Eine hybride Konferenz ohne hohe Kosten & viel Technik umsetzen

Das Verhältnis vieler Organisator:innen zu hybriden Konferenzen scheint ein zwiespältiges zu sein. Sowohl unsere Umfragen als auch Gespräche, die wir mit Kund:innen dazu geführt haben, ergaben tendenziell eine hohe Aufgeschlossenheit: Hybride Veranstaltungen sind wichtig und werden uns auch in Zukunft begleiten. Geht es aber an die konkrete Planung, fallen die Aussagen deutlich verhaltener aus: Selbst auf hybrid umstellen? Lieber erst mal nicht.

Die Gründe für die Einstellung sind verständlich und oft die gleichen: Wer eine hybride Konferenz plant, braucht vor allem viel Budget. Der Großteil davon fließt in die Technik und Personal, das die Technik steuert.

Muss das bei allen hybriden Veranstaltungen so sein?

Das war auch eine Frage, die wir uns gestellt haben. Gerade für wissenschaftliche Konferenzen, die oft keine riesigen Events mit fünfstelliger Personenanzahl sind, sollte das doch irgendwie auch eine Nummer kleiner möglich sein?

Dass das tatsächlich geht, zeigt die Lösung, die wir fast direkt vor unserer Haustür gefunden haben, weil sie von einem unserer Partner, der ebenfalls in Thüringen ansässig ist, angeboten wird.

Das waren in Bezug auf eine Kooperation schon mal ganz gute Vorzeichen. Blieb noch die Frage, wie das Ganze in der Praxis aussieht.

Ein kompaktes System für eine hybride Konferenz

Das wollten wir genauer wissen, sodass sich kürzlich gleich ein ganzer Teil des Converia-Teams zum Praxistest im Congress Centrum Weimarhalle einfand. Das Team unseres AV-Partners traf etwa zeitgleich mit uns vor Ort ein und war nach etwa einer halben Stunde startklar, um den Live-Betrieb einer hybriden Konferenz zu zeigen.

Hybrides Konferenz-Setup
Kompaktes Setup für eine hybride Konferenz

Heißt: Innerhalb von nur dreißig Minuten war das System mit der Livestreaming-Technik komplett aufgebaut und die Verbindung zur Virtual Venue, unserer digitalen Konferenzplattform, hergestellt. Sogar der Testlauf war zu dem Zeitpunkt schon abgeschlossen.

Umgeräumt werden musste auch nichts, um Platz für die Technik zu schaffen, denn die nimmt nicht viel Raum ein. Nützlich ist das, wenn sich wie in unserem Testszenario Tische und Stühle im Raum befinden, weil es dort Publikum gibt. Auch Kabelsalat auf dem Boden sucht man vergebens.

Reicht ein solches System für eine hybride Veranstaltung aus?

Das mag zunächst verwundern, aber ja, für ein einfaches hybrides Konferenz-Setup ist das vollkommen ausreichend. Soll es etwas professioneller werden, baut das Team vor Ort auf Wunsch ein Studio mit Beleuchtung auf, um zum Beispiel Vorträge zu streamen.

Das einfache Setting bringt aber schon ziemlich viel Funktionalität mit. So sind etwa gleichzeitige Streams aus mehreren Räumen möglich. Auch das war Bestandteil des Tests vor Ort genau wie der flexible Wechsel zwischen insgesamt vier verschiedenen Einstellungen pro Stream. Abwechselnd oder parallel können so etwa Speaker:innen und deren Folien eingeblendet werden.

Kameratechnik für eine hybride Konferenz
Die Technik vor Ort nimmt nicht viel Platz ein

Gerade bei längeren Streams ist eine einzelne Kameraeinstellung schnell ermüdend. Manchmal bewegt sich aber auch in einer einzelnen Einstellung noch mehr. Präsentierende verharren nicht unbedingt immer auf der Stelle. Das AV-Team berichtete von einem Speaker, der bei seiner Präsentation die Breite des gesamten Raums ausgenutzt hat, indem er ständig hin und her lief. Auch darauf konnte die Person hinter der Kamera flexibel reagieren, ohne dass dafür ein Setting mit mehreren Kameras nötig gewesen wäre – aber auch das lässt sich natürlich bei Bedarf umsetzen.

Was muss die hybride Konferenz-Location zur Verfügung stellen?

Benötigt wird vom Veranstaltungsort jeweils nur Strom.

Das System arbeitet ansonsten autark und mit eigenem LTE-Netzwerk. Das hauseigene Netzwerk wird nicht belastet, um die Streams in perfekter Ton- und Bildqualität direkt in unsere virtuelle Online-Plattform zu schicken.

Die hybride Veranstaltung in der Converia Virtual Venue

Die Verbindung zur Converia Virtual Venue sorgt dafür, dass ein geschlossener Bereich für die Streams der Konferenz existiert und diese somit nur den Teilnehmenden zugänglich sind, die sich auch angemeldet haben.

Dazu kommt, dass alle Daten geschützt auf eigenen Servern liegen. Das gilt für die Personendaten genau wie die Streams selbst.

In Kombination mit unserer Software lassen sich darüber hinaus zugangsbeschränkte Streams problemlos umsetzen. In der Virtual Venue ist hinterlegt, welche Personen auf welche Programmpunkte zugreifen dürfen. Es ist also möglich, parallel mehrere Workshops in die Virtual Venue zu streamen, die aber jeweils nur von bestimmten Teilnehmenden angesehen werden können.

Livestreams hybride Konferenz
Die Streams kommen in der Virtual Venue an

Unser Partner erstellt darüber hinaus für jeden Stream automatisch einen professionellen Mitschnitt, der bei Bedarf nachbearbeitet und anschließend in die Virtual Venue hochgeladen werden kann, die dann wie eine Konferenz-Mediathek funktioniert, in der die Inhalte der hybriden Konferenz auf Abruf bereitstehen.

Auf Wunsch können auch den Livestreams Elemente wie Bauchbinden hinzugefügt werden, die sich sogar an die jeweilige Sprache anpassen lassen. Denn auch eine Live-Übersetzung und das Ausspielen der Inhalte in verschiedenen Sprachen sind ohne zusätzliche Kameras umsetzbar. Das Kamerabild wird je nach Sprachpräferenz mit der zugehörigen Tonspur verbunden und Teilnehmende können in der Virtual Venue auch bei laufendem Stream jederzeit die Sprache wechseln.

Und die Kosten?

Gerade bei hybriden Konferenzen fällt es schwer, abzuschätzen, wie viele Personen sich am Ende wirklich anmelden, weshalb die kombinierte Lösung mit der Virtual Venue hier optimal funktioniert. Abgerechnet wird u.a. immer nach der Anzahl der Teilnehmenden, was dafür sorgt, dass die Kosten nicht in schwindelerregende Höhen klettern.

Da das Streamen mit der Lösung unseres Partners individuell skalierbar ist und auch aus personeller Sicht ohne großen Aufwand umgesetzt werden kann, ist es optimal für Veranstaltungen ohne riesiges Budget geeignet.

Aufgrund dieser Vorteile lassen sich auf diese Weise natürlich nicht nur hybride Konferenzen durchführen, sondern auch Veranstaltungen, die vollständig digital ablaufen.

Das könnte vielleicht etwas für Ihre hybride Veranstaltung sein? Dann kontaktieren Sie uns gern für mehr Infos.

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