Namensschilder drucken: Die richtigen Badges für Ihre Konferenz

Ihre Konferenz braucht Namensschilder, so viel steht fest. Und ein Design haben Sie. Aber wie kommen die Teilnehmer:innen an diese heran? Wir haben 4 Wege für Sie hier aufgelistet. Diese unterteilen sich in je 2 für die Richtung persönliche Begrüßung und die Richtung Digitales Einchecken.

👥 Namensschilder persönlich vergeben

Sie legen Wert darauf, alle Teilnehmer:innen persönlich zu begrüßen? Dann ist eine von diesen beiden Optionen die richtige für Sie.

1. Beim Check-In im Voraus gedruckte Badges

Bei dieser Methode erledigen Sie den Großteil der Arbeit vor Ihrer Veranstaltung. In Converia ist eine Vorlage hinterlegt. Damit können Sie einfach mit einem Knopfdruck eine PDF mit allen Teilnehmer:innen erstellen. Darin sind die Badges vorsortiert und sofort zum Verteilen bereit. Diese sind im Butterfly Format ausgelegt und müssen lediglich vom Papier abgezogen und zusammengeklappt werden. Jedoch kann es dazu kommen, dass Teilnehmer:innen sich erst zum Einlass anmelden wollen. Deshalb bedarf es einer Zusatzplanung, etwa in Form von einem Drucker oder leeren, schon vorproduzierten Namensschildern, die handschriftlich ausgefüllt werden.

Bei dieser Option haben Sie im Vorfeld den größten Aufwand. Vor Ort gibt es dafür viel weniger zu tun – besonders, wenn Sie ein paar Blanko-Namensschilder bereithalten.

2. Namensschilder per Post oder Email verschicken

Wenn Sie Ihren Teilnehmer:innen zusätzlich zum Einlass weitere Funktionalität anbieten wollen, ist diese Option das Richtige. Sie können die Badges entweder als Email oder in der Post verschicken. Ein im Voraus erhaltenes Namensschild kann zum Beispiel als ÖPNV-Ticket dienen durch einen QR-Code. Vor Ort erhalten Teilnehmer:innen dann einen Clip oder ein Schlüsselband um das Namensschild zu tragen. Natürlich ist es ein gewaltiger Aufwand, so etwas zu organisieren und unachtsam kann man hier auch nicht sein. Im Fall, dass Teilnehmer:innen ihre Badges nicht mitgebracht haben oder sich vor Ort neu anmelden, muss ein Drucker verfügbar sein, um diese individuellen Namensschilder bereitzustellen.

Unbedingt an einen Drucker vor Ort denken. Wir wissen, dass es hier immer wieder Personen gibt, die ihr Namensschild zu Hause vergessen oder es nicht in ausgedruckter Form mitbringen.
Converia Namensschilder Varianten

💾 Digitales Einchecken

Vielleicht schätzen Sie Effizienz über individuelles Willkommen heißen. In dem Fall sollte Ihnen einer dieser beiden Optionen passen.

3. Nur Namen vor Ort auf fertige Badges drucken

Eine effektiver Weg, um Ihre Badges zu verteilen, ist auch die Vorproduktion von Templates. Auf dem Template sind das Design, Logo und der Konferenzname schon enthalten. Beim Check-In werden sie einfach nur mit dem Namen bedruckt. Dazu werden simple schwarz-weiß Thermodrucker verwendet. Diese kleinen Geräte sind ihr Geld wert und erledigen die Aufgabe schnell. Dennoch sind sie nicht perfekt und können auch mal aussetzen. Daher sind Ersatzgeräte ein Muss. Außerdem sollten die Templates immer überproduziert werden, um auf Neuanmeldungen Rücksicht zu nehmen.

Die Thermodrucker arbeiten sehr schnell, sehr zuverlässig und sind außerdem klein und handlich. Ein Gerät wiegt nur ca. 2 kg.

4. Namensschilder komplett vor Ort drucken

Zuletzt können Sie sich auch entscheiden, die ganze Sache vor Ort zu unternehmen. Mit einem spezialisierten Hochleistungsdrucker lassen sich in wenigen Sekunden umweltfreundliche Namensschilder bedrucken. Es wird nämlich ein spezielles Papier verwendet, welches es ermöglicht die Badges ohne Kleber oder Trägerfolie stabil zusammen zu klappen. Sobald eine Person vor Ort eingecheckt ist, startet der Druck des Namensschilds automatisch. Dabei werden nur genau so viele Badges hergestellt, wie es nötig ist. Allerdings ist diese Option die mit den höchsten Kosten, denn so ein Drucker kommt Ihnen nicht günstig gemietet oder gekauft. Zu bedenken ist ja auch, dass es ein, wenn nicht sogar mehrere Ersatzgeräte geben sollte.

Der Preis für einen solchen Drucker bewegt sich durchschnittlich im vierstelligen Bereich. Bitte beachten: Viele Dienstleister vermieten solche Drucker nicht, weil sie den Versand nicht gut vertragen und sehr wartungsintensiv sind. Veranstalten Sie pro Jahr nur eine einzige kleine Konferenz, raten wir Ihnen von dieser Variante ab.

Namensschilder-Varianten im Vergleich

Zuletzt, eine übersichtliche Tabelle mit den Varianten im Vergleich. Keine Lösung passt allen Konferenzen, aber für alle Konferenzen gibt es eine Lösung.

AufwandKostenImprovisieren?Zusatz
Vordruck & vor OrtNiedrig ✅Günstig ✅Möglich ➖
Per PostHoch ❌Teuer ❌Schwierig ❌Extra Funktionalität
Nur Namen vor OrtMittel ➖Günstig ✅Einfach ✅Drucker sind handlich
Alles vor OrtMittel ➖Teuer ❌Einfach ✅Umweltfreundlich
Wie geht es weiter?