4. Blogger-Relations
Wie am Ende des ersten Teils schon angedeutet, hat mit Blogger-Kooperationen in den letzten Jahren ein sehr spannendes Thema an Bedeutung gewonnen, von dem vor allem in der Blogosphäre bewanderte Veranstalter profitieren. Fallen Ihnen Blogs ein, die thematisch gut zu Ihrer Konferenz passen und die sich bestenfalls schon eine aktive Lesergemeinde erarbeitet haben, zu der Sie vielleicht sogar selbst gehören? Das könnte die Gelegenheit für eine weitere Kooperationsmöglichkeit sein, mit der Sie Zielgruppen abseits der altbekannten PR-Methoden ansprechen. Vielleicht signalisiert die Person hinter dem Blog sogar Interesse an Kooperationen (z.B. im „Über mich“-Bereich), ist auf Anfragen vorbereitet und hat vielleicht auch schon die ein oder andere erhalten. Üblicherweise steigt mit wachsender Bekanntheit eines Blogs auch die Anzahl der Kooperationsanfragen. Eine positive Rückmeldung erhalten da meist diejenigen, die ihr Anschreiben persönlich gestalten anstatt auf eine allgemeine Vorlage zurückzugreifen, bei der nur der Name des Empfängers ausgetauscht wird, der Text ansonsten aber unverändert bleibt. Vermeiden sollten Sie es außerdem, einfach Ihre Pressemitteilung an die Blogger zu schicken – darauf zu hoffen, dass diese bald in Form eines Artikels auf dem Blog erscheint, ist nahezu zwecklos. Inhalte, die zu sehr nach Werbung klingen, mindern die Glaubwürdigkeit des Blogs und wirken auf Leser eher abschreckend.
Besteht auf der Seite des Bloggers aber Interesse, sollten Sie versuchen, die Person hinter dem Blog genauer kennenzulernen. Unverzichtbar dabei ist das Telefon. Ein persönliches Gespräch schafft eher eine Vertrauensbasis als eine Reihe von Mails, in denen Sie Vorgaben liefern, die am besten sofort umgesetzt werden. Ähnlich wie bei einer Medienpartnerschaft sollte aber nicht nur einer der Partner davon profitieren. Erkenntlich zeigen können Sie sich beispielsweise, indem Sie den Blogger finanziell oder mit einer Freikarte für die Veranstaltung entschädigen.
Möglich wäre es, dass sich die Person selbst schon zur Konferenz angemeldet hat und bereit wäre, von ihren Eindrücken vor Ort zu berichten. Dazu kann es etwa ein Interview mit dem Keynote-Speaker oder dem Veranstalter geben.
Versuchen Sie nie, Blog-Artikel zu autorisieren. Damit würden Sie zeigen, dass Sie kein besonders großes Vertrauen in die Kooperation haben. Bei Ihrem Partner entsteht so wahrscheinlich der Eindruck, dass Sie ihm nicht zutrauen, einen fehlerfreien Artikel zu schreiben oder Sie den Verdacht haben, ihm ginge es nur darum, die Veranstaltung in ein schlechtes Licht zu rücken – keine gute Kooperationsbasis. Ein paar weitere grundsätzliche Dinge zur Zusammenarbeit mit Bloggern hat deshalb die Kommunikationsagentur achtung! zusammengestellt.
Außerhalb von Blogs gibt es natürlich noch die Möglichkeit, selbst direkt ins Geschehen einzugreifen und über diverse Social Media-Kanäle mit Interessierten und Teilnehmern in Kontakt zu kommen. Wie Sie geeignete Netzwerke und Inhalte auswählen, haben wir bereits an anderer Stelle beschrieben.
5. Journalistenbetreuung
Richten Sie einen eigenen Pressebereich auf der Konferenz-Website ein, in dem Sie Material für Medienvertreter bereitstellen. Neben Hintergrundinformationen, Daten und Fakten zur Veranstaltung ist das vor allem der richtige Platz für Ihre Pressemitteilungen. Nachdem diese verschickt sind, wird sich in den seltensten Fällen sofort ein Journalist melden. Das heißt allerdings nicht, dass die Meldung keinen Anklang gefunden hat. Hat diese nämlich das Interesse einer Redaktion geweckt, wird oft zunächst online nach weiteren Informationen gesucht. Finden Journalisten alle Eckdaten auf der Website, ist das einfacher, als erst eine E-Mail mit Fragen zu formulieren oder die Nummer des Ansprechpartners wählen zu müssen. Den Kontakt zur Pressestelle sollten Sie aber natürlich auch angeben. Vielleicht gibt es Journalisten, die gerne über die Konferenz schreiben möchten, die aber entweder nicht selbst vor Ort sein können oder kein professionelles Kamera-Equipment dabei haben. Schön wäre es, wenn diese ihre Artikel dennoch mit Fotos bestücken könnten. Stellen Sie deshalb Bilder in druckfähiger Auflösung zum Download bereit. Beachten Sie beim Fotografieren, spätestens aber bei der Auswahl unbedingt die rechtlichen Vorgaben, um das Persönlichkeitsrecht der Abgebildeten nicht zu verletzen. Abrunden lässt sich das Ganze durch nützliches Infomaterial, das von Redaktionen gerne aufgegriffen wird. Veranstalten Sie beispielsweise einen medizinischen Kongress, bieten sich Infografiken zu einem bestimmten Krankheitsbild an, die kostenfrei redaktionell genutzt werden dürfen.
Gesonderte Pressebereiche, auf die Journalisten erst nach Anmeldung Zugriff haben, stellen eine große Hürde dar und sind deshalb nicht empfehlenswert. Wer sich noch nicht sicher ist, ob es sich lohnt, über die Veranstaltung zu berichten, wird spätestens dann seine Entscheidung treffen – und diese wird eher nicht zu Ihren Gunsten ausfallen.Die Journalistenbetreuung vor Ort gewinnt vor allem bei größeren Veranstaltungen an Bedeutung, kann aber ziemlich umfangreich werden – je nachdem, wie viele Journalisten sich angekündigt haben. Machen Sie diesen die Recherche vor Ort so leicht wie möglich. Weil das schon bei der Vorbereitung anfängt, sollten Sie etwa Hilfe bei der Hotelbuchung anbieten oder Drehtermine organisieren. Pünktlich zum Start der Veranstaltung unterstützen Sie die anwesenden Medienvertreter bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer Berichterstattung, indem Sie Fragen beantworten, Führungen durch die Halle anbieten oder Interviews mit Veranstaltern oder Experten organisieren. Ist das Medieninteresse an der Konferenz entsprechend groß, kann es hilfreich sein, zusätzlich eine Pressekonferenz abzuhalten, bei der alle ihre Fragen loswerden können. Ist ihre Veranstaltung international ausgerichtet, sollten Sie und Ihr Team außerdem in der Lage sein, Auskünfte mehrsprachig zu geben.
6. Nachlese
Mit dem Ende der Veranstaltung beginnt ein weiterer Abschnitt in der Pressearbeit. Zu diesem Zeitpunkt erscheinen für gewöhnlich die Berichte, die sich mit den Inhalten der Konferenz beschäftigen. Beobachten Sie das Medienecho, suchen Sie gezielt nach Artikeln und erfassen Sie, wie viele wo erschienen sind. Analysieren Sie anschließend jeden Artikel: Welches Bild vermitteln die Autoren? Was ist positiv aufgefallen? Was wurde kritisiert? Sind die Botschaften und Ziele, die Sie zu Beginn formuliert haben, angekommen?
Behalten Sie auch nach der Konferenz noch im Auge, was in den sozialen Netzwerken geschrieben wird, denn selten ebbt die Diskussion mit dem Ende des letzten Tages komplett ab. Oft finden online noch Nachbesprechungen statt. Manche Besucher warten mit ihrem Fazit nur lieber einige Tage, sei es aus Zeitgründen oder weil sie die Eindrücke erst einmal ordnen möchten. Ein noch genaueres Stimmungsbild ergibt sich, wenn Sie eine Online-Befragung unter allen Teilnehmern durchführen. Die Ergebnisse können wiederum in Ihre eigenen Veröffentlichungen einfließen.
Denn für eigene Inhalte ist es noch längst nicht zu spät. Verfassen Sie einen Pressebericht, in dem Sie auf die Veranstaltung und die Ergebnisse zurückblicken und reichern Sie die Informationen mit Zitaten von Besuchern und Organisatoren an. Nutzen Sie die Chance, die Ihnen ein solcher Bericht bietet vor allem dann, wenn die Konferenz nicht die letzte ihrer Art war oder kein Pressevertreter den Weg dorthin gefunden hat. Meist ist das ja nicht dem Desinteresse der Journalisten geschuldet, sondern vielmehr übervollen Terminkalendern, sodass sich so manche Redaktion sicher über eine Zusammenfassung freut und diese veröffentlicht.
Bleiben Sie aber – und das gilt für Ihre gesamte Pressearbeit – immer bei der Wahrheit. Verdreifachen Sie keine Besucherzahlen und versuchen Sie nicht, die vorgestellten Forschungsarbeiten als bahnbrechend zu bezeichnen, wenn diese es nicht sind. Auch ohne weltbewegende Erkenntnisse lassen sich Presseberichte verfassen, die die Leser nicht langweilen.
Welche Methoden der Pressearbeit haben sich bei Ihren Veranstaltungen bewährt? Was hat überhaupt nicht funktioniert? Gerne dürfen Sie uns Ihre Erlebnisse mitteilen.