Wer sich bislang noch nicht für die passenden Netzwerke zur Kommunikation mit den Teilnehmern entschieden hat, kann das mit Hilfe der Ratschläge aus dem ersten Teil unserer Social Media-Reihe nachholen.
Während der Veranstaltung
Was geht hier eigentlich vor sich?
Das sollten Sie sich fragen, denn das interessiert Ihre Teilnehmer und die Daheimgebliebenen gleichermaßen. Nutzen Sie Ihre Netzwerke, um Antworten zu geben.
Berichten Sie darüber, was gerade passiert. Ein Rundgang vor Ort liefert Ihnen ausreichend Bildmaterial, das als Grundlage für den einen oder anderen Post dienen kann.
Bieten Sie dabei ruhig auch mal eine andere Sicht auf das Geschehen und riskieren Sie einen Blick hinter die Kulissen. Wer trägt zum erfolgreichen Gelingen des Events bei? Denken Sie an die Techniker, die sicherstellen, dass die Präsentationen problemlos laufen oder die Dolmetscher, die dafür sorgen, dass die Botschaften der Referenten jeden erreichen.
Halten Sie außerdem Ausschau nach den interessantesten Vorträgen und den kreativsten Präsentationen.
Oft bietet sich Live-Tweeten an. Posten Sie jeweils, wer gerade vorträgt und um was es dabei geht. Greifen Sie Kernaussagen der Referenten heraus. Besonders geeignet dafür sind natürlich neue Erkenntnisse aus Wissenschaft und Forschung. Achten Sie allerdings darauf, ob die Äußerungen verbreitet werden dürfen. Spricht jemand bei seinem Vortrag etwa über eine noch unveröffentlichte Studie, ist es nicht ratsam, die Aussagen zu zitieren.
Unterschiedliche Plattformen, unterschiedliche Inhalte
„Doppelt hält besser“ sollten Sie in Bezug auf das Posten während der Veranstaltung lieber nicht zu Ihrem persönlichen Motto machen. Gehen Sie immer davon aus, dass es Teilnehmer gibt, die genau wie Sie auf mehreren Plattformen agieren und darüber jeweils mit Ihnen verbunden sind. Gerade dann, wenn die eigene Zeit sowieso schon begrenzt ist, möchte man nicht ständig dieselben Fotos auf dem Bildschirm sehen.
Und nicht immer eignen sich alle Inhalte auch für alle Accounts.
Twitter ist perfekt für eine Live-Berichterstattung mit Bildern und Zitaten aus Vorträgen, womit auch der Account der MICCAI 2015 und der #MICCAI2015-Hashtag bestückt wurden. Der protokollhafte Stil passt aber weniger zu anderen Netzwerken. Das ein oder andere Zitat können Sie aber durchaus in Ihrer LinkedIn-Gruppe zur Diskussion stellen.
Social Media als Rundfunk
Anders verhält es sich mit wichtigen Mitteilungen wie zum Beispiel kurzfristigen Änderungen im regulären Programmablauf. Diese sollten Ihre Teilnehmer überall vorfinden. Während der Veranstaltung haben soziale Netzwerke also auch eine Art Rundfunk-Funktion.
Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Teilnehmer in mindestens einem Netzwerk aktiv sind und dank entsprechender Apps keine Timeline aus den Augen verlieren. Das mag bei einigen Ihrer Besucher vielleicht zutreffen, gilt aber längst nicht für alle.
Setzen Sie stattdessen auf eine Event-App mit Social Media-Integration. Ihre Updates aus allen Netzwerken werden Ihren Teilnehmern dann sofort angezeigt. So bleibt niemand außen vor und muss Angst haben, etwas zu verpassen.
Dialog fördern
Vergessen Sie bei allem, was Sie im Rahmen Ihrer Veranstaltung veröffentlichen, eins nicht: Ihre Teilnehmer.
Machen Sie deutlich, dass sich alle Besucher mit Fragen oder Problemen jederzeit auch an die jeweiligen Accounts wenden dürfen.
Bewegen Sie Ihre Besucher dazu, den offiziellen Hashtag Ihrer Veranstaltung zu verwenden.
Alle mit dem Tag versehenen Tweets lassen sich am besten auf einer Twitterwall zentral für alle Besucher darstellen und sind somit die ideale Diskussionsgrundlage.
Belohnen Sie diejenigen, die sich aktiv einbringen. Helfen können dabei Gewinnspiele, die die Interaktion mit den Teilnehmern in Gang bringen oder zusätzlich fördern.
Ob Sie Ihren Besuchern im Rahmen des Gewinnspiels eine konkrete Aufgabe stellen, bei der diese sich zum Beispiel mit einem Teilnehmer aus einem anderen Land fotografieren müssen, oder eine komplexere digitale (Foto-)Schnitzeljagd mit verschiedenen Aufgaben veranstalten, bleibt Ihnen überlassen. Auch bei der Auswahl der Gewinne sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Hier bietet sich etwa die Verlosung von Merchandise, Gutscheinen oder Fachbüchern an.
Wenn Sie die Diskussionen bei LinkedIn noch spezifizieren möchten, richten Sie zusätzlich Gruppen für bestimmte inhaltliche Schwerpunkte des Events ein.
Das ist vor allem bei größeren Veranstaltungen ratsam, die ein sehr breites Themenspektrum abdecken.
Was sagen die anderen?
Ihre Profile sollten zudem nicht nur Ihre eigene Sicht auf das Event zeigen, sondern auch die Besucher zu Wort kommen lassen.
Behalten Sie bei Twitter den gewählten Hashtag im Auge und retweeten Sie Beiträge von Ihren Teilnehmern.
Gehen Sie auf Feedback ein und bedanken Sie sich für Rückmeldungen jeder Art.
Dazu gehört auch, offen mit Kritik umzugehen. Bedanken Sie sich daher auch für kritische Anmerkungen und zeigen Sie den Teilnehmern damit, dass Ihnen viel an deren Feedback liegt.
Versuchen Sie, eine Lösung für Probleme Ihrer Teilnehmer zu finden. Überlegen Sie aber nicht zu lange – hier ist schnelles Reagieren gefragt. Erreicht Sie eine Anfrage via Twitter, sind 140 Zeichen meist zu wenig, um eine Lösung zu finden oder eine ausführliche Antwort zu geben. Bieten Sie dem Teilnehmer daher an, dass das Team vor Ort sich direkt um sein Anliegen kümmert.
Nach der Veranstaltung
Es geht noch weiter
Mit dem Ende des Events verstummen normalerweise noch längst nicht sämtliche Gespräche darüber. Deshalb wäre es an dieser Stelle die falsche Entscheidung, sich zurückzulehnen und alle Social Media-Pforten zu schließen.
Nehmen Sie es sich an dieser Stelle lieber zum Ziel, allen Daheimgebliebenen den Eindruck zu vermitteln, etwas wirklich Tolles verpasst zu haben.
Zuerst einmal sollten Sie sich allerdings bei allen Besuchern für deren Teilnahme bedanken.
Halten Sie anschließend die Unterhaltung aufrecht. Erkundigen Sie sich bei Ihren Teilnehmern nach den besten Sessions, der interessantesten Präsentation oder einfach danach, was diese von der Veranstaltung mit nach Hause genommen haben.
Sammeln Sie bei Flickr alle Fotos, die während der Veranstaltung entstanden sind. Die Fotocommunity hat auch das Gründerforum auftakt. für sich entdeckt, um ein Album mit Impressionen seines VC Campus 2014 anzulegen. Außerdem besteht dort die Möglichkeit, eine eigene Gruppe für ein Event erstellen, um neben den eigenen auch die Bilder der Teilnehmer zu berücksichtigen.
Sie haben Videos gedreht oder Video-Interviews mit Teilnehmern und Experten geführt? Dann lohnt es sich, diese bei YouTube mit allen zu teilen.
Die neuen Erkenntnisse und Einblicke, die sich über den Verlauf der Veranstaltung hinweg angesammelt haben, können nun innerhalb der LinkedIn-Gruppe ausgewertet und diskutiert werden. Auch dort können Sie den Mitgliedern die Gelegenheit geben, Ihre Meinung zum Event zu äußern.
Daneben wird es sicherlich Teilnehmer geben, die ihre Erlebnisse auch ohne Aufforderung auf ihren Blogs oder Websites zusammenfassen. Suchen Sie gezielt nach solchen Artikeln und teilen Sie diese mit Ihren Besuchern. Vielleicht können Sie sogar Presseberichte über Ihre Veranstaltung verlinken. Alle, die selbst vor Ort waren, werden diese sicher gerne lesen wollen.
Nach dem Event ist vor dem Event
Wenn es sich um eine Veranstaltungsreihe handelt, findet das gesammelte Bild- und Videomaterial noch besser Verwendung. Nutzen Sie es zum Bewerben des Folge-Events. Das weckt positive Erinnerungen bei allen, die dieses Mal schon dabei waren, während sich alle anderen auf diese Weise schon einen ersten Eindruck verschaffen können.
Auch wenn zu diesem Zeitpunkt noch keine genauen Details zur nächsten Veranstaltung feststehen, wird es sich lohnen, schon einmal darauf hinzuweisen, wo und wann diese stattfinden wird.
Angesichts der unzähligen Wege, ein Event mit Hilfe sozialer Netzwerke zu promoten, sind mit unseren Vorschlägen natürlich noch längst nicht alle Möglichkeiten abgedeckt. Sie haben eine ganz andere Methode oder positive Erfahrungen mit einem Tool oder einem Netzwerk gesammelt, das hier nicht erwähnt wurde? Dann hinterlassen Sie uns doch einen Kommentar und berichten darüber.