Wie die pandemiebedingte Unsicherheit ein erfolgreiches hybrides Annual Scientific Meeting der GBG etablierte

Und weil Fortschritt immer auch Austausch bedeutet, ist das Annual Scientific Meeting, ehemals GBG Jahrestreffen, ein wichtiges Datum im Kalender vieler Personen, die in den Bereichen Gynäkologie, Krebstherapie, Pflege und Pharmazie arbeiten oder selbst an Brustkrebs erkrankt sind.

Die Corona-Pandemie erforderte auch von der GBG ein zügiges Handeln angesichts der neuen virtuell zu bewältigenden Situation. Das Organisationsteam passte das Konferenzformat an und schaffte der Tagung ein vorübergehendes Zuhause in einem digitalen Umfeld. Die Teilnehmenden waren nun virtuell dabei, nahmen das Angebot dankend an und führten die vormals persönlichen Gespräche über die Bildschirme. Diese rein digitale Lösung sollte allerdings nur eine Zwischenlösung bleiben.

Große Herausforderungen im Jubiläumsjahr

Mit der Planung des 20. Annual Scientific Meetings und dem Wunsch eines direkten und persönlichen Austauschs vor Ort, entschied sich das Organisationsteam für eine hybride Variante der Konferenz. Die Teilnehmenden hatten somit die freie Wahl, ob Sie den aktuellen Stand der Brustkrebsforschung von zu Hause aus verfolgen oder direkt vor Ort diskutieren würden.

Diese Wahlmöglichkeit einer physischen, hybriden oder rein virtuellen Teilnahme erforderte mehrere Anpassungsschritte:

Die Tagungs-Software passte nicht mehr zur Tagung

Für das rein digitale Format hatte die GBG auf eine Anwendung gesetzt, die im virtuellen Raum funktionierte, hybride Konferenzformen jedoch nicht so unterstützen konnte, wie sich das Team das gewünscht hätte.

Verteilte Abläufe, verteilte Daten

Aus der Software-Herausforderung erwuchs gleich die nächste Schwierigkeit: Wie und wo sollten alle Daten des digitalen und des nicht-digitalen Teils der Veranstaltung zusammenlaufen? Geht das überhaupt, ohne dass sich Teilnehmende doppelt anmelden müssen? Außerdem gab es Abläufe, die bislang noch komplett manuell durch das Team gesteuert werden mussten und selbst nach Ende der Veranstaltung noch verlässlich für einen ziemlichen Aufwand sorgten – Teilnahmebescheinigungen zum Beispiel.

Fazit: Neue Tagungs-Software?

All diese Merkmale wiesen auf eine neue Software für die Veranstaltung hin, die durch den limitierenden Faktor Zeit schnellstmöglich gefunden und implementiert werden musste. Im Zuge dieser Software-Recherche stieß das Organisationsteam auf Converia.

Eine einzige Software fĂĽr die komplette hybride Tagung

Das Interesse weckte Converia vor allem, weil die Software neben den Funktionen für Präsenzveranstaltungen mit der Virtual Venue gleich eine eigene digitale Konferenzplattform mitbringt.

Für das hybride Annual Scientific Meeting bedeutete das konkret: Der Mehraufwand entfiel. Personen, die an der Tagung teilnehmen wollten, registrierten sich genau einmal. Der Login bot den Teilnehmenden Zugriff auf Dokumente wie Rechnungen oder Buchungsbestätigungen. Nahmen sie vom Bildschirm aus teil, öffnete er ihnen außerdem die Tür zur digitalen Konferenzhalle.

Aus Sicht der Veranstaltenden lag der große Vorteil darin, dass alle Personendaten in einem System und somit synchron blieben. Hätte sich das Team stattdessen entschieden, Tools verschiedener Anbieter einzusetzen, wäre das nicht so einfach möglich gewesen. Oft existieren keine Schnittstellen. Veranstaltende müssen Daten deshalb mühsam nachpflegen, sobald sich Adressen oder Buchungen ändern.

Einrichtungsservice und Premium-Support

In Converia haben Veranstaltende zwei Optionen beim Anlegen Ihrer Tagung: Entweder sie konfigurieren die Veranstaltung komplett selbst oder Converia ĂĽbernimmt das. Letzteres erwies sich fĂĽr die GBG aufgrund der Zeitersparnis als besonders praktisch. Alle Fragen rund um die Tagung beantwortete darĂĽber hinaus eine Kontaktperson aus dem Converia-Team, die bestens mit dem Projekt vertraut war.

Live-Streaming durch unseren Technikpartner

Vor Ort im Steigenberger Airport Hotel Frankfurt am Main hatte die GBG einen Technikdienstleister, der jedoch ausschlieĂźlich fĂĽr die Konferenztechnik vor Ort verantwortlich war.
Das 16-stündige Programm übertragen hat unser Technikpartner, der mit einem Komplettsystem und drei Kameras an beiden Veranstaltungstagen sicherstellte, dass die Streams in hoher Qualität in der Virtual Venue ankamen.

Technik-Setup des GBG Annual Scientific Meeting
Streaming-Setup für das 20. Scientific Meeting der GBG © Martin Kaufmann

Das System unseres Partnerunternehmens arbeitet mit einem eigenen LTE-Netzwerk. Die Teilnehmenden vor Ort mussten daher während der Streams nicht mit einer langsameren Internetverbindung vorliebnehmen.

Parallel zum Streaming zeichnete unser Technikpartner die Vorträge auf, sodass sie auch im Anschluss zum Abruf in der Virtual Venue bereitstanden.

Programm des GBG Annual Scientific Meeting
Live-Programm des 20. Annual Scientific Meetings der GBG

Noch mehr Komfort fĂĽr das Team

Positiv überrascht zeigte sich das GBG-Organisationsteam von den zahlreichen weiteren Converia-Funktionen, die den Arbeitsaufwand zusätzlich reduzierten. So verwaltete Converia etwa die Teilnahmegebühren für das Annual Scientific Meeting, wickelte die Zahlungen der Teilnehmenden ab, erstellte Rechnungen und schüttete die Einnahmen an die GBG aus.

Dem GBG-Team um Scientific Advisor Alena Gribko ist der Einstieg leicht gefallen:

Die Software ist benutzerfreundlich aufgebaut, sodass man sich sehr leicht zurechtfinden kann. Durch die UnterstĂĽtzung unserer Converia-Ansprechpartner konnte der Aufbau der Veranstaltungsseite inkl. Ticketverkaufs und die Erstellung des Konferenzmanagers zĂĽgig und unseren WĂĽnschen entsprechend aufgebaut werden.

Die wissenschaftlichen Beiträge, aus denen sich das Programm zusammensetzte, sowie die Speaker verwaltete das Team genau wie die Sponsoren ebenfalls in Converia. Neben einer allgemeinen Auflistung erhielt jeder Sponsor auf einer eigenen Microsite Platz, um sich und seine Leistungen ausführlich zu präsentieren.

Da das Annual Scientific Meeting eine von der hessischen Landesärztekammer zertifizierte Weiterbildung ist, konnten die Teilnehmenden im Rahmen der Konferenz Fortbildungspunkte sammeln. Diese erfasste Converia direkt mit. Dazu gaben die Teilnehmenden bei der Anmeldung ihre persönliche Fortbildungsnummer an. Im Anschluss an die Veranstaltung erhielten sie ihre Teilnahmebescheinigung mit den erworbenen CME-Punkten.

Schneller Einlass ohne langes Warten

Bevor die Personen vor Ort ihre Namensschilder erhielten, mussten nur kurz die Tickets gescannt werden. Hierfür stellte Converia dem GBG-Team Scanner zur Verfügung, die Tickets auch in digitaler Form erfassen. Die Teilnehmenden konnten also Papier sparen und mussten ihr Tagungs-Ticket nicht in ausgedruckter Form mitbringen. Nach dem Scan war für das Team sofort sichtbar, ob die Person ihre Teilnahmegebühr bezahlt hat. Passte alles, gab es im nächsten Schritt das Namensschild.

Die Vorlagen fĂĽr die Namensschilder hatte Converia bereits im Vorfeld erstellt. FĂĽr die einzelnen Personengruppen wie Standard-Teilnehmende, Speaker oder Sponsoren waren die Badges in unterschiedlichen Farben gestaltet.

Namensschild-Vorlage fĂĽr die Speaker des Annual Scientific Meetings

Auswertung zur Nutzung der digitalen Konferenzplattform

Die GBG interessierte sich natĂĽrlich dafĂĽr, wie die Teilnehmenden die Virtual Venue nutzten. Dass die Online-Version des Jahrestreffens auf reges Interesse stieĂź, zeigten bereits die Personenzahlen: An den beiden Veranstaltungstagen waren von den insgesamt 450 Teilnehmenden etwa jeweils 200 Personen auf der Virtual Venue unterwegs.
Converia konnte dem Team darüber hinaus noch tiefergehende Statistiken zur Nutzung liefern. Die Auswertung zeigte zum Beispiel, welche Programmpunkte die beliebtesten waren oder welche Sponsorenprofile am häufigsten aufgerufen wurden.

Ausblick: Wie geht es weiter fĂĽr das Annual Scientific Meeting der GBG?

Angesichts der Zahlen darf die GBG ihre erste hybride Tagung als klaren Erfolg verbuchen. Während einige Teilnehmende froh waren, sich endlich wieder persönlich begegnen zu können, zeigten sich andere dankbar über die Online-Option. Da sich das Interesse an der digitalen Variante nicht nur auf eine kleine Personengruppe beschränkte, überrascht es nicht, dass die GBG 2024 wieder auf ein hybrides Format gesetzt hat – und auch Converia treu blieb.

Durch die rundum geglückte Premiere des Hybridformats im Jubiläumsjahr der Tagung sind die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt.