Wie sinnvoll sind Livestreams bei Konferenzen?

Ende 2017 lockte der 34C3, der 34. Chaos Computer Congress, 15.000 Besucher nach Leipzig und auch die re:publica 2017 konnte mit mehr als 9.000 Teilnehmern einen Besucherrekord vermelden – und das, obwohl es die Vorträge der beiden Veranstaltungen im Livestream gab und diese als Aufzeichnungen auch jetzt noch im Netz fortbestehen. Dennoch ist es den Veranstaltern in beiden Fällen gelungen, trotz hybrider Ausrichtung sehr viele Tickets zu verkaufen. Ein Todesurteil für eine Konferenz ist Livestreaming demnach ganz und gar nicht, wenn auch der Verdacht naheliegen mag.

Warum geht Streaming nicht zu Lasten der Ticketverkäufe?

Die PCMA, die Professional Convention Management Association, hat 2014 die Teilnehmer ihrer Livestreams nach den Gründen gefragt, warum diese lieber die Bildschirm-Variante der PCMA-Veranstaltungen nutzen anstatt selbst am Ort des Geschehens zu sein. Dabei stellte sich heraus, dass viele der Befragten sehr gerne „in echt“ dabei gewesen wären, das aber aus finanziellen Gründen oder aufgrund voller Terminkalender nicht einrichten konnten und deshalb die Übertragungen per Stream umso mehr zu schätzen wussten. Wer beruflich in mehrere dringende Projekte involviert ist, kann natürlich nicht einfach so eine mehrtägige Pause für die Teilnahme an einer Konferenz einlegen. Genauso kann es vorkommen, dass zwar Zeit dafür da wäre, eine längere Reise aus gesundheitlichen Gründen aber auf einmal undenkbar wird. Ein Livestream kann in solchen Fällen das beste Mittel sein, um über die Enttäuschung hinwegzuhelfen, auch wenn er sicherlich nicht das ganze Konferenz-Erlebnis ersetzen kann.

Light-Version einer Konferenz

Ganz davon abgesehen kann ein Livestream einer regelmäßig stattfindenden Konferenz dabei helfen, einen Anreiz für alle noch Unentschlossenen zu schaffen. Die Zahl der Interessierten ist häufig um einiges höher als die der tatsächlichen Besucher. Vielleicht möchte jemand in diesem Jahr noch keine Karte kaufen, weil die Veranstaltung zum ersten Mal stattfindet und es noch keine Erfahrungsberichte gibt. Ein Livestream wäre dann sozusagen eine Art Demoversion der Konferenz. Ist diese frei verfügbar, können die Zuschauerzahlen nach oben schnellen, sobald sich jemand positiv dazu äußert und den Link zum Stream teilt. Das ist ein Mehr an Aufmerksamkeit, das Veranstalter nichts kostet. Kommt der Stream gut an, tauschen einige Interessenten bei der nächsten Ausgabe der Konferenz möglicherweise ihren passiven Posten gegen eine aktive Teilnahme vor Ort ein. Anfangs gibt es meist ein paar Skeptiker, die sich das Ganze lieber erst einmal aus der Ferne ansehen wollen, ehe sie sich um einiges motivierter beim nächsten Mal selbst auf den Weg machen. Und wer zum überzeugten Zuschauer geworden ist, muss nicht noch einmal mühsam zur Teilnahme überredet werden. Eine bessere Werbung für eine Konferenz kann es also kaum geben. Manchmal kann ein Livestream sogar im umgekehrten Fall weiterhelfen: Alle Tickets sind längst weg, das Interesse an der Veranstaltung dafür ungebrochen.

Somit kommt die Konferenz zu allen, die nicht zur Konferenz kommen können. Das passiert bisweilen auch auf einer kleineren Ebene – wenn zwei Sessions parallel stattfinden und jemand am liebsten beide besuchen würde. Das hat nichts mit schlechter Programmplanung zu tun, eher mit der Unmöglichkeit, die persönlichen Interessen aller Besucher vorherzusagen. Gibt es später Aufzeichnungen, müssen sich die Teilnehmer nur noch entscheiden, welche sie sehen wollen, verpassen schlussendlich aber nichts mehr.

Denkbar sind Streams und Aufzeichnungen auch und vor allem für Verbände, zu deren Veranstaltungen nur ein kleiner Teil der Mitglieder persönlich erscheinen kann. Oft liegt das einfach daran, dass diese über mehrere Länder verteilt sind. Gibt es Videos der Vorträge, haben alle etwas von den über das Jahr hinweg stattfindenden Veranstaltungen.

Livestreaming ist kein Hexenwerk

Wer das Wort „Livestreaming“ hört, denkt wahrscheinlich zuallererst an hochwertige, komplizierte Kameratechnik und befürchtet, dass vor dem Start erst noch eine Menge zusätzlicher Ausgaben anstehen. Streams funktionieren jedoch auch mit viel weniger Budget sehr gut. Beliebt sind diese ja vor allem deshalb geworden, weil es immer mehr Werkzeuge gibt, mit denen sich in kurzer Zeit eine Live-Übertragung auf die Beine stellen lässt. Wer mit seiner eigenen Ausrüstung und YouTube Live loslegen will, braucht dafür eine Kamera, ein Stativ, einen Analog-Digital-Converter, einen Laptop, Kabel, eine kostenlose Broadcasting-Software und einen YouTube-Account. Wie man damit in kurzer Zeit einen Stream startet, hat Ashley Blewer Schritt für Schritt in ihrer Anleitung aufgelistet, die sich hauptsächlich an Veranstalter richtet, die auf DIY-Livestreaming setzen möchten, aber bisher keine oder kaum Erfahrungen gesammelt haben. Das Vorgehen ist dasselbe, das auch Experten verwenden, nur eben deutlich weniger kostenintensiv.

YouTube Live eignet sich besonders gut als Plattform, weil der Stream einfach in die Konferenz-Website eingebettet werden kann. Ist dieser beendet, kann die Aufzeichnung im Anschluss als YouTube-Video öffentlich verfügbar bleiben. Beispielsweise können alle, die die Streams zur Keynote der Annual Dash Conference in London verpasst haben, das jederzeit entweder bei YouTube oder auf der Dash-Conference-Website nachholen.

Ganz ähnlich funktioniert das bei Facebook Live. Das Video ist dann auf der Facebook-Seite der Konferenz zu sehen, kann allerdings auch auf die eigene Website übernommen werden.

Im Vergleich zu Aufzeichnungen sind Livestreams die größere technische Herausforderung. Ruckelt der Stream, weil die Internetverbindung schlecht ist oder bricht diese sogar ganz ab, schmälert das die Freude sofort erheblich. Wer solche Aussetzer vermeiden will, kann das Filmen Profis überlassen. Dabei bietet sich eine Zusammenarbeit mit einem Sponsor an, der sich um die technische Seite kümmert. Beim Chaos Computer Club übernimmt das eine eigene Arbeitsgruppe, die ein Videoarchiv betreibt, das nach Aufnahmen von mehr als 100 Events durchforstet werden kann. Externe Unternehmen wie Confreaks oder Digitell haben sich auf Streams und Aufzeichnungen von Konferenz-Sessions spezialisiert und bringen natürlich auch ihre eigenen Geräte mit. Viel zu tun bleibt auf der Seite der Organisatoren dann nicht mehr. Die Leistung hat allerdings ihren Preis und der bewegt sich am Ende je nach Größe der Veranstaltung schon mal im vier- bis fünfstelligen Bereich.

Gratis-Videos für alle?

Dass Veranstalter am Ende trotz solcher Preise einen Gewinn verzeichnen können, liegt manchmal daran, dass nicht zwischen Teilnehmern aus der Ferne und denen vor Ort unterschieden wird – zumindest nicht beim Festlegen der Teilnahmegebühren. Das ist eine Kalkulation, die mitunter sogar aufgeht, viel häufiger aber auf Unverständnis stößt. Soll es die Videos bei Ihnen nur gegen Gebühr geben, ist Vorsicht geboten: Sobald die Preise in die Nähe der Konferenzgebühren für eine Teilnahme vor Ort rücken, wird es problematisch. Dort gibt es schließlich noch einiges mehr zu erleben als zu Hause vor dem Bildschirm und beides für nahezu denselben Preis anzubieten wäre nicht besonders gerecht. Wenn Ihnen daran liegt, mit Hilfe der virtuellen Angebote neue Interessenten zu gewinnen, funktioniert das mit einem solchen Preismodell sicher nicht. Dennoch gibt es vor allem im medizinischen Umfeld Konferenzen, bei denen ein solcher Ansatz erfolgreich ist. Weil dort das Sammeln von Weiterbildungspunkten verpflichtend ist, lohnt es sich für viele Ärzte eher, einen Stream anzusehen, als selbst dabei zu sein und dafür etwa die eigene Praxis für mehrere Tage schließen zu müssen. Das Punktekonto kann allerdings nur mit virtuellen Konferenzteilnahmen gefüllt werden, wenn der Veranstalter prüfen kann, dass die Teilnehmer die Streams auch wirklich gestartet haben.

Etwas fairer aus finanzieller Sicht wäre da ein kombinierter Ansatz, bei dem beispielsweise der Livestream kostenlos für alle verfügbar ist, während es die späteren Aufzeichnungen nur gegen Gebühren gibt. Alternativ bieten Sie die Bewegtbilder der Konferenz gegen wertvolle Informationen statt gegen Geld an. Interessenten erhalten erst nach Eingabe ihrer E-Mail-Adresse Zugang zum Videomaterial, das über einen geschützten Bereich auf der Konferenz-Website oder über eine Subdomain zugänglich ist. Der Europäische Radiologenkongress hat zu diesem Zweck die Plattform ECR Live eingerichtet. Nach der Registrierung sind dort die Mitschnitte sämtlicher Vorträge verfügbar. Wenn Sie Ihre Zuschauer so genau kennen, könnten Sie sich das im Anschluss zunutze machen, indem Sie etwa eine Umfrage starten, in der die Qualität der Videos bzw. der Sessions bewertet wird oder Sie verwenden die Adressen, um für die Folgeveranstaltung zu werben. Manch virtueller Teilnehmer wäre bestimmt für einen Spezial-Rabatt für den Vor-Ort-Besuch im nächsten Jahr dankbar.

Wer schon öfter Konferenzen organisiert hat, wird außerdem bestens mit Absagen vertraut sein. Bei anhaltenden Unwettern oder während der Grippesaison trifft meist gleich eine beachtliche Zahl davon ein. Die betroffenen Personen bekommen dann zumindest einen Teil der Kosten zurück, manchmal sogar den vollen Betrag. Mit der Anzahl der Absagen sinken allerdings auch die Einnahmen, die der Veranstalter erzielt. Gibt es dagegen Aufzeichnungen der Sessions, wäre das ein Kompromiss – die Teilnehmer müssen nicht auf die Inhalte verzichten und der Veranstalter nicht mehr den gesamten Betrag erstatten.

Vor der Aufnahme

Bevor Sie den Aufnahmeknopf drücken, sollten alle Speaker wissen, dass es einen Mitschnitt geben wird. Besonders einfach wird das, wenn Sie das Konferenzprogramm mit einer Software erstellen, und nur noch ankreuzen, ob eine Aufzeichnung geplant ist. Vielleicht ist jemand unter den Präsentierenden, der sich etwas Exklusives für den Vortrag überlegt hat, sei es ein noch unveröffentlichtes Forschungsergebnis oder einen ersten Einblick in die aktuellste Arbeit. Durch die Aufzeichnung verlässt der Vortrag die vier Wände des Hörsaals. Weisen Sie deshalb alle Vortragenden von Anfang an auf die Aufzeichnung hin und holen Sie sich eine Erlaubnis. Alle, die das nicht möchten, haben so noch ausreichend Zeit, Ihnen das mitzuteilen.

Bei einem anderen Aspekt dürfen Sie aber ruhig auch an sich selbst denken – wenn es nämlich um die nächste Veranstaltung geht. Nutzen Sie Ausschnitte des Videomaterials, um eine Konferenz-Dokumentation oder einen Trailer für die Konferenz im nächsten Jahr zu erstellen. Bewegtbilder sind extrem wertvoll, um Eindrücke vom Geschehen zu vermitteln.

Livestreams sind noch längst nicht überall

Mit Streams hebt sich eine Veranstaltung von anderen ab, die ein solches Angebot nicht haben und die sich nach wie vor in der Mehrzahl befinden. Erzählen Sie davon – auf der Website, im Newsletter, in einer Pressemitteilung, bei Twitter. Erst dann erreichen Sie die späteren Zuschauer überhaupt. Und keine Sorge: Selbst, wenn viele Veranstalter Mitschnitten noch etwas skeptisch gegenüberstehen, ist die Angst unbegründet, dass sich ein solches Angebot negativ auf die Teilnehmerzahlen auswirkt. Vielmehr leisten Sie damit einen wertvollen Beitrag zu Online-Bildungszwecken und haben damit schon einen ganzen Schritt weitergedacht.

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