegen nur zwischen den voreingestellten 0%, 7% und 19% wählen, gibt es ein Problem: Die Beträge müssten manuell berechnet und eingegeben werden, um eine Rechnung zu erstellen – eine Aufgabe, um die sich niemand reißen wird.
Bei Converia geht die Umstellung schnell: Im Administratorbereich der Konferenz legen Nutzer*innen selbst neue Steuersätze an. Sobald feststeht, für welches Angebot welcher Steuersatz gelten soll, rechnet das System automatisch damit und gibt die entsprechenden Rechnungsbeträge aus. Eigene Hinweise zu den verwendeten Steuersätzen können zudem immer individuell auf Rechnungsdokumenten und Belegen ergänzt werden.
Converia erlaubt es, jederzeit neue Steuersätze anzulegen oder diese für einzelne Angebote umzustellen. Die Funktion ist so auch nach 2020 noch nützlich, denn nicht bei jeder Konferenz finden deutsche Steuersätze Anwendung.