Social Media bei Veranstaltungen richtig einsetzen

Teil 1: Vor dem Event

Die Netzwerk-Wahl will überlegt sein

Die allererste Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: Welche Plattformen sollen genutzt werden?
Lange Zeit galt eine Facebook-Seite als Standard und kann sich – gerade, wenn Sie eine solche bereits bei früheren Events genutzt haben – immer noch als nützlich erweisen. Bedenken Sie dabei aber, dass Updates von Fanseiten seit einiger Zeit kaum noch den Weg in den Newsfeed der Fans finden. Sich beim Bewerben des Events ausschließlich auf Facebook zu verlassen, wird deshalb eher geringe Aussichten auf Erfolg haben.
Ganz auf Facebook verzichten müssen Sie deshalb jedoch nicht. Das Beispiel des European Colorectal Congress 2015 zeigt, dass sich der Einsatz durchaus noch lohnen kann. Der Kongress wurde im letzten Jahr sehr aktiv mit einer Fanseite begleitet, die eine vierstellige Zahl an Fans gewinnen konnte.

Wählen Sie deshalb bewusst solche Kanäle aus, in denen Experten und potentielle Teilnehmer bereits vertreten sind. So ist Instagram zwar ein stetig wachsendes Netzwerk, wenn sich Ihre Zielgruppe dort aber nicht aufhält, ist es besser, auf einen offiziellen Account zu verzichten.
Gute Aussichten auf Erfolg hat in vielen Fällen der Einsatz von Twitter oder eines Business-Netzwerks wie LinkedIn.
Bedenken Sie dabei aber stets, dass jeder weitere Kanal, den Sie zur Kommunikation mit den späteren Besuchern Ihrer Veranstaltung nutzen, zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Neue Accounts anlegen vs. bestehende nutzen

Die Frage ist allerdings nicht nur, in welchen Netzwerken Sie tätig werden wollen, sondern auch, ob Ihre Veranstaltung über die schon bestehenden Profile Ihrer Organisation begleitet werden oder ob es einen extra Event-Account geben soll.
Bestehende Profile haben den großen Vorteil, dass beim Aufbau des Netzwerks nicht wieder komplett bei null angefangen werden muss, denn die Follower oder Fans sind schon da. Wem es außerdem schwerfällt, seine Accounts regelmäßig zu befüllen, dem dürfte die Veranstaltung einiges an Inhalten liefern.
Anders sieht es aus bei Veranstaltern, die ihre Online-Community ganz aktiv mit Informationen versorgen. Wenn dann noch zahlreiche auf das Event bezogene Posts dazukommen, kann es schnell unübersichtlich werden.
Bedenken Sie immer, dass es unterschiedliche Motive dafür gibt, warum jemand zum Fan oder Follower wird. So interessiert sich wahrscheinlich nur ein kleiner Teil der Studierenden, Studieninteressierten, Alumni und Mitarbeiter, die dem offiziellen Hochschul-Account bei Twitter folgen, dafür, was im Rahmen einer Konferenz für Nanotechnologie im Detail passiert. Wenn zu viele Konferenz-Updates in die Timeline gespült werden, könnte das also eher zum Entfolgen verleiten.
Besser wäre es hier also, einen neuen Account anzulegen. Der bestehende kann dennoch einbezogen werden, um hin und wieder auf Deadlines hinzuweisen oder das ein oder andere Foto von der Veranstaltung zu teilen.

Kann es jetzt losgehen?

Noch nicht ganz.
Bevor Sie sich überlegen, was Sie allen Interessierten konkret mitteilen wollen, sollten Sie auf jeden Fall noch festlegen, wer das tun soll. Am besten übernehmen das je nach Anzahl der ausgewählten Accounts ein oder zwei Personen, die zwei bis drei Monate vor Beginn der Veranstaltung damit anfangen, regelmäßig Updates zu posten und dann später auch selbst vor Ort sein werden.

Ohne wirkliches Konzept mit dem Schreiben zu beginnen ist dabei aber keine gute Idee. Vorab empfiehlt es sich, alle geplanten Social Media-Aktivitäten in einem Redaktionsplan festzuhalten. So weiß man sofort, was an welchem Tag veröffentlicht werden muss.
Daneben erleichtern Tools wie Buffer die Arbeit: Verwalten Sie alle Kanäle auf einen Blick und formulieren Sie Ihre Posts dann, wenn Sie Zeit und einen freien Kopf haben. Anschließend legen Sie nur noch fest, wann und wo der Beitrag jeweils veröffentlicht werden soll. Das Absenden übernimmt dann Buffer, dessen Analyse-Feature übrigens auch in der kostenlosen Basis-Version Angaben zu Reichweite und Popularität eines Beitrags liefert.

Bevor Sie nun den allerersten Beitrag absenden, sollte Ihr Blick noch einmal auf das Design der eigenen Accounts fallen. Gestalten Sie diese visuell ansprechend, etwa mit einem Profilbild und einem Header-Image, die das Event-Logo zeigen oder das Motto abbilden, unter dem die Veranstaltung steht.

Kein Tweet ohne #Hashtag

Wenn Sie Ihre Veranstaltung tweetend begleiten möchten, sollten Sie nicht vergessen, einen offiziellen Hashtag festzulegen, unter dem alle Tweets zum Event gebündelt werden. Da aufgrund der eingeschränkten Zeichenanzahl kurze Hashtags die besseren sind, sollten Sie dabei auf das Kürzel der Veranstaltung zurückgreifen. Prüfen Sie aber vorher unbedingt, ob dieses nicht schon vergeben ist. Beispielsweise wäre für die 2016er-Ausgabe unserer Demo-Konferenz, die Converia Developer Conference, der Tag #cdc16 nicht geeignet, da dieser bei Twitter bereits für andere Events verwendet wurde. Stellen Sie sicher, dass der Hashtag bei Ihren Besuchern bekannt ist und weisen Sie auf der Event-Website, auf Flyern und später vor Ort darauf hin.

Schreiben, fotografieren, filmen – aber was?

Sind alle Vorkehrungen getroffen, kann es an die Inhalte gehen.
Auch wenn die Phase vor dem Start der Veranstaltung aus Teilnehmersicht im ersten Moment nicht unbedingt die spannendste zu sein scheint, liefert sie doch bereits einige Ideen, um Ihre Community auf das anstehende Event einzustimmen.
Nutzen Sie soziale Netzwerke, um alle Interessierten auf Allgemeines zu Ihrer Veranstaltung hinzuweisen. Machen Sie auf Anmeldezeiträume, den Call for Papers, wichtige Deadlines und Rabatte aufmerksam.

Sie haben wie die Veranstalter des XX. Weltkongresses für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit 2014 einen Event-Trailer zur Einstimmung produziert?

Dann verstecken Sie diesen nicht, sondern setzen Sie ihn aktiv auf Ihrer Website ein. Passend dazu können Sie wie die Veranstalter des Weltkongresses auch einen YouTube-Kanal einrichten. Das ist auch dann möglich, wenn Sie außer einem Trailer kein weiteres eigenes Videomaterial haben. Stellen Sie Playlists aus Videos von anderen Nutzern zusammen, die Ihre Teilnehmer interessieren könnten, weil diese ihnen einen ersten Vorgeschmack auf die Stadt oder Location bieten oder thematisch zum Event passen und Ausgangspunkt für eine spannende Diskussion in Ihrer LinkedIn-Gruppe sein können.

Solange die Organisation noch in vollem Gange ist, eignen sich auch Zwischenergebnisse immer für ein Status-Update oder einen kurzen Tweet. Zeigen Sie ein Foto von den Vorbereitungen am Veranstaltungsort, berichten Sie, wer als Keynote-Speaker gewonnen werden konnte, wie viele Abstracts schon eingereicht wurden oder welche Gerichte beim Gala-Dinner serviert werden.
Damit Sie Ihre Planung fortsetzen können, aber nicht an den Besuchern vorbeiplanen, beziehen Sie Ihre Teilnehmer gleich mit ein. Wenn Sie einen Workshop planen, sich aber nicht sicher sind, ob überhaupt Interesse daran besteht, richten Sie die Frage an Ihre digitale Gefolgschaft.

Geben Sie den Teilnehmern Gelegenheit, sich schon vor der Veranstaltung kennenzulernen und auszutauschen. Hilfreich kann da eine LinkedIn-Gruppe sein, in der Ihre Besucher miteinander diskutieren. Weil aber so mancher Anfang schwer ist und immer die Gefahr besteht, dass niemand die erste Frage aufwerfen möchte, liefern Sie möglichst schon einen Denkanstoß, indem Sie Online-Fundstücke wie z.B. Infografiken oder Studien zur Diskussion stellen.

Das alles funktioniert natürlich umso besser, je größer die Zahl Ihrer Anhänger bereits ist. Wenn sich Ihr Netzwerk noch im Aufbau befindet oder erweitert werden soll, setzen Sie am besten auf Multiplikatoren und probieren Folgendes: Bitten Sie Ihre gut vernetzten Referenten darum, Ihr Event mit einem kurzen Post auf ihrem persönlichen Account zu erwähnen.

In der Kürze liegt die Würze

Unabhängig davon, was Sie auf Ihren Profilen letztlich veröffentlichen: Fassen Sie sich kurz.
Ausführliche Informationen soll es natürlich trotzdem geben, nur sind soziale Netzwerke nicht der geeignete Platz dafür. Fügen Sie stattdessen einfach einen Link zur Event-Website ein, auf der detailliertere Angaben zu finden sind.
Die Verlinkung sollte jedoch auch in die andere Richtung funktionieren. Damit alle Besucher der Website wissen, wo sonst noch aktuelle Updates zu finden sind, sollten Sie dort auf Ihre Accounts im Social Web verweisen.

Was Sie veröffentlichen, verfolgt dabei allerdings stets dasselbe Ziel: Ihre Teilnehmer sollen sich auf das anstehende Event freuen. Wenn Sie vorab schon erste Einblicke in die Planung gewähren und es schaffen, die Besucher auf die bevorstehenden Tage einzustimmen, steht einem problemlosen Start in die Veranstaltung nichts mehr im Weg.
Wie Sie mit Hilfe sozialer Netzwerke Ihre Besucher dann während und nach der Veranstaltung begleiten, erfahren Sie im zweiten Teil unserer Social Media-Reihe.

4 Kommentare zu „Social Media bei Veranstaltungen richtig einsetzen“

  1. […] Eine Gruppe bei LinkedIn oder einen Twitter-Account für Ihre Veranstaltung einzurichten kann durchaus hilfreich sein. Wenn sich allerdings keine regelmäßigen Updates dazugesellen und Ihre Profile bereichern, werden Sie als Veranstalter wahrscheinlich vergeblich darauf warten, dass Ihre Teilnehmer die Initiative ergreifen und ihre Eindrücke online mit Ihnen teilen. Um von sozialen Netzwerken profitieren zu können, braucht es eine genaue Strategie. Wir geben Social Media-Starthilfe und erklären, wie welche Online-Kanäle über den gesamten Verlauf der Veranstaltung hinweg den Dialog mit Ihren Teilnehmern erleichtern.Original Artikel anzeigen […]

  2. […] Eine Gruppe bei LinkedIn oder einen Twitter-Account für Ihre Veranstaltung einzurichten kann durchaus hilfreich sein. Wenn sich allerdings keine regelmäßigen Updates dazugesellen und Ihre Profile bereichern, werden Sie als Veranstalter wahrscheinlich vergeblich darauf warten, dass Ihre Teilnehmer die Initiative ergreifen und ihre Eindrücke online mit Ihnen teilen. Um von sozialen Netzwerken profitieren zu können, braucht es eine genaue Strategie. Wir geben Social Media-Starthilfe und erklären, wie welche Online-Kanäle über den gesamten Verlauf der Veranstaltung hinweg den Dialog mit Ihren Teilnehmern erleichtern.Original Artikel anzeigen […]

  3. Boris schreibt: 19. Oktober 2016

    Ich finde diesen Beitrag nicht schlecht. Bei der Planung einer Veranstaltung ist es auch wichtig, die erforderlichen Sachen zu transportieren. Da würde ich mich nur auf Experten verlassen, die ihre Arbeit auch gut hinbekommen.

  4. Tobs schreibt: 10. Januar 2017

    Ein guter Beitrag für Veranstalter, richtig schön eingesetzt ist Social-Media auf Veranstaltungen mit einer Social-Media-Wall
    Grüße

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