Badges drucken: Die richtige Variante für Ihre Konferenz finden

Ihre Konferenz braucht Badges, so viel steht fest. Und ein Design haben Sie. Aber wie kommen die Teilnehmer:innen an diese heran? Wir haben 4 Wege für den Badge-Druck für Sie hier aufgelistet. Diese unterteilen sich in je 2 für die Richtung persönliche Begrüßung und die Richtung Digitales Einchecken.

👥 Badges drucken & persönlich überreichen

Sie legen Wert darauf, alle Teilnehmer:innen persönlich zu begrüßen? Dann ist eine von diesen beiden Optionen die richtige für Sie.

1. Badges im Voraus drucken

Bei dieser Methode erledigen Sie den Großteil der Arbeit vor Ihrer Veranstaltung. In Converia ist eine Vorlage hinterlegt. Damit können Sie einfach mit einem Knopfdruck eine PDF mit allen Teilnehmer:innen erstellen. In der Datei sind die Badges vorsortiert und sofort zum Verteilen bereit. Die Namensschilder sind im Butterfly-Format ausgelegt. Sie ziehen sie nur vom Papier ab und klappen sie zusammen.

Jedoch kann es dazu kommen, dass Teilnehmer:innen sich erst zum Einlass anmelden wollen. Deshalb bedarf es einer Zusatzplanung, etwa in Form von einem Drucker oder leeren, schon vorproduzierten Badges, die sie handschriftlich ausfüllen.

2. Badges per Post oder E-Mail verschicken

Wenn Sie Ihren Teilnehmer:innen zusätzlich zum Einlass weitere Funktionalität anbieten wollen, ist diese Option das Richtige. Sie können die Badges entweder als E-Mail oder mit der Post verschicken. Ein im Voraus erhaltenes Namensschild kann zum Beispiel als ÖPNV-Ticket dienen.

Vor Ort erhalten Teilnehmer:innen dann einen Clip oder ein Schlüsselband, um das Badge zu tragen. Natürlich ist es ein gewaltiger Aufwand, so etwas zu organisieren und unachtsam kann man hier auch nicht sein. Im Fall, dass Teilnehmer:innen ihre Badges zu Hause vergessen haben oder sich vor Ort neu anmelden, brauchen Sie einen Drucker, um weitere Namensschilder herzustellen.

💾 Digitales Einchecken

Vielleicht schätzen Sie Effizienz über individuelles Willkommen-Heißen. In dem Fall sollte eine dieser beiden Optionen für Sie passen.

3. Nur Namen vor Ort auf Badges drucken

Eine effektiver Weg, um Ihre Badges zu verteilen: Templates vorproduzieren. Auf dem Template – Ihrer Vorlage – sind das Design, Logo und der Konferenzname schon enthalten. Beim Check-In werden sie einfach nur mit dem Namen der Person bedruckt. Dazu verwenden Sie simple Schwarz-Weiß-Thermodrucker. Diese kleinen Geräte sind ihr Geld wert und erledigen die Aufgabe schnell. Dennoch sind sie nicht perfekt und können auch mal aussetzen. Daher sind Ersatzgeräte ein Muss. Außerdem sollten die Templates immer überproduziert werden – dann können Sie noch Personen berücksichtigen, die sich vor Ort neu registrieren.

4. Vor Ort komplette Badges drucken

Zuletzt können Sie sich auch entscheiden, die ganze Sache vor Ort zu erledigen. Mit einem spezialisierten Hochleistungsdrucker bedrucken Sie in wenigen Sekunden umweltfreundliche Namensschilder. Es wird nämlich ein spezielles Papier verwendet, welches es ermöglicht, die Badges ohne Kleber oder Trägerfolie stabil zusammenzuklappen. Sobald eine Person vor Ort eingecheckt ist, startet der Druck des Namensschilds automatisch. Dabei werden nur genau so viele Badges hergestellt, wie nötig sind. Allerdings ist diese Option die mit den höchsten Kosten, denn so ein Drucker ist nicht günstig – weder gemietet noch gekauft. Außerdem auch hier wieder zu bedenken: Sie brauchen mindestens noch ein Ersatzgerät.

Badge-Varianten im Vergleich

Zuletzt eine übersichtliche Tabelle mit den Varianten im Vergleich. Keine Lösung passt zu allen Konferenzen, aber für alle Konferenzen gibt es eine Lösung.

	Aufwand	Kosten	Improvisieren?	Zusatz
Vordruck & vor Ort	Niedrig ✅	Günstig ✅	Möglich ➖	❌
Per Post	Hoch ❌	Teuer ❌	Schwierig ❌	Extra Funktionalität
Nur Namen vor Ort	Mittel ➖	Günstig ✅	Einfach ✅	Drucker sind handlich
Alles vor Ort	Mittel ➖	Teuer ❌	Einfach ✅	Umweltfreundlich